4.6 数据清单（课件）《信息技术》（电子工业出版社）

第四章 电子表格系统Excel 2003 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 2 4.6 数据清单 4.6.1 数据清单 4.6.2 排序和筛选 4.6.3 分类汇总 4.6.4 数据透视表和数据透视图报表 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 3 4.6.1 数据清单 1．数据清单的概念 数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行，数据清单可以像数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段。数据清单的第一行必须为文本类型，为相应列的名称。在此行的下面是连续的数据区域，每一列包含相同类型的数据 。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 4 4.6.1 数据清单 2．创建数据清单遵循的规则 (1) 一个数据清单最好占用一个工作表。 (2) 数据清单是一片连续的数据区域，避免空行和空列。 (3) 每一列包含相同类型的数据。 (4) 将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，这是因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。 (5) 显示行和列：在修改数据清单之前，要确保隐藏的行或列已经被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 5 4.6.1 数据清单 (6) 使用带格式的列标：要在清单的第一行中创建列标。Excel 2003将使用列标创建报告并查找和组织数据。对于列标请使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在输入列标之前，要将单元格设置为文本格式。 (7) 使清单独立：在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空列和一个空行。在执行排序、筛选或自动汇总等操作时，这将有利于Excel 2003检测和选定数据清单。 (8) 不要在前面或后面输入空格：单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 6 4.6.1 数据清单 3．编辑数据 对于数据清单中数据除了可以使用工作表进行编辑，还可以使用“记录单”来进行。具体操作如下：选定数据清单中的任意一个单元格，选择“数据”菜单中的“记录单”，打开“记录单”对话框。“记录单”对话框可进行以下工作： 1）查看、编辑记录 2）新建、删除记录 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 7 4.6.2 排序和筛选 1．排序 排序是根据数据清单中的一列或多列数据的大小重新排列记录的顺序。这里的一列或多列称为排序的关键字段。排序有升序（如1到9）和降序（如9到1）两种。 在默认情况下，按升序排序时使用如下次序（在按降序排序时，除了空格总是在最后外，其他的排序次序反转）：数字（从最小的负数到最大的正数）、文本以及包含数字的文本（按字母先后顺序排序，即0~9、（! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A~Z）、逻辑值（FALSE在TRUE之前）、错误值（所有错误值的优先级相同）、空格（始终排在最后）。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 8 4.6.2 排序和筛选 1）按一个关键字段排序 方法一： (1) 单击数据清单中关键字段所在列的任意一个单元格； (2) 单击常用工具栏上的“升序” 或“降序” 按钮。 方法二： (1) 单击数据清单中关键字段所在列的任意一个单元格； (2) 单击“数据”菜单中的“排序”命令，出现 “排序”对话框； (3) 在“主要关键字”下拉列表中选择所选列的字段名，并且在它的右侧选中“递减”或“递增”； (4) 单击“确定”按钮。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 9 4.6.2 排序和筛选 2）按多个关键字段排序 (1) 单击要进行排序的数据清单中的任一单元格； (2) 单击“数据”菜单中的“排序”命令，出现 “排序”对话框； (3) 在“主要关键字”和“次要关键字”的下拉列表中分别选择“主要关键字”和“次要关键字”的选项 ，并且在它们的右侧分别选中“递增”或“递减”； (4) 单击“确定”按钮 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 10 4.6.2 排序和筛选 3）按行排序 具体操作方法是：在右上图中，单击“选项”按钮，出现“排序选项”对话框如右下图所示，在“方向”选项框中，单击“按行排序”，然后单击“确定”按钮。又回到“排序”对话框，在主要关键字下拉列表选择按第几行，在右侧选择“递增”或“递减”，最后单击“确定”按钮。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 11 4.6.2 排序和筛选 2．筛选 自动筛选 单击需要筛选的数据清单中任一单元格，在“数据”菜单中，指向“筛选”，再选择“自动筛选”命令。 自动筛选后，在每个字段名右侧均出现一个下拉箭头。如果要只显示含有特定值的数据行，则可以先单击含有待显示数据的数据列上端的下拉箭头，再单击需要显示的数值。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 12 4.6.3 分类汇总 分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地统计处理。不需要用户自己建立公式，Excel将会自动对各类别的数据求和、求平均等多种计算，并且把汇总的结果以“分类汇总”和“总计”显示出来。在Excel 2003中分类汇总可进行的计算有：求和、平均值、最大值、最小值等。注意，数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须先要对分类汇总的列排序。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 13 4.6.3 分类汇总 分类汇总操作过程 (1) 对分类汇总的列进行排序 。 单击“数据”菜单中的“分类汇总”命令，弹出 “分类汇总”对话框。 (3) 在“分类字段”下拉列表中选择要分类汇总的字段名；在“汇总方式”下拉列表中选择“汇总方式” 。 (4) 定义完毕，单击“确定”按钮 。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 14 4.6.4 数据透视表和数据透视图报表 数据透视表报表是用于快速汇总大量数据的交互式表格。用户可以旋转其行或列以查看对源数据的不同汇总，还可以通过显示不同的页来筛选数据，也可以显示所关心区域的明细数据。 数据透视图报表既具有数据透视表报表数据的交互式汇总特征，又具有图表的可视性优点。如果需要快速更改图表的视图以便按不同的方式查看比较结果和预测趋势，则使用数据透视图报表。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 15 4.7 使用图表 4.7.1 图表简介 4.7.2 建立图表 4.7.3 编辑图表 4.7.4 格式化图表 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 16 4.7.1 图表简介 图表是用图形的方式显示工作表中的数据。用图形的方式来观察数值的变化趋势和数据间的关系，比工作表中观察数值更直观，更容易理解、比较。图表具有较好的视觉效果，可方便用户查看数据的差异、图案和预测趋势。图表分为两类： (1) 嵌入图表：可将嵌入图表看作是一个图形对象，并作为工作表的一部分进行保存。当要与工作表数据一起显示或者打印一个或多个图表时，可以使用嵌入图表。 (2) 图表工作表：图表工作表是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表。当要独立于工作表数据查看或编辑大而复杂的图表，或希望节省工作表上的屏幕空间时，可以使用图表工作表。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 17 4.7.2 建立图表 法一： （1）在数据清单中选择用于创建图表的数据区域，或单击任一单元格。 （2）单击“常用工具栏”中的“图表向导”按钮，或单击“插入”菜单中的“图表”，出现 “图表向导—4步骤之1—图表类型”对话框。 （3）根据提示的步骤，“下一步”，“完成”。 法二：在选定数据区域后敲F11或单击工具栏中“默认图表”按钮一步创建图表。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 18 4.7.3 编辑图表 1．激活图表 如果要激活嵌入图表，则只需单击它；如果要激活图表工作表，则单击工作簿底部工作表标签栏上的图表标签。 2．更改图表类型 先激活图表，接着单击“图表”菜单中的“图表类型”命令，或用鼠标右键单击图表的空白区域，再单击弹出的快捷菜单中的“图表类型”命令，出现“图表类型”对话框，然后，选择所需的图表类型即可。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 19 4.7.3 编辑图表 3．修改图表中的数据 在工作表中将数据修改并确认后，嵌入图表会随之发生相应变化。 4．移动嵌入图表和改变其大小 先激活图表，移动嵌入图表时按住鼠标左键拖动到目标位置松开即可；改变大小时先将鼠标移到边框的小黑方块处，当指针变成双箭头时按住左键拖动即可。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 20 4.7.3 编辑图表 5．修改图表中的图形 修改图表中的图形有两种方法： (1) 间断地单击两次要修改的数据结点，重新输入值以覆盖原值。此时，图表中的图形随之更新。 (2) 鼠标指针指向该柱形图的顶端，当指针变成双箭头时按住左键上下拖动，当拖到预想数值时，松开鼠标即可。图形变成新的大小，工作表中的相应数据也改变了。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 21 6．增加和删除数据系列 若增加数据系列，可在数据表中加入一行或一列，然后选定图表，再单击“图表”菜单中的“添加数据”，出现“添加数据”对话框，在此对话框中确定数据系列所在的区域（可输入也可在原数据表拖动选定新数据区域）。最后单击“确定”即可在图表中增加一个新的数据系列。 在图表上单击所要删除的数据系列，再按Delete键。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 22 4.7.4 格式化图表 图表格式的设置主要包括对标题、图例等重新进行字体、字形、字号、图案、对齐方式等的设置以及对坐标轴的格式重新设置等。 双击图表中的标题、图例、分类轴、网格线或数据系列等部分，打开相应的对话框，在该对话框中进行图表格式设置。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 23 4.8 打 印 4.8.1 页面设置 4.8.2 使用分页符 4.8.3 打印预览 4.8.4 打印工作表 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 24 4.8.1 页面设置 单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，出现如右图所示的“页面设置”对话框，该对话框中，共有4个选项卡：页面、页边距、页眉/页脚和工作表(若当前被编辑的是一个图表，则“工作表”选项卡将变为“图表”选项卡)。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 25 4.8.2 使用分页符 1．插入水平分页符 单击要插入分页符的行下面的行的行号，再选择“插入”菜单中的“分页符”命令。 2．插入垂直分页符 单击要插入分页符的列右边的列的列标，再选择“插入”菜单中的“分页符”命令。 3．分页预览 选择“视图”菜单中的“分页预览”，手动插入的分页符显示为实线， Excel 2003自动插入的分页符显示为虚线。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 26 4.8.2 使用分页符 4．移动分页符 只有在分页预览时才能移动分页符。移动分页符的步骤为：选择“视图”菜单中的“分页预览”命令，然后根据需要将分页符拖至新的位置。 5．删除分页符 如果要删除人工设置的水平或垂直分页符，则单击水平分页符下方或垂直分页符右侧的单元格，然后选择“插入”菜单中的“删除分页符”命令；如果要删除工作表中所有人工设置的分页符，则选择“视图”菜单上的“分页预览”命令，然后右击工作表中任意位置的单元格，再选择快捷菜单中的“重置所有分页符”命令。另外，也可以在分页预览时将分页符拖出打印区域以外来删除分页符。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 27 4.8.3 打印预览 单击“常用工具栏”上的“打印预览”按钮或者“文件”菜单中的“打印预览”出现 “打印预览”窗口。 在此窗口中上方有一排按钮，分别是：(1) 上(下)一页，(2) 缩放 ，(3) 打印 ，(4) 设置 ，(5) 页边距 ，(6) 分页预览 ，(7) 关闭 。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 28 4.8.4 打印工作表 在对工作表进行了页面设置，并通过了打印预览，就可以打印工作表了。在确定打印之前，还要放好纸张、打开打印机、检查打印机是否工作正常，一切没有问题后，可单击“文件”菜单中的“打印”命令，出现“打印”对话框。在该对话框中进行所需的相应设置后，单击“确定”按钮即可开始打印。如果不需要在“打印”对话框中设置，也可以单击“常用工具栏”中的“打印”按钮，直接使用Excel 2003默认的页面设置打印出该工作簿中的当前工作表或图表工作表。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 29 4.9 Word 2003和Excel 2003的协同操作 Excel 2003与Word 2003之间的共享信息方式有两种类型：对象链接和嵌入（OLE）。 在Office 2003应用程序中，Word 2003在处理文字方面具有非常强的功能，Excel 2003十分胜任处理数值。虽然它们都有明确的分工，但并不是完全割裂开来，它们之间还可以协同工作。它们的协同操作，不仅可使很多工作变得简单，而且可以完成单个应用程序无法胜任的工作。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 30 1．链接对象 对象被链接后，被链接的信息保存在源文件中，目标文件中只显示链接信息的一个映像，它只保存原始数据的存放位置（如果是Excel 2003图表对象，还会保存大小信息）。为了保持对原始数据的链接，那些保存在计算机或网络上的源文件必须始终可用。如果更改源文件中的原始数据，链接信息将会自动更新。使用链接方式可节省磁空间。 使用“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令并选定“粘贴链接”选项以后，信息将被粘贴为链接对象。 “插入”菜单上的“对象”命令和“图片”子菜单中的大部分命令也可以将信息按链接对象插入。 2024/7/7 第四章电子表格系统Excel 2000 31 2．嵌入对象 与链接的对象不同，嵌入的对象保存在目标文件中，成为目标文件的一部分，相当于插入了一个副本。更改原始数据时并不更新该对象，但目标文件占用的磁盘空间比链接信息时要大。 可用“复制”与“（选择性）粘贴”实现对象嵌入，也可用插入”菜单上的“对象”命令和“图片”子菜单中的大部分命令实现对象嵌入。 谢谢 $$