七 编制财务报表并总结（课件）《会计信息化（用友T3版）实用教程》（水利电力出版社）

工作过程七 编制财务报表并总结 课程目标 知识目标 ①了解财务报表系统的主要功能。 ②熟悉报表格式设计的主要工作事项。 ③熟悉报表数据处理的主要工作内容。 ④掌握自定义报表的编制流程。 能力目标 ①能自定义报表模板。 ②能利用报表模板生成资产负债表、利润表。 素质目标 通过编制财务报表，使学生具有通盘考虑的素质。 工作背景 金泰制衣于2014年1月1日起用T3来管理企业的财务和业务， 通过总账管理系统和其他子系统地记账、核算工作，把企业发生的各项经济业务登记到会计账薄中。但是会计账薄记录的会计信息仍然是分散的、部分的，并不能就企业某一会计期间的经济活动的整体情况集中地反映和揭示该会计期间经营活动和财务收支的全貌。因此，会计主管张磊应该设计、编制出2014年1月份的财务报表，并及时提供给企业领导层，为企业做出准确、有效、合理的决策提供基础和依据。 工作情景一 启用财务报表系统 报表的基本功能 1、提供各行业报表模板 2、文件管理功能 3、格式管理功能 4、数据处理功能 5、图表管理功能 6、打印功能 7、二次开发功能 工作情景一启用财务报表系统 任务1.1 会计主管张磊启用财务报表系统，并新建一张空报表。  操作步骤 1.以会计主管张磊的身份进入用友T3主界面，登录日期为2014-01-31。 2．单击左侧的“财务报表”按钮，进入财务报表系统。 3．执行“文件→新建”命令，打开“新建”对话框，选择左侧列表框中的“常用”选项，在右侧列表框中选择“空报表”选项，单击“确定”按钮，建立一张空白报表，报表名默认为report1。 报表的基本概念 1、格式状态和数据状态 ⑴格式状态 在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区和报表各类公式等。 在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。在格式状态下时，您所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。 ⑵数据状态 在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。在数据状态下时，您看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。 2、单元 单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示。例如：E35表示第5列第35行所在的单元。 3、单元类型 单元类型有3种：数值单元、字符单元和表样单元。 ⑴数值单元 数值单元是报表的数据，在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据”时）输入。数值单元的内容可以是1.7*(10E-308)～1.7*(10E+308)之间的任何数（15位有效数字），数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值。 ⑵字符单元 字符单元是报表的数据，在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据”时）输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，字符单元的内容也可由单元公式生成。 ⑶表样单元 表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。 4、区域 区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在财务报表中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。 5、组合单元 组合单元是由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），财务报表在处理报表时将组合单元视为一个单元。 可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。 组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”、或“B2：B3”表示。 6、表页 一个财务报表最多可容纳99999张表页，表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”，页标用“第1页”-“第99999页”表示。 7、关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。财务报表共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。 ⑴单位名称：字符型（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称。 ⑵单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号。 ⑶年：数字型（1980～2099），该报表表页反映的年度。 ⑷季：数字型（1～4），该报表表页反映的季度。 ⑸月：数字型（1～12），该报表表页反映的月份。 ⑹日：数字型（1～31），该报表表页反映的日期。 除此之外，财务报表有自定义关键字功能，可以用于业务函数中。 8、固定区和可变区 固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。 可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区，行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。 设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其 他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着您的需要而增减。 有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。 工作情景二 编制财务报表—自定义报表 ㈠设计报表格式  任务7.2 会计主管张磊要设计一张货币资金表，需要在财务报表系统中自定义其报表格式。 报表的编制流程 财务报表编制流程 报表的结构 简单报表一般由四个基本要素组成：标题、表头、表体和表尾 1、标题：用来描述报表的名称。 2、表头：一般包括编制单位名称、编制时间、金额单位等信息。 3、表体：报表的核心，决定报表的横向和纵向组成。 4、表尾：进行辅助说明的部分，包括编制人、审核人等信息。 任务7.3 设置货币资金表的表尺寸为7行4列。  操作步骤 1.确认空白报表底部左下角的“格式／数据”按钮当前状态为格式状态。 2.执行“格式→表尺寸”命令，打开“表尺寸”对话框。 3.直接输入或单击对话框上中微调按钮输入行数“7”、列数“4”。 4.单击“确定”按钮返回。 任务7.4 输入表内文字，包括表头、表体和表尾（关键字值除外）。  操作步骤 1.在A1单元中输入“货币资金表”，按回车键。 2.按表4-2的内容在相应单元中输入。 任务7.5 定义第1行行高8，第2-7行行高为7，A列列宽为30。  操作步骤 1.选定第一行中的任意单元。 2.执行“格式→行高”命令，打开“行高”对话框，输入行高值“8”，如图7-6所示。单击“确定”按钮，完成第1行的行高设置，同理完成第2-7行的行高设置。 3.选中需要调整的单元所在的A列，执行“格式→列宽”命令，打开“列宽”对话框输入列宽值30。单击“确认”按钮。 任务7.6 为报表A3：D6区域画上网格线。  操作步骤 1.选定报表要画线的区域“A3：D6” 2.执行“格式→区域画线”命令，打开“区域画线”对话框。 3选中“网线”单选按钮，单击“确认”按钮，将所选区域画上表格线。 任务7.7 将A1到D1的单元组合在一起。  操作步骤 1.选择需要组合的区域A1：D1。 2.执行“格式→组合单元”命令，打开“组合单元”对话框。 3.选择组合方式为“整体组合”或“按行组合”， 该单元即组合成一个单元。 任务7.8 按以下要求设置表内字体格式。 1.标题：设置为“楷体_GB2312、14号、居中”。 2.表头：编制单位及金额单位设置为“楷体_GB2312、12号”。 3.表体：表体中文字设置为“宋体、10号、居中”。 4.表尾：设置为“楷体_GB2312、12号、右对齐”。  操作步骤 1.选中标题所在的组合单元A1 2.执行“格式→单元属性”命令，打开“单元格属性”对话框。 3.打开“字体图案”选项卡，设置字体为“楷体_GB2312”、字号为14号。 任务7.9 设置D7单元的属性为字符。  操作步骤 1.选中D7单元。 2.执行“格式→单元属性”命令，打开“单元格属性”对话框。 3.打开“单元类型”选项卡，在“单元类型”列表框中选择“字符”选项。单击“确定”按钮。 任务7.10 在B2单元中设置关键字“年”，在C2单元中设置关键字“月”、“日”，并设置“月”关键字偏移量为“-30”，设置完毕，保存该表，文件名为“货币资金表.rep”。  操作步骤 1.选中需要输入关键字的单元B2. 2.执行“数据→关键字→设置”命令，打开“设置关键字”对话框。 3.选中“年”单选按钮。单击“确定”按钮。 4.同理，在C2单元中设置“月”、“日”关键字。 5.执行“数据→关键字→偏移”命令，打开“定义关键字偏移”对话框。 6.在需要调整位置的关键字后面输入偏移量。设置“月”为“-30” 。单击“确定”按钮。 7.至此，企业自定义的货币资金表的格式设计就完成了。 8.执行“文件→另存为”命令，选择保存文件夹的目录，输入报表文件名“货币资金表”，选择保存类型为*.rep，单击“保存”按钮。  定义报表公式 系统中公式共有3种，即单元公式、审核公式和舍位公式。 ①单元公式：可定义报表数据间的运算关系。 ②审核公式：用于审核报表内或报表间的勾稽关系是否正确。 ③舍位平衡公式：用于报表数据进行进位或小数取整后重新调整平衡关系。 单元公式也叫计算公式，是在格式状态下进行定义的。计算公式定义了报表数据之间的关系，可以实现财务报表系统从其他系统取数，在报表单元中输入“=”就可以直接定义计算公式。 任务7.11 定义C6单元公式，即“现金”与“银行存款”的合计数。  操作步骤 1．选中需要定义公式的单元C6。 2．执行“数据→编辑公式→单元公式”命令，打开“定义公式”对话框。 3．在“定义公式”对话框内直接输入“C4+C5” 。单击“确认”按钮。 任务7.12 定义D5单元公式，即“银行存款”期末数。同理定义C4、C5与D4单元公式。  操作步骤 1.选中被定义单元D5，即“银行存款”期末数。 2.单击fx按钮，打开“定义公式”对话框。 3.单击“函数向导”按钮，打开“函数向导”对话框。 4.在“函数分类”列表框中选择“用友账务函数”选项，在“函数名”列表框中选择“期末（QM）”选项。单击“下一步”按钮，打开“用友账务函数”对话框。 5.单击“参照”按钮，打开“账务函数”对话框。 6.科目输入1002，其余各项均采用系统默认值。单击“确定”按钮，返回“用友账务函数”对话框。 7.单击“确定”按钮，返回“定义公式”对话框，单击“确认”按钮。 8.同理，输入其他单元公式。 任务7.13 使用函数向导，定义D6单元公式为列合计，并保存报表。  操作步骤 1.选定被定义单元D6，单击fx按钮，打开“定义公式”对话框。 2.单击“函数向导”按钮，打开“函数向导”对话框。 3.在“函数分类”列表框中选择“统计函数”选项，在“函数名”列表框中选中PTOTAL选项。 4.单击“下一步”按钮，打开“固定区统计函数”对话框。 5.在“固定区区域”文本框中输入“D4:D5” 。 6.单击“确认”按钮。 7.单击“保存”按钮返回。 处理报表数据 报表格式和报表中的各类公式定义好之后，就可以进行报表数据处理了。报表的数据包括报表单元的数值和字符以及游离于单元之外的关键字。数值单元只能生成数字，而字符单元既能生成数字又能生成字符。数值单元和字符单元可以由公式生成也可以由键盘输入，而关键字则必须由键盘输入。 由于报表数据处理必须在数据状态下进行，所以首先要确保报表左下角的“格式/数据”处在“数据”状态下。在数据状态下，可以显示报表的全部内容，包括报表的格式和数据，但不能进行修改报表格式的操作。 任务7.14 打开“货币资金表”，切换报表由格式状态变为数据状态。  操作步骤 1.打开财务报表系统，执行“文件→打开”命令。 2.选择存放报表格式的文件夹中的报表文件“货币资金表.rep”，单击“打开”按钮。 3.确保报表底部左下角的“格式／数据”按钮的当前状态为“数据”状态。 任务7.15 输入关键字“2014年1月31日”，并保存“货币资金表”。    操作步骤 1.执行“数据→关键字→录入”命令，打开“录入关键字”窗口。 2.输入年2014、月1、日31。单击“确认”按钮，系统弹出“是否重算第1页？”提示信息。 3.单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算1月份数据。单击“否”按钮，系统不计算1月份数据，以后可利用“表页重算”功能生成1月份数据。 工作情景三 编制财务报表—利用报表模板 利用报表模板 用友财务报表工具提供了常用的报表模板，主要包括常用报表模板和自定义报表模板。 用友提供了包括工业企业、商品流通企业和农业企业等在内的21个行业的标准报表模板，提供了包括资产负债表、利润分配表、损益表等在内的报表模板，企业可以根据实际情况选择。当然也可以在报表模板的基础上进行修改，使之能够适合企业财务报告的要求。 自定义模板提供了企业根据实际需要所自行编制的报表模板，把经过自行设计的报表 作为模板，以便于今后自行使用。 任务7.16 张磊调用资产负责表和利润表模板，修改公式，生成数据。做完此业务，将101帐套 备份到“E：\金泰制衣\财务报表”中。  操作步骤 1．新建一张空白报表，在格式状态下，执行“格式→报表模板”命令，打开“报表模板”对话框。 2.选择所在的行业“一般企业（2007年新会计准则）”、财务报表“资产负债表” 。 3.单击“确认”按钮，系统弹出“模板格式将覆盖本表格式！是否继续？”提示信息。 4. 单击“确定”按钮，打开“资产负债表”模板。 5. 在格式状态下，根据企业实际情况，调整报表格式以及报表公式。 6. 切换至数据状态，执行“数据→关键字→录入”命令，打开“录入关键字”对话框。 7. 输入关键字：年为2014，月为01，日为31。 8. 单击“确认”按钮，系统弹出提示“是否重算第1页？”对话框。单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算1月份数据。 10.执行“文件→保存”命令，将生成的报表数据保存，文件名为“资产负债表”。 11.同理生成利润表，执行“文件→保存”命令，将生成的报表数据保存，文件名为“利润表”。 12.退出用友T3，登录系统管理，将101帐套备份到“E：\金泰制衣\财务报表”中。 工作情景四 试行总结  任务7.17 2014年2月1日，张磊对1月份的试行进行总结。 销售管理 工资管理 采购管理 总帐管理系统 固定资产管理 存货核算 库存管理 财务报表 工资增减变动单 采购订单 采购入库单 采购发票   付款单 固定资产增减变动单 销售订单 销售出库单 销售发票   收款单 产成品入库单 材料出库单 其他出/库单 凭证 凭证 凭证 财务业务一体化 $$