1.1 外贸英文书信的组成部分(课件）《外贸英文函电第3版》（电子工业出版社）

外贸英文函电 李辉 白丹 主编 第3版 1 Introduction 专业知识简介 学习目标 学习内容 本章小结 Chapter 1 复习思考题 2 专业知识简介 信息交换是交易的基础，公司或企业可以通过外贸函电的方式进行商务沟通、洽谈业务及合作等活动，如询价、报价、还价、订货、交货、支付、装运、投保等。外贸英文函电是指在对外贸易交往过程中用以交换信息的英语信函（letter）、电报（telegram）、电传（telex）、传真（fax）以及电子邮件（e-mail）等。随着现代通信技术的发展和互联网的普及，一些传统的沟通方式，如电报、电传已基本被传真和电子邮件等方便快捷的通讯方式所替代。 与口头外贸联系相比，外贸函电作为文字记录，在双方发生业务纠纷或争议时，能提供重要的法律证据。迄今为止，商务书信已有数千年的历史。由于国际贸易的迅速发展，人们已将办公时间、办公效率放在首位，过去一些俗套的商业语言、商业书信的形式已经不再适合当今国际贸易的发展，因此，商务书信在语言上、文体上、格式上等都经历了许多变化。买卖双方在来往的信函中，其写作语言、体裁、风格等越来越趋向于简单、随意、亲切、友好，而不是以往函件中使用复杂、累赘、拐弯抹角、拗口、晦涩的语言；写作的格式也由过去一成不变的缩行式演变成今天各种各样的格式。 3 专业知识简介 尽管近些年，随着网络技术的迅速发展，电子商务逐渐流行，电话、传真和电子邮件等电子通信方式已广泛使用，但是商业书信仍然是比较重要的联络方式之一，其他联络方式的撰写也是在书信的基础上发展起来的。与一般的商务书信不同，外贸英文书信的写作应该遵循一定的结构和格式，要求行文段落清晰、文字简洁并谦逊有礼，充分体现商业领域效率优先的特征。在有效运用书信进行贸易磋商的同时，结交商业伙伴，并取得对方的信任和尊重，也是书信写作的重要目的。 4 学习目标 掌握外贸英文书信的组成部分及布局； 掌握外贸英文书信的种类和格式； 了解外贸英文书信信封的书写； 了解外贸英文书信的语言特点。 5 学习内容 1.1 外贸英文书信的组成部分 1.2 外贸英文书信各部分的布局安排 1.3 外贸英文书信的种类和格式 1.4 外贸英文书信信封的结构及格式 1.5 外贸英文函电的语言特点 6 1.1 外贸英文书信的组成部分 1.1.1 标准部分 外贸书信一般有7个标准组成部分，按顺序包括： （1）信头（Heading）。信头是公司形象的一部分，内容也是标准化的，一般都是事先打印在公司的信笺上。信头包括公司的名称、地址、邮编、电话号码、传真号码、网址、电子邮箱以及公司的标志（Logo）等。 （2）日期（Date）。写信的年、月、日。 （3）封内名称和地址（Inside Name and Address）。收信人公司的名称和地址。 （4）称呼（Salutation）。对收信人的尊称。 （5）正文（Letter Body）。信的主体，叙述写信目的和基本内容。 （6）结尾敬语（Complimentary Close）。书信结束时的礼貌用语。 （7）签名（Signature）。写信人的署名。 7 1.1.2 特别部分 特别部分即写信时可根据具体情况增减的部分，包括： （1）参考编号（Reference Number）。为了便于存档分类而编的号。 （2）事由（Subject or Caption）。使信的基本内容或目的一目了然。 （3）经办人名称（Attention Line）。希望收信人公司将信速交经办部门或人员办理。 （4）附件（Enclosure）。注明随信所附的样品、样本册或价目单等。 （5）抄送（Carbon Copy，C.C.）。将信抄送给有关部门的标记。 （6）附言（Postscript，P.S.）。信写完后，如果想起还有要紧的话要说或想强调某一点，可在信末加P.S.，引出补述的话。 （7）主办人代号（Initials）。表明写信人和打字员的姓名字母缩写。 1.1 外贸英文书信的组成部分 8 1.1.3 外贸英文书信各组成部分的内容、作用和注意事项 1．信头 信头通常包括发信人公司的名称、地址、邮编、电话号码、传真号码、网址、电子邮箱以及公司的标志等。书写信头的目的是方便收信人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。外贸英文书信的信头通常印在该公司所使用的信笺上。最好的方法是将信头印在信纸正上方中央，给人一种协调的视觉效果。 EASTERN TEXTILES IMP. & EXP. CO,LTD. 34297 XizhangRoad, Shanghai, China Tel: 021-6606811 Fax: 021-6507631 Http://www.nease.net E-mail: bcxbcx@21cn.com 1.1 外贸英文书信的组成部分 9 2．日期 外贸英文书信必须写日期，它对于文件存档及信息查询都有重要意义。中文书信一般把日期写在信的末尾签名的后面，而英文书信的日期要写在正文的前面。注意：日期不能用简略格式。例如：2018年8月18日，不要写成2018-08-18。在美国和很多其他国家，日期的顺序是月、日和年，例如：August 18, 2018（美式日期写法）。然而，在英国和欧洲一些国家，日期的顺序是日、月、年，例如：18 August, 2018（英式日期写法）。 1.1 外贸英文书信的组成部分 10 3．封内名称和地址 在一般的社交书信中，封内名称和地址可以省略，但是在公务书信中不能省，以便日后归档查找。封内地址包括收信人的姓名和地址，封内地址与信封地址相同。注意：英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的顺序原则，顺序为： （1）收信人的姓名、职务 （2）收信人公司名称 （3）收信人公司所在大楼或街区名称及门牌号 （4）所在城市/城镇、州名称及邮编 （5）国家名称。 1.1 外贸英文书信的组成部分 11 特别要注意的是，地址中的标点符号要正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。如果知道某部门的主管人员，写信时须用他的头衔，见例1-2和例1-3。 例1-2 致公司某人 Ms. Cecilia Green Corporate Planning Department ABC Company123 Berry Avenue Minneapolis, MN55106 U.S.A. 例1-3 致某公司 Personal Manager Great Western Publishing Co. Ltd. Room 4567777 State Street Chicago, IL60606 U.S.A. 1.1 外贸英文书信的组成部分 12 4．称呼 称呼位于封内地址下一行或两行处顶格写起，并与之平头，自成一行。如果信是写给公司的，且没有直接的联系人，称呼应为“Dear Sirs”（英式）或“Dear Gentlemen”（美式）。如果信是写给个人的，一般用“Dear Miss Brown”、“Dear Mr. Smith”。现在，公司有时由女性开设或经营业务，女性称Ms.，已婚女士称Mrs.，未婚女性称Miss。当写信人不能确切阅信人是男士还是女士时，则越来越习惯用“Dear Madam or Sir”以表示敬意。如果知道对方姓名，就用“Dear Mr./Dear Mrs./Dear Miss/Dear Ms.”加上姓；如果不知道对方姓名，可用“Dear Sir”、“Dear Madam”，也可用“To whom it may concern”。如果对方职务较高，则最好用其职务名称，如：“Dear Prof. Smith”、“Dear Dr. Jonson”等。称呼后面的标点一般使用逗号或者冒号。 1.1 外贸英文书信的组成部分 13 5．正文 信的正文是信函的核心部分，表达发信人的意图，根据内容分成若干段落。通常，信的正文的第一句或第一段，称为开头语（Opening Sentence）。开头语没有统一的格式，但习惯上是简单说明写信的原因或要求，或者提及对方来新的内容，或者使用生动的开头引起读者的兴趣。例如：“We are writing to you for the establishment of trade relations.” 在回复对方来信中，可以表达为：“Thank you for your letter of 23th June, 2019.” 开头语的下面是信的正文（Body of the Letter），根据中心思想分成若干段落，每一中心思想为一段，层次要清楚。信的结尾语（Closing Sentence）一般用来总结本文所谈的事项，提出对收信人的要求，如表达愿望、答复询问或做出必要的声明等也可以说些客套话。 1.1 外贸英文书信的组成部分 14 6．结尾敬语 结尾敬语是习惯的客套用语，相当于中文中的“谨上”、“敬启”、“敬礼”、“致敬”一类的客套话，它应该和前面的称呼遥相呼应。比较常用的有：“Yours truly,”或者“Yours faithfully，”或者“Yours sincerely,”。 1.1 外贸英文书信的组成部分 称呼 结尾敬语 Dear Sirs, Dear Sir, Dear Madams, Dear Madam, Dear Sir or Madam, Faithfully yours, Yours faithfully,（英式） (formal) Gentlemen: Yours truly,（美式） Truly yours, (formal) Dear Mr. Morgan: Dear Miss Green: Dear Mrs. Smith: Dear Ms. White: My Dear Mrs.(or Miss.)Bush: Sincerely yours, （美式） Yours sincerely, （英式） (less formal) Dear Jane, Hi Terry, Best regards, Thanks & best regards, (casual) 15 7．签名 签名就是发信人所签署的姓名。无论是亲自手书，还是用打印机或是秘书打印的信函，在结尾敬语的下面，用钢笔签名。为了辨认，还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。如签名者代表公司名义，还需将公司名称的大写字母打印出来，并由负责人签名。有时根据需要，签名人的职务打印在所签名字的下方，见例1-4。 Yours faithfully, Cathy Kurtz(signature) Cathy Kurtz Marketing Manager Messrs. Nelson & Peterson Co. 1.1 外贸英文书信的组成部分 16 除了上述这七个必备的组成部分，外贸书信还可能出现其他一些部分，主要有： 8．参考编号 在商务书信中，公司之间会提供相互编号。这样，既便于文件存档，又便于日后查阅。 信函编号常见的书写形式有两种：一种是比较简单的形式“Re.: ”，如“Re.: Invoice 4567”；另一种是比较常用的形式“Your ref.: ”、“Our ref.: ”，这些缩写信息，包括文件编号、起草人、录入人的姓名缩写和部门代号等，见例1-5。 SHANGHAI FOXBORO COMPANY LTD. 166 CaobaoRoad Shanghai 200233P.R. China Our Ref. :No.FPB/SB-95 Your Ref. No. :153 TBL/GP October 5, 2015 1.1 外贸英文书信的组成部分 17 9．事由 事由写在称呼下面，为了引起读信人的注意，有时大写、加底线、加粗等，以便收件人在读信之前可以迅速了解信的主要内容，利于节省时间，归档和查找。事由要简明扼要， 说明商品的名称、信用证或合同号码就可。一般有三种书写形式：直接书写、Subject:+内容:和Re:+内容。例如：“INVOICE 12345”，“Re: Invoice 12345”，“Subject: Invoice 12345”。 ABC Company 123 Berry Drive USA Dear Sir, Re: L/C No.228 for 3500 Dozen Shirts 1.1 外贸英文书信的组成部分 18 学习内容 1.1 外贸英文书信的组成部分 10．经办人名称 有时为了便于快速分拣信件，发信人希望收信公司将该信迅速交给经办人或经办部门办理，可以在封内地址和称呼之间加上经办人姓名。 China National Machinery Import & Export Corp. 36, Jianshan Road Dalian, 116023 People’s Republic of China Attention: Mr. Wang, Export Manager Dear Sir, 19 11．附件 如果需要随信附寄照片、产品目录、订单、发票、小册子、各种单据等，在信纸的左下角，与签名间隔1行或2行的位置打上“Enclosure”或其缩写“Encl.”或“Enc.”。如果附件不止一项，应写成“Encls.”或“Encs.”，并应注明有几个附件，以方便收信人查点。例如： Encl.: One check Encls.: Catalogue and 2 Photos Encl.: a/s（指附件如信中所述，a/s即As stated） 1.1 外贸英文书信的组成部分 20 12．抄送 如果本信函需要抄送其他部门或其他人阅览，则须注明抄送部门或人的名称，如“C.C.: Dalian Branch”、“C.C.: Jean Kipman”。 13．附言 附言是对内容的补充说明，或者强调信中谈及的要点，语言要简练。附言通常在签名下方，从左侧顶格书写，如“P.S. Each individual’s E-mail address remains unchanged.”。 小提示：在贸易书信中，应尽量避免使用附言这一内容，因为它表明写信人计划欠周，因而易于使收信人对写信人产生不好的印象。 14．主办人代号 主办人代号的目的是注明此信件出自何人之手，便于公司必要时查对，当撰写人和打字人同为一人时，通常省略这部分。首先列出信件口授人的姓名字首的缩写（大写字母），其次是打字人的姓名字首的缩写（小写字母）。例如：“BS/mo”或“BS: mo”（BS—Black Smith, mo—Mary Owen）。 1.1 外贸英文书信的组成部分 21 PPT模板下载：/moban/ 行业PPT模板：/hangye/ 节日PPT模板：/jieri/ PPT素材下载：/sucai/ PPT背景图片：/beijing/ PPT图表下载：/tubiao/ 优秀PPT下载：/xiazai/ PPT教程： /powerpoint/ Word教程： /word/ Excel教程：/excel/ 资料下载：/ziliao/ PPT课件下载：/kejian/ 范文下载：/fanwen/ 试卷下载：/shiti/ 教案下载：/jiaoan/ 字体下载：/ziti/ Thank you! 22 $$