第1章Excel在财会管理中的应用基础（课件）《Excel在财会管理中的应用（第二版）》（水利电力出版社）

第1章 Excel在财会管理中的应用基础 本章学习目标 本章主要讲解Excel2000的基础知识，通过本章的学习，应掌握如下内容： 各种数据的输入 工作表的格式设置 公式的输入与编辑 函数的使用 第1章 Excel在财会管理中的应用基础 1.1 数据输入与编辑 1.2 公式和语法 1.3 函数的应用 1.1 数据的输入与编辑 1.1.1数据输入 1.1.2工作表的格式设置 1.1.1数据输入 输入文本 输入数字 输入日期和时间 输入公式 同时在多个单元格中输入相同数据 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 提高输入速度 1．输入文本 文本包含汉字、英文字母、具有文本性质的数字、空格以及其他键盘能键入的符号。默认情况下，文本沿单元格左侧对齐。每个单元格最多可包含32000个字符。 1.输入文本 如果需要将一个数字作为文本来处理，只要在输入数据时先输入一个单撇号（’），Excel就会把该数字作为文本处理，将它沿单元格左侧对齐。 如果要在单元格中输入硬回车，可按Alt+Enter键。 如果要迅速以上方单元格的内容填充活动单元格，可按Ctrl+D键；如果要以左侧单元格的内容填充活动单元格，可按Ctrl+R键。 2．输入数字 在默认情况下，输入数字时，Excel会将该数据沿单元格右侧对齐。 在输入分数时，为避免将输入的分数视作日期，需要在分数前键入0（零），再键入一空格。 在输入负数时，在负数前键入减号(-)，或将其置于括号( )中。 Excel 2010只保留15位的数字精度。 3．输入日期和时间 Excel将日期和时间视为数字处理。 如果要在同一单元格中同时键入时期和时间，需要在其间用空格分隔。 如果要输入十二小时制的时间，需在时间后键入一个空格，然后键入AM或PM。 时间和日期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用时期或时间，需要用带引号的文本形式输入日期或时间值。 如果要输入系统当前日期，可按CTRL+；(分号)。如果要输入系统当前时间，可按CTRL+SHIFT+：(冒号)。 4．输入公式 Excel 2010最大的功能在于计算，只要输入正确的计算公式之后，就会立即在活动单元格中显示其计算结果。如果单元格中的数据有变动，系统也会自动调整计算结果，使用户随时能够观察到正确的结果。有关公式设置的内容将在下一节中具体介绍。 5．同时在多个单元格中输入相同数据 （1）选定需要输入数据的单元格。选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。 （2）在活动单元格中键入相应数据，然后按Ctrl+Enter键。 6．同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 （1）选定需要输入数据的工作表。 （2）再选定需要输入数据的单元格或单元格区域。 （3）在第一个选定单元格中键入或编辑相应的数据。 （4）然后按Enter键。Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据。 6．同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 如果已经在某张工作表中输入了数据，用户可以快速地将这些数据复制到其他工作表中相应的单元格中。方法如下：先选定包含待复制数据的工作表和接收复制数据的工作表，再选定待复制数据的单元格区域，然后用鼠标指向“开始”选项卡中的“编辑”选项组，单击“填充”按钮右机时的下拉箭头，在打开的下拉列表中选择“成组工作表”命令。 7．提高输入速度—记忆式输入 如果在单元格中键入的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符。 Excel只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项。即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受显示的录入项，按Enter键。如果不想采用自动提供的字符，可以继续键入。如果要删除自动提供的字符，按Backspace键。 7．提高输入速度—选择列表 在输入数据时，按Alt+↓键可以显示已有录入项列表，或者以右键单击相应的单元格，再单击快捷菜单中的“选择列表”命令，用鼠标左键来选择用户需要的数据。 7．提高输入速度—自动更正 （1）单击“文件”选项卡，然后在“帮助”下单击“选项”。单击“校对”。单击“自动更正选项”。 （2）选定“键入时自动替换”选项。 （3）在“替换”编辑框中，输入某字符串的简写代码。 （4）在“替换为”编辑框中，输入简写代码对应的字符串的全部内容。 （5）单击“添加”按钮。 （6）单击“确定”按钮。 7．提高输入速度—序列填充 ①填充数字、日期或其他序列 选定待填充数据区的起始单元格，然后输入序列的初始值。如果要让序列按给定的步长增长，再选定下一单元格，在其中输入序列的第二个数值。头两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。 选定包含初始值的单元格。 用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。 如果要指定序列类型，可先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域之上时，松开鼠标右键，单击快捷菜单中的相应命令。 7．提高输入速度—下拉表列式输入 （1）要为下拉列表创建有效条目列表，首先在没有空白单元格的单个列或行中键入条目。 （2）选择想显示下拉列表的单元格。 （3）在“数据”选项卡上的“数据工具”组中，单击“数据有效性”。 （4）在“数据有效性”对话框中，单击“设置”选项卡。 （5）在“允许”框中，单击“序列”。 （6）如果列表在当前工作表中，在“来源”框中输入对列表的引用。或者单击“来源”框，然后选择当前电子表格中的列表，以自动填充引用。如果列表在不同的工作表中，在“来源”框中输入为该列表定义的名称。 （7）选中“提供下拉箭头”复选框。要指定是否可以将单元格留空，选中或清除“忽略空值”复选框。 8．提高输入准确率 1．选定要输入数据的单元格或单元格区域。 2．在“数据”选项卡上的“数据工具”组中，单击“数据有效性”，打开“数据有效性”对话框。 3．单击“出错警告”选项卡，选中“输入无效数据时显示出错警告”复选框。 4．在“样式”框中选择下列选项之一： 要显示可输入无效数据的信息，请单击“信息”。 要显示警告信息，但仍可输入无效数据，请单击“警告”。 要阻止输入无效数据，请单击“停止”。 5．键入消息的标题和文本（最多225个字符）。 1.1.2工作表的格式设置 1．设置文本格式 2．设置数字格式 3．设置日期和时间的格式 4．在整个工作表中显示或隐藏单元格数据 5．复制选定单元格或单元格区域的格式 6．对单元格设置边框 7．突出显示符合指定条件的单元格 1．设置文本格式 单击“开始”选项卡，单击“字体”选项卡对应的按钮可以设置文本的字体、字号、字形和颜色等，或者单击“字体”选项卡右下角的对话框启动器，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“字体”选项卡，可以对文本进行进一步的格式设置。 2．设置数字格式——使用“单元格格式”对话框 （1）选择要进行格式设置的单元格或单元格区域。 （2）单击“数字”选项卡右下角的对话框启动器，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡，出现 “单元格格式”对话框。 （3）在“分类”列表框中选择分类项，然后选择所需的数字格式选项，在“示例”框中可预览格式设置后单元格的结果。 2．设置数字格式——创建自定义数字格式 单击“数字”选项卡右下角的对话框启动器，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡，从“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”框中编辑数字格式代码。 2．设置数字格式——创建自定义数字格式 常用的数字位置标识符 #：只显示有意义的数字而不显示无意义的零。 0：如果数字位数少于格式中的零的个数，则不足位置将显示无意义的零。 ?：当设置为等宽字体（例如：Courier New）时，为无意义的零在小数点两边添加空格，以便使小数点对齐。 2．设置数字格式——创建自定义数字格式 ②颜色：要设置格式中某一部分的颜色，要在该部分对应位置用方括号键入Black、Blue、Cyan、Green、Magenta、Red、White或Yellow八种颜色名称之一，并且颜色代码必须为该部分的第一项。 ③条件：要设置满足指定条件数字的格式，格式代码中应加入带中括号的条件。条件由比较运算符和数值两部分组成。 3．设置日期和时间的格式 Excel 2010提供了许多内置的日期、时间格式，如果想改变Excel 2010显示日期和时间的方式，单击“数字”选项卡右下角的对话框启动器，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，从“分类”列表框中选择“日期”选项，在“类型”框中编辑数字格式代码，最后单击“确定”按钮。 4．在整个工作表中显示或隐藏单元格数据 （1）在整个工作表中显示或隐藏零值 单击“文件”选项卡，选择“帮助”选项卡中的“选项”命令，然后单击“高级”选项卡。 如果要在单元格中显示零值（0），则选定“此工作表的显示选项”下的“在具有零值的单元格中显示零”复选框；如果要将含有零值的单元格显示成空白单元格，则清除该复选框。 4．在整个工作表中显示或隐藏单元格数据 （2）隐藏选定单元格中的零值 选择包含要隐藏的零值的单元格。 单击“数字”选项卡右下角的对话框启动器，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡。 在“分类”列表中，单击“自定义”选项。 在“类型”框中，输入代码0;-0;;@。 4．在整个工作表中显示或隐藏单元格数据 （3）隐藏单元格中的所有值 选择要隐藏数值的单元格。 单击“数字”选项卡右下角的对话框启动器，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡。 单击“分类”列表中的“自定义”选项。 在“类型”框中，选择已有代码，并按Back Space键。 在“类型”框中键入代码“;;;”（三个分号）。 单击“确定”。 5．复制选定单元格或单元格区域的格式 （1）选择含有要复制格式的单元格或单元格区域。 （2）单击“开始”选项卡中的“格式刷”按钮。 （3）选择要设置新格式的单元格或单元格区域。 如果用户要将选定单元格或区域中的格式复制到多个位置，可以双击“格式刷”按钮。当完成复制格式时，再次单击该按钮。 6．对单元格设置边框 （1）利用“边框”按钮设置单元格的边框 选择要添加边框的所有单元格。 如果要应用最近使用过的边框样式，可以直接单击“字体”选项组的“边框”按钮。 如果要应用其他的边框样式，可以单击“边框”按钮旁的箭头，然后单击选项板上所提供的其他边框样式。 6．对单元格设置边框 （2）利用“单元格格式”对话框 选择要设置边框的单元格或单元格区域。 单击“文件”选项卡的对话框启动器，或者右击鼠标，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“边框”选项卡。 在“样式”列表框中选择需要的线条样式。 如果需要为所选定的线条设置颜色，可以单击“颜色”列表框右边的下拉箭头，从下拉选项中选择所需的颜色。 在“预置”框中单击指示边框位置的按钮，例如，“外边框”、“上边框”等，也可以直接单击预览窗口中相应的单元格边框。 单击“确定”按钮。 7．突出显示符合指定条件的单元格—设置条件格式 （1）选择要设置格式的单元格或单元格区域。 （2）在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“新建规则”。打开“条件格式规则管理器”对话框。 （3）在“选择规则类型”下，选择用户需要的规则类型。 （4）在“编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中，设置满足用户设定符合条件的格式。 7．突出显示符合指定条件的单元格——更改、添加和删除条件格式 （1）选择含有要更改或删除的条件格式的单元格或单元格区域。 （2）在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“管理规则”。打开“条件格式规则管理器”对话框。 （3）如果要更改格式，可以单击“编辑规则”按钮，在打开的“编辑格式规则”对话框中进行相应设置。 如果要添加一个新的条件，则可以单击“新建规则”按钮。 如果要删除一个或多个条件，可在“规则”列表框中单击要删除条件的复选框，然后单击“删除规则”按钮。 1．2 公式和语法 1．2．1构造公式 1．2．2在公式中引用单元格 1．2．1构造公式 1．输入公式 2．构造公式 3．公式中的运算符 1．输入公式 （1）单击将要在其中输入公式的单元格。 （2）键入＝（等号）。 （3）输入公式内容。 （4）按Enter键。 2．构造公式 公式中元素的结构或次序决定了最终的计算结果。Excel中的公式遵循一个特定的语法或次序：最前面是等号（=），后面是参与计算的元素（运算数），这些参与计算的元素又是通过运算符隔开的。每个运算数可以是不改变的数值（常量数值）、单元格或引用单元格区域、标志、名称、或工作表函数。 Excel从等号开始（=）从左到右执行计算（根据运算符优先次序）。可以使用括号组合运算来控制计算的顺序，括号括起来的部分将先执行计算。 3．公式中的运算符 （1）算术运算符：完成基本的数学运算。 （2）比较操作符：比较运算符用于比较两个值。当用操作符比较两个值时，结果是一个逻辑值，不是TRUE就是FALSE。 （3）文本运算符：使用和号（&）可以将文本连接起来。 3．公式中的运算符 （4）引用操作符：引用运算符的作用是确定在公式中需要参与运算的数据在工作表中所处的位置，可以使用三个运算符：冒号、逗号和空格。 ①：（冒号）：区域运算符，对两个单元格之间，包括两个单元格在内的所有单元格参与运算。 ②，（逗号）：联合运算符，可将多个引用合并为一个引用。 ③空格：交叉运算符，它是将同时属于两个引用的单元格区域进行引用，即两个单元格引用相重叠的区域。 1．2．2在公式中引用单元格 1．相对引用和绝对引用的区别 2．相对引用与绝对引用之间的切换 3．三维引用 1．相对引用和绝对引用的区别 包括绝对引用单元格的公式，无论将其复制到什么位置，总是引用特定的单元格。如果需要绝对引用某一单元格或单元格区域，需要在单元格列或行标志前加一美元符号。 在输入公式时，用户如果是通过单击单元格的方法来确定公式中所包括的单元格，这时的单元格引用就是相对引用。如果用户将该公式进行复制操作，那么，随公式位置的改变，其引用的单元格也会相应发生变化。相对引用单元格无需在单元格行或列标志前加$符号。 2．相对引用与绝对引用之间的切换 如果创建了一个公式并希望将相对引用更改为绝对引用（反之亦然），有一种简便的方法，可先选定包含该公式的单元格，然后在编辑栏中选择要更改的引用并按F4键。每次按F4键时，Excel会在以下组合间切换：绝对列与绝对行（例如，$A$1）；相对列与绝对行(A$1)；绝对列与相对行($A1)以及相对列与相对行(A1)，当切换到用户所需的引用时，按回车键确认即可。 3．三维引用 三维引用包含单元格或区域引用，前面加上工作表名称的范围，其格式一般为“工作表标签！单元格引用” 。 如果需要使用三维引用来引用多个工作表上的同一单元格或区域，可按以下步骤进行操作： （1）单击需要输入公式的单元格。 （2）输入＝（等号），如果需要使用函数，再输入函数名称，接着再键入左圆括号。 （3）单击需要引用的第一个工作表标签。 （4）按住Shift键，单击需要引用的最后一个工作表标签。 （5）选定需要引用的单元格或单元格区域。 （6）完成公式，按回车键键确认。 1．3 函数的应用 1.3.1函数的基本构成 1.3.2Excel 2010提供的函数 1.3.3公式和函数运算常见错误及分析 1.3.1函数的基本构成 1．函数的结构 2．函数的嵌套 1．函数的结构 函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数是以公式的形式出现，需在函数名称前面输入等号（=）。 函数处理数据的方式与公式处理数据的方式是相同的，函数通过引用参数接收数据，并返回结果。大多数情况下返回的是计算的结果，也可以返回文本、引用、逻辑值、数值或工作表的信息。 在函数中使用参数可以是数字、文本、逻辑值或单元格引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数。 1．函数的结构 在创建包含函数的公式时，如果用户不清楚该函数的基本语法，可使用公式选项板的帮助输入正确的函数，操作步骤为： （1）单击需要输入函数的单元格。 （2）单击“公式”选项卡上“函数库”中的“插入函数”，打开“插入函数”对话框。 （3）单击“或选择类别”的下拉按钮以选择需要使用的函数所属的类别。 （4）在“选择函数”列表框中单击需使用的函数，单击“确定”，打开“函数参数”对话框。 （5）输入参数。如果用户不清楚函数中各参数的含义，可以通过单击各参数右侧的文本框后查阅公式选项板下方的提示。 （6）完成输入公式后，按Enter键。 2．函数的嵌套 在某些情况下，用户可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。这就是函数的嵌套。当嵌套函数作为参数使用时，它返回的数值类型必须与参数使用的数值类型相同。否则，Excel将显示#VALUE!错误值。 公式中最多可以包含七级嵌套函数。当函数B作为函数A的参数时，函数B称为第二级函数。 1.3.2Excel2000提供的函数 1．数学函数 2．文本函数 3．子字符串函数 4．逻辑函数 5．查找和引用函数 6．财务函数 1.3.3公式和函数运算常见错误及分析 1．#### 出现此错误的原因是因为公式产生结果太长，超出了单元格的宽度，单元格容纳不下。只要适当增加单元格的宽度就可解决此问题。 2．#NIV/0 出现此错误的原因是用户在除法运算中，将除数设为0，或者是在公式中所引用的单元格为空白单元格或是包含0值的单元格。解决的办法是修改除数，使其不为0，或是修改单元格引用，以使所引用的单元格指向不为0值的单元格。 1.3.3公式和函数运算常见错误及分析 3．#N/A 此信息表示在函数和公式中没有可用的数值可以引用。当公式中引用某单元格数据时，如该单元格暂时没有数据，就会出现该错误信息。解决的办法是仔细检查函数或公式中引用的单元格，确认已在其中正确地输入了数据。 4．#NAME? 如果用户在操作中删除了公式中所使用的以名称表示的单元格，或者使用了不存在的名称以及拼写错误，就会显示该错误信息。 解决此问题的方法首先是确认函数或公式中引用的名称确实存在，如果所需的名称事先并没有被确定，用户需要添加相应的名称。其次在输入公式过程中要保证引用名称输入的正确性。 1.3.3公式和函数运算常见错误及分析 5．#NULL! 出错原因是在函数或公式中使用了不正确的区域运算符或者不正确的单元格引用。 解决这个问题的方法是：如果要引用两个并不交叉的区域，应该使用联合运算符即逗号；如果确实是需要使用交叉运算符，用户需重新选择函数或公式中的区域引用，并保证两个区域有交叉的区域。 6．#NUM! 当用户在需要数字参数的函数中使用了不能被Excel2000接受的参数或公式产生的数字太大或太小，Excel2000不能表示，就会显示信息。 用户在计算过程中如果能够首先检查数字是否会超出相应的限定区域，并确认函数内使用的参数都是正确的，就可以避免出现此类错误。 1.3.3公式和函数运算常见错误及分析 7．#REF！ 出现该错误的原因是由于删除了在公式中引用的单元格或者是将要移动的单元格粘贴到了由其他公式引用的单元格中。另外，如果在引用某个程序而该程序并未启动时，也会出现信息。 解决的方法是检查函数或公式中引用的单元格是否被删除，或者启动相应的应用程序。 8．#VALUE! 出现该错误的原因是因为在需要引用数字或逻辑值的单元格时，错误地引用了包含文本的单元格，Excel2000不能将文本转换为正确的数据类型。 确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值，就会解决此问题。 $$