2.1党政公文概述（课件）《应用写作（第三版）》（华东师范大学出版社）

第二章 党政公文 应用写作 1 1 党政公文概述 2 一、党政公文的含义和特点 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。 3 　法定性 规范性 　权威性 　时效性 党政机关公文不是任何人都能写作的,公文的制作者必须是法定制作者。这是公文与一般文章作者的一个显著区别。 公文所谓的法定制作者,是指那些依法成立,并以自己的名义行使并承担义务的机关、组织或法人代表。在多数情况下,公文是以机关的名义或机关的某一部门的名义制发的。公文的发文有时也用国家领导人或机关首长的名义,公文的内容与国家的政治、政策密切相关,体现着统治阶级的意志,并为统治阶级服务。 公文是代表党政机关立言的,因此具有一定的权威性。发文单位在它的职权范围内有权领导、指挥各项公务活动。它对受文机关或个人具有不同程度的约束力。党政机关公文一旦发布实施,就必须遵照执行,不得违反。 公文的规范性主要体现在两方面,一是体式规范,二是程序规范。体式规范体现在公文作为一种特殊的应用文文体具有特定的结构、格式和语言要求。公文格式应遵照国家有关部门专门制定的规范化标准。程序规范体现在公文的收发都必须经过规定的处理程序。公文的发文办理包括复核、登记、印制、核发等程序。公文的收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理归档。 党政公文的特点 公文是为解决现实工作中存在的实际问题而形成和使用的,因此时效性特别强,一项工作一旦完成,公文的使命亦随之结束。失去时效后,公文依法具有查考的价值。 4 二、党政公文的种类 根据中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月16日联合发布的《党政机关公文处理工作条例》的规定,我国党政机关的公文种类主要有决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15种。 按其行文方向,可将公文分为上行文、下行文、平行文三类。上行文是下级机关向上级机关报送的公文,主要文种有请示、报告等。下行文是上级机关向下属机关发送的公文,主要文种有命令(令)、意见、决定、决议、公报、公告、通告、通知、通报、批复等。平行文是同级机关或不相隶属机关之间往来的公文,主要是函,也包括某些意见、纪要等。 根据公文的机密情况划分,有秘密公文和非秘密公文两类。秘密公文是指那些内容涉及党和国家安全、需要限制阅读范围的重要公文。其秘密程度又分为绝密、机密、秘密三个等级。 根据公文的使用范围,可将公文分为通用公文和专用公文两类。通用公文是指党和国家机关、企事业单位普遍使用的公文。专用公文指的是在一定的业务部门和一定的业务范围内根据某些特殊需要而习惯使用的公文,如外交文书、司法文书、军事文书等。 5 三、党政公文的作用 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的重要工具。作为一种特殊的实用文体,它起着提高机关工作效率、加强党政机关与人民群众的联系、促进中国特色社会主义建设等重要作用。具体地说它有以下四种作用: 　(一) 领导与指导作用 公文是传达贯彻落实党和国家方针、政策及各项指令的有效形式。是上级机关对下级机关领导与指导的一种工具。它可以传达上级机关的指示、工作安排。公文一旦下发后,下级机关应贯彻执行,这就体现了领导作用。上级机关通过公文对下级机关请示的问题要作出回答,提出指导性的意见,批复下级,这就起了指导作用。 　(二) 联系沟通作用 各类国家党政机关、企事业单位、人民团体在正常运转时,公文将上级机关的各项决定、指示传达给下级机关,下级机关用请示、报告等公文将问题、意见和情况反映给上级机关。同级或不相隶属的单位之间通过公文进行交往,沟通信息,相互协调,建立足可凭信的有效联系,上情下达,下情上呈,互相沟通,协调步调。因此,对国家党政机关管理来说,公文的联系沟通作用至关重要。 6 三、党政公文的作用 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的重要工具。作为一种特殊的实用文体,它起着提高机关工作效率、加强党政机关与人民群众的联系、促进中国特色社会主义建设等重要作用。具体地说它有以下四种作用: 　(一) 领导与指导作用 公文是传达贯彻落实党和国家方针、政策及各项指令的有效形式。是上级机关对下级机关领导与指导的一种工具。它可以传达上级机关的指示、工作安排。公文一旦下发后,下级机关应贯彻执行,这就体现了领导作用。上级机关通过公文对下级机关请示的问题要作出回答,提出指导性的意见,批复下级,这就起了指导作用。 　(二) 联系沟通作用 各类国家党政机关、企事业单位、人民团体在正常运转时,公文将上级机关的各项决定、指示传达给下级机关,下级机关用请示、报告等公文将问题、意见和情况反映给上级机关。同级或不相隶属的单位之间通过公文进行交往,沟通信息,相互协调,建立足可凭信的有效联系,上情下达,下情上呈,互相沟通,协调步调。因此,对国家党政机关管理来说,公文的联系沟通作用至关重要。 7 　(三) 宣传教育作用 党政机关公文具有较强的政策性、理论性与实践活动的指导性,具有启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用。下行公文可使下级机关和广大干部群众了解党和国家的方针政策。上行公文可使上级机关了解下级机关遇到的问题、意见和情况以便作出批复、指导。平行公文可使不相隶属的机关之间交流经验、互通情报。公文中的通报、决定等文种,可用于表彰、嘉奖先进模范人物,批评、惩处犯错误的人,这对广大干部群众也起了教育作用。 　(四) 凭证与依据作用 党政机关公文有法定的制作者,特定的格式以及极大的权威性,因此它是处理问题的依据。有些重要公文,既有现实作用,又有历史作用,被永久保存下来,成为珍贵的历史记录和凭证,或有重大价值的档案资料,也是编史、修志的依据和凭证。因此,公文的凭证和依据作用不可忽视。 8 四、党政公文的格式 (一) 版头部分 公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。版头由公文份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线7个要素构成。 1. 公文份号 公文份号是将同一个文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。其主要作用是为了便于公文的登记、分发和查找,以及对公文进行统计和管理,通常用于涉密公文。如需标注份号,一般用6位阿拉伯数字,顶格标识在版心左上角第一行。 2. 秘密等级和保密期限 按国家规定,涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。公文的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级,如需标注密级,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;如需同时标注密级和保密期限,则两项同用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行,密级和保密期限之间用“★”隔开。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 3. 紧急程度 紧急程度是对公文送达和办理的时限要求。公文的紧急程度分为“特急”和“加急”两种。其中电报又分为“特提”、“特急”、“加急”和“平急”四种。 如需表示紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角,如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 9 四、党政公文的格式 4. 发文机关标志 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成;也可以使用发文机关全称或规范化简称。发文机关标志居中排布,上边缘至版心边缘35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。 5. 发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。在发文机关标志下空二行,居中排布;年份、发文序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔　〕”括入;发文顺序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字。联合行文时,只注明主办机关发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。 6. 签发人 上报的公文须标识签发人姓名,标识在红色分隔线的右上方,居右空一字;发文字号则要对称排列在左侧,居左空一字。“签发人”三字用3号仿宋体字,用3号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 7. 分隔线 在发文字号之下4mm居中处印一条与版心等宽的红色分隔线。 10 四、党政公文的格式 (二) 主体部分 1. 公文标题 标题一般包括发文机关名称、事由、文种三部分。一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词义完整,排列对称,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。 公文的标题很重要,它要概括地揭示出文件的主要内容,其中事由部分常用“关于”引起,组成一个介词结构。除法规、规章需加书名号、荣誉称号要加双引号以外,公文标题中一般不出现标点符号。 2. 主送机关 主送机关即公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。编排在标题下空一行处位置,居左顶格,回行时仍须顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记。 3. 公文正文 正文是公文的主体核心部分,一般分为开头、主体、结尾三个部分。除简短的公文外,正文的开头都要提出发文的目的或根据。如系复文,开头要提出对方来文的日期、文号、事由及文种。主体部分要观点鲜明,内容具体,层次清楚,文字简洁。结尾部分要根据不同的内容、不同的文种分别使用公文的习惯用语,如上级机关要求下级机关按公文内容办理时可用“希即遵照执行”。下级机关向上级机关请示办法时可用“请批复”等结束用语。 公文首页必须显示正文,一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可用“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”标柱;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三和第四层用仿宋体字标注。 11 四、党政公文的格式 4. 附件说明 公文如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件1.××××××”)附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。 5. 发文机关署名、成文日期和印章 发文机关署名,署发文机关全称或者规范化简称。成文日期,署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。 6. 印章 公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。印章用红色,不得出现空白印章。印章端正、居中下压发文机关和成文日期,印章之间排列整齐,互不相交或相切;印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。 加盖发文机关印章或加盖签发人签名章,是证明公文效力的形式,即公文生效标识。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。 12 四、党政公文的格式 7. 附注 公文如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 8. 附件 附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。 13 四、党政公文的格式 　(三) 版记部分 公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。公文的版记包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期3个要素。 1. 分隔线 版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线与末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。 2. 抄送机关 抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或规范化简称或者同类型机关统称。 如有抄送机关,标注在公文末页下端两条黑色分隔线之间,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。 3. 印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字。编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加印发二字。版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。 14 四、党政公文的格式 　(四) 页码 页码即公文页数顺序号。页码位于版心外。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码距右空一字双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。 除了公文格式以外,公文的用纸幅面尺寸及版面等要求也应按照《党政机关公文格式》国家标准执行。公文用纸一般采用标准A4型纸,其成品幅面尺寸为: 210mm×297mm。特殊形式的公文用纸幅面,可根据实际需要确定。公文使用的汉字、数字、外文符号、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文,可以并用汉字和通用的少数民族文字。 15 上下级关系 非隶属关系 平级关系 上级机关可以向下级机关主送领导或指导性、询问性、规定性的下行文,指挥、布置工作,处理问题,回答请示询问;下级机关只能向上级机关主送陈述、呈请性的上行文,请求帮助和指示。 在网络新媒体中,信息传播有单对多、单对单、多对单、多对多四种不同方式。此时信息的受众不仅仅是接收者,也可能转变为信息发布者。如电子邮件,表现为单线传播,在线游戏及视频、语音平台则表现为单多交互转换的传播方式。 五、党政公文的行文关系与规则 平级关系即相同级别的机关或部门、单位之间的关系。其代表性文种是平行文“函”。 16 公文的行文规则 行文规则是公文运行中应遵守的规矩、法则,《党政机关公文处理工作条例》第四章对公文的行文规则作了详细的规定: 1. 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。 2. 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。 3. 向上级机关行文,应当遵循以下规则: (1) 原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。 (2) 党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。 (3) 下级机关请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。 (4) 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 (5) 除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 (6) 受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。 17 4. 向下级机关行文,应当遵循以下规则: (1) 主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。 (2) 党委、政府部门的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项,经政府同意后可以由政府职能部门行文,文中须注明已经政府同意。 (3) 党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。 (4) 涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或撤销。 (5) 上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。 5. 同级党政机关、党政机关与其他同级党政机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作,不得联合行文。 党委、政府的部门依据职权可以相互行文。 部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。 18 六、党政公文的语言 (一) 公文的专用词语 公文的词语,是在公文写作实践中形成的,多数是规范化的书面词语。这些词语,词性确定,词义明确,用途固定,使用频率较高,并为从事公文写作的人员所熟悉。 1. 称谓用语 是在公文中表示称谓关系的词语。第一人称的有: 我、本。如我局、本校。第二人称的有: 你、贵。如你校、贵局。第三人称的有: 该。如该局、该厂。 2. 经办用语 说明工作处理过程或有关情况的习惯用语。主要有: 经、业经、已经、兹经。如“××一事业经上级批准”、“经研究同意并经报请领导审查批准”。 3. 引叙用语 是在公文中引叙来文时的用语,作为行文的依据。主要有: 前接、近接、悉等。 19 4. 期请用语 希望对方予以答复的习惯用语。 上行文: 请、恳请。如“恳请予以指示”。 平行文: 请、希。如“即请查照见复”。 下行文: 请、望。如“请即上报为要”。 5. 表态用语 是在公文中表明对某一事项态度的词语。主要有: 同意、不同意、可行、不可行、照办。如“我局不同意所拟办法”、“所拟办法可行”。 6. 征询用语 是用于上行文表明征询对方意见的词语。主要有: 当否、是否可行、可否、是否同意。如“以上意见是否可行”,“所提办法是否同意”。 7. 期复用语 是用于上行文表示请求答复的词语。主要有: 请批示、请核示、请回复、请指示等。这类用语一般同征询用语连用,如“以上意见当否,请批示。” 8. 过渡用语 过渡用语指承上启下的习惯用语,即在陈述情况、理由、根据之后,用过渡语承上启下引出具体办法、措施,如“现通告如下”、“综合上述”、“据此”、“为此”。 20 9. 开头用语 开头用语往往是在公文开头时,提出行文的根据、目的、然后引出具体内容。如为了、根据、关于、鉴于、遵照、按照、兹、查等等。如“根据……通知,现将……报告如下”。 10. 结尾用语 不同种类的公文,有不同的结尾用语。常用的有: 为要、为盼、为荷、特此通知。 上行文如:“以上意见如无不当,请批转各地执行”、“以上请示恳请予以批复”。 平行文如:“以上意见是否不当,希即函复为荷”、“特此函复,即请查照”。 下行文如:“请遵照执行(为要)”、“希即将情况上报为要”。 21 (二) 数词的运用 运用数词表述有时比一般文字叙述更直观、确切,传达信息更迅速,直接关系到公文的效用。在公文中,表示数量一般用阿拉伯数字,特殊情况下使用汉字,同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。 1. 数词的种类 基数: 表示数目多少的词。如“一、二、三、……千、万、亿……”。 序数: 表示秩序先后的词。如“第一、第二,首先、其次”等。 分数: 用“几分之几”表示数目的词。 倍数: 表示一个数是另一个数几倍的数词。如“一倍、十倍”等。 概数: 表示不肯定或不确定数目的词。如“多少、若干、以上、以下”等。 22 2. 数词的用法 倍数、分数的表述法: 表示数量增加时用倍数或分数,如“产量增长了一倍”、“产量提高了20%”。表示数量减少时,只用分数,不用倍数,如“发病人员减少50%”,不能说“减少一倍”。 数量增减的表述法: 表示数量增加的,包括增长、扩大、提高、上升,如果带“了”,只指净增数,不包括底数;如果带“到”、“至”、“为”字,则指增加后的总数,即包括底数和新增数。如从500元到1000元,应说“增加了一倍”,或“增加到两倍”。表示数量减少的,如果带“了”字,则指减少的差额,即纯减数,常用“减少了”、“降低了”、“下降了”等;如果带“到”、“至”、“为”字,则指减少后的余数。如从1000元到600元,应说“减少了40%”,或“减少到60%”。 概数的表述法: 用概数反映数量的近似值时,常在数字后面带上“以上、以下、左右、上下”等字样,或在数字前面写上“约、大约、近”等字样。用“以上、以下”表示分界时,应标明本数是否包含在内。如“凡年龄在20岁以上(含20岁)者,均可报名参加。” “两”的表述法:“两”是表示“2”的数目。一般用于量词前和“百、千、万、亿”之前,如“两个”、“两万”等。“两”不能作序数,不能把“第二”说成“第两”;在多位数的中间和末尾,也不用“两”,而要用“二”,如“三百二十二”。 23 (三) 模糊词语的运用 模糊词语是指无法给出精确定义、所指范围不太分明的词语。它具有不确定性、概括性和灵活性。模糊词语在公务文书中大量运用,有着精确词语不可替代的作用。 1. 有利于反映事物变化的过程 公文中有关时间、长度、重量、速度等的模糊词语,具有反映事物变化过程的功能。如“到本世纪末,要使我国经济达到小康水平。”其中的“本世纪末”反映了时间的推移过程。 2. 可以使词语表述周密严谨 公文语言要求周密严谨,在很多情况下,模糊词语比精确词语更能发挥此种作用。如“不准以任何资金、任何名义兴建计划外建设工程。”其中“任何”两字使意思表达得完整、周严、无懈可击。 3. 能使词语表述更机动灵活 公文语言在许多情况下,要留有余地,不能把话说死,说绝。如“我国大学生的入学率,在今后相当长的时期内,还只能处于相对较低的水平。”其中的“今后相当长的时期”及“相对较低”具有很大的灵活性。 4. 有利于措辞委婉得体 公文语言有时或出于保密、或出于礼节,也需要把话说得委婉一些。如“众所周知的原因”、“适当的时候”、“相应的反应”、“类似的情况”、“某个环节”等等,用模糊词语表达,委婉得体,起着特殊的修辞作用。 24 (四) 党政公文的句式特点 公文的语句含义完整确切,在文章中具有较强的独立性,关键性语句脱离上下文之后仍不会产生歧义。公文中大量使用介词结构,并由此形成较为稳定的句式,用以表达目的、依据、对象、范围、方式、状态、时间等,使公文语言更加明确而严密。 公文常用的介词有: 为、为了、由于——表示目的、原因。 对、对于、关于、将、除了——表示对象、范围。 根据、依据、遵照、通过、在、随着——表示根据、方式。 自、自从、到、当、于——表示时间。 25 感谢观看 26 $$