项目2 创建数据库和表《Access数据库应用技术》（电子工业出版社第三版）

项目2 创建数据库和表知识梳理 Access 数据库包含表、查询、窗体等多个数据库对象。创建数据库对象之前需要先创建数据库。表是数据库中最基本的数据库对象，数据库中的数据都存储在表中，表也是查询、窗体、报表等数据库对象的数据源。 知识点一 创建数据库 创建数据库，Access 2013有两种办法：新建空白桌面数据库和创建Access应用程序。新建空白桌面数据库是先在本地计算机上创建数据库，再创建数据库的表和其他对象；而 Access应用程序是一种在标准 Web 浏览器中使用的数据库，需要网络服务器的支持。 1.创建数据库的方法 （1）新建空白桌面数据库 打开Access 2013,自动进入“新建”窗口，单击“空白桌面数据库”图标，打开新建空白桌面数据库对话框，在其中输入数据库的文件名，并选择保存位置，单击“创建”按钮进入默认的数据表视图。 也可以在打开数据库文件后，选择“文件”-“新建”命令，在“新建”窗口中选择“空白桌面数据库”选项，输入数据库的文件名，并选择保存位置，单击“创建”按钮，新建空白桌面数据库文件。 （2）使用模板创建数据库 Access 2013提供常用数据库模板，使用模板创建的数据库直接包含表、窗体、查询和报表等数据库对象，修改后可以直接使用。 本机上模板不满足需要,还有在线数据库模板,可从Microsoft Office网站获得更多模板。搜索框中输入关键字进行搜索,选择合适数据库模板可创建新数据库。 2.数据库的打开和关闭 新创建的数据库文件在退出Access 2013前默认是打开的，对数据库的各种操作，包括对各数据库对象的操作，都需要先打开数据库文件。 （1）打开数据库文件 ①通常情况下，用户选择一个Access数据库文件并双击，即可打开。 ②打开Access 2013后,在“最近使用的文档”中,可以找到最近使用的数据库文件，直接选择需要的文件，就可以打开该数据库文件。 ③单击快速访问工具栏中的“打开”按钮，打开“打开”列表，或者选择“文件”-“打开”命令，也可以打开“打开”列表。在“打开”列表中双击“计算机”选项，在“打开”对话框中选择要打开数据库文件的存放位置，选择数据库文件，单击“打开”按钮；或在“计算机”列表区中选择“浏览”选项，在打开的“打开”对话框中选择要打开的数据库文件的存放位置，选择数据库文件，单击“打开”按钮右侧的下拉按钮，在这种方式下可以设置打开数据库文件的方式，有“以只读方式打开”、“以独占方式打开”、“以独占只读方式打开”等方式。 （2）打开数据库对象 在 Access 2013 中,打开数据库文件时,窗口左侧的导航窗格中保存着数据库的各个对象。通过导航窗格可以打开所有数据库对象，并进行浏览和修改。 （3）关闭数据库 ①直接单击数据库文件窗口右上角的“关闭”按钮。 ②单击“文件”-“关闭”按钮。 关闭数据库时，如果数据库在此前未保存过,则会提示是否保存数据库。 知识点二 创建数据库中的表 创建完数据库后，下一步是创建数据库中的表。创建表就是创建表结构，包括表中的字段名称、字段的数据类型、字段大小和主键等属性。 1.表的设计和创建方法 表由表结构与表内容组成。表结构指表的字段名称、字段的数据类型和字段大小等，表内容指表中的记录。建立表时，先建立表结构再向表中输入记录。 （1）创建表的方法 当打开新的空白桌面数据库时，Access将自动创建一个空表，默认名称为“表1”，选择“文件”→“保存”命令，在打开的对话框中为“表1”进行重命名。如果保存后需要对表重新命名，则可以在导航窗格列表中右击“表1”，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，并修改表名。 如果需要创建新的表，用户可以单击“创建”→“表格”→“表”按钮，以添加一个名为“表#”的新表。“#”是自动按顺序列出的下一个未使用数字。 也可以单击“创建”→“表格”→“表设计”按钮，打开表设计器，在其中创建新表。 1 使用“创建”选项卡新建表: 在Access 2013的用户界面中，单击“创建”→“表格”→“表”按钮。 这是比较方便的建表方法，它不仅可以定义字段名称，还可以通过“表格工具/字段”选项卡对大部分的字段属性进行定义,如在“数据类型”选项中定义字段的数据类型,在“字段大小”选项中定义字段所存储的空间大小，并且可以定义验证规则等。 这种方式创建的表会自动出现ID列，并且ID列的数据类型会自动默认为“自动编号”。如果ID列需要更改字段名称和数据类型，可以直接对字段名称进行重命名，数据类型则需要在“数据类型”选项中进行修改。定义完ID列的字段名称和数据类型之后，即可直接向表中输入记录。 2 使用表设计器新建表: 在Access2013用户界面中，单击“创建”→“表格”→“表设计”按钮。 这种方式可以在表设计器中定义表的字段名称、数据类型及字段属性等。使用表设计器完成建表后，如果需要输入记录，则需要切换到数据表视图。 (2)表的视图方式 表的操作通常在设计视图和数据表视图中进行。 1 设计视图 设计视图是用于编辑表结构的视图。在设计视图中可以输入、编辑、修改表的字段名称、数据类型和说明，可以设置字段的各种属性等。 2 数据表视图 数据表视图是用于浏览和编辑记录的视图。在数据表视图中，不仅可以对记录进行插入、编辑、修改和删除，还可以查找、替换数据以及对表进行排序和筛选等。 3 视图的切换 无论是在设计视图中还是在数据表视图中,“开始”选项卡“视图”选项组的“视图”下拉列表中都有“数据表视图”和“设计视图”选项，用户可以根据需要进行视图的切换，用户也可以选中表对象并右击，在弹出的快捷菜单中选择需要的视图方式。此外，在任务栏的右下方有视图切换按钮，通过单击视图切换按钮，用户也可以很方便地进行视图的切换。 2.数据类型 在实际应用中，数据是具有不同类型的，有的是目期，有的是文字，还有的是数字等。因在创建表时，要确定表中字段的数据资期，有的是日期品播类型不同，其存储方式和能够进行的操作也不同。Access2013 提供了多种数据类型。 (1)短文本 短文本数据类型用于存储文字或文字与数字的组合以及不需要进行计算的数字等，如姓名、地址、课程编号、电话号码、邮编等。短文本最多可以存储 256 个字符。 (2)长文本 对于长文本数据类型，Access2013提供了“仅追加”和“格式文本”两种属性长文本在 Access中最多能存储 1GB 的字符。 (3)数字 数字数据类型用于存储需要进行计算的数据，包括字节型、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID和小数等。字节型占1字节宽度，可存储0~255中的整数；整型占2字节宽度，可存储-32768~+32767中的整数；长整型占4字节宽度，它能存储更大范围的数字；单精度型可以表示小数；双精度型可以表示更为精确的小数。 (4)日期/时间 日期/时间数据类型用于存储日期和时间。这种类型的数据有多种格式可选，如常规日期(yyyy/mm/dd hh:mm:ss)、长日期(yyyy年mm月dd日)、长时间(hh:mm:ss)等，占用8字节宽度。 (5)货币 货币数据类型用于表示货币值，计算时禁止四舍五入，占用8字节宽度。 (6)自动编号 自动编号数据类型用于在添加记录时给每一个记录自动插入唯一的顺序号(每次递增1)或随机编号。创建新表时会自动添加D字段并将该D字段设为自动编号类型。每个表中允许有一个自动编号字段。 (7)是/否 是/否数据类型用于存储两个值中只可能是其中一个的数据，如是/否、真/假等。 (8)OLE 对象 OLE 是对象嵌入与链接的简称。OLE对象数据类型用于存储声音、图形、图像等信息。 (9)超链接 超链接数据类型用于存放超级链接地址，可以存储电子邮件等地址。 (10)附件 附件数据类型允许用户向记录附加图片和其他文件，就像邮件的附件一样。如果有一个“学生成绩管理”数据库，则可以通过附件附加学生照片或附加毕业论文等文档。对于BMP、.EMF等文件格式的文件，Access会在添加附件时对其进行压缩。附件数据类型仅用于.accdb 文件格式的数据库。附件的名称不得超过255个字符，包括文件扩展名。 (11)计算字段 计算字段用于存储计算结果，并不是数据类型。例如，计算姓氏、折扣等，可以进行计算的数据类型为文本、数字、货币、是/否、日期/时间。一般使用表达式来进行计算，计算的结果存储在计算列中。 (12)查阅和关系 用户可以通过查阅和关系下的“查阅向导”对话框创建查阅字段，可以查阅其他表或查询中的值。查阅和关系不是数据类型。 3.主键及其设置方法 (1)主键 主键是表中能唯一标识一条记录的一个字段或多个字段的组合。一个表中只能有一个主键。如果表中有唯一可以标识一条记录的字段，就可以将该字段指定为主键。如果表中没有一个字段的值可以唯一标识一条记录，就要将多个字段组合在一起作为主键。主键不允许有NULL值，而且必须始终具有唯一值。 (2)设置主键的方法 ①将表中的一个字段设置为主键:如果要设置表中的一个字段为主键，则可以打开表的设计视图，右击要设置的字段所在的行，在弹出的快捷菜单中选择“主键”命令，该字段左侧的按钮上就会出现钥匙形的主键图标。 ②将表中多个字段的组合设置为主键:如果要设置表中多个字段的组合为主键，则要在按住“Ctrl”键的同时，分别单击字段左侧的按钮，当选中的字段行变黑时右击，在弹出的快捷菜单中选择“主键”命令，此时所有被选择的字段左侧的按钮上都会出现主键图标。 学科网（北京）股份有限公司 $$null