项目3 创建数据库和表2《Access数据库应用技术》（电子工业出版社第三版）

项目3 创建数据库和表2知识梳理 知识点三 对表进行编辑和修改 1.表中的字段属性的设置 在表的设计视图中,当选中某个字段时可以看到“字段属性”区会显示该字段的相关属性，如下方左图。字段的数据类型不同，字段能够设置的字段属性也不同,常用的字段属性有“字段大小”“格式”“输入掩码”“标题”“默认值”“验证规则”“验证文本”等。 在 Access2013 中，还可以通过属性表来设置“验证规则”“筛选”“排序依据”字段属性。不同的字段，其属性表中会显示不同属性。在设计视图中,“属性表”窗格默认显示在窗口右侧，如下方右图所示。 在表的数据表视图中，“表格工具/字段”选项卡“属性”选项组中对应的选项也可以用于设置部分属性。选中某一列字段时，可以按照字段的不同数据类型设置不同的属性，如可以设置“名称和标题”“默认值”“字段大小”等属性，如下图。 一般情况下，用户可以对表中字段进行以下属性设置。 （1）“字段大小”属性： “字段大小”属性用于设置存储数据所占空间的大小。只能对“文本”和“数字”两种类型的字段设置该属性。 1 文本默认值为“短文本”。“短文本”类型字段的“字段大小”取值是 0~255，默认值为 255，可以输入取值范围内的整数。 2 在表的设计视图中,“数字”类型字段的“字段大小”属性是通过单击“字段大小”下拉按钮,在下拉列表中选择某一类型来确定的。数字型有 7 种，每种都有固定长度，选择种类就设置了大小。最常用的是“长整型”和“双精度型”。 （2）“格式”属性 “格式”属性用于设置数据的显示方式。对于不同数据类型的字段，其格式的选择也有所不同。直接单击“格式”右边的下拉按钮,在下拉列表中选择一种格式。 ①“数字”“自动编号”“货币”类型的数据有“常规数字”“货币”“欧元”“固定”“标准”“百分比”“科学记数”等格式。例如，单精度型数字“123.45”的货币格式为“¥123.45”，百分比格式为“123456.00%”。 ②“日期/时间”类型的数据有“常规日期”“长日期”“中日期”“短日期”“长时间”“中时间”“短时间”等格式。例如,“下午 5 时 30 分 21 秒”的长时间格式为“17:30:21”，中时间格式为“5:30下午”，短时间格式为“17:30”。 3 “是/否”类型的数据有“真/假”“是/否”“开/关”等格式。 4 “OLE 对象”类型的数据没有“格式”属性。 5 “短文本”“长文本”“超链接”类型的数据没有特殊的显示格式。 注：“格式”属性只影响数据的显示方式，对表中的数据并无影响。 （3）“输入掩码”属性： ①“输入掩码”是用于设置数据的输入格式。 ②例如，短日期的掩码格式为“0000/99/99；0；_”，则输入数据时，会自动出现“____/__/__”格式，必须按此种格式输入日期。Access 中的“输入掩码”属性主要用于“长文本”“短文本”“日期/时间”类型的字段，有时也用于“数字”和“货币”类型的字段。 ③文本型、日期型、数字型和货币型字段可以使用输入掩码。 （4）“标题”属性： ①标题是字段的另一个名称，标题和字段名称可以相同，也可以不同。 ②当未指定标题时，标题默认为字段名称。 ③字段名称通常用于系统内部的引用，而标题通常用于显示给用户看。 ④在数据表视图、窗体和报表中，相应字段显示的是标题。而在设计视图中，相应字段显示的是字段名称。 （5）“默认值”属性： ①“默认值”用于指定新记录的默认值，直接在“默认值”框输入设置的值。 ②设置默认值后，系统生成新记录时会将默认值插入相应的字段中，用户可使用这个默认值，也可以输入新值取代默认值。 ③例:商品表中将“单位”字段默认值设为“台”，输入新数据时“台”会自动输入“单位”字段中。 （6）“验证规则”和“验证文本”属性： ①“验证规则”属性用于设置输入数据时必须遵守的表达式规则。利用“验证规则”属性可限制字段的取值范围，确保输入数据的合理性，防止非法数据输入。“验证规则”要用 Access 2013 表达式来描述。 ②“验证文本”属性用于配合“验证规则”使用。当输入的数据违反了“验证规则”时系统会用设置的“验证文本”来给出提示信息。 ③为验证一个字段而设置的表达式是“字段的验证规则”。如果多个字段需要验证，则要用“表的验证规则”进行设置。 （7）必需属性 必需属性可以确定字段中是否必须有值。如果该属性设为“是”,则在输入记录数据时,必须在该字段或绑定到该字段的任何控件中输入数据，而且该数据不能为 Null 值。 2.表中字段的编辑修改 在 Access2013 中，使用设计视图和数据表视图都可以对表中的字段进行添加、删除移动、修改及属性设置等操作。 （1）添加新字段： ①在设计视图中， a.单击“视图”选项组中的“视图”下拉按钮,在下拉列表中选择“设计视图”选项，将表切换到设计视图。 b.若添加的新字段要在现有字段的后面，则直接在“字段名称”列的空行中输入新的字段名称即可。 c.若要在原有字段的前面插入新字段，则可选中原有字段，单击“表格工具/设计”→“工具”→“插入行”按钮,会生成一个空行,输入新的字段名称设置字段属性（字段名称、数据类型等）即可。 ②在数据表视图中， a.若添加的新字段要出现在现有字段的最后，则直接在标题列的最后一列中单击“单击以添加”按钮，即可添加新字段，并进行数据类型的设置。 b.若需要在中间字段的后面插入新字段，则可选中原有字段，再单击“表格工具/字段”选项卡“添加和删除”选项组中的常见的数据类型的按钮，即可添加相应字段并给字段重命名。 c.若需要添加的新字段不是常见的数据类型，则可单击“其他字段”下拉按钮，选择其他类型的数据类型并添加新的字段。 （2）删除字段： 在设计视图中，对于表中不需要的字段，可以将其删除。 1 在需要删除的字段所在的行中单击,单击“表格工具/设计”→“工具”→“删除行”按钮。 2 或右键快捷菜单中的“删除行”命令，在打开的对话框中单击“是”按钮即可删除相应字段。 ③在数据表视图中，选中需要删除的字段，单击“表格工具/字段”→“添加和删除”→“删除”按钮，或者选择右键快捷菜单中的“删除字段”命令即可。 （3）修改字段： ①单击“视图”选项组中的“视图”下拉按钮,在下拉列表中选择“设计视图”选项，将表切换到设计视图。 3 如果需要修改字段名称，则可以双击该字段名称直接修改。 4 或删除该字段名称后重新输入新的字段名称。 5 还可以单击“表格工具/字段”→“属性”→“名称和标题”按钮，直接进行字段名称的修改。 6 如果需要修改字段的数据类型，可以直接在“数据类型”下拉列表中选择新的数据类型。 7 如果需要修改字段大小，可以直接在“字段大小”文本框中修改。 （4）移动字段： 如果需要改变字段的显示顺序，则可以选中要改变的字段，并将其拖到需要的位置。 注： （1）删除字段后，如果表中有记录，则会同时删除该字段中的全部记录。 （2）修改字段的数据类型时，如果表中有数据记录，则“OLE 对象”数据类型不能修改为其他数据类型，也不能将其他数据类型修改为“自动编号”数据类型。 （3）增加“字段大小”不会影响已有数据记录，减小“字段大小”时记录中的数据会被截断。 1 学科网（北京）股份有限公司 $$null