项目11 报表的创建与应用《Access数据库应用技术》（电子工业出版社第三版）

项目11 报表的创建与应用知识梳理 知识点一 创建报表的基本方法 1.创建报表的方法 Access提供了多种方法来创建报表，其方法和创建窗体的方法基本相同。“报表”选项组如图 5-1 所示。 （1）报表 启动 Access 2013，打开数据库后，在导航窗格中选择需要创建报表的表或者查询作为数据源，单击“创建”→“报表”→“报表”按钮创建报表。 （2）报表设计 使用“报表”按钮创建报表比较简单、方便，但创建出来的报表形式和功能都比较单一，不能满足用户的要求。使用报表设计可以创建复杂的报表，并可以通过添加控件的方式提升报表的功能。报表设计是创建和设计报表最完善的方法。 （3）报表向导 报表向导能够比较灵活和方便地创建报表，用户只需要选择报表的样式、布局和显示字段即可。在报表向导中，还可以指定数据的分组和排序方式，指定报表包含的字段和内容等。若指定了表和查询之间的关系，则可以使用来自多个表或查询的字段创建报表。 （4）标签 标签是一种特殊类型的报表，使用范围比较广泛，通常用于制作名片、邮件标签、工资标签等。 （5）空报表 与使用空白窗体创建窗体的方法类似，使用空报表创建报表的方法比较简单。用户可以通过向报表中添加字段的方式来生成报表。空报表默认使用的视图是布局视图。 2.报表及其分类 Access 2013 中的常用报表有3种，分别是纵栏式报表、表格式报表、标签式报表。 （1）纵栏式报表 纵栏式报表与纵栏式窗体相似，以列的方式显示数据记录，每条记录的各个字段从上到下排列，左侧显示字段名称，右侧显示字段的值，如图5-2所示。 （2）表格式报表 表格式报表以行和列的格式显示和打印数据，一条记录的所有字段内容都显示在同一行中，多条记录从上到下依次显示，如图 5-3 所示。 （3）标签式报表 标签式报表可以通过每行两列或三列的形式显示多条记录，通常用于打印名片、信封产品标签等，如图 5-4 所示。 3.报表的视图 Access 2013 中的报表具有4种视图,分别是报表视图、设计视图、打印预览和布局视图。在设计视图中，单击“报表设计工具/设计”→“视图”→“视图”下拉按钮，可以在弹出的下拉列表中进行4种视图间的切换。 （1）报表视图:此视图是报表设计完成后最终被打印的视图。在报表视图中可以对报展开高级筛选，以筛选所需要的信息，如图5-5 所示。 （2）设计视图:在设计视图中，用户可以创建新的报表或修改已有报表。与窗体的设视图类似,在报表的设计视图中可以打开“控件”选项组,利用它可以向报表中添加各种控件如图 5-6 所示。 （3）打印预览:显示在设计视图中设计的报表的打印预览效果，打印预览效果中包含实际数据。 （4）布局视图:在布局视图中，用户可以快速浏览报表的页面布局，可以在显示数据的情况下调整报表版式，也可以根据实际报表数据调整列宽，对列进行重新排列，并添加分组和汇总功能。 知识点二 使用报表设计创建报表 1.报表结构 （1）报表中的节 Access 2013 中的报表由7个节组成，常见的报表只包含5个节，分别是“报表页眉”“报表页脚”“页面页眉”“页面页脚”“主体”。在分组报表中，还会有“组页眉”“组页脚2个节。 使用报表设计新建报表时，空白报表中只有3个节，分别是“页面页眉”“主体”“页页脚”，如图 5-26所示。“报表页眉/页脚”可以通过如图 5-27所示的报表快捷菜单进行添加或删除。 报表的每个节都有其特定的目的，而且按照一定的顺序显示在页面或打印在报表中，每个节的具体功能如下。 ①报表页眉/页脚:一个报表只有一个报表页眉/页脚，报表页眉只在整个报表第页的开始位置显示和打印，一般用于放置徽标、报表标题等。报表页脚只显示在整个报表的最后一页的页尾，一般用于显示报表总结性的文字信息等。 ②页面页眉/页脚:页面页眉显示在报表每一页的顶端，用于显示报表的标题，在表格式报表中可以利用页面页眉来显示字段名称。页面页脚显示在报表中每一页的底部，可以利用页面页脚来显示页码、日期等信息。 ③主体:主体用于显示记录数据，这些记录对应的字段均需要通过与文本框或其他控件绑定来显示，主要与文本框绑定，与这些控件绑定的数据还可以是经过计算得到的数据。 （2）报表中节的基本操作 每个节的左侧都有一个小方块，称为节选择器，单击节选择器或者节的任何位置都可以选中节。选中节后就可以对节进行属性设置等操作。 在报表快捷菜单中选择“报表页眉/页脚”或“页面页眉/页脚”选项，可以在当前报表中添加或删除相应的节。“报表页眉/页脚”或“页面页眉/页脚”只能作为一对同时添加或删除。删除节的同时会删除节中已存在的控件。 2.报表的控件及属性 （1）报表中的控件 报表中的控件可以分为以下三类。 1 绑定控件:与表字段绑定在一起，用于在报表中显示字段的值。 2 非绑定控件:用于显示文本、直线或图形，存放没有存储在表中但存储在窗体或报表中的 OLE 对象。 ③ 计算控件:建立在表达式基础上的用于计算的控件。 报表中的控件与窗体中的控件的属性基本相同，在此不再赘述。 （2）报表及控件的属性 在使用报表设计创建报表时，报表的标题、报表的数据源、报表中控件的格式等都可以通过“属性表”窗格进行设置。切换到报表的设计视图，单击“报表设计工具/设计”→“工具”→“属性表”按钮,即可打开报表的“属性表”标题窗格，如图 5-28 所示。 在“属性表”窗格中可看到，一个报表的属性可以分为“格式”“数据”“事件”“其他”和“全部”5个选项卡，选择某个选项卡，即可打开相应类别的具体属性。控件的属性也类似。若要对报表或报表中的某个控件设置属性，则应先选中报表或报表中的控件并右击，在弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开对应的“属性表”窗格，进行相关设置即可。 学科网（北京）股份有限公司 $$null