项目12 报表的创建与应用2《Access数据库应用技术》（电子工业出版社第三版）

null 项目12 报表的创建与应用2知识梳理 知识点三 报表的编辑及打印 1.报表格式 在报表的设计视图中打开需要进行格式设置的报表，单击“报表设计工具/设计”-“主题”→“主题”下拉按钮，即可弹出系统预定义的各种主题，如图5-48 所示。 2.设置报表背景图片 在 Access2013 中可以为报表添加背景图片以增强显示效果，添加的图片将应用于全部节。 （1）切换到报表的设计视图，打开需要添加背景图片的报表。 （2）单击“报表设计工具/设计”→“工具”→“属性表”按钮,打开报表“属性表”窗格如图 5-49 所示。 （3）在“属性表”窗格中选择“格式”选项卡，进行背景图片的设置。单击“图片”选项右侧的按钮，打开“插入图片”对话框，选择图片文件并进行插入；设置“图片缩放模式”选项为“拉伸”，如图 5-50 所示，背景图片设置完成。 （4）关闭“属性表”窗格，单击“报表设计工具/设计”-“视图”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“打印预览”选项，添加背景图片后的效果如图5-51所示。 3.添加页码、日期和时间 在创建报表的过程中，为了提升报表的可读性，需要为报表添加页码、日期和时间。 通过报表向导创建的报表已经包含了页码，而通过报表设计和空报表创建的报表没有页码。使用后两种方式创建的报表可以通过编辑报表来添加页码，其操作步骤如下。 （1）切换到报表的设计视图，打开需要添加页码的报表。 （2）单击“报表设计工具/设计”→“页眉页脚”→“页码”按钮，打开“页码”对话框，在其中设置页码的格式与位置设置完成后，单击“确定”按钮，即可完成页码的添加操作，如图 5-52 所示。 同样，使用“报表”按钮或报表向导创建报表时，Access会在报表中自动添加当前日期，而使用报表设计创建或编辑报表时，可以手动添加日期。 工程师提示：如果要在第一页显示页码，则选中“页码”对话框中的“首页显示页码”复选框，Access 2013 将使用表达式来创建页码。 4.绘制线条和矩形 为了使报表更加清晰和实用，有时需要在报表中添加一些线条和矩形，对报表进行装饰。 （1）在报表中绘制线条 ①切换到报表的设计视图，打开报表。 ②单击“报表设计工具/设计”→“控件”→“直线”按钮。 ③单击报表的任意处可以创建默认大小的线条，可以通过单击并拖动的方式创建自定义大小的线条。 如果要细微调整线条的长度或角度，则可以选中线条，同时按住“Shift”键和所需调整的方向键。如果要细微调整线条的位置，则可以选中线条，同时按住“Ctrl”键和所需调整的方向键。 （2）在报表中绘制矩形 ①切换到报表的设计视图，打开报表。 ②单击“报表设计工具/设计”→“控件”→“矩形”按钮。 ③单击窗体或报表的任意处可以创建默认大小的矩形，可以通过单击并拖动的方式创建自定义大小的矩形。 可以利用“属性表”窗格对线条、矩形等进行更多属性(如样式、宽度、颜色等)的设置。 5.页面设置 切换到报表的设计视图,单击“报表设计工具/页面设置”→“页面布局”→“页面设置按钮，打开“页面设置”对话框，此对话框由3个选项卡组成，如图5-53所示。 （1）“打印选项”选项卡:用于设置页边距，页边距指打印纸上四周需要空出来的宽度。“打印选项”选项卡如图 5-54 所示。 （2）“页”选项卡:用于设置纸张的大小和方向，并选择打印机。 （3）“列”选项卡:“列数”文本框用于设置将页面分成几列,“行间距”文本框用于设置列之间的距离。 6. 报表打印 选择“文件”-“打印”-“打印”命令，打开“打印”对话框，如图5-55 所示。 在此对话框中可以选择打印机，并可以设置打印机的属性，设置完成后，单击“确定按钮即可进行打印。 知识点四 报表的操作及应用 1. 报表的分组和排序 （1）分组和排序 分组是指将具有共同特征的若干条相关记录组成一个集合。报表分组后，相关记录将会集中在一起显示，并且可以为同一组中的记录设置标题和汇总信息。 可以按“日期/时间”“文本”“数字”“货币”类型字段对记录进行分组。 排序就是确定记录数据在报表中的一个或多个字段的显示顺序。 在使用报表向导创建报表的过程中也可以设置排序方式，但最多可按4个字段对记录进行排序，且只有字段才能作为排序依据。在使用报表设计创建报表的过程中可以使用更多的字段进行分组或排序，而且可以使用表达式作为分组或排序依据。 （2）分组和排序的方法 报表中的分组和排序功能在“分组、排序和汇总”窗格中实现，可以使用以下方法打开“分组、排序和汇总”窗格。 1 切换到报表的设计视图,单击“报表设计工具/设计”-“分组和汇总”-“分组和排序”按钮，如图 5-73 所示。 2 切换到报表的设计视图，选择“主体”节并右击，在弹出的快捷菜单中选择“排序和分组”命令。 通过在“分组、排序和汇总”窗格中选择排序与分组的字段或表达式、指定排序方式、设置组页眉和页脚属性、设置分组形式等操作来完成分组和排序。 a.分组:单击“添加组”按钮，可以进行分组的有关设置。在“分组形式”右侧的表框中可以选择字段名称或表达式作为分组依据，可以设置分组排序方式，默认排序方式“升序”。同样，可以选择是否进行汇总及选择汇总方式等。再次单击“添加组”按钮可以择多个字段作为分组依据。 b.排序:单击“添加排序”按钮，可以进行排序的有关设置。在“排序依据”右侧的列表框中可以选择字段名称或表达式作为排序依据，可以设置排序方式，默认排序方式为“升序”。同样，可以选择是否进行汇总及选择汇总方式等。再次单击“添加排序”按钮可以选择多个字段作为排序依据。 在分组和排序的过程中还可以控制是否显示分组或排序有无页眉和页脚，可以单独设分组或排序的标题。 不同数据类型的字段可以作为“分组形式”或“排序依据”，它们对应的选项值有不同的选择。不同数据类型的字段对应的选项值和排序或分组方式如表5-1所示。 工程师提示：如果要删除某个排序/分组字段或表达式，则在“分组、排序和汇总”窗格中单击排序或分组所在行最右侧的“删除”按钮即可。 删除分组字段会删除报表中相应的“组页眉”和“组页脚”节及其中的控件，并且删除后不能恢复。 2.报表的运算 在报表中，可通过添加计算控件来实现多种运算。计算控件是报表中用于显示表达式结果的控件，当表达式或表达式的值发生变化时，计算控件上的显示结果也会随之发生改变。常用的运算包括求和、平均值、最大值、最小值等。不同数据类型的字段可以进行不同的运算。可以对分组数据进行运算，也可以对整个报表进行运算。若要对一组教据进行运算，则可以在该组页眉或组页脚中添加计算控件；若要对整个报表进行运算，则可以在报表页眉或报表页脚中添加计算控件。 切换到报表的设计视图,单击“报表设计工具/设计”-“分组和汇总”-“合计”下拉按钮，可以在弹出的下拉列表中选择不同的运算方式。 运算通常使用函数来完成，常用的运算函数有以下几种。 （1）Count()函数:计数函数，表达式为“= Count(*)”，统计记录个数。 （2）Sum()函数:求和函数，表达式为“= Sum([字段])”，求字段的和。 （3）Avg():求平均值函数，表达式为“= Avg([字段])”，求字段的平均值。 知识点五 创建子报表 子报表是出现在另一个报表内部的报表。包含子报表的报表称为主报表。主报表与子报表的关系可以是一对一的关系，也可以是一对多的关系。 创建带有子报表的报表一般有以下两种方法。 （1）先创建主报表，再通过“控件”选项组中的“子窗体/子报表”控件创建子报表. （2）将已有的报表作为子报表添加到其他报表中。 需要注意的是，主报表和子报表必须有关联字段，这样制作出来的子报表才会随着主报表中关联字段值的变化而在子报表中进行相应信息的显示。 学科网（北京）股份有限公司 $$