6.3.3 使用宏创建菜单（课件）-《Access+2007数据库应用》同步教学（ 航空工业出版社）

1 6.3 常用宏操作 可以利用“AddMenu”宏操作命令添加自定义菜单，使其执行特定功能。“AddMenu”宏操作命令能够完成的菜单有3类。 使用宏自定义快捷菜单，可以替代窗体或报表中内置的快捷菜单。 除已经添加了自定义快捷菜单的窗体等对象外，全局快捷菜单可代替其余没有设定的窗体等对象中默认的右键菜单。 这种自定义菜单出现于特定窗体或报表，也可用于整个数据库。 自定义快捷菜单（右键菜单） “加载项”选项卡的自定义菜单 全局快捷菜单 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.3 使用宏创建菜单 例如，可以在6.2.3节创建的“主窗体”中添加一个菜单，该菜单中包括“打开窗体”“打印报表”“退出”等命令。 在“图书管理系统”数据库中单击“创建”选项卡“其他”组中的“宏”按钮，打开“宏”的设计视图。 单击“宏工具 设计”选项卡“显示/隐藏”组中的“宏名”按钮，添加“宏名”列，单击“宏名”列第一行，输入“打开图书入库窗体”；单击“操作”列第一行的下拉按钮，在弹出的列表中选择“OpenForm”项，然后在“操作参数”栏的“窗体名称”下拉列表中选择“图书入库信息”。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.3 使用宏创建菜单 用同样的方法，在“宏名”列的第二行输入“打印读者借阅记录报表”，在“操作”列的第二行选择“OpenReport”项，在“操作参数”栏的“报表名称”下拉列表中选择“读者情况表”项，在“视图”下拉列表中选择“打印”；在“宏名”列的第三行输入“退出”，在“操作”列的第三行选择“Close”项，如图所示。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.3 使用宏创建菜单 单击宏名栏右侧的“关闭”按钮 ，弹出是否保存提示对话框，单击“是”按钮，弹出“另存为”对话框，输入“菜单命令”，单击“确定”按钮完成“菜单命令”宏组的创建。 在导航窗格中选择建立的“菜单命令”宏，并单击“数据库工具”选项卡中的“用宏创建快捷菜单”按钮，如图所示。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.3 使用宏创建菜单 在导航窗格中右击“主窗体”窗体，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”，进入该窗体的设计视图。 在“属性表”窗格中，切换到“其他”选项卡，在“快捷菜单栏”中选择“菜单命令”项，最后保存所做的设置，如图所示。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.3 使用宏创建菜单 这样就为主窗体附加了一个“快捷菜单”。进入主窗体的窗体视图，单击鼠 标右键，可看到快捷菜单已经发生了变化，选择相应的命令，如“打开图书入库窗体”，就可以执行所设置的操作（打开图书入库窗体），如图所示。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.3 使用宏创建菜单 前面是给一个特定的窗体对象添加了一个右键快捷菜单。如果要给所有的对象添加菜单，则可以利用全局自定义菜单来解决这个问题，即为该程序中的所有对象添加右键快捷菜单。 单击Office按钮，在弹出的菜单中单击“Access选项”按钮，如图所示。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.3 使用宏创建菜单 打开“Access选项”对话框，在左侧选择“当前数据库”选项，并在右侧的“功能区和工具栏选项”区域“快捷菜单栏”下拉列表框中选择“菜单命令”选项，如图所示。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.3 使用宏创建菜单 单击“确定”按钮，弹出提示重新启动当前数据库的对话框，单击“确定”按钮，关闭对话框，如图所示。 重新打开数据库，打开任一数据库对象，可以看到右键快捷菜单已经发生了变化，如图所示。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.3 使用宏创建菜单 上面介绍的是创建自定义菜单，如果要创建“加载项”选项卡的自定义菜单，则可执行以下操作。 单击“创建”选项卡“其他”组中的“宏”按钮，打开宏的设计视图，在“操作”列的第一行中选择“AddMenu”项，在“菜单名称”文本框中输入“菜单命令”，在“菜单宏名称”下拉列表中选择“菜单命令”，在“状态栏文字”文本框中输入“菜单命令”，如图所示。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.3 使用宏创建菜单 “AddMenu”操作命令用于在窗体上添加自定义的菜单栏，它包括“菜单名称”“菜单宏名称”和“状态栏文字”等三个操作参数。其中，“菜单名称”参数文本框中的输入内容是“自定义菜单栏”中菜单的名称，该名称出现在“菜单栏”上，此处输入“菜单命令”。“菜单宏名称”参数需要输入或选择宏组名称（该宏组定义了此命令菜单中包括的命令）。此处选择“菜单命令”宏。最后一个参数的作用是：当用户选择此菜单时，“状态栏文字”参数文本框中的内容，将会出现在状态栏中。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.3 使用宏创建菜单 单击宏右侧的“关闭”按钮 ，弹出是否保存提示对话框，单击“是”按钮，弹出“另存为”对话框，输入“菜单”，单击“确定”按钮。由此就完成了宏的创建，下一步要在窗体中调用该宏。 在导航窗格中右击“主窗体”窗体，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”，打开窗体的设计视图，在“属性表”窗格中切换到“其他”选项卡，在“菜单栏”下拉列表中输入“菜单”，然后保存并关闭“主窗体”，如图所示。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.3 使用宏创建菜单 通过上述步骤，利用“AddMenu”宏操作命令在窗体上添加了一个菜单。在导航窗格中双击“主窗体”窗体，打开“主窗体”，切换到“加载项”选项卡，可以看到刚才定义的菜单。用户可选择菜单命令实现相应的功能，如图所示。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.3 使用宏创建菜单 使用向导创建的查询无法定义规则，比如无法规定“只显示航空工业出版社的图书”，然而在实际应用中，查询往往需要使用类似的规则进行限制，这就用到了查询的设计视图。下面仍然以查询“图书表”中部分字段的记录为例，来介绍使用设计视图创建选择查询的操作步骤。 在“图书管理系统”数据库中单击“创建”选项卡“其他”组中的“宏”按钮，打开宏的设计视图。 单击“操作”列的第一个空白行，在弹出的列表中选择“OutputTo”命令，在“操作参数”栏中设定各个参数，本例设定“对象类型”为“表”，“对象名称”为“借书表”，“输出格式”为“Excel 工作簿(*.xlsx)”，如图所示。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.4 使用宏实现数据的导出 设置好参数后，保存该宏为“导出借书表”，这样就完成了“导出借书表”宏的创建。 通过设置各种不同的“对象类型”，可以导出不同的数据（表、查询、窗体、报表、函数、模块、存储过程、服务器视图等）。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.4 使用宏实现数据的导出 双击导航窗格中的“导出借书表”宏，即可弹出选择存储位置的对话框，选择好存储位置后，单击“确定”按钮，即可完成表的导出，如图所示。 关于数据导入和导出的更多知识，将在第7章详细介绍。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.4 使用宏实现数据的导出 利用宏中的RunCommand命令，可以运行更多的Access操作命令，下面通过完善“读者基本信息”窗体中的“操作记录”宏组来说明。 在“图书管理系统”数据库的导航窗格中右击“操作记录”项，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”，打开宏的设计视图。 在“宏名”列的第6行输入“保存记录”，单击“操作”列的第6行，在弹出的列表中选择“RunCommand”命令，然后在“操作参数”栏中单击“命令”行右侧的下拉箭头，在弹出的列表中选择“SaveRecord”命令，如图所示。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.5 使用宏运行更多命令 用同样的方法，在“宏名”列的第8行输入“删除记录”，在“操作”列的 第8行选择“RunCommand”命令，在“操作参数”栏中，单击“命令”行右侧的下拉箭头，在弹出的列表中选择“DeleteRecord”命令。在“宏名”列的第9行输入“退出”，在“操作”列的第9行选择“Close”，如图所示。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.5 使用宏运行更多命令 保存“操作记录”宏。 打开“读者基本信息”窗体的设计视图，在该窗体中添加“保存记录”“删除记录”和“退出”3个按钮，如图所示。 右击“保存记录”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，在打开的“属性表”窗格中切换到“事件”选项卡，在“单击”下拉列表中选择“操作记录.保存记录”项，如图所示。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.5 使用宏运行更多命令 用同样的方法设置“删除记录”按钮的单击事件为“操作记录.删除记录”，设置“退出”按钮的单击事件为“操作记录.退出”。 保存“读者基本信息”窗体，并切换到窗体视图，单击“保存记录”按钮可保存当前记录（修改过的记录或新记录），单击“删除记录”按钮将弹出提示对话框，单击“是”按钮可删除记录（参见图），单击“退出”按钮可关闭窗体。 至此便完成了“图书管理系统”数据库中宏的设计，最终效果请参考本书配套素材“第6章”>“图书管理系统”数据库。 ‹#› 第 页 6.3 常用宏操作 6.3.5 使用宏运行更多命令 22 6.4 宏的操作和调试 Access 2007数据库有三类宏错误，分别是语法错误、运行错误和逻辑错误。宏的语法错误是指用户在创建宏时违反了Access 2007数据库的语法规则。比如，宏操作参数的拼写发生错误。宏的运行错误是指宏要执行不可执行的操作。比如，用户要打开一个报表，而该报表却不存在。宏的逻辑错误是指宏没有语法错误，能执行所有操作，但得到的结果不是用户想要的。下面针对这三类错误及调试分别进行介绍。 ‹#› 第 页 6.4 宏的错误和调试 宏的语法错误在创建宏时发生，当语法错误发生时，系统会给出错误提示。比如，我们在宏的设计视图的“操作”列中输入了错误的操作参数，当单击下一行准备输入下一个操作命令时，系统会弹出一个信息框以提示用户输入有误。单击“确定”按钮，光标会定位在出现错误的操作命令处，如图所示。 ‹#› 第 页 6.4 宏的错误和调试 6.4.1 宏的语法错误与调试 由图可以看出，Access 2007数据库有自动检查语法错误的功能，当Access 2007数据库通过自动检查语法发现错误时，系统就会显示语法错误消息提示框。但是，也有一些语法错误要在宏运行时才能发现。此时用户输入的表达式可能是经数据库自动检查分析后能通过的，而实际上使用的语法在这种情况下是不正确的。 例如，在“FindRecord”操作命令的“查找内容”操作参数中忘记使用等号这样的语法错误，只有在宏运行时才会出现错误提示。 下一节将会详细介绍在宏发生运行错误时，Access 2007数据库的运行错误提示。 ‹#› 第 页 6.4 宏的错误和调试 6.4.1 宏的语法错误与调试 当用户运行有错误的宏时，Access 2007数据库会给出一些错误提示。正确地理解这些错误提示，有助于用户发现并改正宏错误。 下面以6.2.1节创建的“打开读者基本信息窗体”宏的错误提示为例，介绍在宏发生运行错误时，Access 2007数据库的运行错误提示。比如，当“OpenForm”操作命令中“窗体名称”操作参数发生错误时（例如，操作参数输入的窗体不存在），运行该宏，Access 2007数据库首先弹出一个错误提示框。单击“确定”按钮，确定错误。弹出“操作失败”对话框，单击“停止所有宏”按钮关闭“操作失败”对话框。 ‹#› 第 页 6.4 宏的错误和调试 6.4.2 宏的运行错误与调试 操作失败宏的操作名称 操作失败的宏名 操作失败宏的参数 由图可知，“操作失败”对话框给出了一个比较详细的错误提示。用户可以根据这个“操作失败”对话框的提示，判断出引起错误的宏名、操作名称和操作参数，以便能有针对性地修改宏中存在的错误。 ‹#› 第 页 6.4 宏的错误和调试 6.4.2 宏的运行错误与调试 逻辑错误就是宏没有语法错误，能执行所有操作，但得到的结果不是用户想要的，这类错误通常最难查找和纠正。为了能快速地查找和纠正宏的逻辑错误，Access 2007数据库提供了“单步执行宏”的运行方式。 在“单步执行宏”运行方式下，数据库会一步一步地执行宏中的操作命令，并在每一步都给出数据库当前运行的宏的状态，以增进用户对宏的逻辑结构的了解，进而检查逻辑错误。下面来详细介绍宏的单步执行操作。 在“图书管理系统”数据库的导航窗格中右击6.3.1节创建的“打开窗体与 退出宏”，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”，打开宏的设计视图。 ‹#› 第 页 6.4 宏的错误和调试 6.4.3 宏的逻辑错误与调试 单击“单步”按钮 ，使其处于选中状态（按下的“单步”按钮是橘黄色的），单击运行按钮（参见如图所示），弹出“单步执行宏”对话框。 ‹#› 第 页 6.4 宏的错误和调试 6.4.3 宏的逻辑错误与调试 宏的设计视图中的每一步操作都有一个单步执行宏对话框，用户单击“单步执行”按钮，可一步一步地执行每一个宏操作，直至宏结束，如图所示。 利用单步执行宏，用户可以一步一步地的分析宏的执行，了解每一步宏操作的宏名、操作名称和操作参数等信息，实现对宏的逻辑分析，从而发现并修改宏的逻辑错误。 ‹#› 第 页 6.4 宏的错误和调试 6.4.3 宏的逻辑错误与调试 $$