6.2账簿的启用与登记要求（课件）《小企业会计基础》（立信会计出版社）

二、会计账簿的登记要求 第2节 账簿的启用与登记要求 1.准确完整。登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项完整地记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期；以自制原始凭证作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。 2.注明记账符号。账簿登记完毕后，应在记账凭证上签名或盖章，并在记账凭证的“过账”栏内注明账簿页数或画对钩，表示记账完毕，避免重记、漏记。 记账人员要在记账凭证上签名或盖章，并在记账凭证的“账页”栏内注明所记账簿的页数，或划“√”符号，表示已经登记入账。 应将会计凭证的日期、凭证种类、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，登记完毕后， 账簿登记的规则 根据审核无误的会计凭证登记账簿 。 √ 王平 二、会计账簿的登记要求 第2节 账簿的启用与登记要求 3.书写留空。账簿中书写的文字和数字上面要留有适当的空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一。这样，一旦发生登记错误，能比较容易地进行更正，同时也方便査账工作。 4.正常记账使用蓝黑墨水。为了保持账簿记录的持久性，防止涂改，登记账簿必须使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。 文字数字上面要留有适当空格，下方紧靠底线，一般应占格距的二分之一。没有角分的整数，小数点以下的两个“0”不得省略不写。 2004 年 凭 证 摘要 借 贷 十 万 千 百 十 元 角 分 十 万 千 百 十 元 角 分 月 日 字 号 原材料总分类账 账簿的登记规则 1 3 4 5 7 9 0 0 正确书写方法 1 3 4 5 7 9 0 0 不正确的书写方法 二、会计账簿的登记要求 第2节 账簿的启用与登记要求 5.特殊记账使用红墨水。可以使用红色墨水记账的情况包括：按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；根据国家统一的规定可以用红字登记的其他会计记录。会计中的红字一般表示负数，因此，除上述情况外，不得使用红色墨水登记账簿。 记账必须使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写。 红色墨水只能在下列情况使用：按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；在不设借贷等栏的多栏式账页中登记减少数；在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；按照国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录，如结账、划线。 登记账簿的规则 总 账 会计科目：本年利 润 20╳╳年 凭 证 摘 要 借 方 贷 方 余 额 月 日 种类 号数 2 28 转 19 转入主营收入 120 000 120 000 转 21 转入主营业务成本 100 000 20 000 转 22 转入营业费用 25 000 5 000 表示企业的亏损。 二、会计账簿的登记要求 第2节 账簿的启用与登记要求 6.顺序连续登记。会计账簿应当按照连续编号的页码顺序登记。记账时发生错误或者隔页、缺号、跳行的，应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销，或者注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）在更正处签章。 7.结出余额。凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”栏目内注明“借”或“贷”字样，以示余额的方向；对于没有余额的账户，应在“借或贷”栏内写“平”字,并在“余额”栏“元”位处用“0”表示。库存现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。 会计科目：原材料 20 ╳╳ 年 凭 证 借 摘 要 借 方 贷 方 或 余 额 贷 2 1 入库 200000 200000 5 转 35 入库 100000 借 300000 7 转 30 出库 50000 借 250000 会计科目：原材料 20 ╳╳ 年 凭 证 借 摘 要 借 方 贷 方 或 余 额 贷 月 日 种类 号数 月 日 种类 号数 王平 王平 王方 王方 此页注销 此行注销 登记账簿的规则 会计主管 记账人员 二、会计账簿的登记要求 第2节 账簿的启用与登记要求 8.过次承前。每一账页登记完毕时，应当结出本页发生额合计及余额，在该账页最末一行“摘要”栏注明“转次页”或“过次页”，并将这一金额记入下一页第一行有关金额栏内，在该行“摘要”栏注明“承前页”，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。 9.不得涂改、刮擦、挖补。如发生账簿记录错误，不得刮擦、挖补或用退色药水更改字迹，而应采用规定的方法进行更正。   凡需结出余额的账户，应当定期结出余额。结出余额后，应在标明余额方向的“借或贷”栏内写明“借”或“贷”的字样。没有余额的账户，应在该栏内写“平”字，并在余额栏（“元”位上）内用“0”表示。现金和银行存款日记账必须逐日结出余额。 ~ 登记账簿的规则 2004 年 凭 证 摘要 借 贷 借或贷 余额 月 日 字 号 6 1 期初余额 借 60000 2 1 售出商品款项未收 10000 15 3 收回前欠货款 20000 30 本月合计 10000 30000 借 40000 应收账款明细账 公司名称：红星公司 写出余额方向，余额方向代表账户的性质 计算余额 登记账簿的规则 每一张账页登记完毕需要结转下页继续登记时，要在该页最末一行的摘要栏内填写“过次页”字样，在借、贷方栏内登记本账页的发生额合计数，余额栏内结出余额；在下页第一行的摘要栏内填写“承前页”字样，在借、贷方栏和余额栏将上页的发生额合计数和余额过入，然后再登记新的经济业务。对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结记本月发生额也不需要结记本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。 会计科目：原材料 20 ╳╳ 年 凭 证 借 摘 要 借 方 贷 方 或 余 额 贷 2 6 承前页 200000 10000 100000 15 转 35 入库 100000 借 300000 17 转 36 出库 50000 过次页 300000 60000 借 150000 会计科目：原材料 20 ╳╳ 年 凭 证 借 摘 要 借 方 贷 方 或 余 额 贷 2 17 承前页 300000 60000 借 150000 18 转 39 入库 100000 月 日 种类 号数 月 日 种类 号数 登记账簿的规则 下一页的第一行应登记“承前页”的内容保证账簿登记连续性 每一页登记完毕，应“过次页” 一、日记账的格式与登记方法 第3节 账簿格式与登记方法   日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。设置日记账的目的是能够使经济业务的时间顺序清晰地反映在账簿记录中。日记账按其所核算和监督经济业务的范围，可分为特种日记账和普通日记账。在我国，大多数企业一般只设置库存现金日记账和银行存款日记账。 三栏式现金、银行存款日记账的格式及登记 特点：设借贷余三栏 登记：逐日逐笔的进行登记 2004 年 凭 证 摘要 对应科目 借 贷 余额 月 日 字 号 6 1 期初余额 10000 2 收 1 收到货款 应收账款 6000 16000 2 收 2 收到职工还款 其他应收款 2000 18000 2 付 1 支付费用 管理费用 2000 16000 2 本日合计 8000 2000 16000 现金日记账 填制收付款凭证的日期 填制收付款凭证中现金、银行存款的对方科目 填制收付款凭证的号数 简要叙述业务内容 根据凭证填制金额 逐笔计算余额 每日结出当日的余额 一、日记账的格式与登记方法 （一）库存现金日记账的格式与登记方法 1、三栏式现金日记账 第3节 账簿格式与登记方法 三栏式库存现金日记账的登记方法如下： (1)日期栏：是指记账凭证的日期，应与库存现金实际收付日期一致。 (2)凭证栏：是指登记入账的收付款凭证的种类和编号,如：“库存现金收（付）款凭证”，简写为“现收（付）”；“银行存款收（付）款凭证”，简写为“银收（付）”。凭证栏还应登记凭证的编号数，以便于査账和核对。 (3)摘要栏：摘要说明登记入账的经济业务的内容。文字应简练，但要能说明问题。 一、日记账的格式与登记方法 （一）库存现金日记账的格式与登记方法 第3节 账簿格式与登记方法 (4)对方科目栏：是指库存现金收入的来源科目或支出的用途科目。如银行提取现金，其来源科目（即对方科目）为“银行存款”。其作用在于了解经济业务的来龙去脉。 (5)收入、支出栏（或借方、贷方是指库存现金实际收付的金额。每日终了，应分别计算库存现金收入和付出的合计数，结出余额，同时将余额与出纳员的库存现金核对，即通常说的“日清”。如账款不符应查明原因，并记录备案。月终同样要计算库存现金收、付和结存的合计数，通常称为“月结”。 一、日记账的格式与登记方法 （一）库存现金日记账的格式与登记方法 2、多栏式现金日记账 第3节 账簿格式与登记方法 特点：在借方和贷方栏下按对应科目开设多栏 登记：逐日逐笔的进行登记 多栏式现金、银行存款日记账的格式及登记 银行存款日记账 2004 凭证 摘要 借 贷 余额 月 日 字 号 应收账款 其他应收款 合计 管理费用 营业费用 合计 6 1 期初余额 10000 2 收 1 收到货款 6000 6000 16000 2 收 2 收到职工还款 2000 2000 18000 2 付 1 支付费用 2000 2000 16000 2 本日合计 6000 2000 8000 2000 2000 16000 按对应的借方科目设置多栏 按对应的贷方科目设置多栏 一、日记账的格式与登记方法 （一）库存现金日记账的格式与登记方法 第3节 账簿格式与登记方法   2.多栏式库存现金日记账 多栏式库存现金日记账是在三栏式库存现金日记账基础上发展起来的。这种日记账的借方（收入）和贷方（支出）金额栏都按对方科目设专栏，也就是按收入的来源和支出的用途设专栏。这种格式在月末结账时，可以结出各收入来源专栏和支出用途专栏的合计数，便于对现金收支的合理性、合法性进行审核分析，便于检査财务收支计划的执行情况，其全月发生额还可以作为登记总账的依据。 一、日记账的格式与登记方法 （二）银行存款日记账的格式与登记方法 第3节 账簿格式与登记方法   银行存款日记账的格式与库存现金日记账相同，可以采用三栏式，见图表6-3所示，也可以采用多栏式。多栏式日记账可以将收入和支出的核算在一本账上进行，也可以分设“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”两本账。其格式和登记方法与“库存现金日记账”和“库存现金支出日记账”基本相同。 一、日记账的格式与登记方法 （二）银行存款日记账的格式与登记方法 第3节 账簿格式与登记方法   （1）日期栏：是指记账凭证的日期。 （2）凭证栏：是指登记入账的收付款凭证的种类和编号（与库存现金日记账的登记方法一致。） （3）对方科目：是指银行存款收入的来源科目或支出的用途科目。如开出支票一张支付购料款，其支出的用途科目（即对方科目）为“材料采购”科目，其作用在于了解经济业务的来龙去脉。 (4) 摘要栏：摘要说明登记入账的经济业务的内容。文字应简练，但能概括说明问题。 (5)收入、支出栏：是指银行存款实际收付的金额。每日终了，应分别计算银行存款收入和支出的合计数，结算出余额，做到日清；月终应计算出银行存款全月收入、支出的合计数，做到月结。 一、日记账的格式与登记方法 （二）银行存款日记账的格式与登记方法 第3节 账簿格式与登记方法   在实际工作中，小企业一般采用三栏式银行存款日记账。无论是设置三栏式还是多栏式，一般还应在银行存款日记账的适当位置增加一栏“结算凭证”，以便记账时标明每笔业务的结算凭证及编号，便于与银行核对账目。 第3节 账簿格式与登记方法   二、总分类账的格式与登记方法 （一）总分类账的格式 总分类账是指按照总分类账户进行分类登记，以提供总括会计信息的账簿。总分类账最常用的格式为三栏式，通常设有借方、贷方和余额三栏。 （二）总分类账的登记方法 总分类账的登记方法因登记的依据不同而有所不同。经济业务少的小型单位的总分类账可以根据记账凭证逐笔登记；经济业务多的大中型单位的总分类账可以根据记账凭证汇总表或汇总记账凭证等定期登记。 2004 年 凭 证 摘要 借 贷 借或贷 余额 月 日 字 号 6 1 期初余额 借 60000 2 1 购进A材料 10000 15 3 生产领用材料 20000 25 8 车间一般领用 10000 30 本月合计 10000 30000 借 40000 原材料总分类账 登记总账日期 根据记账凭证填制金额 填制收付款凭证的号数 简要叙述业务内容 根据账户性质填列余额方向 计算余额 三栏式总分类账的登记举例 三栏式明细分类账的格式及登记 2004 年 凭 证 摘要 借 贷 借或贷 余额 月 日 字 号 6 1 期初余额 借 60000 2 1 售出商品款项未收 10000 15 3 收回前欠货款 20000 30 本月合计 10000 20000 借 50000 应收账款明细账 公司名称：红星公司 特点：设借、贷、余三栏，并在余额前选择余额方向，该余额方 向反映账户的性质。 登记：逐日逐笔的进行登记。 适用：只指供价值指标的核算内容，如债权债务类明细账。 第3节 账簿格式与登记方法   三、明细分类账的格式与登记方法 （一）三栏式明细账 三栏式明细账是设有借方、贷方和余额三个栏目，用以分类核算各项经济业务，提供详细核算资料的账簿，其格式与三栏式总账格式相同。其格式与图表6-4总分类账的格式相同，分别根据记账凭证及其所附原始凭证进行登记。 第3节 账簿格式与登记方法   三、明细分类账的格式与登记方法 （二）多栏式明细账 多栏式明细账将属于同一个总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记，即在这种格式账页的借方或贷方金额栏内按照明细项目设若干专栏。这种格式适用于收入、成本、费用类科目的明细核算，其格式如图表6-5所示。 在实际工作中，为减少栏次，成本、费用类科目的明细账也可以只按借方发生额设专栏，贷方发生额由于每月发生的笔数很少，可以在借方直接用红字冲记。其格式如图表6-7所示。 多栏式明细账根据记账凭证及其所附原始凭证，并分别不同专栏进行登记。 多栏式明细分类账的格式及登记 特点：在借、贷、余三栏中分设专栏进行明细核算。 登记：逐日逐笔的进行登记。 适用：只提供价值指标，适用于收入、费用、成本等核算内容。 2004 年 凭 证 号 摘要 借 贷 余 月 日 办公 人工 折旧 劳保 合计 6 1 6 购买办公品 1000 1000 2 9 计提工资费 20000 2000 15 12 计提折旧费 5000 5000 24 交纳劳保费 2000 2000 管理费用明细账 借、贷方设置专栏进行明细核算 第3节 账簿格式与登记方法   三、明细分类账的格式与登记方法 （三）数量金额式明细账 数量金额式明细账适用于既要进行金额核算，又要进行数量核算的账户，如原材料、库存商品等存货明细账，其借方（收入）、贷方（发出）和余额（结存）都分别设有数量、单价和金额三个专栏。其格式如图表6-6所示。 该明细账按照记账凭证及其所附原始凭证进行登记，但其主要登记依据是原始凭证，即各种原始发票。 数量金额式明细账提供了企业有关财产物资数量和金额收、发、存的详细资料，从而能加强财产物资的实物管理和使用监督，保证这些财产物资的安全完整。 数量金额式明细分类账的格式及登记 特点：在借、贷、余三栏中分设单价、数量、金额栏。 登记：逐日逐笔的根据记账凭证及明细凭证进行登记， 适用：不仅提供价值指标，而且提供数量指标的核算内容，如原材料明细账。 2004 年 凭 证 摘要 借 贷 余额 月 日 字 号 数量 单价 金额 数量 单价 金额 数量 单价 金额 6 1 期初余额 10 100 1000 2 1 购进 20 100 2000 15 3 领用 5 100 500 2500 30 本月合计 20 100 2000 5 100 500 25 100 原材料明细账 材料名称：A材料 借、贷、余三栏设数量、单价、金额三栏 单位：千克 ~ 第3节 账簿格式与登记方法   三、明细分类账的格式与登记方法 （四）横线登记式明细账 横线登记式账页是采用横线登记，即将每一相关的业务登记在一行，从而可依据每一行各个栏目的登记是否齐全来判断该项业务的进展情况。这种格式适用于登记材料采购、在途物资、应收票据和一次性备用金业务。“在途物资”明细账一般采用这种格式的账簿。 该明细账根据记账凭证及其所附原始凭证进行登记。 必须与记入其所属的一个或几个明细分类账户的金额合计数相等。   $$