第六章 会计档案管理（课件）《会计法规》（立信会计出版社）

第六章 会计档案管理 第一节 会计档案 第二节 会计档案的具体管理规定 第六章 会计档案管理 【内容提要】 本章主要讲述会计档案的概念、种类、特点、作用，并结合《会计档案管理办法》讲述会计档案的整理、归档、保管、销毁、交接的程序和方法。 第一节 会计档案 一、会计档案的概念 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 二、会计档案的种类 （一）按载体形式，会计档案可划分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类 1．会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。 2．财务报告类：总账、明细账、日记账、明细资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。 3．财务报告类：月度、季度和年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说 明与其他财务报告。 4．其他类：银行存款调查表、银行对账表、其他因当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。 （二）按管理期限，会计档案可分为永久性会计档案和定期性会计档案 会计档案保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年和25年5类。 三、会计档案的特点 （一）专业性 会计档案是会计核算的产物，其内容直接反映企业、事业、机关等单位各项经济活动的财务收支情况，因此具有较强的专业性。 （二）记录性 会计档案在其形成过程中利用会计专门的方法，进行价值量的记录和描述，以数字和经济、会计指标体系记录经济活动，反映经济活动和财务收支本质的变化。 （三）严密性 会计档案是在会计核算过程中利用会计专门的方法，进行连续、系统、完整记录、计算、反映和监督而形成的，因此具有较高的严密性。 （四）广泛性 凡是实行独立经济核算的单位，都会形成会计档案，因此具有广泛性。 四、会计档案的作用 （一）会计档案是预测、决策经济活动，开展会计分析等项工作的不可缺少的重要依据。 （二）会计档案是打击经济领域犯罪活动和落实党的各项政策的重要的依据，是检查、监督经济活动的重要工具。 （三）会计档案是经济科学研究的可靠史料。它记录了经济活动的事实经过，也记录了具体经营活动的经验及教训，有重要的史料价值。 第二节 会计档案管理 我国《会计档案管理办法》明确规定，各单位应该依法保管好本单位的会计档案，并做以下有关会计档案的工作，包括对会计档案的整理与归档、对会计档案的保管和利用、对会计档案的销毁、会计档案的交接。 一、会计档案的整理与归档 《会计档案管理办法》规定“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册”。 1．会计凭证的整理和归档 会计凭证是会计档案的重要组成部分，必须做到装订整齐、完善、牢固，应妥善保管保存且便于查阅。 2．会计账簿的整理和归档 各种会计账簿在年终了结转下年建新账后，应将旧账统一整理。 3．财务会计报表的整理和归档 财务会计报告一般在年终了后，又由专人（主管报表或财务机构负责人）统一收集、整理、装订并立卷归档。 4．其他会计资料的整理和归档 其他会计资料，包括年（季）度成本利润计划、月度财务收支计划、经济活动分析报 告、工资计算表及一些重要的经济合同都要随会计档案进行收集整理与筛选，将需要移交档案部门保管存放的，按要求另行立卷装订移交；不需要存档移交的资料，由财会部门保存。 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁 带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。 二、会计档案的保管 1．会计档案的保管 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。 2．会计档案的保管期限 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。 定期保管期限分为： 3年、4年、10年、15年、25年5类。 企业和其他组织会计档案保管期限表 原始凭证15年 记账凭证15年 汇总凭证15年 总账15年包括日记总账。 明细账15年 日记账15年 现金和银行存款日记账保管25年。 固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年。 辅助账簿15年 三、会计档案的销毁 （一）编制会计档案销毁清册 保管期满的需要销毁的会计档案，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 （二）销毁由专人监督进行 销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。 监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 （三）不得销毁的会计档案 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 四、会计档案的交接 1．单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。 2．单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。 3．单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。 4．单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。 5．建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。 6．单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 7．交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 $$