专题六 使用邮件合并（讲义）-《办公应用基础》高考备考讲练测（四川省）

专题六 使用邮件合并 [考纲要求] 8.了解邮件合并、修订、批注等功能； [课时安排] 2课时 [知识梳理] 邮件合并 邮件合并是一种文档自动化技术，它允许用户将文档的某些部分替换为来自数据源的信息。在 Microsoft Word 中，邮件合并通常用于批量生成信函、标签、电子邮件等，其中每个文档都包含个性化的内容。 要实现邮件合并功能，必须具备主文档和数据源两个文件。 主文档：这是包含邮件合并的模板，其中包含了静态文本和占位符（也称为合并域）。静态文本是在合并过程中不会改变的部分，而合并域则会根据数据源中的信息进行替换。 数据源：这是包含邮件合并数据的文件，可以是 Excel 电子表格、Access 数据库、SQL 数据库或其他支持 ODBC 的数据源。数据源中的每一条记录都将用于生成一个合并后的文档。 在 Microsoft Word 2010 中进行邮件合并的步骤： 1 启动邮件合并向导： 打开 Word 文档。 点击“邮件”选项卡。 在“开始邮件合并”分组中，单击“开始邮件合并”按钮。 在下拉菜单中选择“邮件合并分步向导”选项。 2 选择文档类型： 在“选择文档类型”向导页中，选中“信函”单选框。 单击“下一步：正在启动文档”超链接。 3 选择开始文档： 在“选择开始文档”向导页中，选中“使用当前文档”单选框。 单击“下一步：选取收件人”超链接。 4 单击“下一步：选取收件人”超链接。 选择收件人： 在“选择收件人”向导页中，选中“使用现有列表”。 单击“浏览”命令，选择数据源文件。 在“邮件合并收件人”对话框中，取消对不符合要求人员的选择。 单击“确定”按钮。 5 撰写信函： 在“撰写信函”向导页中，将光标定位到主文档中需要插入信息的下划线上。 选择“其他项目…”命令，打开“插入合并域”对话框。 依次把数据源表中对应的域添加到主文档的对应位置。 6 预览信函： 在“预览信函”向导页中，可以查看信函内容。 单击“上一个”或“下一个”按钮可以预览其他联系人的信函。 确认无误后，单击“下一步：完成合并”超链接。 7 完成合并： 在“完成合并”向导页中，通过“打印…”命令直接将合并的结果打印出来。 或者通过“编辑单个信函…”将合并的结果以一个新文档来存放。 8 生成新文档： 最终生成一个名称为“信函1”的新文档。 批注 在 Microsoft Word 2010 中，批注是一种协作工具，它允许用户在文档中留下评论或反馈，而不影响文档的实际内容。批注可以被隐藏或显示，并且可以由文档的作者或审阅者进行编辑。 1 添加批注： 打开 Word 文档，并将光标定位在您想要添加批注的位置。 点击“审阅”选项卡。 在“批注”组中，点击“新建批注”按钮。 在批注框中输入您的评论或反馈。 删除批注： 双击批注框。 点击“审阅”选项卡。 在“审阅窗格”组中，点击“删除”按钮。 修订 在 Microsoft Word 2010 中，修订功能允许用户记录文档的更改历史，以便于查看和跟踪文档的编辑过程。这些更改包括添加、删除、移动或格式化文本，以及添加批注。 修订有4种显示方式： 1 最终：显示标记——显示修订后的内容(有修订标记，并在右侧显示出对原文的操作， 如删除、格式调整等)。 2 最终状态——只显示修订后的内容(不含任何标记)。 3 原始：显示标记——显示原文的内容(有修订标记，并在右侧显示出修订操作，如添加的内容等)。 原始状态 — — 只显示原文(不含任何标记)。 [限时练习] 1. 在 Word 2010 邮件合并过程中，以下哪一项不是预览结果的步骤（ ） A. 单击“预览结果”按钮 B. 单击“上一个”或“下一个”按钮 C. 单击“完成合并”按钮 D. 单击“打印文档”按钮 【答案】C 【解析】在 Word 2010 中，要查看文档的修订历史，你应该点击“审阅”选项卡，然后点击“修订窗格”按钮。这将打开一个窗格，其中列出了文档的所有修订，包括添加、删除和移动的文本，以及批注。其他选项，如“修订历史”、“修订”和“修订记录”，虽然与修订有关，但并不是直接用于查看修订历史的工具。 2. 在 Word 2010 中，如何查看文档的修订历史（ ） A. 点击“审阅”选项卡，然后点击“修订历史”按钮 B. 点击“审阅”选项卡，然后点击“修订”按钮 C. 点击“审阅”选项卡，然后点击“修订窗格”按钮 D. 点击“审阅”选项卡，然后点击“修订记录”按钮 【答案】A 【解析】在Word 2010中，要同时设置文本的边框和底纹，需要选中文本，然后点击“表格工具”选项卡中的“设计”选项卡，在“边框”组中设置边框和底纹。这个选项卡提供了边框和底纹的设置选项，可以方便地同时调整这两个属性。 3. 在 Word 2010 中，如何快速定位到批注（ ） A. 点击“审阅”选项卡，然后点击“定位批注”按钮 B. 点击“审阅”选项卡，然后点击“审阅窗格”按钮 C. 点击“审阅”选项卡，然后点击“查看”按钮 D. 点击“审阅”选项卡，然后点击“修订”按钮 【答案】A 【解析】在 Word 2010 中，要快速定位到批注，你应该点击“审阅”选项卡，然后点击“定位批注”按钮。这将打开一个窗格，其中列出了文档中的所有批注，并且允许你快速跳转到相应的批注位置。其他选项，如“审阅窗格”、“查看”和“修订”，虽然与批注有关，但并不是直接用于定位批注的工具。 4.在 Word 2010 中，邮件合并只能用于生成信函。（ ） 【答案】错误 【解析】在 Word 2010 中，邮件合并功能不仅可以用于生成信函，还可以用于生成多种类型的文档，如标签、电子邮件、目录、信封、目录、电子邮件模板等。邮件合并通过将主文档中的占位符（称为合并域）与数据源中的实际信息相结合，从而生成个性化的文档。因此，这个判断题的说法是错误的。 5.在 Word 2010 中，您可以对文档进行批注，但无法对文档中的特定部分进行标注。（ ） 【答案】错误 【解析】在 Word 2010 中，您可以对文档进行批注，也可以对文档中的特定部分进行标注。批注是在文档的边缘添加的注释，而标注是对文档中的文本或图形进行高亮、下划线、删除线等标记。因此，这个判断题的说法是错误的。 6.在 Word 2010 中，修订功能会自动记录文档的所有更改。（ ） 【答案】错误 【解析】在 Word 2010 中，修订功能并不会自动记录文档的所有更改。 [归纳小结] 学科网（北京）股份有限公司 $$