第二章常用公务文书（课件）《应用文写作》（立信会计出版社）

第二章 常用公务文书 第一节 行政公文的概述 一、行政公文的概念 行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 二、行政公文的特点 （一）鲜明的政策性 （二）法定的权威性 （三）严格的时效性 （四）程式的规范性 依据国务院公厅2000年修订的《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公文共有13种，分别是： 命令、决定、公告、通告、议案、意见、通知、通报 、报告、请示、批复、函、会议纪要。 三、行政公文的种类 四、行政公文的格式 公文的格式一般包括文件版头、标题、公文、号、机密等级、紧急程度、主送机关，正文，附件，抄报抄送单位、发文时间、阅读范围等项。 五、行政公文的行文规则 按机关隶属关系和职责范围行文的规则 授权行为的规则 联合行文的规则 一般情况下不越级行文的规则 不越权行为的规则 “请示”不直接报送领导者个人的规则 “请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则 “报告”中不得夹带请示事项的规则 公文有文秘机构统一处理的规则 第二节 通知、通报 一、通知 （一）通知的概念 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （二）通知的特点 适用的广泛性和使用的频繁性。 作用的指示性和执行性。 办文的时效性。 （三）通知的种类 指示性通知：上级机关对下级机关阐述政策、发出指示、布置工作、分配任务、安排人员时所用。 批转或转发性通知：上级对下级上报的重要公文，如有普遍指导意义，要转发至有关单位执行或参照执行，可用批转性通知。 发布性或印发性通知：以通知的形式发布有关行政法规和条例、制度和办法、纲要和方案等重要文件。 知照性通知：用来告知有关单位和人员知晓的事项和其他相关信息。 会议通知：召开大型或重要会议时，一般以书面形式就会议事项提出具体要求，提请与会人员依照实行，这就是会议通知。 任免通知：机关领导的任职免职需要有关方面知晓时，使用任免通知。 （四）通知的写作方法 标题 通知的标题由发文机关名称、事由和文种三个要素构成。 主送机关 主送机关要用全称或规范化简称，顶格书写，对多个不同性质机关的排列要用标点分开。 正文 正文一般有“通知缘由”、“通知事项”“执行要求”三个部分。 （五）通知的写作要求 通知事项要清楚明确通知事项是要求知晓和贯彻实施的具体内容，写作时要注意层次分明，重点突出，表述清楚，使人知道要做什么，怎样做，不要空泛，以影响上级意图的落实。 通知语言要平实准确通知语言以叙述说明为主，风格平实。 （一）通报的概念 通报是党政机关、企事业单位、学校、部队用来向所属单位或群众传达重要情况、表扬好人好事、批评错误的一种公文形式。 二、通报 （二）通报的特点 真实性：通报的内容不仅必须真实准确,而且还必须有典型性、代表性。 告知范围广：由于通报所列内容具有典型性，需要推广，因此，一般情况下通报下发的范围较广。 及时性：通报行文的目的在于尽快把情况传达出去，以引起广泛注意，促进工作，因此特别要求及时性。 灵活性 （三）通报的种类 表彰性通报：这类通报的内容，是将具有典型的好人好事通报所属系统或单位，以树立正面榜样，弘扬其优秀品质和崇高精神，或推广其先进经验和做法，以达到推动、改进工作，树立社会主义新风的目的。 批评性通报：这类通报的内容，是将这具有典型意义的倾向、思潮，言论、行为通报所属系统或单位，有针对性的提出克服错误言行的办法、要求，以达到引起警戒、接受教训的目的。 情况通报：这类通报的内容主要是需要告知本系统或本单位的有关重要情况，目的是互相通知信息和沟通情况，以增加政务透明度，也使相互了解，取长补短，做好协调和配合，促进工作的顺利进行。 （四）通报的写作方法 标题 通报的标题有四种形式：一是由发文机关名称、事由和文种组成；二是由发文机关名称和文种组成；三是由事由和文种组成；四是双重标题；五是只由文种“通报”作标题。 正文 第一部分：通报的缘由。第二部分：详细叙述该人该事的基本情况和事实。第三部分：处理意见。第四部分：经验或教训。第五部分：提出要求、希望、号召或措施。 落款 署上发通报的单位名称和时间。 （五）通报的写作要求 通报的内容要真实可靠，有代表性，对事件要认真的调查研究，客观、准确地进行分析、评论。 通报的决定要恰如其分，态度鲜明，分析中肯，用语把握分寸。 通报的语言要简洁、庄重。 第三节 报告、请示 一、报告 （一）报告的概念 报告是下级机关、组织或个人向上级机关、组织或领导汇报工作、反映情况、提出建议、答复查询或要求、请求备案的上行公文。报告的使用范围广泛，作用重要，是机关、团体、企事业单位日常工作和商务活动中常用的公文形式。 （二）报告的特点 陈述性：报告主要是用来反映情况的，如将本单位、本部门的工作情况，取得了什么成绩，还存在哪些不足，有什么意见或建议，向上级机关汇报。 行文单向性：报告的写作目的是为上级机关解决实际问题提供依据，不需要受文单位的批复。 （三）报告的种类 根据性质的不同，可分呈报性报告和呈转性报告；根据写法的不同，可分为综合报告和专题报告；根据内容不同，可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告等；根据时间期限不同，可分为定期报告和不定期报告。 （四）报告的写作方法 标题 （1）“发文机关”、“事由”和“文种”3部分组成。如《××市财政局关于狠抓经济效果、促进企业增产增收的工作报告》。 （2）“事由”加“文种”两部分组成。如《关于抢救大熊猫的紧急报告》。 （3）“年度”、“发文机关”、“事由”和“文种”4部分组成。如《2003年××市人民政府工作报告》。 主送机关 ：可以是一个，也可以有多个。 正文 ：一般由开头、主体、结语3部分组成。 落款 ：如标题中有发文机关名称，发文单位可以不写。一般情况下，要在正文右下方署上发文单位或主要负责人姓名。 （五）报告的写作要求 正确使用文种，报告内容要求重点突出。 报告的内容要真实，实事求是。 观点鲜明，主旨和材料相统一，条理清晰、简洁、深刻。 （一）请示的概念 请示是下级机关、组织或个人提请上级机关、组织或领导人答复疑问、审核和批准某项请求时所使用的、呈请性的上行公文。其主要特点是：行文内容的请求性；行文目的的求复性；请求事项的单一性。 二、请示 （二）请示的特点 针对性：只有本机关无权决定或无力解决而又必须解决的事项，才可以用“请示”行文。请求上级机关给予指示、决断或答复、批准，因而请示有很强的针对性。 超前性：请示必须在办理事项之前行文。 单一性：请示要一事一请示，且主送机关只能有一个。 呈批性：请示的目的是针对某一事项取得上级的指示或批准，上级机关对呈报的请求事项无论是否同意，都必须给予明确的“批复”、属于双向行文。 隶属性：发文单位只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示。 （三）请示的种类 请求指示性请示：用于上级主管部门明确规定必须请示批准才能处理的事宜，有关方针、政策的界限难以界定的问题，遇到的新情况和难以解决的问题，把握不准或无章可循的事项，情况特殊、有意见分歧，无法办理，需请示上级机关指示意见时所写的请示。 请求批准性请示：用于本单位职权范围内不能解决的问题，或要做某项工作而需要或缺少一定的财力、物力、人力，要向上级予以帮助时所写的请示。 （四）请示的写作方法 标题：请示标题内容包括发文机关、事由和文种，发文机关有时可以省略。 正文：请示的正文包括请示原由、请示事项、请示要求三部分。 （1）原由。请示的原由，实际上就是何以提出请示事项和要求的理由、背景及依据，要写在正文的开头。 （2）事项。指请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项。 （3）要求。为了使请示的事项得到答复，发文机关一定要提出要求。 （五）请示的写作要求 一文一事。 单头请示。 不越级请示。 不得不抄送下级机关。 （六）请示与报告的关系 请示与报告的相同之处 （1）行文方向一致。 （2）在格式上，都由标题、主送机关、正文、署名及时间四部分组成。 请示与报告的不同之处 （1）行文目的、作用不同。 （2）行文时间不同。 （3）主送机关数量可以不同。（4）受文机关处理方式不同。 （5）涉及内容不同。 （6）写作侧重点不同。 第四节 函、会议纪要 一、函 （一）函的概念 函是不相隶属机关和平级机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请示批准事项时使用的公文。函属于平行文。 （二）函的特点 使用范围的广泛性。函没有机关单位的使用权限的限制，而且涉及的内容比较广泛。 写作的灵活简便性。函的写法灵活简便，篇幅短小，制作程序、手续一般也较为简易。函是公文中最轻型的一个文种。 （三）函的种类 按照内容和用途，函可分为三种类型：（1）商洽函。（2）询问答复函。 （3）请批、批准函。 按照文面规格，函可分为公函和便函。 按照行文方向，函可分为去函和复函。 （四）函的写作方法 标题 公函的标题一般由发文机关、事由和文种组成，也可以由事由和文种组成。 正文 第一部分：开头。 第二部分：事项和意见。 第三部分：结束语。 落款 署发文机关、发文时间及加盖印章。 （五）函的写作要求 开门见山，直叙其事。 这是函的写作的最基本的要求。 措辞得体，平等待人。 函的语言表达非常讲究，必须礼貌、谦和、态度诚恳。 （一）会议纪要的含义 会议纪要是为了记载和传达会议情况、议定事项和主要精神，根据会议记录摘要整理而成的，要求与会单位共同遵守执行的一种公文。 （二）会议纪要的特点 纪要性；纪实性；条理性。 二、会议纪要 （三）会议纪要的种类 会议纪要按规模可分为办公会议纪要、大型会议纪要；按会议的内容可分为决议型会议纪要、综合型会议纪要、学术型会议纪要；按会议性质可分为工作会议纪要、例会纪要、讨论会纪要。 （四）会议纪要的写作方法 标题 会议纪要的标题一般由会议名称和文种组成。 正文 第一部分：会议基本情况。 第二部分：会议内容纪要。 第三部分：提出希望或号召。 落款 署上发文机关及日期。 （五）会议纪要的写作要求 要做好会前准备和会议记录 要立足于会议实际，如实反映会议精神，概括全面，突出会议的中心和要点 对会议的内容要认真的分析、综合，能够正确归纳出会议讨论的有代表性的意见 $$