4.2账簿的设置及登记(教案)《基础会计及实训教程(第三版 )》(水利电力出版社)

2024-07-23
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内容正文:

任务二 账簿的设置及登记 任务目标: 1.能根据单位实际需要购买相关账簿 2.会填写账簿启用一览表和账户目录 3.能建立总账、日记账、明细账和必要的备查账 4. 熟悉账簿登记规则 5. 会登记总账、日记账、明细账 一、启用登记表的填写 启用账簿的规则 为了保证账簿的合规性和账簿资料的完整性,明确记账责任,各种账簿的登记都要由专门人负责。 1、启用账簿时,必须在账簿扉页上填列“账簿启用及经管人员一览表”,详细填写有关项目后加盖单位公章,并由会计主管人员和记账人员签章。同时,按“会计科目表”中的科目排列顺序填写“账户目录”。 2、更换记账人员时,应在会计主管人员的监督下办理交接手续,并在交接记录内填写有关项目后,由交接双方和会计主管人员签章。 二、建账 1.总账的建立 (1)购置账簿:企业为了对全部资金运动进行总括的监督和控制,应购置总账。其外部形式采用订本式账簿,内部格式采用三栏式账页格式。 (2)建账步骤: 第一,启用账簿:填制账簿启用表(见上图) 第二,设置账户:在账页中设置各会计科目。 第三,登记期初余额 第四,填写账户目录 2.日记账 日记账,其格式有三栏式和多栏式两种。 1.三栏式日记账(金额是三栏)。 2.多栏式日记账。即将收入栏和付出栏分别按照对方科目设置若干专栏,也就是将收入栏按贷方科目设专栏,付出栏按借方科目设专栏。 现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。 无论采用三栏式还是多栏式现金日记账,都必须使用订本账。 3.明细账 明细分类账一般采用活页式账簿,有三栏式、数量金额式、多栏式等多种账页格式,相同格式的账页装订成册 第一,购买启用账簿:根据不同总账所属的明细账选择不同格式明细账账页及封面,按照账簿启用要求填制启用账簿登记表和经管人员一览表 4.备查账:企业根据需要设置备查账若干本,该账簿没有固定的账本形式和账页格式,企业可以根据实际情况选择适用账簿。如企业可以设置“租入固定资产登记簿”、“支票登记簿”、“应收票据备查簿”等。 【随堂训练·单选题1】能够提供企业某一类经济业务增减变化总括会计信息的账簿是(  )。   A.明细分类账  B.总分类账  C.备查簿    D.日记账 【随堂训练·单选题2】能够提供企业某一类经济业务增减变化较为详细会计信息的账簿是(  )。   A.明细分类账  B.总分类账 C.备查簿    D.记账凭证 【随堂训练·单选题3】能够序时反映企业某一类经济业务会计信息的账簿是(  )。   A.明细分类账  B.总分类账  C.备查簿    D.日记账 【随堂训练·单选题4】一般情况下,不需根据记账凭证登记的账簿是(  )。   A.明细分类账  B.总分类账  C.备查簿    D.日记账 【随堂训练·单选题5】日记账的最大特点是(  )。   A.按现金和银行存款设置账户 B.可以提供现金和银行存款的每日发生额   C.可以提供现金和银行存款每日的动态和静态资料  D.随时逐笔顺序登记并逐日结出余额 【随堂训练·单选题6】下列账簿格式中,不属于按用途分类的是( )。   A.活页账  B.分类账  C.日记账  D.备查账 【随堂训练·单选题7】在我国,单位一般只针对( ),采用卡片账形式。   A.库存商品明细账   B.银行存款日记账 C.应交增值税明细账  D.固定资产明细账 【随堂训练 单选题8】固定资产明细账一般采用(   )。 A.活页式 B.订本式 C.多栏式 D.卡片式 【随堂训练 单选题 9】费用明细账比较适合使用的账簿格式是(  )。 A.两栏式账簿 B.三栏式账簿 C.多栏式账簿 D.数量金额式账簿 【随堂训练·多选题1】账簿按用途分类包括(  )。   A.日记账    B.分类账 C.备查账    D.总账 【随堂训练·多选题2】账簿按格式分类包括(  )。 A.三栏式账簿    B.多栏式账簿  C.数量金额式账簿   D.卡片式账簿 E. 活页式账簿 【随堂训练·多选题3】账簿按其用途分类,分为(  )。 A.总账账簿  B.分类账簿 C.备查账簿 D.序时账簿 四、账簿登记规则 1.为了保证账簿记录的准确、整洁,应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。 2.账簿登记完毕后,要在记账凭证上签名或者盖章,并在记账凭证的“过账”栏内注明账簿页数或画对勾,注明已经登账的符号,表示已经记账完毕,避免重记、漏记。 3.账簿中书写的文字和数字上面要留有适当的空格,不要写满格,一般应占格距的1/2。4.为了保持账簿记录的持久性,防止涂改,登记账簿必须使用蓝黑墨水或碳素墨水并用钢笔书写,不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。 5.必须使用蓝、黑墨水用钢笔书写. 在下列情况下,可以用红色墨水记账: (1)按照红字冲账的记账凭证,冲销错误记录; (2)在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数; (3)在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,在余额栏内登记负数余额; (4)根据国家统一的会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。 由于会计中的红字表示负数,因而除上述情况外,不得用红色墨水登记账簿。  6.在登记各种账簿时,应按页次顺序连续登记,不得隔页、跳行。如无意发生隔页、跳行现象,应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销,或者注明“此页空白”或“此行空白”字样,并由记账人员签名或者签章。  7.凡需要结出余额的账户,结出余额后,应当在“借或贷”栏目内注明“借”或“贷”字样,以示余额的方向;对于没有余额的账户,应在“借或贷”栏内写“平”字,并在“余额”栏用“θ”表示。  8.每一账页登记完毕结转下页时,应当结出本页合计数及余额,写在本页最后一行和下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样;也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明“承前页”字样,以保持账簿记录的连续性,便于对账和结账。 【随堂训练·多选题1】下列情况,可以用红字记账的有(  )。 A.在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数 B.在三栏式账户的余额栏前,如果未标明余额方向的,在余额栏内登记增加数 C.按照红字冲账的记账凭证,冲销错误记录  D.冲销账簿中多记录的金额 【随堂训练·多选题2】下列情况,可以使用红色墨水记账的是( )。 A.在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记增加数 B.在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数 C.在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,在余额内登记正数余额 D.在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,在余额内登记负数余额 五、库存现金、银行存款日记账的设置与登记 现金日记账和银行存款日记账是由出纳员根据审核后的收、付款凭证逐日逐笔的所以,这两本账也称出纳账。出纳账采用订本式账簿,其账页格式有三栏式和多栏式等。 1、三栏式现金日记账的设置及登记方法 三栏式现金日记账一般采用“收入”、“支出”和“余额”三栏式格式。为了清晰地反映收付款业务的对应关系,在金额栏可设“对方科目”栏。银行存款日记账在“摘要”栏后还应设“结算凭证种类号数”栏,以便与开户银行对账。 现金日记账出纳人员是根据现金收款凭证、现金付款凭证以及从银行提取现金的银行付款凭证,按时间顺序逐日逐笔登记的。登记日记账要做到日清月结。 2、多栏式现金日记账的设置及登记方法 在收付款业务较多的企业,为了清晰地反映现金 与有关科目的对应关系并便于汇总过入总账,可以采用多栏式现金日记账,它是在三栏式现金日记账的基础上发展起来的,其格式有两种,一种是  借、贷方分设的多栏式现金日记账,其 登记方法是:先根据有关现金收入业务的记账凭证登记现金收入日记账,根据有关现金支出业务的记账凭证登记现金支出日记账,每日营业终了,根据现金支出日记账结计的支出合计数,一笔转入现金收入日记账的“支出合计”栏中,并结出当日余额。 3、银行日记账的设置及登记方法 银行存款日记账应按会计主体在银行开立的账户和币种分别设置,每个银行账户设置一本日记账。银行存款日记账的格式和登记方法与现金日记账相同。银行存款日记账通常也是由出纳人员根据审核后的银行存款收、付款凭证,逐日逐笔按照先后顺序进行登记。银行存款日记账的登记要做到日清月结,并定期与银行送来的对账单逐笔核对。 六、总分类的设置和登记方法 为了全面、总结的地反映经济和财务收支情况,并为编制会计报表提供资料,各单位都要设置总分类账。总分类账采用订本式账簿,按照会计科目的编号顺序设立账户,并适当估计本年度内各种经济业务的发生笔数,为每个账户预留若干帐页。其账页格式有三栏式和多栏式。 大多数总分类账一般采用三栏式的格式,设置借方、贷方和余额三个基本金额栏目。 总分类账由总账会计负责登记,其登记依据和方法,取决于所采用的记账程序。总分类账既可以直接依据记账凭证逐笔等记,也可以将记账凭证定期汇总后登记,月终,在全部经济业务事项登记入账后,结出各账户的本期发生额和期末余额。 七、明细分类记账的设置和登记方法 明细分类账一般采用活页式账簿,比较重要的明细分类账也可以采用订本式账簿,特殊业务还可以采用卡片式账簿(如固定资产明细账)。根据管理的要求和各种明细账反映的经济内容,其账簿格式主要有三栏式、数量金额式、多栏式三种。 1、三栏式明细分类账 三栏式明细分类账的格式是在账页内只设借方、贷方和余额三个金额栏。这种格式适用于只进行金额核算、不进行数量核算的债权、债务结算科目的明细分类核算,如”应收账款“、“应付账款”等账户的明细核算。 2、多栏式明细账 明细账是将属于同一个总账科目的多个明细科目合并在一张帐页上进行登记,适用于收入、费用、成本、利润和利润分配明细账,如:生产成本明细账、管理费用明细账、营业外收入明细账、利润分配明细账等。 多栏式明细账专栏的多少,可按具体科目的实际需要进行设置。账页格式又可细分为:(1)借贷两方多栏式;(2)借方多栏式;(3)贷方多栏式。多栏式明细分类账适用于只记金额,同时又需要了解其构成内容的详细资料的费用、成本、收入和利润等科目。 3.数量金额式明细分类账 数量金额式明细分类账的格式是在账页内设有收入、发出和结存三大栏,在三大栏内各设“数量、金额”等几个小栏目。这种格式适用于既要进行金额核算,又要进行实物数量核算的各种财产物资科目,如”原材料、”“库存商品”等账户的明细核算。格式如下4-7所示: 数量金额式明细账提供了企业有关财产物资的数量和金额收、发、存的详细资料,能加强财产物资的实物管理和使用监督,可以保证这些财产物资的安全完整。 八、总分类账和明细账的平行登记 1、总分类账和明细分类账的关系 总分类账和明细分类账的原始依据相同,核算内容相同,但核算指标的详细程度不同。总分类账户对其所属的明细分类账户起着统驭和控制的作用,明细分类账户对其从属的总分类账户起着补充和说明的作用。所以,总分类账户又称为统驭账户,明细分类账户又称为被统驭账户或从属账户。统驭账户和从属账户所提供的核算资料相互补充,既提供总括指标,又提供详细核算指示,从不同的角色反映相同的经济业务。 2、平行登记的方法 总分类账和明细账必须进行平行登记。平行登记,就是将每项经济业务根据会计凭证既在总分类帐中登记,又在所属其明细分类账中登记,在这两类不同账户中登记的方向一致、结果相符。通过平行登记,才能使总分类账和明细分类账的记录形成统驭和从属的关系。 平行登记的要点: (1) 同期间 对每项经济业务,应在同一会计期间内根据相同的会计凭证,既记入有关的总分类账户,又记入其所属的明细分类账户。 (2) 同方向 每项经济业务记入总分类账和明细分类账的方向要相同。如果记入总账的借方,也要相应地记入明细账的借方;如果记入总账的贷方,也要相应地记入明细账的贷方。 有些明细账只设置一个方向的发生额栏目,可以用红字在该栏内登记反向记录。在这种特殊的情况下,应根据实际的记账方向而不应根据所在栏目表明的借贷方向来确定。 (3) 同金额 每项经济业务记入总分类账的金额必须与记入所属各有关明细分类账的金额之和相等。总账记入的是总括数字,明细账记入的是明细数字。在设立二级的情况下,总账、二级账和明细账都应进行平行登记。 平行登记的检查: 在会计期末,为了检查有关总分类账与其所属的明细账的记录是否正确,应按不同账户分别编制“明细分类账户本期发生额及余额表”,并与其从属的总分类账户相核对。一般来说,平行登记的结果是:总分类账户的本期发生额等于所属明细分类账户的本期发生额合计;总分类账户的期末余额等于所属的明细分类账户的期末余额合计。 “明细分类账户本期发生额及余额表”是根据各明细分类账户的本期记录编制的。 平行登记举例: 现以“原材料”和“应付账款”两个账户为例,说明总账与所属明细账的平行登记方法。 1.资料 (1)2009年1月1日,“原材料”和“应付账款”账户的期初余额: 原材料总账 20 000元 甲材料明细账 10 000千克 单价0.50元 5 000元 乙材料明细账 15 000只 单价1.00元 15 000元 应付账款总账 40 000元 E工厂明细账 12 000元 F工长明细账 28 000元 (2)1月份发生的有关经济业务如下:(此处说明总账与明细账的平行登记,故暂不考虑税金) ①购入甲材料800千克,每千克0.05元;乙材料600只,每只1.00元。以现金支付贷款1000元,材料已验收入库。 ②以银行存款偿还E工厂贷款1000元、F工厂贷款2000元。 ③购入甲材料2000千克,每千克0.5元;乙材料4000只,每只1.00元。共计货款5000元。其中,甲材料是向E工厂购买,货款尚未支付;乙材料是向F工厂购买,货款已用银行存款支付,材料已验收入库。 ④以银行存款偿还E工厂货款2000元、F工厂货款2500元。 1. 要求 (1)设账。根据材料(1)开设“原材料”和“应付账款”总分类账户及所属各明细分类账户,填入期初余额。 (2)编制会计分录并记账。根据资料(2)编制会计分录,并根据款及分录登记“原材料”和“应付账款”总分类账户及所属各明细分类账户。 (3)结账和对账。月末,结出各账户的本期发生额和期末余额。编制“原材料”和“应付账款”明细分类账户本期发生额及余额表,并分别与“原材料”和“应支付账款”总分类账户的本期发生额及期末余额进行核对。 3.解题 (1)设账(见如下表) 总分类账 账户名称:原材料 单位:元 2009年 凭证号 摘 要 借方 贷方 借或贷 余额 月 日 1 1 略 略 月初余额 1 购入甲、乙材料 ③ 购入甲、乙材料 1 000 5 000 借 借 借 20 000 21 000 26 0000 1 31 略 本月合计 6000 借 26 000 表4-9 原材料明细分类账 账户名称:甲材料 计量单位:Kg 2009年 凭证号 摘 要 收 入 发 出 结 存 月 日 数量 单价 金额 数量 单价 金额 数量 单价 金额 1 1 略 略 月初余额 1 购入 ③ 购入 800 2 000 0.50 0.50 400 1 000 10 000 10 800 12 800 0.50 0.50 0.50 5 000 5 400 6 400 1 31 略 本月合计 2 800 0.50 1 400 12 800 0.50 6 400 表 4-10 原材料明细分类账 账户名称:乙材料 计量单位:Kg 2009年 凭证号 摘 要 收 入 发 出 结 存 月 日 数量 单价 金额 数量 单价 金额 数量 单价 金额 1 1 略 略 月初余额 1 购入 ③ 购入 600 4 000 1.00 1.00 600 40000 15 000 15 600 19 600 1.00 1.00 1.00 15 000 15 600 19 600 1 31 略 本月合计 4 600 1.00 4 600 19 600 1.00 19 600 表4-11 总分类账 账户名称:应付账款 单位:元 2009年 凭证号 摘 要 借方 贷方 借或贷 余额 月 日 1 1 略 略 月初余额 2 偿还货款 ③ 购材料 ④ 偿还货款 3 000 4 500 1 000 贷 贷 贷 贷 40 000 37 000 38 000 33 500 1 31 略 本月合计 7 500 1 000 贷 33 500 应付账款明分类细账 表4-12 账户名称:E工厂 单位:元 2009年 凭证号 摘 要 借方 贷方 借或贷 余额 月 日 1 1 略 略 月初余额 ②偿还贷款 ③购料 ④偿还贷款 1 000 2 000 1 000 贷 贷 贷 贷 12 000 11 000 12 000 10 000 1 31 略 本月合计 3 000 1 000 贷 10 000 表4-13 应付账款明分类细账 账户名称:F工厂 单位:元 2009年 凭证号 摘 要 借方 贷方 借或贷 余额 月 日 1 1 略 略 月初余额 2 偿还货款 ④ 偿还货款 2 000 2 500 贷 贷 贷 28 000 26 000 23 500 1 31 略 本月合计 4 500 贷 23 500 (2)根据资料(2)编制会计分录如下: ①借:原材料——甲材料 400 ——乙材料 600 贷:库存现金 1 000 ②借:应付账款——E工厂 1 000 ——F工厂 2 000 贷:银行存款 3 000 ③借:原材料——甲材料 1000 ——乙材料 4000 贷:应付帐款 ——E工厂 1 000 银行存款 4 000 ④借:应付账款——E工厂 2 000 ——F工厂 2 500 贷 :银行存款 4500 根据以上会计分录登记有关账簿。 月末,结出各账户的本期发生额和期末余额,并编制“明细分类账户本期发生额及余额表”,核对平行登记的结果是否正确。 原材料明细分类账户本期发生额及余额表 2009年1月 单位:元 明细账 计 量 单 位 单价 (元) 期初余额 本期发生额 期末月额 收入 发出 数量 余额 数量 余额 数量 余额 数量 余额 甲材料 千克 0.50 1 000 5 000 2 800 1 400 12 800 6 400 乙材料 只 1.00 15 000 15 000 4 600 4 600 19 600 19 600 合计 — — — 20 000 — 6 000 — — 26 000 应付账款明细分类账户本期发生额及余额表 2009年1月 单位:元 明细账 期初余额 本期发生额 期末月额 借方 贷方 借方 贷方 借方 贷方 E工厂 12 000 3 000 1 000 10 000 F工厂 28 000 4 500 23 500 合计 40 000 7 500 1 000 33 500 任务三 错账的更正 由于各种原因,记账错误是难以完全杜绝的。错登会导致借贷的不平衡,而漏登、重登不影响借贷平衡。实际工作中,如果账簿记录出现错误,需按照正确的方法进行更正。更正错账的方法一般有划线更正法、红字更正法和补充登记法。 任务目标: 1.掌握错账更正的方法 2.能针对不同情况出现的错账,采用正确的方法进行更正 一、划线更正法 如果记账凭证正确,只是由于过账时发生差错,而使账簿记录出现错误,应采用划线更正法进行更正。一般做法是:(1)在错误记录上画一条红色注销。文字错误可以只注销错字,但数字错误必须将整个数字注销。被注销的记录仍要清晰可辨,以备查考。(2)记账人员在注销处加盖个人印章,以明确责任。(3)登记正确的记录。 划线更正法举例法如下: 【例1】 对账时发现有一笔经济业务的发生额为8400元,过账时误记为4800元,则更正如下: 8400 4800 (盖上印章) 二、红字更正法 红字更正法也称红字冲账法,一般有两种做法: 1、 全部冲销 如果记账凭证中的科目错误或借贷方向错误,并已过帐,应采用红字更正法进行全部冲销。具体做法是: 1.编红字金额编制一张与原错误记账凭证内容一致的记账凭证,在摘要栏中注明“冲销某日X号凭证错误”,填制日期为错账的更正日期,凭证编号按本日已编凭证顺序编写。   2.用红字金额记入有关账户,以冲销原错账。 3.用蓝字编制一张正确的记账凭证,在摘要栏中注明“更正某日X号凭证错误”。 4.用蓝字金额记入有关账户,以更正错账。 【例2】 车间修理办公用具时领用材料共计500元。编制记账时,将借方科目误写为“管理费用”,并已登记入账。 错误分录如下: 更正分录如下: ①用红字金额全部冲销错误记录 借:管理费用 500 借:管理费用 500 贷:原材料 500 贷:原材料 500 ②重新编制正确分录 借 :制造费用 500 贷:原材料 500 (注: 表示红字) 将以上更正分录过账后,错账就得到了更正,如图 所示。 原材料 管理费用 制造费用 500 错账 500 冲销 500 ① 500500 500 500 ② 500 必须注意:以上类型的错账只能采用红蓝数字相互抵消的办法进行更正,而不宜采用“借:制造费用”的借贷转销的办法来更正。因为:①账户余额虽然得到更正,但虚增了发生额;②转销分录的账户对应关系得不到正常解释,容易使人产生误解。 2、部分冲销 如果记账凭证中的科目、方向都没有错误,只是错误金额大于应记金额并已过账,应采用红色更正法进行部分冲销。具体做法是:填制一张科目和方向与错误凭证相同,但金额是多记差额的红字金额记账凭证并据以入账,冲销多记的金额。在红字金额记账凭证的摘要栏注明“注销ⅹ月ⅹ日第ⅹ号凭证多记金额”。 【3】 在途材料验收入库,结转材料实际采购成本,共计8000元。编制记账凭证时,将金额误写为80000元,并已登记入账。 错误分录如下: 更正分录如下:72000 借:原材料 80000 借:原材料 72000 贷:在途物资 80000 贷:在途物资 将以上更正分录过账后,有关账户实际入账金额为8000元,如图 所示。 在途物资 原材料 80000 错 账 80000 72000 72000 冲 账 三.补充登记法 如果记账凭证中的科目、方向没有错误,只是错误金额小于应记金额并已过帐,应采用补充登记法进行更正。具体做法是:填制一张科目和方向与错误凭证相同,但金额是少记差额的蓝字金额记账凭证并据以入账,补记少记的金额。在补充登记凭证的摘要栏注明“补记ⅹ月ⅹ日第ⅹ号凭证少记金额”。 【4】 在途材料验收入库,结转材料实际采购成本,共计8000元。编制记账凭证时,将金额误写为800元,并已登记入账。 错误分录如下: 借:原材料 800 贷: 在途物资 800 更正录如下: 借:原材料 7200 贷:在途物资 7200 将以上更正分录过账后,有关账户实际入账金额为8000元,如图所示。 在途物资 原材料 800 错 账 800 7200 7200 补 记 现将错账类型及相应的更正步骤总结如表 所示。 错账类型 更正方法 更正步骤 记账凭证正确,过账发生错误 划线更正法 (1) 划线注销错误记录 (2) 更正人盖章 (3) 登记正确记录 记账凭证错误,并据以过账 科目等错误 红字更正法 全部冲销 (1) 填制红字金额凭证冲销错账 (2) 填制正确记账凭证登记入账 金额错 误 金额多记 部分冲销 填制红字金额凭证冲销多记金额 金额少记 补充登记法 填制蓝字金额凭证补记少记金额  【随堂训练1·多选题】可用于更正因记账凭证错误而导致账簿登记错误的方法 (  )   A.划线更正法 B.红字更正法  C.补充登记法 D.除9法  【随堂训练2·单选题】如果企业的记账凭证正确,在记账时发生错误导致账簿记录错误,则应采用( )进行更正。   A.划线更正法  B.平行登记法  C.补充登记法  D.红字更正法 【随堂训练3·多选题】企业收回货款1 300元存入银行,会计在记账中将金额填为   13 000元并已入账。其错误的更正方法应为( )。  A.划线更正法更正  B.用红字借记“应收账款”账户13 000元,贷记“银行存款”13 000元  C.用蓝字借记“银行存款”账户1 300元,贷记“应收账款”1 300元    D.用红字借记“银行存款”账户11 700元,贷记“应收账款”11 700元  本项目小结: 小 结 账簿概述 记账规则 日记账的设置与登记 分类账的设置与登记 平衡登记 账簿的概念 种类 作用 登记依据 建账 登账 错账的更改 账簿的设置及登记 划线更正法 红字冲销法 补充登记法 及其适用情况 错账的更正 20 - 20 - 学科网(北京)股份有限公司 $$

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