4.5.1 数据排序（课件）2024年《计算机应用基础教程》（航空工业出版社）同步教学

第四章 Excel 2010电子表格的使用 Use of Excel 2010 Spreadsheet 1 Excel 2010是Microsoft Office中的一个电子表格应用程序。它可以方便地对电子表格中的数据进行管理、计算、排序、筛选和分类汇总等，也可以根据表格中的数据快速生成各种图表。 本章主要学习Excel电子表格的制作，单元格格式的设置，公式与函数的应用，图表的创建与修饰，数据清单的排序、筛选、分类汇总等。其中编辑工作表、输入公式和建立图表是考核重点。下面对本章的考核知识点进行全面分析。 掌握Excel的基本功能，理解工作簿、工作表、单元格地址的概念。 熟练掌握工作表数据的录入、编辑方法；会对工作表进行排版等格式化操作。 知识目标 熟练掌握图表的创建方法，会对图表对象进行编辑与修饰。 熟练掌握单元格数据的引用方法；熟练使用公式和函数对表格数据进行计算。 熟练掌握数据清单的排序、筛选、分类汇总等操作。 会使用数据透视表分析数据。 3 会新建、保存和打开工作簿。 会编辑工作表内容，对工作表进行格式化操作。 技能目标 会创建图表，编辑图表对象，美化修饰图表。 会使用公式和函数对表格数据进行计算。 会对数据清单进行排序、筛选、分类汇总等操作。 会利用数据列表来创建数据透视表；会打印工作表。 4 难易程度： 考核概率：10%~100% 技能目标 知识要点与考试概率分析表 60% 使用工作表和单元格 设置单元格格式 设置条件格式 输入公式 创建图表 编辑、修饰图表 1 2 3 4 5 6 35% 80% 10% 100% 90% 50% 5 难易程度： 考核概率：10%~100% 技能目标 知识要点与等级考试考核概率分析表 工作表的数据库操作 数据排序 数据筛选 数据分类汇总 建立数据透视表 打印工作表 1 2 3 4 5 6 10% 60% 75% 40% 10% 2% 6 教学案列 对“学生成绩表”进行统计分析，计算每位学生课程的总分与平均分，排出名次，为下学期的评优工作做好准备； 需要对每门课程的成绩分布情况、优秀率、及格率进行计算分析，对学生各门课程的掌握情况做到心中有数； 及时通知课程不及格的学生认真复习，为下学期开学初的补考做好准备。 班级成绩表的设计与制作 4-1 学期结束前，各班级辅导员首先要收集本班学生的各科成绩。 7 教学案列 班级成绩表的设计与制作 4-1 辅导员可以使用Excel制作“学生成绩表”，借助其强大的数据计算与处理功能，能够大大减少工作量，轻松完成任务。制作好的“学生成绩表”如图4-1所示 （最终效果可参见素材与实例→第4章→班级成绩表） 图4-1 学生成绩表 8 4.5 Excel工作表的数据分析 Excel不仅具有强大的数据计算能力，还具有数据库管理的一些功能，如排序、数据筛选和分类汇总等。 9 10 4.5.1 数据排序 用户经常需要在数据清单中按某字段值的大小顺序对数据清单进行重新排列，即进行排序。 这里实际上有两个关键字，前一个关键字（性别）为主，称为“主要关键字”，后一个关键字（工资），是当主要关键字无法确定排列顺序时才起作用，故称为“次要关键字”。 按工资从高到低进行排序，以便从中得到有用的信息。 例如 排序依据的字段称为关键字，有时关键字不止一个。 对工资表按“性别”进行排序，若“性别”相同时，则按照“工资”高低进行排序。 例如 10 4.5.1 数据排序 1．利用“排序”按钮简单排序 步骤2 在“数据”选项卡的“排序和筛选”命令组中有两个排序按钮、，分别是“升序”和“降序”按钮 、 。单击“升序”按钮，数据清单中记录按工资从低到高进行排列，效果如图4-49所示。 步骤1 单击某字段名（如：工资），该字段为排序关键字。 11 11 4.5.1 数据排序 对于有两个以上关键字的排序操作，需使用“排序”对话框进行。具体操作步骤如下： 2．高级排序 步骤2 在“主要关键字”下拉列表中选择排序的主要关键字（如性别），并选择排序方式（如降序）； 在“次要关键字”下拉列表中选择排序的次要关键字（如工资），并选择排序方式（如升序），如图4-53所示。 步骤1 单击“数据”选项卡“排序和筛选”命令组中的“排序”按钮 ，打开“排序”对话框。 图4-53 “排序”对话框 12 12 4.5.1 数据排序 步骤4 单击“确定”按钮，排序结果如图4-54所示。从中可以看到，首先以“性别”降序排列，当“性别”相同时，再按“工资”升序排列。 步骤3 选中“数据包含标题”复选框，表示标题行不参加排序。 图4-54 按“性别”降序和“工资”升序排列示例 13 13 3．恢复原来次序 4.5.1 数据排序 若要将经过多次排序的数据表恢复到未排序前的状态，可以事先在数据表中增加一个名为“记录号”的字段，并依次输入记录号1，2，3，…。 当对数据表进行多次排序后，原记录顺序已经改变，“记录号”字段值也不是原来的顺序。 为了恢复到排序前的状态，只要按“记录号”字段的升序排列即可。 14 14 【任务4-13】 对“工资表”中的记录按主要关键字“性别”进行升序排序，若“性别”相同时，则按照次要关键字“补贴”进行降序排序。 4.5.2 数据筛选 当数据清单中的记录较多时，可以使用数据筛选功能对符合条件的记录进行筛选，数据清单只显示符合条件的一部分记录，而将不符合条件的记录隐藏起来不显示。这样可以缩小查找范围，提高工作效率。数据筛选的方法有两种：“自动筛选”和“高级筛选”。 1．自动筛选 自动筛选数据 以筛选工资表中“部门”为“销售部”的记录为例，具体操作步骤如下： 步骤1 单击数据清单中的任一单元格。 16 16 4.5.2 数据筛选 步骤2 单击“数据”选项卡“排序和筛选”命令组中的“筛选”按钮。此时，数据清单的每个字段名旁边增加了一个筛选按钮 。单击“部门”字段的筛选按钮，将出现下拉列表，如图4-55所示。 图4-55 自动筛选功能示例 17 17 4.5.2 数据筛选 步骤3 在下拉列表只选中“销售部”后确定，则筛选后的工作表中只显示“部门”属于“销售部”的三条记录，如图4-56所示。 图4-56 自动筛选后的数据清单 筛选后字段名右侧的筛选按钮 会变成 。筛选并没有删除不满足条件的记录，而只是暂时隐藏。如果想要恢复被隐藏的记录，只需在筛选列的下拉列表中选择“全选”即可。 18 18 【任务4-14】 利用自动筛选功能，挑选出“工资表”中职称为“中级”的人员名单。 4.5.2 数据筛选 自定义条件筛选 步骤1 在数据工作表中单击，然后单击“数据”选项卡“排序和筛选”命令组中的“筛选”按钮。 查看工资在3500～4000之间的人员记录，具体操作步骤如下： 步骤2 单击“工资”字段名右侧的筛选按钮 ，在展开的列表中选择“数字筛选”→“自定义筛选”选项，弹出“自定义自动筛选方式”对话框。 20 例如 20 4.5.2 数据筛选 步骤3 单击“显示行”中“工资”下的第一个列表框下拉按钮，在展开的列表中选择运算符（如大于），在第二个列表框中选择或输入运算对象（如3500）； 图4-57 设置筛选项 21 用同样的方法可以指定第二个条件（如：小于，4500）。两个条件之间的单选按钮用于确定这两个条件的关系，“与”表示两个条件必须同时成立，而“或”表示两个条件有一个成立即可。单击“与”单选按钮并输入条件，如图4-57所示。 21 4.5.2 数据筛选 步骤4 单击“确定”按钮，则数据清单中只显示工资介于3500与4000之间的人员记录。筛选结果如图4-58所示。 图4-58 “自定义自动筛选方式”示例 22 22 【任务4-15】 使用自定义条件筛选出“工资表”中“销售部”部门中“工资>3500”的人员名单。 4.5.2 数据筛选 2．高级筛选 构造筛选条件 在自动筛选中，筛选条件可以是一个，也可以用“自定义”指定两个条件，但只能针对同一字段。如果筛选条件涉及到多个字段， 高级筛选的条件需要手动输入，筛选条件要和工作表数据区域分开至少一行。筛选条件的书写方式为先输入条件所在的字段名，在字段名下方输入筛选条件。 24 “部门是销售部”且“工资>3500”，用自动筛选要分两步执行才能实现，较为麻烦，而用高级筛选一次就能完成。 例如 24 4.5.2 数据筛选 “或”关系的条件在两行分别列出，如图4-60所示，表示“部门为销售部”或“工资>3500”，这两个条件满足一个即可。 图4-60 高级筛选中构造“或”条件示例 25 25 4.5.2 数据筛选 执行高级筛选 下面以筛选条件为“部门是销售部”与“工资>3500”为例，执行高级筛选的具体操作步骤如下： 步骤1 在数据清单后的空白行输入筛选条件，如图4-59所示。 步骤2 选择数据清单中的任一单元格（注意：不要选中“条件区域”单元格），然后单击“数据”选项卡“排序和筛选”命令组中的“高级”按钮 ，弹出“高级筛选”对话框。 26 26 4.5.2 数据筛选 步骤3 在“方式”设置区选择筛选结果的显示位置，这里选“在原有区域显示筛选结果”； 在“列表区域”文本框指定数据区域（一定要包含标题行），可以直接输入“$A$1:$G$10”，也可以单击右侧的“单元格拾取”按钮，然后在数据清单中进行选择。 用同样的方法在“条件区域”文本框指定条件区域（$A$12:$F$13），如图4-61所示。 图4-61 “高级筛选”对话框 27 27 4.5.2 数据筛选 将筛选结果复制到指定区域 若想保留原有数据，将经过高级筛选后的结果保存到其他位置，可以在上述步骤3中选择“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮，并在“复制到”文本框指定复制区域的左上角单元格地址（如$A$15），则高级筛选后的结果将会复制到指定位置。 28 28 4.5.2 数据筛选 多个条件的“与”、“或”关系用如下方法表示： “与”关系的条件必须出现在同一行，如图4-59所示，表示“部门为销售部”并且“工资>3500”，这两个条件必须同时满足。 图4-59 高级筛选中构造“与”条件示例 29 29 4.5.2 数据筛选 步骤4 单击“确定”按钮，可看到原有数据被经过高级筛选后的结果所代替，如图4-62所示。 图4-62 在原有区域显示高级筛选的结果 如果想要显示所有记录，可以单击“排序和筛选”命令组中的“清除”按钮。 30 30 【任务4-16】 使用高级筛选，筛选出“工资表”中性别为“女”与“工资>3500”的人员名单。 THANK YOU WPS,a click to unlimited possibilities 汇报人：WPS YOUR LOGO $$