1认识Excel（课件）《EXCEL在财务中的应用》（航空工业出版社）

认识Excel 项目一 1 1.1.1 Excel 的启动与退出 冀中职业学院 任务1.1 认识Excel窗口 启动Excel的三种方法： (1)单击“开始”→“所有程序”→“Microsoft office”→“Microsoft Excel”命令启动 Excel (2)双击桌面上的“Excel”快捷方式启动。 (3)在 Windows 桌面或文件资料夹视窗中双击已经建立的 Excel 工作簿文件，同样也可以启动Excel。 退出Excel的三种方法： (1)单击标题栏上的“关闭”按钮。 (2)单击“文件”→“退出”命令。 (3)按下“Alt+F4” 组合键。 1.1.2 认识 Excel 工作界面 冀中职业学院 任务1.1 认识Excel窗口 1.1.3 冻结工作表 冀中职业学院 任务1.1 认识Excel窗口 在冻结工作表窗口时，活动工作表上方和左边窗格被冻结，也就是在垂直滚动时，冻结点上方的行不参与滚动；当水平滚动时，冻结点左边的列不参与滚动。操作方法如下： （1）单击要冻结的行列交叉的单元格作为冻结点，在冻结点上方行和左边的列都将被冻结，保留在屏幕上。 （2）在当前Excel窗口中，单击【视图】选项卡，在【窗口】组中单击【冻结窗格】下拉按钮，选择【冻结拆分窗格】菜单项。 要撤销被冻结的窗口，可以单击“视图”选项卡，在“窗口”组中单击“冻结窗格” 下拉按钮，选择“取消冻结窗格”菜单项。 1.1.4 认识 Excel 工作簿和工作表 冀中职业学院 任务1.1 认识Excel窗口 在 Excel 中，一个 Excel 文件是一个工作簿，工作簿中的每一张表格称为工作表，工作簿与工作表是包含与被包含的关系。工作簿是由多个工作表组成的，工作表是由许多单元格集中在一起组成的。一个工作簿默认包含3个工作表，用户也可按需求增 减工作表。 1.新建工作簿 启动 Excel 程序，单击“文件”菜单，在弹出的下拉菜单中选择“新建”命令，在 “可用模板”区域中单击“空白工作簿”选项，单击右侧的“创建”按钮。通过以上步骤 即可完成新建空白工作簿的操作。 2.保存工作簿 启动 Excel 程序，选择“文件”选项卡，在弹出的下拉菜单中选择“保存”按钮。弹 出“另存为”对话框，选择工作簿保存位置，在“文件名”文本框中输入工作簿的名称， 单击“保存”按钮，通过以上步骤即可完成保存工作簿的操作。 1.1.4 认识 Excel 工作簿和工作表 冀中职业学院 任务1.1 认识Excel窗口 1.1.4 认识 Excel 工作簿和工作表 冀中职业学院 任务1.1 认识Excel窗口 3.选择工作表和激活工作表 选择一张工作表： 在 Excel 程序窗口中，单击工作表标签即可选择该工作表，被选中的工作表变为活动工作表。 选择两张或多张相邻的工作表： 在 Excel 程序窗口中，如果准备选择两张或多张相邻工作表，首先单击第一张工作表标签，按住“Shift”键，再单击准备选择工作表的最后一张工作表标签。 1.1.4 认识 Excel 工作簿和工作表 冀中职业学院 任务1.1 认识Excel窗口 激活工作表： ①单击工作表标签。 ②使用“Ctrl+Page Up”快捷键激活当前工作表的前一个工作表，按“Ctrl+Page Down”快捷键激活当前工作表的下一个工作表。 ③使用工作表“标签滚动”按钮。 插入工作表： ①启动 Excel 程序，选择“开始”选项卡，在“单元格”组中单击“插入”下拉按钮，在弹出的列表框中选择“插入工作表”选项。在工作表标签区域可以看到新插入名为“Sheet4” 的工作表，通过以上步骤即可完成插入工作表的操作。 ②单击“状态栏”中工作表名称 “Sheet3”工作表后面的加号，可以直接插入新的工作表。 删除工作表： 第一种方法：启动 Excel 程序，选中准备删除的工作表标签，选择“开始”选项卡， 在“单元格”组中单击“删除”下拉按钮，选择“删除工作表”菜单项。 第二种方法：在当前 Excel 窗口中，用鼠标右键单击准备删除的工作表标签，在弹出 的快捷菜单中单击“删除”菜单项。 1.1.4 认识 Excel 工作簿和工作表 冀中职业学院 任务1.1 认识Excel窗口 删除工作表： ①启动 Excel 程序，选中准备删除的工作表标签，选择“开始”选项卡，在“单元格”组中单击“删除”下拉按钮，选择“删除工作表”菜单项。 ②在当前 Excel 窗口中，用鼠标右键单击准备删除的工作表标签，在弹出 的快捷菜单中单击“删除”菜单项。 移动或复制工作表： ①选中准备移动或复制的工作表标签，选择“开始”选项卡，在“单元格”组中单击“格式”下拉按钮，选择“移动或复制工作表”菜单项，单击选择合适的位置，单击“确定”即可。 1.1.4 认识 Excel 工作簿和工作表 冀中职业学院 任务1.1 认识Excel窗口 移动或复制工作表： ②在当前 Excel窗口中，用鼠标右键单击准备移动或复制的工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击“移动或复制”菜单项， 单击选择合适的位置，单击“确定”即可。 ③单击需要移动的工作表标签，将它拖动到指定位置，然后释放鼠标。如果是复制操作，则需要在拖动鼠标时按住 “Ctrl” 键。 如果要将一个工作表移动或复制到不同的工作簿中，两个工作簿文件必须是打开的。 重命名工作表： ①启动 Excel 程序，选中准备重命名的工作表标签，选择“开始”选项卡，在“单元格”组中单击“格式”下拉按钮，选择“重命名工作表”菜单项。输入准备使用的工作表名称，输入完成 后，按下键盘上的 “Enter” 键即可完成重命名工作表的操作 ②在当前 Excel 窗口中，用鼠标双击准备重命名的工作表标签，输入准备使用的工作表名称，然后在工作表编辑区单击一下即可。 1.2.1 各种类型的数据输入 冀中职业学院 任务1.2 输入员工基本信息表 1.认识Excel单元格 启动 Excel 程序，工作表中由横竖线交叉组成的矩形方框即为单元格。单元格是Excel工作簿文件的最小单位。单元格可以通过对应的行号和列标进行标识。 1.2.1 各种类型的数据输入 冀中职业学院 任务1.2 输入员工基本信息表 2.数据的基本输入（文本） 输入普通文本： ①启动 Excel 程序，选中准备输入文本的单元格，直接向单元格中输入文本内容，按下键盘上的“Enter”键即可完成输入文本的操作。 ②启动 Excel 程序，选中准备输入文本的单元格，单击编辑栏，在光标处输入文本内容，单击编辑栏上的“确定”按钮确认操作，这样也可输入普通文本。 超长文本的显示： 如果需要显示的文本比较长，在单元格中显示不完整，如图所示，可以采用以下操作： ①如果允许调整列宽，可以把光标放到列标之间，当鼠标箭头变成左右箭头时，拖动鼠标或者双击鼠标来加大列宽。 1.2.1 各种类型的数据输入 冀中职业学院 任务1.2 输入员工基本信息表 超长文本的显示： ②如果不允许调整列宽，启动 Excel 程序，右击准备调整显示样式的单元格，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”,弹出“设置单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡，在文本控制区域选择“自动换行”复选框，单击“确定”按钮。在单元格内也可以使用“Alt+Enter”快捷键手动换行。 1.2.1 各种类型的数据输入 冀中职业学院 任务1.2 输入员工基本信息表 数字作为文本输入（输入身份证号码）： 中国的身份证号一般为15位或者18位，如果在单元格内输入一个末尾不带X的身份证号码，Excel 不但以科学记数法显示，还总是把最后3位数字变成0。如下图，左边是输入后出现问题的身份证号码，右边是原来内容。 如果需要在单元格中正确保存并显示身份证号码，必须把它当作文本而不是数字来输入。 ①在输入身份证号码前先输入 一 个英文状态下的单引号，这个符号只是一个标识，表示其后面的内容是文本型数据，在打印的时候不会被打印出来。 ②先把单元格设置为“文本”格式再输入。选中准备输入身份证号码的的单元格，右击此单元格，在弹出的快捷菜单中单击【设置单元格格式】，弹出【设置单元格格式】对话框，选择【数字】选项卡，在【分类】列表框中选择【文本】列表项，单击【确定】按钮，返回到表格编辑页面，在设置好的单元格中输入身份证号码即可。 1.2.1 各种类型的数据输入 冀中职业学院 任务1.2 输入员工基本信息表 2.数据的基本输入（整数） 单击选中或使用鼠标左键双击准备输入的单元格，然后在该单元格中输入准备输入的数字，按下键盘上的【Enter】键或单击其他任意单元格，即可完成输入整数数值的操作，默认输入完成的数字将以右对齐的方式显示。 3.数据的基本输入（分数） 启动 Excel 程序，在单元格中输入数值，选择“开始”选项卡，在“数字”组中单击“常规”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选中“分数”列表项。 4.数据的基本输入（百分数） 启动 Excel 程序，在单元格中输入数值，选择“开始”选项卡，在 “数字”组中单击“百分比样式”按钮。 5.数据的基本输入（日期和时间） 启动 Excel 程序，单击准备输入时间的单元格，在功能区中选择“开始”选项卡，在 “数字”组中，单击“启动器”按钮，弹出“设置单元格格式”对话框，选择“数字”选 项卡，在分类列表框中选择“日期”列表项，在“类型”列表框中选择准备使用的时间样 式类型，确认操作后，单击“确定”按钮。 6.数据的基本输入（公式） 公式指的是一个等式。在 Excel 中所有公式都以英文状态下的等号开始。等号标志着数学计算的开始，也告诉 Excel 将其后的等式作为一个公式存储。 1.2.2 编辑表格数据 冀中职业学院 任务1.2 输入员工基本信息表 1.修改数据 ①在单元格中进行修改。单击选中准备进行修改数据的单元格。在单元格中输入准备修改的内容，按下键盘上的 “Enter”键即可修改数据。 双击准备进行修改数据的单元格，双击的位置不同，输入的光标将出现在单元格中不 同的位置(如双击单元格中的最右侧),输入准备修改的内容并按下键盘上的 “Enter”键 ，这样即可修改单元格中的数据。 ②在编辑栏中修改数据。选中准备修改数据的单元格，在编辑栏中输入准备修改的内容，按下键盘上的“Enter”键。单元格中数据已被修改，这样即可在编辑栏中修改数据。 2.删除数据 选中需要删除数据的单元格，然后按 “Delete”键。 3.移动或复制表格数据 ①使用功能区中的命令按钮移动数据。 ②使用右键快捷菜单移动或复制数据。 1.2.3 数据的输入技巧 冀中职业学院 任务1.2 输入员工基本信息表 1.自动填充 在 Excel 中，如果需要输入的数据相同或者遵循某种规律，可以用 Excel 的自动填充功能，在连续的单元格产生有规律的序列。 如：在A2到A21单元格内输入汉字“女”。 在A2到A21单元格内输入数字1—20。 在A2到A21单元格内输入2016/2/1—2016/2/20。 2.在不连续的单元格输入相同的数据 如果表格中有很多单元格的内容是相同的，这些单元格是连续的，可以使用自动填充的功能。如果这些单元格不连续，可采用以下方法： 比如某单位，女性员工比较多，只有几个男性员工，就可以先使用自动填充的功能把所有人的性别都输入为“女”,然后再按住“Ctrl”键选中需要输入“男”的单元格，输入“男”，然后按“Ctrl+Enter”组合键确认。 1.3.1 设置单元格格式 冀中职业学院 任务1.3 设置员工基本信息表格式 一张Excel表格既要有翔实的数据和公式，又要有漂亮的外观。下面通过设置表格外观的如下参数来美化工作表。 1.字体格式设置 2.文本对齐方式设置 3.数字格式设置 4.边框格式设置 1.3.2 使用自动套用格式美化工作表 冀中职业学院 任务1.3 设置员工基本信息表格式 选中需要设置边框的单元格区域，单击“开始”选项卡“样式”组中的“套用表格格式”的下拉按钮，选择合适的表格格式即可。 1.设置行高和列宽 2.打印工作表 1.4.1 选取工作区域 冀中职业学院 任务1.4 快速选中数据 Excel 在编辑工作表之前，首先需要选中相应的单元格或者单元格区域。范围由用户选定，可以是连续的，也可以是不连续的多个单元格，甚至可以是整个工作表或者整个工作簿。 工作范围的选定有以下几种情况。 (1)选中单个单元格。 (2)选中工作表中的一片连续区域。 (3)选中工作表中的不连续的区域。 (4)选中工作表中所有单元格。 (5)选中整行。 (6)选中整列。 1.4.2 使用名称框快速选中指定的单元格区域 冀中职业学院 任务1.4 快速选中数据 要从A1开始选到E3000，如果用鼠标拖动选择会非常费力，有没有更快捷的方法快速选中指定单元格区域呢? 使用定位的方法 选择“开始”选项卡，在“编辑”组中单击“查找和选择”下拉按钮，选择“转到” 菜单项调出“定位”对话框或者直接使用“Ctrl+G”快捷键调出“定位”对话框，在“引用位置”处输入“A1:E3000”, 点击“确定”即可。 1.4.2 使用名称框快速选中指定的单元格区域 冀中职业学院 任务1.4 快速选中数据 要从A1开始选到E3000，如果用鼠标拖动选择会非常费力，有没有更快捷的方法快速选中指定单元格区域呢? 使用名称框选中。 在工作表左上角的“名称框”处输入“A1 :E3000”, 然后回车即可。 1.4.3 工作表内快速移动光标的方法 冀中职业学院 任务1.4 快速选中数据 当工作表很大时，使用鼠标滚动的方法移动光标会非常不方便，下面介绍几种快速移动光标的快捷键。 (1)向上、下、左或右移动一个单元格：方向键。 (2)快速移动到当前数据区域的边缘：“Ctrl+ 方向键”。 ① 跳转到第一行：“Ctrl+ 个”。 ②跳转到最后一行：“Ctrl+↓”。 ③ 跳转到第一列：“Ctrl+←”。 ④跳转到最后一列：“Ctrl+→ ”。 (3)移动到工作表的开头：“Ctrl+Home”。 (4)移动到工作表的最后一个单元格：“Ctrl+End”。 1.5.1 选择性粘贴各项的含义 冀中职业学院 任务1.5 选择性粘贴的妙用 复制与粘贴是 Excel 中最常用的操作之一，但是很多时候用户并不希望把原始区域的所有信息都复制到目标区域里。这就需要对原始区域复制后，使用“选择性粘贴”命令而不是“粘贴”,“选择性粘贴”有很多选项，如下图： 1.5.1 选择性粘贴各项的含义 冀中职业学院 任务1.5 选择性粘贴的妙用 全部：等效于常规的粘贴。 公式：只复制原始区域的公式。 数值：只复制数值，如果原始区域是公式，则只复制公式的计算结果。 格式：只复制原始区域的格式。 批注：只复制原始区域的批注。 有效性验证：只复制原始区域中设置的数字有效性。 边框除外：复制除了边框以外的所有内容。 列宽：从一列到另一列复制列宽信息。 公式和数字格式：复制所有公式和数字格式。 值和数字格式：复制所有数值和数字格式。如果原始区域是公式，则只复制公式的计算结果和其数字格式。 1.5.2 选择性粘贴的8种用法 冀中职业学院 任务1.5 选择性粘贴的妙用 ①粘贴为数值。 ②运算 ③行列转置 ④粘贴格式 ⑤粘贴时保留源列宽 ⑥粘贴为图片 ⑦粘贴为链接的图片 ⑧将文本转换成数值 1.6.1 第一种用法：按特定宽度拆分数据 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 如下数据中准考证号和姓名放在了一起。现在的任务是需要把准考证号和姓名分开，应该如何操作呢? 1.6.1 第一种用法：按特定宽度拆分数据 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 步骤一：选中需要分列的内容。 步骤二：单击“数据”,单击“分列”,因为准考证号的宽度是一样的，所以单击选择“固定宽度” 1.6.1 第一种用法：按特定宽度拆分数据 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 步骤三：单击“下一步”,在准考证号的最后一位的位置单击鼠标左键，这样就建立好了一条分列线。 要建立分列线，请在要建立分列处单击 鼠标左键；如果一不小心建立错了，要移动分列线，直接拖动 这条分列线到指定位置；如果这条分列线不要了，双击分列线来清除。有箭头的垂直线为分列线。 1.6.1 第一种用法：按特定宽度拆分数据 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 步骤四：单击“下一步”,设置目标区域为“$B$2”。 在这一步，如果需要设置“列”数据格式，可以设置数据为“常规”“文本”“日期”格式；如果原数据 中某一列数据不需要了，也可以设置“不导入此列”。 1.6.1 第一种用法：按特定宽度拆分数据 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 步骤五：单击“完成”,如果B列以科学记数法显示，如图1所示，只需要把B列宽度加大即可。加大后效果如图2所示。 图1 图2 1.6.2 按特定符号拆分数据和按特定汉字拆分数据 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 1.按特定符号拆分数据 有时考勤机上导出来的数据是这样的，出勤的日期和时间在同一列中，想把日期和时间分开，通过观察发现每一行数据中间都有空格，这时可以按特定的符号来拆分数据。 1.6.2 按特定符号拆分数据和按特定汉字拆分数据 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 步骤一：先选中需要进行拆分的数据。 步骤二：单击“数据”,单击“分列”,单击“分隔符号”。 1.6.2 按特定符号拆分数据和按特定汉字拆分数据 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 步骤三：单击“下一步”,选择分隔符号为“空格”。 步骤四：单击“下一步”,设置目标区域为“$B$2”, 。 1.6.2 按特定符号拆分数据和按特定汉字拆分数据 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 步骤五：单击“完成”，最终效果如图所示。 1.6.2 按特定符号拆分数据和按特定汉字拆分数据 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 2.按特定汉字拆分数据 现在来看这样一列数据，如右图所示，想把班级和姓名分开，因为有“14物流班”和“14旅游中专班”,它的宽度是不一样的，也没有空格或者制表符等分隔符号，应该如何进行分列呢?仔细观察这列数据，要拆分的数据宽度不一样，但是数据中都有一个“班”字。“班”这个汉字也可以作为特殊的分隔符号。 1.6.2 按特定符号拆分数据和按特定汉字拆分数据 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 步骤一：先选中需要进行拆分的数据。 步骤二：单击“数据”,单击“分列”,单击“分隔符号”。 1.6.2 按特定符号拆分数据和按特定汉字拆分数据 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 步骤三：单击“下一步”，在“其他”中，输入“班”。 步骤四：单击“下一步”，如果想在原位置显示数据，则不需要更改目标区域，在原位置“$A$1”显示即可。 1.6.2 按特定符号拆分数据和按特定汉字拆分数据 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 步骤五：单击“完成”，最终效果如图所示。 1.6.3 数据分列——数据类型的转换 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 文本一数值格式转换操作步骤如下。 步骤一：选中要进行转换的数据。 步骤二：单击“数据”→“分列”,再单击“下一步”。 步骤三：单击“下一步”,要把文本型的数据转换成数值型数据，在“列数据格式” 选择“常规”就可以，目标区域不需要更改。 1.文本一数值格式转换 1.6.3 数据分列——数据类型的转换 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 步骤四：单击“完成”。最终效果如所示，前面的绿色标记没有了，说明它已经转成了数值型的数据。 现在试一下求和，数据就对了。这就是把文本型的数据转换成数值型的数据。 1.6.3 数据分列——数据类型的转换 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 如何把数值型的数据转换成文本型数据呢? 与文本一数值型数据的操作步骤一样，只有步骤三不一样，需要把“列数据格式”设置为“文本”,如图所示。 1.6.3 数据分列——数据类型的转换 冀中职业学院 任务1.6 数据分列功能 2.规范日期格式 规范日期格式操作步骤： 与文本一数值型数据的操作步骤一样，只有步骤三不一样，需要把“列数据格式”选择“日期格式”并设置为“YMD”,如图所示。 1.7 取消合并单元格后自动填充数据 冀中职业学院 任务1.7 取消合并单元格后自动填充数据 如果拿到的表格是这个样子的，如图1所示。但是，现在我们需要用的表格是如图2所示的样子。如果要进行数据透视表或进行筛选，需要把表格处理成图2的格式，那么应该如何来操作呢?即取消合并后的数据如何填充到每行呢? 图1 图2 1.7 取消合并单元格后自动填充数据 冀中职业学院 任务1.7 取消合并单元格后自动填充数据 取消合并单元格后自动填充数据操作步骤如下。 步骤一：单击B列列标，选中B列数据。 单击“开始”选项卡中“对齐方式”命令组“合并后居中”→“取消单元格合并”。 1.7 取消合并单元格后自动填充数据 冀中职业学院 任务1.7 取消合并单元格后自动填充数据 步骤二：定位空值。单击“开始”选项卡中“查找和选择”中的“定位条件”, 如图1所示； 选择定位条件中的“空值”,如图2所示。 图1 图2 1.7 取消合并单元格后自动填充数据 冀中职业学院 任务1.7 取消合并单元格后自动填充数据 步骤三：在B3单元格输入公式“=B2”,如图1所示，按“Ctrl+Enter”组合键确认， 最终结果如图2所示。 图1 图2 任务1.8 一列转多列 冀中职业学院 任务1.8 一列转多列 现有一列15152行的数据需要打印出来，直接打印的话很浪费纸张，解决的办法是把一列数据分成多列，应该如何操作呢? 以一列转成四列为例，操作步骤如下。 步骤一：先用计算器算一下“总行数÷转成的列数”,即15152÷4=3788。 步骤二：输入公式。在B1单元格输入的值为第一步计算出来的数值+1,即 B1单元格输入公式“=A3789”。 步骤三：把公式填充到B列其他行。把光标放到B1单元格的右下角，当光标变成黑色的填充柄时，双击填充柄自动填充B列的其他行。 任务1.8 一列转多列 冀中职业学院 任务1.8 一列转多列 步骤四：在名称框中输入“B1:B15152”,选中B1:B15152单元格区域；把光标移动到B15152单元格的右下角，当光标变成黑色的填充柄时，向右拖动自动填充4列数据，如图所示。 任务1.8 一列转多列 冀中职业学院 任务1.8 一列转多列 步骤五：设置B列到D列列宽。选中B到D列，把光标放到D列和E列之间，光标变成左右箭头时，拖动鼠标设置为合适的列宽，效果如图所示。 任务1.8 一列转多列 冀中职业学院 任务1.8 一列转多列 步骤六：选中做好的数据，复制数据。利用名称框选中A1到D3788,在名称框输入“A1:D3788”,按回车键，然后在选中区域右击并复制。 步骤七：在合适的位置执行“选择性粘贴”→“值”命令如图1 所示。最终结果如图2所示。 图1 图2 项目实施步骤 冀中职业学院 项目一 1.新建一个 Excel工作簿，单击“文件”菜单中的“另存为”,选择好保存位置，命名为“员工基本信息表”。 2.按照纸质的表格输入内容，注意“序号”“性别”“民族”使用自动填充的方法，还要注意身份证号的输入方法和工作日期的输入方法。 3.美化工作表，设置工作表的单元格字体、对齐、边框等格式。 4.按照领导要求，设置打印纸张大小、页面方向，设置打印重复标题，把表格打印出来。 感谢您的观看！ 53 $$