4.3文档编辑（课件）《信息技术》（电子工业出版社）

第四章 信息技术导论（第3版） 文字处理Word2010 1 04 文档编辑 2 选择文本 编辑文档时，一般先选定需要编辑的内容进行，然后对其进行编辑操作。选定文本也称为选中文本或选择文本。被选定的文本默认情况下以蓝底黑字显示，以示区别。选择文本的方法有鼠标和键盘两种方式。 ①鼠标方式。在Word中，用鼠标选择文本的方法有很多种而且非常灵活，如表4.2所示。 ②键盘方式。使用键盘选定文本时，首先将插入点移动到需要选定文本的开始处，然后按住Shi住键，使用光标移动键移动插入点，插入点所经过的文本或图形即被选中。 3 复制、剪切与粘贴操作 在文档输入的过程中，如果对象多次重复出现或放置位置不合适，可以通过对象的复制与移动操作进行调整。使用复制功能和移动功能之前，必须先选定文本。 (1)复制文本 复制文本的方法如下：选定需要复制的文本，单击“开始”选项卡中的“复制”按钮.倉，或按Ctrl+C组合键，将插入点定位到想粘贴的位置；单击“粘贴”按钮碧，或按Ctrl+V组合键，即可实现将所选择的文本粘贴到文档中的指定位置。 (2)移动文本 移动操作是将文档中的某些位置不合适的文本移动到合适的位置，移动后原文本内容被删除，并插入到新的位置。移动的具体操作方法如下：选定需要移动的文本，单击“开始”选项卡中的“剪切，，按钮圣，或按Ctrl+X组合键，然后将插入点定位到想粘贴的位置，单击“粘贴”按钮里，或按Ctrl+V组合键，即可实现将所选择的文本粘贴到文档中的指定位置。 4 复制、剪切与粘贴操作 （3）用拖动法复制文本 拖动法常用于短距离内复制文本。具体操作方法如下：选定要复制的文本，将鼠标指针移到选定的文本之上，直到鼠标变成塩形状；按住Ctrl键，将选定的对象拖至目的位置；拖动时有一个虚线插入点L表明要粘贴对象的位置，电表示复制操作，虚线插入点到达目的地后，要先松开鼠标左键，再松开Ctrl键。 （4）用拖动法移动文本 在短距离内尤其在一屏内移动文本，用拖动法最便捷，具体操作如下：选定要移动的文本，将鼠标指针移动到选定的文本之上，直到鼠标变成会形状，按住鼠标左键，将选定的对象拖至目的位置即可。拖动时有一个虚线插入点丄表明要粘贴对象的位置，&表示移动操作。 5 复制、剪切与粘贴操作 （5）剪贴板工具 Word2010中的剪贴板最多能存放24个对象，即可以从剪贴板中粘贴最近24次复制或剪切过的内容。单击“开始”选项卡的“剪贴板”组对话框启动器按钮島，可以打开“剪贴板”任务窗格。如果想粘贴前几次复制或剪切的对象，可以把插入点移到插入目标位置，在“单击要粘贴的项目”窗格中单击要复制的对象即可。 6 文本的删除 删除文本的常用方法是使用Backspace键和Delete键，这种方法用于较大的文本删除效率较低，此时可以使用文本块删除的方式，即选择文本块，按Delete键即可。 7 文本的查找与替换 （1）查找文本 查找功能可以查找任意字、词或短语等在文档中出现的每个位置，也可以查找带有指定格式的文本。具体操作如下。 ①选择“开始”-“编辑”组，单击“查找”按钮，如图4.12所示，打开“导航”窗格,如图4.13所示。 8 文本的查找与替换 在“导航”窗格中输入需查找的内容，Word2010将自动进行查找操作，查找完毕会自动将查找到的内容以突岀显示的形式显示出来。用户还可以单击“导航”窗格编辑框右侧的二，在打开的菜单中选择“高级查找”，打开“查找和替换”对话框（该对话框也可以通过单击“开始”-“编辑”组的“查找”下拉列表中选择“高级查找”打开），如图4.14所示，切换到 9 文本的查找与替换 ③查找到的目标内容将以黄色矩形标志，单击“查找下一处”按钮，可以继续查找。 在Word2010中进行查找操作时，默认情况下每次只显示一个查找到的目标。用户也可以单击“在以下项中查找”按钮，在下拉列表中选择“主文档”选项，将同时显示所有查找到的内容。 （2）替换 替换功能不仅可以查找和替换指定字符，还可以查找和替换字符格式（例如，查找或替换字体、字号、字体颜色等格式）。替换的具体操作如下。 ①选择“开始”一“编辑”组，在“查找”下拉列表中选择“高级查找”，或直接单击“替换”按钮，打开“查找和替换'‘对话框，见图4.14。 10 文本的查找与替换 ②在“替换”选项卡的“查找内容”编辑框中输入准备替换的内容，在“替换为”编辑框中输入替换后的内容。如果希望逐个替换，则单击“替换”按钮，如果希望全部替换査找到的内容，贝惮击“全部替换”按钮。 ③完成替换后单击“关闭”按钮，关闭“查找和替换”对话框。用户还可以单击“更多”按钮进行更高级的自定义替换操作。 11 编辑操作的撤销、恢复和重复 在对文本内容进行各种编辑操作时，难免会出现一些误操作，如不小心删除、替换或移动了某些文本的内容。Word2010提供了非常有用的撤销、恢复和重复功能，从而帮助用户迅速纠正错误操作，大大提高工作效率。 执行“撤销”命令，可以撤销刚刚做过的操作。操作方法非常简单，打开Word2010标题栏左侧的“自定义快速访问工具栏”的下拉按钮，将撤销按钮哮添加到“自定义快速访问工具栏”上，然后单击工具栏的撤销按钮立，或按Ctri+Z组合键即可。每按一次撤销按钮劈，可以撤销前一步的操作；若要撤销连续的前几步操作，则可以单击撤销按钮右边的下拉按钮工，再在其下拉列表中选择想要撤销的操作。Word2010还提供了“恢复”操作，以恢复被“撤销”命令撤销的内容。 12 05 文档的排版 13 文档的视图方式 (1)页面视图 页面视图可以显示文档的打印效果外观，主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素，是最接近打印结果的视图方式。页面视图主要用于版面设计，所显示文档的每个页面均与打印后的效果相同，如图4.15所示。 14 文档的视图方式 (2)阅读版式视图 阅读版式视图是以图书的分栏样式显示文档，选项卡、功能按钮等窗口元素被隐藏起来。在阅读版式视图中，用户可以通过单击“工具”按钮选择各种阅读工具。阅读版式可以通过“视图选项”将相邻的两页显示在一个版面上，其最大优点是便于用户阅读文档。 15 文档的视图方式 (3)Web版式视图 Web版式视图以网页的形式显示文档，适用于发送电子邮件和查看文档在Web浏览器中显示的外观效果。Web版式视图在屏幕上显示、阅读文档时效果最好，能使用户在联机阅读时非常方便。切换到Web版式视图时，文档将显示为一个不带分页符号的页面，且文本将自动换行以适应窗口的大小，与使用浏览器打开文档的效果一致。在Web版式视图下，用户可以对文档的背景颜色进行设置，还可以浏览和制作网页等。 16 文档的视图方式 大纲视图主要用于显示文档的结构和标题的层级结构，并可以方便地折叠和展开各层级的文档。大纲视图广泛用于长文档的快速浏览及和建立或修改大纲，以便能够审阅和处理文档的结构。当视图方式切换为大纲视图时，原来显示工具按钮的位置将显示大纲视图的工具按钮，这些按钮提供了在大纲视图下操作的全部功能。用户可以选择只显示标题而暂时隐藏标题下面的文本，以及升级或降级标题及其从属文本。当移动标题时，所有子标题和从属正文也将跟着移动。在大纲视图中不会显示页边距、页眉、页脚、图片和背景。 (4)大纲视图 17 文档的视图方式 草稿视图取消了页面边距、分栏、页眉/页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。 (5)草稿视图 18 文档的视图方式 文档结构图常用于查看文档的结构或寻找某个特定主题及内容。在文档结构图中，“导航”窗格位于文档左边，以树状结构列出了文档的所有标题。单击某一标题，右面窗格将显示此标题所对应的内容。文档结构图可以根据标题进行有选择地阅读。文档结构图可以与页面视图、Web版式视图、大纲视图和草稿视图方式结合起来使用，可达到更好的效果。要打开文档结构图，可以选中“视图”-“显示”-“导航窗格”复选框，在“导航”窗格中单击“浏览您的文档中的标题”按钮即可。 (6)文档结构图 19 字符格式化 1.字符格式设置 设置字符格式时可以先选择需要设置格式的文本，然后设置字符格式；也可以先设置字符格式，再输入文本，使用这种方法时，后面输入的新文本就会自动釆用该设置。 设置字符格式可以通过“开始”选项卡的“字体”分组中的按钮进行设置，也可以通过“字体”对话框设置，还可以使用浮动工具栏设置。 ①使用“字体”组按钮设置格式。单击“开始”选项卡“字体”组中的按钮，如图4.16所示，即可设置字符格式。 20 字符格式化 ②使用“字体”对话框设置格式。单击“开始”选项卡中“字体”组的对话框启动器国，打开“字体”对话框，选择“字体”选项卡，从中可以设置字符的各种格式，如图4.17所示。 ③使用浮动工具栏设置字符格式。选择文本内容后，将鼠标移动到己选择的文本的上方,就会出现从模糊到逐渐清晰的浮动工具栏。浮动工具栏中包含了常用的字体设置按钮：字号、字体、颜色、对齐方式等，设置方法和功能区按钮类似。 21 字符格式化 2.字符间距设置 Word提供了三种字符间距：标准间距、紧缩间距和加宽间距，默认釆用标准间距。字符间距设置的具体操作方法为：单击“开始”选项卡中“字体”组的对话框启动器％打开“字体”对话框，选择“高级”选项，如图4.18所示。 22 段落格式化 1.段落缩进 段落缩进是指段落中的文本与页边距之间的距离。Word2010中有4种段落缩进方式。 ❖首行缩进：段落首行的左边界向右缩进一定的距离，而其余行的左边界不变。 ❖悬挂缩进：段落首行的左边界不变，其余行的左边界向右缩进一定的距离。 ❖左缩进：整个段落的左边界向右缩进一定的距离。 ❖右缩进：整个段落的右边界向左缩进一定的距离。 这4种方式除了单独使用，还可以组合使用，如左缩进与首行缩进组合成左缩进式首行缩进。进行段落缩进时，先将“插入点”放在该段落中，如果要对多个段落应用同样的缩进效果，必须同时选定这些段落。段落缩进的方法有以下两种。 23 段落格式化 （1）利用标尺设置缩进 单击垂直滚动条上方的标尺按钮刼，打开“水平”和“垂直”标尺，利用水平标尺快速设置段落的缩进方式和缩进量，水平标尺上包括首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进4个标记,如图4.19所示。 24 段落格式化 (2)使用“段落”对话框设置缩进 在“段落”对话框中可以精确地设置缩进的尺寸，方法如下：单击“开始”选项卡的“段落”组中的日按钮，打开“段落”对话框，选择“缩进和间距”选项卡，如图4.20所示。 25 段落格式化 段落格式化 2.设置段落间距 段落间距包括行间距和段落间距两种格式。行间距是指同一段落内两行之间的距离，段落间距是指上一段落的最后一行和下一段落的第一行之间除去行间距之后的距离。行间距或段落间距设置通过“段落”组的按钮或“段落对话框”来设置。 3.段落对齐 段落对齐是指段落中每行文本的垂直对齐方式。Word2010中有5种段落对齐方式，即两端对齐、居中、右对齐、左对齐和分散对齐。 26 段落格式化 段落格式化 4.段落与分页 对于一些要求不高的文档，通常不太关心在文档中某一段落的什么位置又开始了新的一页，Word会根据一页中能够容纳的行数对文档自动分页。有时由于在段落之间分页会影响文档阅读，有的文档对格式要求较高，严格限制在段落中分页，为此Word2010提供了有关分页输出时如何处理段落的几种选择。如果选择了某一属性，则Word会自动控制分页，使文档更加美观。 5.添加边框和底纹 在文档中插入段落边框和底纹，可以使相关段落的内容更加醒目，从而增强Word文档的可读性。在默认情况下，段落边框的格式为黑色单直线。用户可以设置段落边框的格式，使其更美观。 27 段落格式化 段落格式化 6.项目符号和编号列表 项目符号和编号列表综合运用了段落缩进和段落对齐格式，通过项目符号和编号，以列表的形式组织信息，使文档层次分明，结构清晰，便于阅读。项目符号和编号可以在输入内容时由Word自动创建，也可以在现有的文档中快速添加。 7.首字下沉 首字下沉是指将某个段落的第一个字的大小变为正文的两倍甚至更大，从而突出显示段首或篇首位置。 28 页面格式化 ①设置纸张大小：单击“页面布局”-“页面设置”-“纸张大小”按钮，弹出常用标准纸型规格的下拉列表，并详细标出每种纸型的尺寸，如图4.29所示。通常情况下，系统默认的纸张类型是A4,如果需要改为其他类型的纸张，只需选择相应的纸型即可。如果用户需要的纸张不是标准类型，可以选择自定义纸张。 1.页面设置 29 页面格式化 ②设置纸张方向：单击“页面布局”-“页面设置”-“纸张方向”按钮，弹岀纸张方向下拉列表，根据需要选择“纵向”或“横向”（如图4.30所示），默认纸张方向为“纵向”。 ③设置页边距：单击“页面设置”一“页边距”按钮，弹出标准页边距下拉列表（如图4.31所示），从中根据需要选择。如果预设的页边距不能满足用户的要求，可以在页边距下拉列表中选择“自定义边距”，然后在打开的“页面设置”对话框中精确设置，如图4.32所示。 1.页面设置 30 页面格式化 （2）使用“页面设置”对话框设置页面 使用“页面设置”组中的按钮只能完成页面的基本设置，如果需要详细精确的设置，可以使用“页面设置”对话框完成。“页面设置”对话框中包括“页边距”、“纸张”、“版式”和“文档网格”4个选项卡。“页边距”和“纸张”选项卡的功能与按钮的设置类似。 ①设置页边距：“页边距”选项卡除了可以设置正文上、下、左、右四边的边距之外，还可以设置装订线位置，纸张方向，页码方位等功能。 1.页面设置 31 页面格式化 ②设置纸张大小：纸张大小操作方式和按钮的操作方式类似。 ③设置版式：“版式”选项卡（如图4.33所示）可用于设置页眉和页脚，也可以设置页面的垂直对齐方式。 ④设置文档网格：“文档网格”选项卡（如图4.34所示）主要用于设置文档中每页的行数，每行的字数，偶尔也会用于设置正文的字体、字号、分栏的栏数、文字排列方向等。 32 页面格式化 多栏版式是一种常用的排版方式，可以使文档从一个栏的底端继续到下一栏的顶端。 分栏的操作方法为：单击“页面布局”→“页面设置”→“分栏”按钮，在下拉列表中选择相应分栏。如果这些分栏格式不能满足需求，可单击“分栏，，下的“更多分栏，按钮 ，可打开“分栏”对话框，如图4.35所示。 2.文档分栏 33 页面格式化 （1）插入分页符 通常，若文档的内容超过一页，Word会自动插入分页符并生成新的页面。用户也可以通过插入分页符在指定位置强制分页，如使包含多篇文章的文档中的每篇文章从新的一页开始。 （2）插入分节符 节是文档格式化的最大单位，只有在不同的节中才可以设置不同的页眉/页脚、页边距、分栏版式等格式。为了便于对同一个文档中的不同部分进行不同的格式设置，用户可以将文档分割成多个节，如将一本书中的每章单独设为一节。 3.插入分隔符 34 页面格式化 （1）单击“插入”→“页眉和页脚”→“页码”按钮，打开“页码格式”对话框，如图4.36所示。根据用户要求的格式插入页码。这种方法只能插入页码。 （2）单击“插入”→“页眉和页脚”→“页眉”或“页脚”按钮，除了可以添加页码外，还可以加入文字和图形。 4.插入页码 35 页面格式化 5.页眉和页脚 ①选择“插入”→“页眉和页脚”→“页眉”/“页脚”按钮，打开系统预定的“页眉”/“页脚”工具栏，用户可根据提示操作，如果对预定格式不满意，可单击“页眉”和“页脚”旁下拉按钮中对应的“编辑页眉”/“编辑页脚”按钮，打开如图4.37所示的“设计”选项卡。此时正文呈灰色显示，不能编辑，只有“页眉”和“页脚”区域允许编辑，如图4.38所示。 36 页面格式化 ②在指针位置输入页眉的内容并设置好格式。 ③单击“转至页脚”按钮曩，切换到页脚编辑区，输入页脚的内容并设置好格式。 ④单击“页眉和页脚工具设计”选项卡的“关闭页眉和页脚”按钮。 (2)编辑页眉页脚 双击已设置好的页眉或页脚区域，将出现页眉和页脚的编辑区，此时对页眉和页脚可按文本的修改和删除方法进行相应的编辑。 37 样式与模板 1.样式 样式是指系统或用户预先定义并保存好的一系列排版格式，包括字体、段落的对齐方式、制表位和页边距等。使用样式不仅可以对文档文本进行快速排版，而且当某个样式做了修改后, Word会自动更新整个文档中应用了该样式的所有文本的格式。因此，在编写一篇文档时，可先定义文档中要用到的各种样式，然后使之应用于各段落。 38 样式与模板 2.模板 模板是一种文档的模型，它具有预定义的页面版式、文字和样式等内容，是一种特殊文档（.dotx文档）。使用模板可以快速创建所需类型文档的大致框架，Word中提供了一些常用模板,使文档的排版更加方便、快捷。如果在输入文档之前没有选择模板，那么Word将默认使用Normal.dotx模板文件（正文模板）；如果需要使用其他类型的模板，在新建文档时需做相应的选择。 39 感谢观看 信息技术导论（第3版） 40 $$