三 录入基础档案（课件）《会计信息化（用友T3版）实用教程》（水利电力出版社）

工作过程三 录入基础档案 知识目标 ①知道基础档案包含的内容。 ②理解会计科目相关概念 ③知道收款凭证、付款凭证、转账凭证的含义。 ③掌握项目目录录入的基本步骤。 能力目标 ①能分类整理基础档案。 ②能录入部门、职员、地区分类、客户分类、客商档案、外币、项目目录、结算方式、付款条件、开户银行等信息 ③能增加、修改、指定会计科目 ④能设置凭证类别 素质目标 通过整理纷繁复杂的基础档案，使学生养成耐心、细致、认真的工作作风。 工作背景 金泰制衣在用友T3中建立帐套以后，只相当于在系统中形成了一个空的数据库，库中是没有任务数据的，而企业处理日常业务需要用到大量基础数据，如：部门信息、职员信息、供应商信息、客户信息等等。这些基础数据是各子系统运行所必须的、共享的，我们将之称为基础档案。 金泰制衣建账完成后要做的第一件事情就是在用友T3中录入本单位的基础档案，为各子系统提供共享信息。基础档案的录入在本小组中由会计主管张磊来操作。 工作情景一 整理基础档案  任务3.1 项目实施小组整理金泰制衣的基础档案并绘制表格。 基础档案 分类 基础档案目录 档案用途 前提条件 机构设置 部门档案 按部门进行数据汇总和分析 先设置部门编码方案 人员档案 设置企业职工信息 先设置部门档案 往来单位 客户分类 便于进行业务数据的统计、分析 先确定是否对客户分类，然后确定编码方案 客户档案 便于进行客户管理和业务数据的输入、统计、分析 先建立客户分类档案 供应商分类 便于进行业务数据的统计、分析 先确定是否对供应商分类，然后确定编码方案 供应商档案 便于进行供应商管理和业务数据的输入、统计、分析 先建立供应商分类档案 地区分类 针对客户/供应商所属地区进行分类，便于进行业务数据的统计、分析 存货 存货分类 便于进行业务数据的统计、分析 先确定是否对存货分类，然后确定编码方案 存货档案 便于进行存货管理和业务数据的输入、统计、分析 先建立存货分类档案 财务 会计科目 设置企业核算的科目目录 先设置科目编码方案 凭证类别 设置企业核算的凭证类型 外币种类 设置企业用到的外币种类和汇率 先确定是否有外币核算 项目目录 设置企业需要对其进行管理的项目 收付结算 结算方式 设置资金收付业务中用到的结算方式 付款条件 设置企业与往来单位约定的优惠折扣 开户银行 设置企业在收付结算中对应的开户银行信息 购销存 仓库档案 设置企业存放存货的仓库信息 收发类别 设置企业的入库、出库类型 采购类型 设置企业在采购货物时的各项业务类型 先设置好收发类别为收 销售类型 设置企业在销售货物时的各项业务类型 先设置好收发类别为发 核算 -科目设置 存货科目 设置生成凭证所需要的存货科目 先设置仓库档案或存货类别 存货对方科目 设置生成凭证所需要的存货对方科目 先设置收发类别 客户往来科目 设置生成凭证所需要的应收款管理相关科目 供应商往来科目 设置生成凭证所需要的应付款管理相关科目 工作情景二 录入基础档案  任务3.2 以账套主管的身份登录用友T3主界面。 录入基础档案之前，首先要登录用友T3主界面。基础档案的录入既可以是帐套主管，也可以是一般操作员，但不可能是系统管理员。  操作步骤 1．双击桌面上的“T3-企业管理信息化软件教育专版”，打开“注册【控制台】”对话框。 2．用户名输入201，密码输入01，帐套选择“[101]山东金泰制衣有限公司”，会计年 度2014，操作日期改为2014-01-01。 3．单击“确定”进入企业门户。  任务3.3 根据信息输入金泰制衣的部门档案。 部门编码 部门名称 1 办公室 2 财务部 3 采购部 4 生产车间 5 销售部 部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位。设置部门档案的目的在于按部门进行数据汇总和分析。部门档案需按照已定义好的部门编码级次原则输入部门相关信息。部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。  操作步骤 1.执行“基础设置→机构设置→部门档案”命令，打开“部门档案”窗口。 2.在“部门档案”窗口中，部门编码输入“1”，部门名称输入“办公室”。 3.点击“保存”，输入下一条信息，全部数据输入完毕，点击“保存”，再点“退出”。  任务3.4 根据信息输入金泰制衣的职员档案。 编号 姓名 部门 职员属性 101 刘杨 办公室 总经理 201 张磊 财务部 财务主管 202 李艳 财务部 出纳 203 方芳 财务部 会计 204 张丽 财务部 会计 301 樊阳 采购部 采购员 401 王丽 生产车间 车间经理 402 王凡 生产车间 生产工人 501 秦琴 销售部 销售员  操作步骤 1.执行“基础设置→机构设置→职员档案”命令，打开“职员档案”窗口。 2.职员名称输入“刘杨”，所属部门点击“办公室”，职员属性输入“总经理”，输完以后，在空白处单击，然后点击“增加”即出现下一行。 3.继续输入职员信息，数据输入完毕。 4.点击“退出”。  任务 3.5 根据信息输入金泰制衣的地区分类。 分类编码 分类名称 01 北方地区 02 南方地区  操作步骤 1.执行“基础设置→往来单位→地区分类”命令，打开“地区分类”窗口。 2.类别编码输入“01”，类别名称输入“北方地区”，单击“保存”。 3.继续输入地区分类信息，数据输入完毕。 4.点击“退出”。 任务3.6 根据表3-5的信息对客户进行分类。 分类编码 分类名称 01 代理商 02 零散客户  操作步骤 1.执行“基础设置→往来单位→客户分类”命令，打开“客户分类”窗口。 2.类别编码输入“01”，类别名称输入“代理商”，单击“保存”。 3.继续输入客户分类信息，数据输入完毕。 4.点击“退出”。  任务3.7 根据信息输入金泰制衣的客户档案。 编号 名称 简称 分类 码 地区码 税号 开户银行 银行账号 地址 分管 部门 业务员 发展日期 001 北方华润公司 华润 01 01 3638289161 工行 789006747812480 山东省淄博市文慧路90号 销售部 秦琴 2010-01 -01 002 四川宏立公司 宏立 02 02 1538281236 建行 600090321547678 四川省成都市工人路230号 销售部 秦琴 2011-01 -01  操作步骤 1.执行“基础设置→往来单位→客户档案”命令，打开“客户档案”窗口。 2.在“客户档案”窗口中，单击左边树型列表中的“01 代理商”，打开“客户档案卡片”对话框，输入客户档案信息。 3.单击“保存”按钮，点击“退出”按钮。 4.在“客户档案”窗口中，单击左边树型列表中的“02 零散客户”，打开“客户档案卡片”对话框，输入客户档案信息。输入完毕，点击“保存”按钮。 5.点击“退出”按钮。  任务3.8 根据信息输入金泰制衣的供应商档案。 编号 名称 简称 地区 码 税号 开户 银行 银行 账号 地址 分管 部门 业务员 发展日期 001 辽宁 宜兴 公司 宜兴 01 3748392020 中行 274781976890737 沈阳市文马路18号 采购部 樊阳 2010-01 -01 002 浙江 亚辉 公司 亚辉 02 3756392071 农行 647382729406762 杭州市和平路266号 采购部 樊阳 2011-01 -01  操作步骤 1.执行“基础设置→往来单位→供应商档案”命令，打开“供应商档案”窗口。 2.在“供应商档案”窗口中， 单击“增加”按钮，打开“供应商档案卡片”对话框。 3.输入供应商档案信息。 4.单击“保存”按钮，单击“退出”按钮。  任务3.9 对金泰制衣进行外币设置：采用固定汇率核算外币，外币只有美元一种，美元币符为$，记账汇率：2014年1月初为8.35。 汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义；在填制凭证中所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。当汇率变化时，应预先在此进行定义，否则，制单时不能正确录入汇率，对于使用固定汇率(即使用月初或年初汇率)作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误，对于使用变动汇率(即使用当日汇率)作为记账汇率的用户，在填制该天的凭证前，应预先在此录入该天的记账汇率。    操作步骤 1.执行“基础设置→财务→外币种类”命令，打开“外币设置”窗口。 2.在“外币设置”窗口中，输入数据。币符：$；币名：美元。单击“确认”按钮。 3.在“2014年1月的记账汇率”栏中输入8.35，敲回车确认。 4.点击“退出”按钮。  任务3.10 根据信息输入金泰制衣需要增加的会计科目。 会计科目 编码 会计科目名称 方向 辅助说明 帐页格式 100201 工行存款 借 日记账/银行账 金额式 10020101 人民币户 借 日记账/银行账 金额式 10020102 美元户 借 日记账/银行账/美元 外币金额式 140301 坯布 借 数量核算/米 数量金额式 140302 拉链 借 数量核算/条 数量金额式 140501 衬衣 借 数量核算/件 数量金额式 140502 卫衣 借 数量核算/件 数量金额式 221101 工资 贷 金额式 221102 福利费 贷 金额式 221103 工会经费 贷 金额式 221104 职工教育经费 贷 金额式 221105 社会保险费 贷 金额式 221106 住房公积金 贷 金额式 222101 应交增值税 贷 金额式 22210101 进项税额 贷 金额式 22210102 销项税额 贷 金额式 500101 直接材料 借 项目核算 金额式 500102 直接人工 借 项目核算 金额式 500103 制造费用 借 项目核算 金额式 510101 工资 借 金额式 510102 福利费 借 金额式 510103 折旧费 借 金额式 510104 办公费 借 金额式 510105 其他 借 金额式 660101 工资 借 金额式 660102 福利费 借 金额式 660103 折旧费 借 金额式 660104 办公费 借 金额式 660105 广告费 借 金额式 660106 差旅费 借 金额式 660107 其他 借 金额式 660201 工资 借 部门核算 金额式 660202 福利费 借 部门核算 金额式 660203 折旧费 借 部门核算 金额式 660204 办公费 借 部门核算 金额式 660205 业务招待费 借 部门核算 金额式 660206 其他 借 部门核算 金额式 660301 利息 借 金额式 660302 手续费 借 金额式 660303 现金折扣 借 金额式  操作步骤 1.执行“基础设置→财务→会计科目”命令，打开“会计科目”窗口。 2.点击“增加”按钮，出现“会计科目_新增”对话框，科目编码输入“100201”，科目中文名称输入“工行存款”，帐页格式选择“金额式”，日记账、明细账前的方框内打勾。 3.点击“确定”按钮。 4.同理，输入需要增加的其他会计科目。  任务3.11 根据信息输入金泰制衣需要修改的会计科目。 会计科目编码 会计科目名称 方向 辅助说明 帐页格式 1001 库存现金 借 日记账 金额式 1002 银行存款 借 日记账/银行账 金额式 1122 应收账款 借 客户往来 金额式 1123 预付账款 借 供应商往来 金额式 1221 其他应收款 借 个人往来 金额式 2202 应付账款 贷 供应商往来 金额式 2203 预收账款 贷 客户往来 金额式 2241 其他应付款 贷 个人往来 金额式 5001 生产成本 借 项目核算 金额式 6001 主营业务收入 贷 部门核算/项目核算 金额式 6401 主营业务成本 借 部门核算/项目核算 金额式 6602 管理费用 借 部门核算 金额式  操作步骤 1.执行“基础设置→财务→会计科目”命令，打开“会计科目”窗口。 2.双击“库存现金”，出现“会计科目_修改”对话框，点击“修改”按钮，在日记账方框内打勾。 3.点击“确定”,点击“取消”，继续修改其他会计科目。  任务3.12 指定金泰制衣的库存现金为现金总账科目，银行存款为银行总账科目。 指定会计科目是指定出纳的专管科目，一般指现金科目和银行存款科目。指定科目后，才能执行出纳签字，才能查看现金、银行存款日记账，从而实现现金、银行存款管理的保密性。  操作步骤 1.执行“基础设置→财务→会计科目→编辑→指定科目”命令，打开“指定科目”窗 口。 2.选定“现金总账科目”，从待选科目列表中选择“1001 库存现金”科目，再单击“﹥”按钮，将“库存现金”添加到“已选科目”中。 3.选定“银行总账科目”，从待选科目列表中选择“1002 银行存款”科目，再单击“﹥” 按钮，将“银行存款”添加到“已选科目”中。 4.单击“确认”按钮。  任务3.13 根据内容对金泰制衣的凭证进行分类。 凭证类别 限制类型 限制科目 收款凭证 借方必有 1001,1002 付款凭证 贷方必有 1001,1002 转账凭证 凭证必无 1001,1002 ①收款凭证：凭证中借方或者有现金科目，或者有银行存款科目，而贷方既没有现金科目，也没有银行存款科目的凭证。 ②付款凭证：凭证中贷方或者有现金科目，或者有银行存款科目，而借方既没有现金科目，也没有银行存款科目的凭证。 ③转账凭证：凭证中借贷双方都既没有现金科目，也没有银行存款科目的凭证。 注意：由于企业内部总是更加强调付款，而不是更加强调收款。因此，如果借贷方都有现金和银行存款科目时，该凭证为付款凭证。 ⑴借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。 ⑵贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。 ⑶凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。 ⑷凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。 ⑸无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分割，数量不限，也可参照输入，但不能重复录入。 已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。 若选有科目限制（即“限制类型”不是“无限制”），则至少要输入一个限制科目。若限制类型选“无限制”，则不能输入限制科目。 若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。如：若分类如上所设，且1001科目下有100101，100102两个下级科目，那么，在填制转账凭证时，将不能使用1001及1001下的所有科目。  操作步骤 1.执行“基础设置→财务→凭证类别”命令，打开“凭证类别预置”对话框。 2.单击“收款凭证、付款凭证、转账凭证”单选按钮。 3．单击“确定”按钮，进入“凭证类别”窗口。 4．单击收款凭证“限制类型”的下三角按钮，选择“借方必有”；在“限制科目”栏输 入“1001,1002”。 5．同理，设置付款凭证的限制类型“贷方必有”、限制科目“1001,1002”；转账凭证的限制类型“凭证必无”、限制科目“1001,1002”。 6．单击“退出”按钮。  任务3.14 根据信息输入金泰制衣的项目目录。 项目大类 衣服 项目分类 1上衣 项目目录 101 衬衣 102 卫衣 核算科目 直接材料(500101) 直接人工(500102) 制造费用(500103) 主营业务收入（6001） 主营业务成本（6401） 在用友T3中，项目是比较难理解的一个概念。一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如说，在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本、课题、合同订单……，这些都是项目。总之，我们可以把需要单独计算成本或收入的这样一种对象都视为项目。  操作步骤 1．执行“基础设置→财务→项目目录”命令，打开“项目档案”窗口。 2．单击“增加”按钮，打开“项目大类定义_增加”窗口。 3．在“新项目大类名称”中输入“衣服”。 4．单击“下一步”按钮，定义项目级次，采用系统默认设置。 5．单击“下一步”按钮，定义项目栏目，采用系统默认设置。 6．单击“完成”按钮，返回“项目档案”窗口。 7．选定“核算科目”，单击“ ”按钮将全部待选科目移到已选科目，单击“确定”按钮。 8．单击“项目分类定义”，在分类编码中输入“1”，在分类名称中输入“上衣”，单击“确定”按钮。 9．单击“项目目录”，点击“维护”按钮，打开“项目目录维护”窗口。单击“增加”按钮，在项目编号中输入“101”，项目名称中输入“衬衣”，所属分类码选“1”。同理输入卫衣的信息，输入完毕，点击“退出”按钮。 10．单击“退出”按钮。  任务3.15 根据信息输入金泰制衣结算方式的种类。 类别编码 类别名称 票据管理方式 1 现金结算 否 2 支票结算 否 201 现金支票 是 202 转账支票 是 3 其他 否 设置结算方式的目的，一是为了提高银行对账的效率，二是根据业务自动生成凭证时可以识别相关的科目。计算机信息系统中需要设置的结算方式与财务结算方式基本一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级。结算方式编码级次的设定在建账的编码部分中进行。如果某种结算方式需要进行票据管理，只需选中“是否票据管理”标志即可。  操作步骤 1．执行“基础设置→收付结算→结算方式”命令，打开“结算方式”窗口。 2．在类别编码中输入“1”，类别名称中输入“现金结算”，单击“保存”按钮。 3．同理输入其他结算方式的信息。  任务3.16 根据内容输入付款条件。 编码 信用天数 优惠天数1 优惠率1 优惠天数2 优惠率2 优惠天数3 优惠率3 01 30 5 3 02 60 5 4 15 2 30 1 03 90 5 4 20 2 45 1 付款条件也叫现金折扣，是指企业为了鼓励客户偿还贷款而允诺在一定期限内给予的规定的折扣优待。付款条件将主要在采购订单、销售订单、采购结算、销售结算、客户目录、供应商目录中引用。系统最多同时支持4个时间段的折扣。  操作步骤 1．执行“基础设置→收付结算→付款条件”命令，打开“付款条件”窗口。 2．在付款条件编码中输入“01”，信用天数中输入“30”，优惠天数1中输入“5”，优惠率1中输入“3”，输完后鼠标点击任一空白处，点击“增加”按钮，再点击“刷新”按钮，出现下一行。 3．同理输入其他付款条件的信息。 4．单击“退出”按钮。  任务3.17 根据内容输入开户银行信息。完成此任务后，将101帐套备份到“E：\金泰制衣\基础档案”中。 开户银行 编码 开户 银行 银行 账号 暂封 标志 001 工行济南分行 220456789572096 否  操作步骤 1．执行“基础设置→收付结算→开户银行”命令，打开“开户银行”窗口。 2．按表3-14的要求输入信息。 3．单击“增加”按钮，再单击“退出”按钮。 4.退出用友T3，打开“系统管理”，将帐套101备份到“E：\金泰制衣\基础档案”中。 $$