2.1 外贸英文传真的写作(课件）《外贸英文函电第3版》（电子工业出版社）

外贸英文函电 李辉 白丹 主编 第3版 1 Writing for English Faxes and E-mail 专业知识简介 学习目标 学习内容 本章小结 Chapter 2 复习思考题 2 专业知识简介 传真（Fax，是Facsimile一词的简写）是一种现代化通信手段，综合了书信、电报、电传、电话这些通信方式的优点，表现在：①使用范围广。在电报、电传中，只能使用英文及少量的符号，而在传真中，可使用多种语言文字（包括中文）、符号以及表格和图片。②传递速度快。一旦电话接通，无论打印的、手写的或签字的文件、单据及数据表格等，只要放进无线电传真收发机中，便可马上传送出去。因此，它省时、省事。③节省费用。由于传真通过电话进行，费用按实际通话分钟数计算，它在一分钟内传送的内容要比电报、电传多得多。因此，它可节省很多费用。④使用方便。由于传真提供的是24小时服务，因此也可在无人候机的情况下收到电文。 虽然传真具有诸多优点，但也有一些弊端：①由于传真是采用电子数据交换（EDI）的方式以真迹复印传递商业信息，其做法类似于复印机的复制传递，因此很容易弄虚作假，或以假充真，所以应谨慎使用。②采用传真传递的文字或图形的线条一般呈锯齿状，与原文本的文字、图形线条差异较大，清晰度不够。因此，传递出来的书面材料的清晰度还不如复印机复印出来的效果。③在国际贸易中，由于上述原因，有些国家和地区并不认为它具有法律效力。因此，对于一些不太重要的商业信息，才采用传真的方式传递。 3 专业知识简介 电子邮件（E-mail）是许多通信方式都不能比拟的书面的传达信息方式。它的传递是借助计算机网络来实现的，综合了电话和邮政信件等的特点。其优点：①传递速度快。其速度可与国际直拨电话和传真大致相当。②费用低廉。它比国际长话和传真都要便宜，发一封电子邮件的费用仅需几分或几角钱。③使用方便。电子邮件提供的也是24小时服务，也可在无人候机的时候收到邮件。 电子邮件的主要缺陷是有安全性的问题。目前的电子邮件技术还不能保证邮件传输过程滴水不漏以及邮件内容不被非法读取。 4 学习目标 了解外贸英文传真、电子邮件与外贸英文书信的区分； 掌握外贸英文传真和电子邮件的写作。 5 学习内容 2.1 外贸英文传真的写作 2.2 外贸英文电子邮件的写作 6 2.1 外贸英文传真的写作 2.1.1 外贸英文传真的基本格式 大部分公司有自己固定的传真格式，传真文件上都有公司的标志或至少有公司的名称，这些都印刷得非常醒目。传真的内容和外贸英文书信基本相同，但略有区别。 （1）信头和封内地址两部分合并，并简略为收发传真的基本信息，一般采用以下格式。 To: ABC Company Fax:××-××-××××××× Fm: EFG Company Fax:××-×××××××× 集中列明收件人和发件人双方的公司名称和传真号码，方便具体发送传真的人参考确认，也方便收件人收到传真后回复。与外贸英文书信相比，外贸英文传真常增加“总页数（Total Pages）或（Transmitting）”一项，一般位于日期的下方或右方，以方便收件人核对是否收到传真的全部内容。 （2）尊称。如果跟收件人很熟了，就可以只称名不称姓，并采用亲切的问候。如果跟对方不熟，就用“头衔+姓”的方式称呼对方。 （3）正文。 （4）结尾套语。除了使用Yours sincerely、Yours truly之外，更多地倾向于使用Best regards、Best wishes、Kind regards或Regards。 （5）签名。 （6）其他选择性项目。 7 2.1 外贸英文传真的写作 2.1.2 外贸英文传真的语言特点 传真的文体风格类似于书信的文体风格。偶尔也会用事由，如“Re.:”和“Ref.:”就常用来说明传真信息的标题或用来指以前的合同。在大多数情况下使用的称呼也是“Dear + first name”或“Dear + Mr./Mrs. + last name”，最典型的结束语就是“Best regards”。外贸英文书信中所使用的词句也被用于传真。书信与传真的不同之处有时只在于传达信息的手段不同。不过，传真有时更为正式。 （1）为了方便收件人阅读、辨认以及公司内部文件的保存，很多公司都制定了自己的传真页面格式。首先在信头下加印或键入标题“传真”或“传真封面”，然后详细列出以下信息：发件人、收件人的名称、电话、传真号、发函日期、页数等。有些公司会在标题下插入一个包含所有信息的表格，简洁明了，这也是一个值得推荐的好办法。 （2）在写作传真过程中，应避免使用很粗的字体或多种不同颜色的字体，只有简洁明了的字体才能使接收到的传真清晰可辨；还应避免出现大面积色彩浓重的段落，它们会导致传输过程加长，让收件人在接收传真时，承担更多的油墨费，或长时间地占用传真机。还要尽量避免加注脚，由于它们字体偏小，容易导致接收时无法辨认。 （3）由于传真的传输方式，一般“附件”项目不使用Encl.这个词，而使用Attachment，缩写为Attchmt。 8 2.1 外贸英文传真的写作 2.1.3 外贸英文传真的注意事项 （1）传真中的地址有时不像书信那样写得完整。 （2）每页传真上都应有页码。 （3）普通传真机传出去的信函都应签全名。 （4）如果是通过调制解调器传出去的信函，就不用签名，因为通过计算机签名不太容易。 （5）有时手写传真也可以接受，因为传真机主要是用来快速传达书面信息的。 （6）与任何其他类型的商务沟通方式一样，传真同样也会给读者留下印象，所以发出的传真也应当注意内容。 9 2.2 外贸英文电子邮件的写作 2.2.1 外贸英文电子邮件的主要组成部分 外贸英文电子邮件主要由以下几个部分组成。 （1）发件人：发件人的邮箱。 （2）收件人：收件人的邮箱 （3）日期：邮件发送的时间。 （4）主题：邮件内容显示。 （5）抄送人：收到邮件副本的人。 （6）称呼。私人邮件可以写得像对话一样，但商务邮件务必写得像书信一样。如果是写给商业伙伴、客户、不熟悉的同事或主管，就用Dear称呼，不要用Hello或Hi。若不能确定收件人是哪位，通常可采用这样的表达：Dear Sirs、Gentlemen、Dear Madam or Sir或To whom it may concern等。 10 2.2 外贸英文电子邮件的写作 （7）正文部分。外贸电子邮件的正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便于打字和节省时间，提高工作效率。正文是电子邮件的主要部分，大多由两三个或三四个简短的自然段构成，一个自然段一般只有一两句话。 （8）结尾敬语。采用标准的结尾敬语，如：Yours Sincerely、Yours Truly或Yours Faithfully。私人邮件较为自由和随意，常用Best regards、Best Wishes、Kind Regards等电子邮件常用套语，或用Have a nice day、Good day to you等表示美好祝愿的词组作为敬意结尾。 （9）发件人姓名及其公司名称。由于电子邮件是在计算机上打写出来的，故不像传统的外贸书信那样可进行手签，通常是发件人在信的结尾敬语下面打写上自己的姓名，但往往会加列发件人的电话、传真、电子邮件等联系信息。 （10）附件。电子邮件中如果带有与邮件内容相关的附件，如各种扫描的商业发票、订单或报价单等或用Word、Excel等软件编写的文件报表，应在邮件中说明具体文件的名称及份数等，以便对方确认，如Attached please find our shipping plan。 11 2.2 外贸英文电子邮件的写作 表2-1 外贸英文电子邮件主要组成部分 关 键 词 内 容 中文意思 From To Sender’s address Recipients’address 发件人电邮地址 收件人电邮地址 Cc Bcc Date Subject Body Attachment Addresses for carbon copies Addresses for carbon copies, but the sender’s address is anonymous Date on which message was sent Topic of the messages The content of letter Attach the relevant information(such as documents, pictures, charts, sounds etc.) with the letter 抄送 密件抄送 日期 主题 信函正文 附件 12 2.2 外贸英文电子邮件的写作 2.2.2 外贸英文电子邮件的注意事项 （1）用邮件地址代替通信地址，如support@abc.com。 （2）添加抄送人的邮件地址，他们将同时收到所写邮件。 （3）外贸英文电子邮件必须有主题。主题可以使收件人一目了然地知道信函的内容，要简短，让人一看就知道是一封什么邮件。主题要简洁明了，既可以是单词，也可以是短语、句子，长度不应超过35个字母。 （4）外贸英文电子邮件必须有称呼。称呼独占一行，且与正文之间空一行。 （5）正文的段落之间、正文和结尾敬语之间应空一行，开头无须空格。 （6）外贸英文电子邮件的结尾除了问候语以外，还应包括联系方式和公司信息，其中电子邮件地址、公司网址是必不可少的。 （7）较重要的电子邮件也可以进行电子签名或加密处理。 （8）电子邮件中常用的缩写有FYI（For Your Information）、ASAP（As Soon As Possible）、IMO（In my Opinion）、BTW（By the Way）、FAQ（Frequently Asked Questions）、PLS（Please）、TKS（Thank）。 （9）写电子邮件要直接，并多用短句。邮件要写得尽量简短、清楚。如果内容很多，可以使用附件、表格、图表等。 13 在国际贸易交往中，传真和电子邮件现已成为人们同客户沟通的最常见、最方便、最简单、最节省，事实上也是最有效的方式。外贸传真和外贸电子邮件的撰写原则跟外贸书信一样，需要遵循7C原则。其格式可采用缩行式和齐头式，但目前用齐头式的居多。从语言上看，传真、电子邮件使用的语言比书信更趋向于简单、亲切、随意，尤其是电子邮件。 本章小结 14 Translate the given material. Nowadays, correspondences become more and more popular in spite of daily communications, especially foreign trade, when a high-quality correspondence always bring good effects and outcomes which may be unexpected. For this purpose, it’s quite necessary to master the writing skills of correspondences among which 7C principles are the core principles for writing correspondences and accordingly recommended to apply. What are 7C principles? They refer to 7 words which begin with C, i.e. Completeness, Correctness, Concreteness, Clearness, Conciseness, Courtesy and Consideration used to evaluate on word selection, sentence structure, content, tone, altitude, etc. of the correspondences. 复习思考题 15 PPT模板下载：/moban/ 行业PPT模板：/hangye/ 节日PPT模板：/jieri/ PPT素材下载：/sucai/ PPT背景图片：/beijing/ PPT图表下载：/tubiao/ 优秀PPT下载：/xiazai/ PPT教程： /powerpoint/ Word教程： /word/ Excel教程：/excel/ 资料下载：/ziliao/ PPT课件下载：/kejian/ 范文下载：/fanwen/ 试卷下载：/shiti/ 教案下载：/jiaoan/ 字体下载：/ziti/ Thank you! 16 $$