项目4 创建数据库和表3《Access数据库应用技术》（电子工业出版社第三版）

null 项目4 创建数据库和表3知识梳理 知识点四 对表中记录进行操作 1.记录的添加、修改和删除 数据表视图中表以表格的方式显示，可直接在表格中逐行添加记录，各字段数据类型不同，记录添加方法也不同。 （1）常规数据类型的输入： ①短文本、长文本、数字、日期/时间、货币、是/否等类型字段可直接在表中输入。 ②自动编号类型字段不用输入，添加记录时自动完成。 ③添加记录时若某字段设置有“默认值”，则新记录的该字段使用“默认值”自动填充。 （2）OLE 对象数据类型的输入： OLE 对象数据类型的字段不能直接在数据表视图中输入，可采用插入对象的方法输入数据。 ① 选中 OLE 对象数据类型的字段并双击，打开提示对话框，提示需要用插入对象的方法进行输入。 右键单击该字段,在弹出的快捷菜单中选择“插入对象”命令。 ②对话框中各选项的含义如下： a.新建：根据要创建的对象类型，在对象类型列表中进行选择，单击“确定”按钮后，会根据所选 择的对象类型自动打开相应的应用程序来创建对象文件。 b.由文件创建：如果对象文件已经存在，则可以选中此单选按钮，单击“浏览”按钮,在打开的对 话框中选择已存在的文件,单击“确定”按钮后,将对象文件插入表中。 c.链接：不选中该复选框时，Access 2013 会将对象文件的内容插入表中，会增加数据库的容量； 选中该复选框时，创建的 OLE 对象在表中只保存一个链接路径，在应用中数据库文件和对象文件必须 都存在，但文件的容量都比较小。 （3）记录的修改： 选中记录中要修改的字段，重新输入数据即可对记录进行修改操作。 （4）记录的删除： 在行选择器中选中要删除的记录,单击“开始”→“记录”→“删除”按钮,或右击在弹出的快捷菜单中选择“删除记录”命令，即可对记录进行删除操作。 （5）操作中的注意事项： ①每输入一条记录，表会自动添加一条新的空记录，并在该空记录左侧的行选择器中显示一个“*” 号，表示这是一条新记录。 ②对选中准备输入的记录，其左侧行选择器中出现黄色矩形标记，表示该记录为当前记录。 ③对正在输入的记录，其左侧行选择器会显示铅笔符号，表示该记录正处于输入或编辑状态。 ④Access 2013 的 OLE 对象可以是图片、Excel 图表、PowerPoint 幻灯片、Word 文档等。插入图片的格式可以是 BMP、JPG 等,但只有 BMP(位图) 格式可以在窗体中正常显示。因此，插入图片不是 BMP 格式时，要将其转换为 BMP 格式。 2. 记录的查找和替换 （1）记录的查找： 如果表中存储的数据量比较大，则可以使用查找来快速定位记录的位置，方法如下。 单击“开始”→ “查找”→“查找”按钮，打开“查找和替换”对话框,如图。在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，单击“查找下一个”按钮，光标将定位到包含要查找内容的记录位置。 在“查找和替换”对话框中： 1 “查找范围”下拉列表用于确定是在整个表还是在某个字段中查找数据； 2 “匹配”下拉列表用于确定匹配方式，包括整个字段、字段任何部分、字段开头 3 种方式。 3 “搜索”下拉列表用于确定搜索方式，包括“向上”、“向下”、“全部 3 种方式。 （2） 记录的替换： 如果要修改表中多处相同的数据,则可以使用“查找和替换”来进行批量修改,方法如下。 单击“开始”→“查找”→“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框，如图。在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，在“替换为”文本框中输入要替换为的内容单击“替换”按钮，可手工查找并替换数据；单击“全部替换”按钮，可自动将查找到的全部内容替换掉。 （3）查找中可以使用的通配符： 在查找中可以使用通配符进行更快捷的搜索。Access 提供的通配符及其含义如表 2-3。 3.记录的排序 （1）排序的概念： 排序是指将表中的记录按照一个字段或多个字段的值重新排列。 若排序的字段的值是从小到大排列的，则称为“升序”；若排序的字段的值是从大到小排列的，则称为“降序”。对于不同的字段类型，有不同的排序规则。 （2）排序的规则 ①数字按照大小排序，升序时从小到大排序，降序时从大到小排序。 ②英文字母按照26个字母的顺序排序(大小写视为相同)，升序时按A→Z排序,降序时按Z→A排序。 4 中文按照汉语拼音字母的顺序排序，升序时按a-z排序，降序时按z→a排序。 ④日期/时间类型的字段按日期的先后顺序排序，升序时按日期时间从前到后排序,降序时按日期时间从后到前排序。 5 Access 2013 中数据类型为长文本、超链接或 OLE 对象的字段不能排序。 ⑥在短文本类型的字段中保存的数字将作为字符串对待，排序时按照ASCI码值大小来排列，而不是按照数值大小来排列。 ⑦字段内容为空时值最小，当记录按照升序排序时，含有空字段(包含 NULL值)的记录将排在第一位。如果字段中同时包含NULL值和空字符串，则包含NULL值的字段将在第一位显示，紧接着是空字符串。 4.记录的筛选： (1) 筛选的概念 筛选是指仅显示那些满足某种条件的记录,而把不满足条件的记录隐藏起来的一种操作 （2）筛选方式 Acces 2013 提供了4种筛选方式:公用筛选器、按选定内容筛选、按窗体筛选和高级筛选/排序。 ①公用筛选器:公用筛选器是适合大多数数据类型的内置筛选器，提供特定于数据的基本筛选功能。数据表中每个字段名称的右侧都会显示一个下拉按钮，单击该下拉按钮，就会打开公用筛选器。根据字段数据类型的不同，会有不同的筛选条件。 ②按选定内容筛选:按选定内容筛选是以数据表中的某个字段值为筛选条件，将满足条件的值筛选出来，通过单击“开始”→“排序和筛选”一“选择”下拉按钮来实现。 按照筛选器的不同，按选定内容筛选给出了不同的选项。文本筛选器提供了“等于’“不等于”“包含”“不包含”等选项;数字筛选器提供了“等于”“不等于”“小于或等于”“大于或等于”“介于”等选项;日期筛选器提供了“等于”“不等于”“不晚于”“不早于”“介于等选项。 ③按窗体筛选:按窗体筛选可以为多个字段设置筛选条件。用户可以在相关的字段列表中选择某个字段值作为筛选条件。当有多个筛选条件时，可以单击窗体底部的“或”标签的值是!确定字段之间的关系。 ④高级筛选/排序:高级筛选/排序适用于较为复杂的筛选需求，用户可以为筛选指定多个筛选条件和准则，并对筛选出来的结果进行排序。 5.数据表视图格式及行列操作: （1）设置数据表视图格式： 设置数据表视图格式包括设置数据表的样式、字体及字号，改变行高和列宽，调整背景色彩等，通常通过单击“开始”→“文本格式”选项组中对应的按钮进行设置。 （2）调整表的行高和列宽： 在应用中，可能需要对行的高度或列的宽度进行调整，以满足数据操作的需要。调整表的行高和列宽有手动调节和设定参数调节两种方法。 1 手动调节:将光标移动到表中两个字段的列 (或两条记录的行) 交界处，当光标变成 (或)形状后，按下鼠标左键，向左右 (或上下) 拖动即可调整列宽(或行高)。 ②设定参数调节:单击“开始”→“记录”→“其他”下拉按钮在弹出的下拉列表中选择“行高”(或“字段宽度”)选项，打开“行高”(或“列宽”)对话框在对话框中输入“行高”(或“列宽”)的参数，单击“确定”按钮。 （3）隐藏列 / 取消隐藏列： 当一个数据表的字段较多，使得屏幕的宽度无法全部显示表中所有的字段时，可以将那些不需要显示的列暂时隐藏起来。 1 隐藏列的方法：选中要隐藏的列，单击“开始”→“记录”→“其他”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择“隐藏字段”选项，即可隐藏所选择的列。 2 取消隐藏列的方法:单击“开始”→“记录”→“其他”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“取消隐藏字段”选项，选中要取消隐藏的列的复选框，单击“关闭”按钮。 在使用鼠标拖动来改变列宽时，当拖动列右边界的分隔线超过左边界时，也可以隐藏该列。隐藏不是删除，只是在屏幕上不显示而已，当需要再次显示时，还可以取消隐藏以恢复显示。 （4）冻结列 / 取消冻结列： 对于较宽的数据表而言，在屏幕上无法显示全部内容，给查看和输入数据带来了不便。此时可以利用“冻结列”功能将表中一部分重要的字段固定在屏幕上。 1 冻结列的方法：选中要冻结的列，单击“开始”→“记录”→“其他”下拉按钮在弹出的下拉列表中选择“冻结字段”选项，选中的列就被“冻结”在表格的最左边。 2 取消冻结列的方法: 单击“开始”→“记录”→“其他”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“取消冻结所有字段”选项。 学科网（北京）股份有限公司 $$