项目1 初识Access数据库知识梳理《Access数据库应用技术》（电子工业出版社第三版）

null 项目1 初识Access数据库知识梳理 知识点一 认识数据库 Access 是 Microsoft Office 办公软件组件之一，是一种中小型数据库管理系统。 1.数据库的相关概念 （1）数据库（Database，DB） 是存储在计算机存储设备上的有组织、可共享、结构化的数据集合，是数据库管理系统的核心和主要管理对象。在Access数据库中，数据以二维表的形式存放，行称为记录，列称为字段。表中数据相互之间有一定的联系。一个数据库中可能有一个表或多个表及其他数据库对象。 （2）数据库管理系统(Database Management System，DBMS) 是对数据库进行管理的系统，是用户和数据库的软件接口。其主要作用是统一管理、控制数据库的建立、使用和维护。用户可通过数据库管理系统对数据库中的数据进行使用、管理和维护等操作。常用的数据管理系统有Access、SQL Server、Oracle和MySQL等，其中Access是最简单、最容易掌握的数据库管理系统。 （3）数据库系统(Database System，DBS) 数据库系统是一种引入了数据库技术的计算机系统。数据库系统一般由数据库、数据库管理系统、计算机硬件系统、数据库管理员和用户5部分组成。 2.数据模型 数据模型是指数据库中数据与数据之间的关系。任何一种数据库系统都是基于某种数据模型，数据模型不同相应的数据库系统就完全不同。常用的数据模型有层次模型、网状模型和关系模型3种。 （1）层次模型 以树形结构表示数据及其关系的数据模型称为层次模型。树是由节点和连线组成，节点表示数据集，连线表示数据之间的关系。层次模型表示从根节点到子节点的“一对多”关系。通常将表示“一”的数据放在上方，称为父节点；将表示“多”的数据放在下方，称为子节点。树的最高位只有一个节点，称为根节点。 层次模型的重要特征如下： ①仅有一个根节点； ②而根节点以外的其他节点向上仅有一个父节点； ③向下有一个或若干个子节点。 （2）网状模型 以网状结构表示数据及其关系的数据模型称为网状模型。网状模型是层次模型的扩展，网状结构可以表示“多对多”的关系。 其重要特征如下： ①可以存在两个或多个节点没有父节点； ②允许单个节点存在多于一个的父节点； ③网状模型的节点间可以任意发生联系，能够表示任意复杂的关系，如数据间的纵向关系与横向关系。 （3）关系模型 以二维表格表示数据及其关系的数据模型称为关系模型。关系模型是应用最广泛的数据模型。关系模型中数据的逻辑结构是由行和列构成的二维表，二维表中既可以存放数据，也可以存放数据间的关系。目前广泛使用的数据库管理系统基本上都属于关系模型数据库管理系统，其管理的数据库也称为关系数据库。 三、关系的相关概念 （1）关系 一个关系就是一个二维表，每个关系都有一个关系名。在Access中，每一个关系就是一个表。 对关系的描述称为关系模式，一个关系模式对应一个关系的结构。其表示格式如下： 关系名(属性名 1，属性名 2，…，属性名 n) 在Access中，关系模式可以记为：表名(字段名称1，字段名称2，…，字段名称n) 例如：“用户信息”表的关系模式可记为用户信息(编号，姓名，性别，出生日期，……)。 （2）元组 一个关系(二维表)中的每一行称为一个元组。一个关系可以包含多个元组，但不允许有完全相同的元组。在Access 中，一个元组就是表中的一个记录。 （3）属性 一个关系(二维表)中的每一列称为属性。一个关系中不允许有相同的属性名称。在Access 中，属性就是表中的字段。 （4）域 属性的取值范围称为域。例如：“出生日期”字段的域只能是日期；“单价”字段的域一般为数字等。 （5）键 键也称为关键字，是唯一标识一个元组的属性或属性集合。 例：“客户”表中的客户编号可以唯一标识表中的记录，可作为一个关键字使用。“学生在校信息表”中，学号是可以唯一确定这个学生就是这个学生，那么学号就是这个表中的关键字。 一个关系中可能存在多个关键字。在Acccss中，关键字由一个或多个字段组成，用于标识记录的关键字称为主关键字。【注意：主关键字只有一个。】 知识点二 Access2013的基本操作 1. Access 2013的启动和退出 （1）启动Access 2013的方法 ①“开始”-“Microsoft Office 2013”-“Access 2013” 菜单命令启动。 ②双击Access 2013快捷方式图标。 ③在Win10系统中，将快捷方式拖到任务栏中，此后可快捷启动 Access 2013。 （2）退出Access 2013的方法 ①单击Access 2013用户界面主窗口标题栏最右侧的“关闭”按钮。 ②双击Access 2013 标题栏最左侧的控制菜单图标。 ③在Windows 系统中，可以使用关闭窗口的快捷键“Alt+F4”来退出。 2. Access 2013的的用户界面 Access 2013的用户界面由标题栏、快速访问工具栏、选项卡组、功能区、导航窗格、工作区和状态栏等组成。 （1）标题栏 标题栏在 Access 2013 用户界面的顶端，用于显示当前打开的数据库文件名，是标准的Windows应用程序组成部分。 （2）快速访问工具栏 快速访问工具栏是一组可自定义的工具栏，它包含一组独立于功能区中相关命令的按钮，可快捷进行功能操作。 用户可以通过单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮,对快速访问工具栏中的工具按钮进行添加或删除操作，从而自定义快速访问工具栏。 （3）功能区 功能区是一个带状区域，包括多个选项卡及工作区。 （4）选项卡组 选项卡组有“文件”“开始”“创建”“外部数据”“数据库工具”等选项卡。 每个选项卡中含有多个选项组； 每个选项组中包含相似或相关的命令按钮、下拉列表、文本框等组件； 有的选项组中还具有扩展按钮，辅助用户以对话框的方式设置详细的属性。 ①“开始”选项卡，用于对数据库进行各种基本操作。 每个选项组有可用和禁用状态：可用状态下的图标和字体是黑色的，禁用状态下的图标和字体是灰色的。在没有打开数据库对象之前，“开始”选项卡中所有的命令按钮都是灰色的，即处于禁用状态。 ②“创建”选项卡，Access数据库中所有对象的创建都是在此处进行的。 ③“外部数据”选项卡，用户可以实现内、外部数据交换的管理及操作。 ④“数据库工具”选项卡，是一个管理数据库后台的工具。 （5）导航窗格 可实现对当前数据库中所有对象的管理和对相关对象的组织，并按类别将其分组。 在导航窗格中，右击任何对象，都能打开快捷菜单，从中选择某个命令，可以执行某个操作。 （6）工作区 数据库窗口中，导航窗格右侧的空白区域就是工作区，对数据的所有操作及操作的结果都显示在工作区中。 （7）状态栏 主窗口的底部为状态栏。 状态栏左侧会显示当前的操作状态或当前的视图状态； 右侧会以使用根据操作的不同显示不同的视图切换按钮；点击视图切换按钮可以在不同的视图之间进行快速切换。 在Access 2013中，数据库对象打开的文档窗口在工作区中的显示方式，除了可以设置为“重叠窗口” ，还可以设置为“选项卡式文档”。通过选择“文件”-“选项” 命令，在打开的“Access 选项” 对话框的“当前数据库” ，选项卡中进行设置即可。 知识点三 Access2013的数据库对象 在导航窗格中，可以看到数据库对象有表、查询、窗体、报表、宏和模块6种。 1.表 表是Access 2013数据库的核心和基础，主要用于存储数据信息，其他数据库对象的操作都是在表的基础上进行的。 （1）一个数据库中可以包含多个表。 （2）表中的数据是以行和列来组织的，每一行称为一个记录，每一列称为一个字段,每个表中通常有多个记录和多个字段。 （3）每一个表对应一个主题，便于对数据进行管理。 （4）表之间可以通过相关的数据建立关系，有一对一、一对多和多对多等关系。 2.查询 建立数据库系统的目的：（1）存储数据。（2）在此基础上对数据进行分析和研究。 在Access 2013中，用户可以： （1）从表中查询需要的符合要求的数据。 （2）查看、分析和更改数据。 查询的结果又可以作为数据库中窗体、报表等其他数据库对象的数据源。 3.窗体 窗体是数据库和用户之间的主要接口，是Access 2013中最灵活的数据库对象。 用户使用窗体可以： （1）设计各种显示、输入或修改表内容的用户界面 （2）方便快捷地输入、编辑、查询和显示数据。 窗体的数据源可以是表或查询。在数据库应用程序中，用户都是通过窗体对数据库中的数据进行各种操作的，而不是直接对表、查询等进行操作。 4.报表 在Access 2013 中，报表的功能是分析和打印数据。 使用报表可以： （1）用格式化的形式显示和输出数据 （2）利用报表对数据进行分类、汇总、计算等。报表的数据源可以是一个或多个表或查询。 5.宏 （1）宏是Access 2013数据库中一个或多个操作命令组成的集合，每个操作命令都实现一个特定的功能。 （2）用户在操作数据库时，一般一次只能执行一个操作命令；而通过宏对象，用户可先将要执行的多个操作命令保存在一起，变成一组宏命令，在需要的时候再执行这个宏，便可以一次自动执行宏中所有的操作命令。 （3）宏可以是单个的宏，也可以是多个宏组成的一个相关宏的宏组。 （4）与其他数据库对象不同的是，宏并不直接处理数据库中的数据，它是组织其他表、查询、窗体、报表等数据库对象的工具。 6.模块对象 （1）模块是Access 2013 中用于进行Visual Basic宏语言程序设计的对象。 （2）当需要完成更复杂的操作或更强功能的开发但无法通过宏或其他操作来完成时，可以通过VBA 编写的程序段来实现。 （3）VBA 以 Visual Basic 语言为基础，应用VBA可极大增强数据库的应用功能。 知识点四 数据库的设计 数据库设计的步骤包括：规划数据库中的表、确定表中需要的字段、确定表的主键、确定表关系、优化设计等。 1.规划数据库中的表 规划数据库中的表是数据库设计的基础，是数据库设计过程中最难处理的步骤。 工作中经常用到的表格、资料等原始数据与数据库中表的属性要求有一定的差异，因此需要按照数据库中表的属性要求重新进行分类整理。此步骤需要遵循以下原则。 （1）表中尽量不要有重复的信息，要注意数据库中的表与常规文件应用中的数据表格是不完全相同的。 （2）每条信息只保存在一个表中，便于数据更新和保持数据的一致性。 （3）每条信息应该只包含关于同一主题的信息，以便于数据的维护。 2.确定表中需要的字段 表确定后，需要确定表中字段。每个表中都包含同一主题的信息，因此每个表中的字段应包含该主题的各个事件。例如，“学生信息表”中，可以包含学生姓名、考号、性别、出生日期、所在班级等。此步骤还需要注意以下几个点。 （1）表中的字段应能包含项目需要的所有信息。 （2）每个字段都直接与表的主题相关。 （3）字段不包含表达式计算的结果。 （4）尽量以较小的逻辑单位保存数据信息。 3.确定表的主键 为了查询不同表中的信息，需要在不同的表之间建立关系，这就需要每个表中必须包含唯一确定每个记录的字段或字段集，这个字段或字段集就是主键（也叫主关键字）。为确保唯一性，主键的值不能重复，不能为空（NULL）。 2.确定表关系 因为不同的表只包含一种主题信息，为了利用不同主题的数据信息，需要根据实际需要确定哪些表之间需要通过主键建立关系。 确定表关系只是为了验证各表之间的逻辑关系，一般会在表中数据输入完成后再确定表关系。 3.优化设计 完成以上步骤之后，还需要重新对项目进行核查，与客户进行交流，向客户提供初步设计结果，接受客户反馈，并重新检查各个表、字段及属性和表关系。 在数据库的每个表中输入一定的模拟数据，分别建立关系、创建查询来验证数据库中的关系；创建窗体和报表来检查输入和显示数据是否满足预期目标，发现并改进数据库设计中的问题；最后查找不需要的重复数据，调整合适的数据类型和字段大小，使数据库中的数据实现最优化。 确定数据库设计已达到设计目标后，就可在表中添加正式的数据，并根据需要创建查询、窗体、报表、宏和模块等不同的数据库对象，以满足数据管理的需要。 学科网（北京）股份有限公司 $$