6.2条据 （课件）《财经应用文写作（第3版）》（电子科技大学出版社）

第六章 日常应用文 第三节 条据 一、条据概述 （一）条据的含义和作用 条据是便条和单据的合称，是相互交往的一方写给另一方的情况说明或凭据，是人们在日常工作、学习和生活中，彼此之间处理财物或事务往来时常用的一种日常应用文。条据虽不是正式单据，但也能起到信用凭证的作用，用途十分广泛。 条据的作用主要有：使对方知情；便于查证；备忘；作为凭据。 （二）条据的分类 1.说明性条据，即条据中的“条”，也称便条，是一种简单的书信，其简便在于内容间短，三言两语，私人交换意见，无须邮寄。常用的便条有请假条、留言条和托事条等。 2.凭证性条据，即条据中的“据”，也称单据，是一种作为凭据的条子，单据有财务部门专门的发票、收据等表格式凭证，也有日常收授财务或物品时临时书写的便条式字据。常用的有借条（据）、收条（据）、欠条、领条、发条等。 （三）条据的特点 1.常用。条据的使用频率很高，因为请假、留言、托事、收授一些物品，这样的事情在生活和工作中几乎每天都要发生，如果有必要，都会写出相应的条据。 2.便捷。条据往往用三言两语就可说清或交代一件事，非常便捷、直接。 二、便条 （一）便条概述 1．便条的含义 在日常生活中，如果我们有什么事情要告诉另一方，或者委托他人办什么事时，在不能面谈的时候，可使用便条这种形式进行联系。便条是一种简便的书信应用文，用便条向别人说明事项不用写信封，一般不用邮寄，可以直接转交给收便条人。 便条虽然属于书信应用文，但同一般书信有以下区别：一是便条一般托人代转或留在对方可以看见的地方；二是便条不用邮递，也不用信封，有时为了方便用信封装起来，但不必密封，而且不用写信封；三是便条的内容一般较短，而且是就某件事情发文；书信则一般较长，而且可以涉及许多事情。 2．便条的分类 便条是人们日常生活中常用的联系方式之一，其分类方式有很多，一般很难确定一个明确的标准，大体来讲，有以下几种：留给私人的便条，如留言条。写给朋友的便条，如托事条、邀约条。写给有业务、债务关系的人的便条，如索款条；写给有关单位或组织负责人的便条，如请假条。 3．便条的基本格式 便条的写作格式同一般书信基本相同，通常由标题、称呼、正文、落款四部分组成。 （1）标题。便条的标题是可有可无的，一般人们只在写请假条、留言条时使用标题，位置在正文上方中间写上“请假条”或“留言条等。 （2）称呼。称呼要求在标题下一行顶格写上收条人的称呼或姓名，后加冒号，如“老师”。 （3）正文。称呼下一行空两格处写起。正文内容要求将所要表达的意思或要求对方办的事情全部写出来。内容写完后，可视具体情况写“谢谢”、“敬礼”、“特此拜托”等礼貌性的话语，也可不写。 （4）落款。便条的落款包括署名和日期两项。署名写在正文右下方，署名的方式视对象而定。在署名的下方还要写明具体的成文日期，可以不写年，只写上月、日、上下午、几时几分。 4．便条的写作要求 （1）要将所说的事写清楚，使他人一看便知。 （2）言简意赅，篇幅短小，以写某一件事为主。 （3）书写工整、清楚，所用纸墨要有利于保存。 （二）请假条 1．请假条的含义 请假条是因事或因病不能上班工作，不能到校学习或不能出席会议时，向单位负责人、组织和领导请求给予假期的便条。 2．请假条的基本格式 请假条由标题、称呼、正文、落款四部分组成。 （1）标题。在请假条第一行中央写上“请假条”三字。 （2）称呼。标题下一行顶格写明向谁请假，一般都是主管领导。具体写法是在姓后面加上职务，如“李厂长”、“赵主任”、“陈科长”或“老师”等，后用冒号。 （3）正文。正文主要说明请假的缘由和时间。有时因事请假，可以只写“因事”两字。但这样的表述要看场合，要考虑双方的熟悉程度。否则可能会给对方以不信任或不尊重的误解。最后常以“特此告假”、“请予准假”、“此致敬礼”或“乞赐批假，不胜感激”等礼貌语结束。 （4）落款。落款在正文右下方署上请假人姓名，在姓名后面往往加上“敬上”等字样，以示尊敬。姓名下方标注请假时间。 3．请假条的写作要求 （1）请假原因要具体清楚，不能含糊其辞，模棱两可。 （2）如是突发事情可请人将请假条带给有关领导；如是事先知道的事情则宜提前向领导请假，得到领导的批准。一般请假人不应越级请假。 （3）请假时间一定要写请楚，便于领导考虑安排你所做的工作。 （4）请假人在请假期满后应主动向有关部门销假，请假条不必收回。 （三）留言条 1．留言条的含义 在日常生活中，有事情要通知、托付对方，而不能当面告知；或有些事不好当面说时，常写张字条留给对方，这种字条就是留言条。。 2．留言条的基本格式 留言条由标题、称呼、正文、落款四部分组成。 （1）标题。留言条可以没有标题，如果写标题，就在第一行中央写上“留言条”三字。 （2）称呼。抬头顶格写对收条者的称呼，不宜直呼其名，要用尊称，如“刘老师”、“张师傅”、“李先生”、“王主任”等，后加冒号。 （3）正文。正文在称呼下一行空两格书写，陈述所要说明的内容。一般要将所表达的事情的诸要素（何时、何地、何人、何事）讲清楚。 （4）落款。落款较为随便，如果是熟悉的人写上姓再上日期即可，不太熟悉的则要写上全名和具体日期。 3．留言条的写作要求 （1）不宜详细地叙述拜访的意图和事项。 （2）语言要平和。 （3）选择约定再访的时间要适宜。 三、单据 （一）单据概述 1．含义 单据是一种作为凭据的条子。单据有财务部门专门的发票、收据等表格式凭证，也有日常收授财务或物品时临时书写的便条式字据。单据往往与经济活动有关。常用的单据有借条（据）、收条（据）、欠条、领条、发条等。 2．单据的基本格式 单据通常由标题、正文和落款三部分但成。 （1）标题。首行正中写“借条”、“收条”、“领条”等字样。 （2）正文。在标题下一行或空一行，一般开头空两格，直接写内容。因为作为凭证的作用，单据中要写清收、借、欠、领、发的具体款物及其规格、质量、数量等。文中涉及的数字必须大写，数字之后加“整”字，以防增添。然后，另起一行空两格写“此据”二字，也可不写。 （3）落款。落款包括署名和日期。单据的右下方要签署立据单位或个人的名称，并加盖公章或指印。署名下写年月日。 现在很多单位为了方便使用，把一些常用的单据制成表格的形式，如“借款单”。借款时，借款人只需填写即可，不必另写“借条”。 3．单据的写作要求 （1）写清涉及的具体的款物及其规格、品种、数量、质量等内容，而且要当面点清。 （2）因为凭证作用，文中涉及的数字必须大写，数字之后加“整”字。此外，每行收尾不得有数字出现，以防增添涂改。 （3）文面要干净，不允许涂改。若有涂改，需要出据方在改动处加盖公章、私章或签名。 （4）书写要工整、清楚，所用纸墨要有利于保存。单据不得用铅笔、圆珠笔或红色笔书写，最好用钢笔或毛笔书写。 （二）借条 1．借条的含义 借条也称借据，是指借个人或公家的现金或财物时写给对方的凭证性的条据。财物归还后，出具借条者要收回，即撕毁或作废。 2．借条的基本格式 借条包括标题、正文和落款三部分。 （1）标题。借据的标题可以由两种方式构成：一种是直接由文种名构成，即在首行正中写上“借条”或“借据”字样。另一种是在第一行空两格后写上“今借到”作为标题，而正文的其他内容放在下一行顶格写。其实这是一种省去标题的借据的写法。 今借到 先生人民币伍佰元整，借期一个月，到期一次还清。 此据 借款人：（签名盖章） 年月日 （2）正文。正文要写明下列一些内容：首先，从哪里得到了什么东西，数量多少，款物的数目及物品的品种、型号、式样、规格等。借出方也需写清楚。从单位借出的钱物要写上具体用途。其次，写明归还的具体日期，有较为复杂的情况，则要写明具体归还的方法。 （3）落款。落款要写上出具借条者的单位名称、经手人姓名或借方个人的姓名。必要时须加盖公（私）章，以示负责。单位、个人名称前一般写上“立据人”或“借款人”字样。年月日要齐全。 （三）收条 1．收条的含义 收条也称收据，是单位或个人在收到钱款、物品时写给对方的一种凭据性的应用文。如果是主人（被借人）收到别人归还的钱款或物品时，一般不另写收条，只要把上次所写的借条退给归还者即可，或者当着对方的面把借条撕掉，以示还清。 2．收条的基本格式 一个完整的收条应由标题、正文、落款三部分构成。 （1）标题。可以有两种写法：一种是由文种名直接构成，即在首行正中写上“收条”或“收据”。另一种是把正文的前三个字作为标题，而正文从第二行顶格处往下写，如用“已收到”、“现收到”、“今收到”作为标题。 （2）正文。正文一般是在第二行空两格处开始写，如果是以“今收到”为标题的收条则不空格。这部分一般要写明收到的钱物的数量、物品的种类及规格等。 （3）落款。这部分一般要求写上收到钱物的单位或个人的名称或姓名，并署上收到的具体日期，一般要加盖公章。是某人经手的，一般还要在姓名前署上“经手人”的字样。如果是代收的，则要在姓名前加上“代收人”字样。 （四）欠条 1．欠条的含义 欠条是个人或单位在欠款、欠物时写给有关单位或个人的凭证性应用文。欠条也有人称做“白条”。欠条也是在日常生活中常见的一种凭据类应用文体，但和借条有很大的区别。借条往往用于直接借钱物，而欠条常常是对所借钱物不能一次还清的补充手续。如借了集体或个人的钱物，一次只归还其中的一部分，此时应对拖欠部分主动开出欠条。另外，购买集体或个人的物品，带钱不足或忘了带钱所打的欠款条子，也叫欠条。 2．欠条的基本格式 一个完整的欠条应由标题、正文、落款三部分组成。 （1）标题。欠条的标题一般由文种名构成，即在首行正中写上“欠条”两字。也有的在此位置写上“暂欠”或“今欠”字样作为标题，但这种标题正文一般要在下一行顶格写。 （2）正文。欠条的正文要写清欠什么人或什么单位什么东西、数量多少，并要注明偿还日期。 （3）落款。落款要署上欠方单位名称和经手人的亲笔签名。个人出具的欠条则须署上欠方个人的姓名，并同时署上欠条的日期；单位出具的欠条要加盖公章，个人的要加盖私章。 （五）领条 1．领条的含义 领条是领取钱物的单位或个人在领到钱物后，向发放物品的个人或单位所写的一种凭据类的应用文。领条在领取物款时经常使用，发放人据此报销账目，而领取者据此表示已如数领取。领条和借条、收条性质不同。借条、收条当事人双方之间地位平等，是对等的往来关系。而领条通常是个人从机关、团体、单位领到物品时出具的条子，对方往往是上级，领方带有从属的性质。借条、收条大多用于私务，而领条大多用于公务。 2．领条的基本格式 一个完整的领条应由标题、正文、落款三部分组成。 （1）标题。领条的标题写在首行中间。标题一般有两种写法：一种是直接由文种名组成，即写上“领条”字样；另一种是以正文内容的前三个字为标题，即以“今领到”作为标题，这类标题的正文需顶格写。 （2）正文。正文一般从标题下一行空两格处写起。正文的内容主要写明从哪里领取、领取的东西都有什么，其数目有多少。有的领条还要写出所领物品具体的用途。若所发放的物品种类较多，则可单独列表表示。 （3）落款。落款即要在正文右下方写上单位名称、经手人的姓名。个人领取的则写上个人的姓名。名下署上发文日期。落款处一般需加盖公章或私章。 四、例文 请假条 张老师： 我今天腹泻，四肢无力，经医生诊断，属于急性肠炎，需要休息两天（星期四和星期五），这两天不能上课，特此请假，恳望批准！ 此致  敬礼！ 学生：王 年月日 【析评】 请假条属于条据中“条”（便条）的一种，写作格式与普通书信相似，但多一个标题。此条请假理由充分，语言简练，有礼有节，格式规范。 留言条 王先生： 今天下午我来找你，商量合作具体事宜，适逢你外出。明天上午九时再来，望等候。 乔 留言 年月日 【析评】 这张条子语气平和客气，可以断定二者之间不是太熟的合作伙伴。留言中来访目的、另约时间、地点都写得很清楚，格式规范。 借条 今向李小琳借人民币壹佰元整，一个月后还款。 借款人：刘莎莎 二○一○年十月二十日 今借到 厂财务科人民币伍万元整，作搬家装修房屋用。借期六个月，到时一次还清。 借款人：李（签字盖章） 二○年十月三日 收条 今收到百货公司文具门市部送来红岩墨水伍箱（每箱伍拾瓶装）。 地区行署办公室 经手人：王 年月日 欠条 原借财务科人民币叁仟元整（3 000.00），已还款人民币壹仟贰佰元整（1 200.00），尚欠人民币壹仟捌佰元整（1 800.00），待从北京出差回来，报销还款。 借款人：汪（签字） 年月日 领条 今领到学校发给我班羽毛球拍三副，篮球、排球各一个。 03306班 经手人：刘 年月日 【析评】 以上借条、收条、欠条是条据中“据”（单据）的一种。因其主要起凭证的作用，故写作要求比便条更严格、规范。这里的例文格式和内容上都符合单据的写作要求。 $$