3会计凭证与会计账簿（课件）《初级会计学》（立信会计出版社）

第三讲 会计凭证与会计账簿 本讲内容提要   会计凭证   会计账簿 财产清查 会计凭证 含义 会计凭证是指用以记录经济业务、明确经济责任，并作为 记账依据的书面证明。 分类 会计凭证分为两大类 原始凭证 （反映经济业务） 记账凭证 （记录会计分录的载体） 原始凭证：样 例 记账凭证：转账凭证 记账凭证：收款凭证 记账凭证：付款凭证 会计凭证 作用 会计凭证是反映经济业务的原始资料 会计凭证是会计控制与监督的重要依据 会计凭证是明确经济责任的书面证明 原始凭证概念 原始凭证是在经济 业务发生或完成时 取得或填制,载明 经济业务的具体内 容,明确经济责任， 并作为记账依据的 最初书面证明文件, 是会计核算的重要 依据。 常见的原始凭证有售货发票，银行支票、汇票、购货定单、收款单、收款收据、材料验收入库单、材料领用单、产品发运单、销售成本计算表、工资表等 原始凭证要素 凭证名称与编号 填制日期 交易双方单位名称 交易或事项内容 经办人签名 交易数量与金额 原始凭证的分类 专用凭证 按来源分类 外来原始凭证 自制原始凭证 按填制手续分类 一次凭证 累计凭证 按格式分类 通用凭证 原 始 凭 证 原始凭证填制要求 记录真实 手续完备 书写规范 内容完整 填制及时 原始凭证填制要求 记录真实： 填制在凭证上的内容和数字，必须真实可靠，符 合有关经济业务的实际情况 13 原始凭证填制要求 内容完整： 逐项填写齐全，不得遗漏 必须有关经办单位和人员的审核与签章 14 书写清楚、规范： 原始凭证上的数字和文字， 要字迹清楚、整齐和规范，易于辨认 一式几联的发票和收据，必须用双面 复写纸套写，并连续编号 阿拉伯数字前面应写人民币符号“￥ ”，并一个一个地写，不得连笔写 所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况下，一律填写到角分，无角分的，角位和分位可写“00”，或符号“—”，有角无分的，分位应写“0”，不得用符号“—”代替 原始凭证填制要求 15 原始凭证的审核 审核要点 实质审核 审核原始凭证所反映的 经济业务是否合理合法， 有无违反制度规定， 有无贪污盗窃、 虚报冒领、 伪造凭证 等违法乱纪行为 形式审核 审核原始凭证的 内容和填制手续 是否符合规定的要求 记账凭证 记账凭证是由会计 人员根据原始凭证 按照经济业务的内 容、运用复式记账 原理填制并作为记 账依据的会计凭证。 它是记录会计分录 的载体。 记账凭证的基本要素 日期 凭证编号 经济业务摘要 会计科目名称 所附原始 凭证张数 金额 填制人签名 会计主管与 审核人签名 名称 记账凭证的种类 记账凭证的三分法： 收款凭证、付款凭证、 转账凭证，属于专用 记账凭证。 记账凭证的单分法： 只设置一种记账凭证， 其格式同转账凭证类似, 即通用记账凭证。 货币资金互相转化的业务 填收款还是付款凭证? 答案：付款凭证 转帐凭证：用来记录除现金、 银行存款等货币资金以外 的其他转账业务的记账凭证。 收款凭证 付款凭证 用来反映 现金和银行 存款收付业务 的凭证 记账凭证的填制 填制要求 记账凭证的日期是填制当天的日期，年、月、日应写全。 摘要应简明扼要、准确表达。 正确编制会计分录。 发生错误应将凭证作废，重新填制，不得在错误凭证上做任何更改。 应注明所附原始凭证张数，以便查对。 正确编号，以便查核。 严格划线注销。 填写完毕，须进行复核和检查，相关人员要签名或盖章。 记账凭证的填制与审核 填制方法 收款凭证的填制 付款凭证的填制 转账凭证的填制 记账凭证的审核 完整性审核 正确性审核 会计凭证的传递 含义 会计凭证的传递，是指会计凭证从取得或填制时起至归档 保管时止，在本企业内部各有关部门和人员之间的传递程序 和传递时间。 作用 通过会计凭证的传递能够把反映在会计凭证上有关经济业务完成情况的资料及时地传送到本企业内部各个有关部门； 能够正确地组织经济活动，实行会计监督。 22 会计凭证的保管 记账凭证的保管要点： 定期进行分类整理。 按照编号顺序连同所附的原始凭证 装订成册，在装订线上加贴封签并 指定专人保管，年度终了，要移交 财会档案室登记归档。 原始凭证不得外借。 一般的会计凭证分别规定保管期限， 重要的会计凭证必须长期保存。 对保管期满需要销毁的会计凭证， 须经本单位领导审核，报上级主管 部门批准后才能销毁。 会计账簿 概念 会计账簿是根据审核无误的会计凭证序时、分类、连续、 系统、全面、综合地记录经济业务的簿籍，它是由具有专门 格式、相互联系的账页所组成。 意义 提供序时记录，反映企业经济活动的全貌，为经营管理提供系统、完整的会计核算资料。 为编制会计报表提供依据。 是发挥会计监督职能的重要手段。 会计账簿 种类 会计账簿 按用途分 按外形分 按账页格式分 序时账簿 分类账簿 定本式 活页式 卡片式 三栏式 多栏式 数量金额栏式 总分类账 总分类账簿概括地反映经济业务，一般只提供较总括的金额（货币量）指标。因此，其格式采用借、贷、余三栏式的订本账或活页账，按会计科目分类连续登记。 总分类账对应的是会计一级科目。 应付账款 2000 年 月 日 凭证 号数 摘 要 对方科目 借方 贷方 借 或 贷 余额 1 1 3 5 8 银付 2 转 5 银付 5 月初余额 还南江公司货 款 向南江公司购 料 还华美公司货 款 材料采购 银行存款 3000 1000 5000 贷 4000 1 31 本月合计 4000 5000 贷 5000 银行存款 明细分类账簿 明细分类账是根据二级会计科目或明细科目设置账户，并根据会计凭证进行明细登记某一经济业务的账簿。 明细分类账一般对应着会计的二级或二级以上明细科目 格式：明细分类账的格式主要有以下三种： 三栏式明细分类账； 数量金额式明细分类账； 多栏式明细分类账； 明细分类账簿 2000 年 月 日 凭证 号数 摘 要 对方科目 借方 贷方 借 或 贷 余额 1 1 3 5 银付 2 转 5 月初余额 还货款 购料 银行存款 材料采购 3000 5000 贷 3000 本月合计 3000 5000 贷 5000 1 31 应付账款—南江公司 账簿的启用 启用时： 要在账簿扉页填列“账簿启 用表”,详细载明： * 账簿名称和编号； * 财会主管及记账人员； * 账簿页数； * 单位名称及负责人； * 账簿册数； * 启用日期等。 登记账簿的基本要求 正常情况下只能用钢笔和蓝、黑墨水书写，红色墨水只能在特殊情况下使用； 书写的位置和格式要规范； 不得隔页、跳行登记； 不得任意撕毁，对活页式账簿也不得任意抽换账页； 须以审核无误的会计凭证为依据； 更正错误不得采取任意刮擦、挖补、涂改或用退色药水等方法。 账簿错误的更正 适用于记账后发现凭证中应借、应贷科目或方向有错误，或原记账凭证所用科目、方向没有错但所填金额大于应记金额等情况 划线更正 适用于结账前发现账簿上所登记的文字或数字有误而记账凭证并没有错误或者记账前发现凭证记录有错但尚未入账 红字更正 补充更正 适用于记账后发现记账凭证所用会计科目没有错，但所填金额少于应记金额等情况 对 账 账账核对 对账 账证核对 账实核对 账 表 核 对 对 账 账证核对 各种账簿记录与 有关会计凭证包括 记账凭证与 所附原始凭证 之间的核对。 对 账 账账核对 各种账簿之间有关记录互相核对， 具体核对内容主要有： 总分类账各账户借方期末余额合计数 与贷方期末余额合计数核对 各明细账户的余额合计数 与其有关总账账户余额核对 现金日记账和银行存款日记账期末余额 与有关总分类账户期末余额核对 会计部门各种财产物资明细账期末余额 与财产物资保管和使用部门的有关 财产物资明细分类账的期末余额核对 对 账 账实核对 各种财产物资账面结余额与实物结存数额相核对。 核对的主要内容： 现金日记账账面余额与库存现金实存数额核对； 银行存款日记账账面余额与银行实际余额核对； 各种材料物资明细分类账账面余额 与各种材料物资实际盘存数额相核对； 各种应收、应付账款明细账账面余额 与有关债务、债权单位的相关余额相核对。 对 账 账表核对 各种账簿记录与 会计报表的核对。 财产清查 含义 财产清查是指对各项财产、物资 进行实地盘点和核对，查明财产物资、 货币资金和结算款项的实有数额，确 定其账面结存数额和实际结存数额是 否一致，以保证账实相符的一种会计 核算专门方法。 未雨绸缪，总比亡羊补牢好！ 财产清查 种类 目的 1.保证会计资料的真实性，以便可靠地编制会计报表。 2.反映企业内部控制制度是否完善，并促使企业加强管理、提高效率。 1.按照财产清查对象范围: 全面清查和局部清查 2.按照清查时间间隔: 定期清查和不定期清查 财产清查 主要内容： 固定资产的清查。例如对各种机器设备、厂房、建筑物等的清查。 流动资产的清查。例如对原材料、在产品、产成品、低值易耗品、包装物、在途材料物资、库存现金、银行存款、其他货币资金、应收账款等的清查。 流动负债的清查。例如对短期借款、应付款项等，以及各种账外财产物资等的清查。 存货盘存制度 不同类型的企业业务活动的特点不同，其存货的 内容、种类及其性质不同以及对存货管理的要求等 均不同，运用账户和复式记账的方法将存货的增减 变动记录在账簿的形式也就不相同，由此形成的将 存货的增减变动以不同的方法在账簿上加以记录的 形式，即存货盘存制度，也称确定存货账面结存额 的制度，包括： 实地盘存制 永续盘存制 40 实地盘存制 含义 实地盘存制又称定期盘存制，是在期末通过对存货的盘点 来确定期末存货结存数量，并据以推算出本期发出存货数量 的一种方法。 要点 平时存货的增减变动只在账簿上登记其购进或收入的数量和金额，不登记存货发出和减少的数量； 期末通过实地盘点确定结存存货的实际数量； 倒挤出本期发出和减少存货的数量，并进而推算出本期的销售成本。 41 实地盘存制 实地盘存制下是先得出期末存货后倒挤出本期销售成本，本期销售成本的计算公式为： 存货期初余额＋本期购进＝本期可供销售的存货 本期销售成本＝本期可供销售的存货－期末存货 通过盘点确定数量，再根据一定的计价方法确定期末存货的金额 42 实地盘存制 适用性 实地盘存制一般适用于交易频繁、品种多、价值低的鲜活商品。 优点 核算简便，核算成本低。因账面上不必反映各种商品的减少和结存数 量，存货可按大类或全部库存商品设置，不需进行明细核算。 缺点： 不能在账面上随时反映存货的收、发、结存情况，及时提供存货管理 所需的各种信息。 很可能导致将一些并非由于销售或耗用而减少的商品，比如被盗损失 等全部挤入销售或成本之中，从而不利于加强存货的控制和管理，影响成 本计算的正确性。 43 永续盘存制 含义 永续盘存制是对存货的日常记录既登记增加数量，又登记 发出数量，随时反映账面结存数量的一种存货盘存方法。 要点 按每一存货的品种、规格设置明细账； 逐步或逐日登记每一存货的收、发、结存数量和金额。 44 永续盘存制 永续盘存制下是先得出本期销售成本，再计算出期末存货成本。 期末存货成本的计算公式为： 存货期初余额＋本期购进＝本期可供销售的存货 期末存货＝本期可供销售的存货－本期销售成本 45 永续盘存制 优点 永续盘存制下存货的账簿组织的优点： 可以利用总账与二级账、二级账与明细账之间的关系相互核对，相互控制； 有利于保护存货的安全完整； 一旦发现差错，容易发现，便于查找。 缺点 永续盘存制的主要确定在于核算工作量较大，但计算机在 企业的运用已经在很大程度上克服了这个缺点。 46 现金的清查——盘点法 采用实地盘点法,盘点结束后，根据盘点结果编制“库存 现金盘点报告表”，由检查人员和出纳共同签章认可。 库存现金盘点报告表 单位 年 月 日 币种 实存金额 账存金额 对比结果 备注 盘盈 盘亏             合计           盘点人： 出纳员： 银行存款的清查——核对法 采用核对法，即将开户银行定期送达的银行对账单与企业 的银行存款日记账逐笔进行核对，以查明银行存款收付及余 额是否正确。 注意的是，未达账项不是错账、漏账，因此，不能根据银 行存款余额调节表作任何账务处理。当然，如果在银行存款 清查过程中，发现了记账错误或漏记账，就应当及时进行必 要的账务处理。 银行存款的清查 银行存款余额调节表 币种 开户银行 账号 年 月 日 编制： 出纳：   银行对账单 金额 银行存款日记账 金额 银行对账单余额 银行存款日记账余额 加：企业已收，银行尚未入账金额 加：银行已收，企业尚未入账金额 其中：1. 2. 其中：1. 2. 减：企业已付，银行尚未入账金额 减：银行已付，企业尚未入账金额 其中：1. 2. 其中：1. 2. 调整后银行对账单余额 调整后企业银行存款日记账余额 债权债务的清查——询证法 债权、债务清查是指对单位应收、应 付项目及其它应收、应付项目等结算和 往来款项所实施的清查，所采用的方法 是查询法或核对法、或二者的结合。其 清查的程序大致为: 首先，检查、核对账簿记录 其次，编制债权、债务款项对账单 最后，编制“债权、债务清查结果报 告表”。 债权债务的清查 债权、债务清查结果报告表 单位名称 年 月 日 清查人员： 主管人员： 总分类 账户 明细账户 发生 日期 对方结存额 对比结果及差异额 差异原因及金额 备注 未达账项 有争议账项 无法收回账项 名称 金额 名称 金额                                                   存货的清查——盘点法 清查常用的方法是盘点法，盘点结束时根据盘点结果如实填制“盘存单”，存货保管人员、盘点人员共同签章后，根据 “盘存单”和有关账簿记录编制“盘点盈亏报告单”。 存货的清查 盘存单 单位名称 盘点时间 财产类别 存放地点 编号 盘点人： 实物保管人：（签章）   编号 名称 规格或型号 计量单位 账面结存数量 实际盘点 备注 数量 单价 金额                                                                         存货的清查 盘点盈亏报告单 单位名称 年 月 日 编号 报告人（签章）： 编号 类别及 名 称 计量 单位 单价 实存 账存 差异 备注 盘盈 盘亏 数量 金额 数量 金额 数量 金额 数量 金额                                                     固定资产清查——盘点法 固定资产清查的常用方法与存货清查的方法相同，不再重述。最 后编制“固定资产盘盈盘亏报告表”。 固定资产盘盈盘亏报告表 部门 年 月 日 固定资产编号 固定资产名称 固定资产规格及型号 盘 盈 盘 亏 毁 损 原因 数量 重估价 累计折旧 数量 原价 已提折旧 数量 原价 已提折旧                           处理 意见 审批部门 清查小组 使用保管部门       财产清查结果的处理 财产清查的结果不外乎以下三种情况:   第一，实存数等于账存数，账实相符； 第二，实存数大于账存数，即盘盈； 第三，实存数小于账存数，即盘亏。 第二、第三种情况为账实不符，对财产清查结果的处 理，也就是对这两种情况进行处理，同时也要对清查过程 中发现的物资变质霉烂等进行处理。处理的大致程序： 　1.查明盘亏、盘盈的原因。 　2.根据有关原始凭证编制有关记账凭证，并据以登记有 关账簿，以保证账实相符。 　3.按规定把清查结果及原因报有关部门批准并处理。 财产清查结果的处理 在进行财产清查结果的账务处理时应设置“待处理财产损溢”账户，该账户属于暂记账户。其借方登记发生的待处理财产的盘亏数和各项盘盈财产报经批准后的差异转销数；贷方登记待处理财产的盘盈数和各项盘亏财产报经批准后的差异转销数。由于该账户借方或贷方的盘盈盘亏数在期末结账前要结转完毕，所以期末无余额。 该账户下设“待处理固定资产损溢”和“待处理流动资产损溢”两个明细分类账，分别对固定资产和流动资产进行核算。 货币资金清查结果的账务处理 盘盈的会计处理 借：库存现金 金额 贷：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢 金额 盘亏的会计处理 借：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢 金额 贷：库存现金 金额 货币资金清查结果的账务处理 　盘盈的转销 借：其他应收款 金额 管理费用 金额 贷：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢 金额 　盘亏的转销 借：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢 金额 贷：其他应付款 金额 营业外收入 金额 实物资产清查结果的账务处理 盘盈的会计处理 盘亏和毁损的会计处理 借：原材料 金额 固定资产 金额 贷：待处理财产损溢 金额 累计折旧 金额 借： 待处理财产损溢 金额 累计折旧 金额 贷：原材料 金额 固定资产 金额 实物资产清查结果的账务处理 　盘盈财产的转销 流动资产盘盈 ： 借：待处理财产损溢 金额 贷：管理费用 金额 盘盈固定资产： 借：待处理财产损溢 金额 贷：营业外收入 金额 实物资产清查结果的账务处理 盘亏和毁损财产的转销 属于非常损失的部分 ： 借：营业外支出 金额 贷：待处理财产损溢 金额 属于一般经营损失的部分： 借：管理费用 金额 贷：待处理财产损溢 金额 固定资产盘亏： 借：营业外支出 金额 贷：待处理财产损溢 金额 结算款项清查结果的账务处理 应收账款无法收回 借：管理费用 金额 贷：应收账款——××单位 金额 应付账款无法支付 借：应付账款——××单位 金额 贷：资本公积 金额 账务处理实例 在经有关部门审批前，根据清查结果报告表编制会计凭证，登记有关账簿。会计分录为: 借: 库存现金 2000 贷:待处理财产损溢—待处理流动资产损溢 2000 根据审批处理意见，转作“营业外收入”，会计分录为: 借:待处理财产损溢—待处理流动资产损溢 2000 贷:营业外收入 2000 例1. 某企业在财产清查中，发现现金盘盈2 000元。 账务处理实例 在经有关部门审批前，根据清查结果报告表编制会计凭证，登记有关账簿。会计分录为: 借:待处理财产损溢—待处理流动资产损溢 2000 贷:库存现金 2000 经查，盘亏现金系出纳人员粗心造成，经批准，编制会计分录为: 借:其他应收款——出纳人员 2000 贷:待处理财产损溢—待处理流动资产损溢 2000 例2. 某企业在财产清查中，发现现金盘亏2 000元。 账务处理实例 在经有关部门审批前，根据清查结果报告表编制会计凭证，登记有关账簿。会计分录为: 借: 原材料 6000 贷:待处理财产损溢—待处理流动资产损溢 6000 根据审批处理意见，转销材料盘盈，会计分录为: 借:待处理财产损溢—待处理流动资产损溢 6000 贷:管理费用 6000 例3. 某企业在财产清查中，发现材料盘盈6 000元。 账务处理实例 在报批前，编制会计凭证，登记有关账簿，分录为: 借:待处理财产损溢—待处理流动资产损溢 3000 贷:原材料 3000 在报批后，根据审批意见，转销流动资产盘亏,分录 借:管理费用 3000 贷: 待处理财产损溢—待处理流动资产损溢 3000 例4. 某企业在财产清查中，发现某种材料盘亏3000元，属一般经营损失。 账务处理实例 借:待处理财产损溢—待处理流动资产损溢 4700 银行存款 300 贷:原材料 5000 在报经审批后，损失由保管员张某负责赔偿，分录为: 借:其它应收款—张某 4700 贷: 待处理财产损溢—待处理流动资产损溢 4700 例5. 一企业在财产清查中，发现某种材料变质，原价5000元，残料变价收入300元。经查系保管员张某保管不慎所致。在报经审批前，编制会计凭证，登记账簿。 账务处理实例 借:待处理财产损溢—待处理固定资产损溢 4000 累计折旧 3000 贷:固定资产 7000 报经审批后，报据批准意见，转销固定资产盘亏分录为: 借:营业外支出 4000 贷:待处理财产损溢—待处理固定资产损溢 4000   例6.在财产清管中，发现设备短缺，原价7000元，已提折旧3 000元。在报经审批前，根据清查结果报告表编制会计凭证，登记账簿。 本讲结束 让我们开 始下一讲吧！ $$