第九章 第三节 采购业务处理（课件）-《会计信息系统第2版》同步教学（高教版）

第九章 供应链管理系统 1 学习目标 熟悉供应链管理系统的功能和操作流程，正确进行供应链管理系统的初始设置，掌握各个模块的系统信息的设置以及各个功能的作用，掌握采购业务、销售业务、库存业务与存货核算处理的方法，培养会计软件操作的规范性和发现问题的敏感性。 知识结构图 对方科目 普通采购业务 现付业务 采购费用业务 参数 基础档案 存货科目 采购业务 基础数据定义 初始化   期初值   存货期初 普通销售业务 现收业务 代垫费用业务 采购期初 销售期初 库存期初 损耗业务 退货业务 暂估业务 日常业务 销售业务 退货业务 业务关闭 直运业务 固定资产采购业务 发出商品业务 受托代销业务 调拨业务 盘点业务 委托代销业务 零售日报业务 销售调拨业务 领料出库 完工入库 其他入库 库存业务   存货核算 期末处理   暂估成本录入 生成凭证 其他出库 期末业务 对账   结账   记账 结算成本处理 销售出库 采购入库 引例 随着企业销售市场的扩张，公司产品大量进行各级超市、商场，销售势头良好，但仓库实际库存数不够准确，采购与销售业务流程混乱等问题制约了企业的发展。公司领导决定花大力气引入一套供应链管理系统，由晓明任信息主管。晓明认为，只要搞清楚了采购问题与销售问题，库存问题自然就清楚了。他大胆启用了用友软件中的采购、销售、库存、存货等模块，将现有初始数据进行了统计并录入到系统中，并设计出工作流程由各部门配合开展工作，业务流程得以规范，仓库库存明细数据可即时调阅。晓明具体是如何做到的呢？ 引例 供应链管理从采购、销售、库存、存货、往来账管理等多个方面展示了物流、信息流、资金流三者统一的企业财务业务一体化方法。当企业发生采购货物或者销售商品等业务时，各业务部门录入业务原始单据，系统根据原始单据自动生成一系列会计凭证并传递到总账模块。业务开始前，须准备好企业的存货数据、仓库数据、采购与销售业务类别以及应收款与应付款账期管理方案。 第三节 采购业务处理 在开始本节学习之前，需要将系统的计算机时间调整为2022年1月31日，以模拟月末的时间，并引入“9-2供应链管理系统初始设置”文件夹下的备份账套，以保持数据的连续性，引入方法参照业务3-8。 在工作中，单据的处理日期与登录日期相同，无需修改，在学习中，为了简化操作，重点研究流程，本节业务都以2022年1月31日登录，凭证日期都以31日生成，所有业务操作如未说明，都以01操作员完成。 第三节 采购业务处理 在进行账务处理时，首先应该分析一下它属于何种业务，然后针对业务类型来进行处理。在进行业务处理时，一定要先理解业务流程图，且一定要将流程图记住，如果你只是照着书上的步骤做，估计你做完了，下次做相同业务时，你还是不会做。 入库单操作是最容易错的地方，入库单在库存模块中，而不是在采购模块中。当采购与库存同时启用时，采购模块中的入库单只有录入期初值和查看日常业务的作用。入库单的填写必须在库存中使用采购入库单进行管理。 在整个操作过程中，由于有多个单据需要管理，为了保证系统高效运行，一定要养成界面使用完成后关闭窗口的习惯。 第三节 采购业务处理 普通采购业务是指当月采购业务已收到货物，已收到采购发票，并支付了货款，没有发生采购费用，没有货物损耗，货物、发票、资金分开处理，价格在整个处理过程中没有发生变化。普通采购业务流程图如图9-33所示，整个处理过程完整的处理了物流、信息流、资金流的流动情况，并生成记账凭证传递到总账中。 一、普通采购业务 第三节 采购业务处理 图9-33 普通采购业务流程图 请购单 采购订单 到货单 入库单 记账 采购发票 审核 采购结算 付款单 审核 核销 付款凭证 入库凭证 采购凭证 可选操作 第三节 采购业务处理 入库单与采购发票通过采购结算计算出采购成本后，通过存货模块的“正常单据记账”后，生成入库凭证。在以后的流程图中，如未特别说明，记账专指“正常单据记账”。采购发票与付款单业务流程已在应付模块详细介绍。启用采购模块后，采购发票改由采购模块录入，保存后自动传递到应付模块，应付模块无需录入。 采购凭证根据采购发票生成。借方取应付模块“采购科目”与“税金科目”，贷方取应付模块“应付科目”，金额取发票中的对应金额。 第三节 采购业务处理 入库凭证根据记账之后的入库单生成。借方取存货模块“存货科目”，贷方取存货模块“对方科目”，金额取采购结算回写到入库单中的不含税总额。 付款凭证根据付款单生成。借方取应付模块“应付结算方式科目”，贷方如果是预付款取应付模块“预付科目”，如果应付款取应付模块“应付科目”，金额取付款单上的总额。 第三节 采购业务处理 业务9-15 普通采购业务 （1）2022年1月1日，根据销售部门预测情况，本月预计销售情况良好，申请向联想集团采购150台联想计算机，报价5 000元，需求日期为本月2日。 （2）2022年1月1日，联想集团同意请购要求，并接受我方提出的价格为5 000元，签订正式合同，我方要求到货日期为本月2日。 （3）2022年1月2日，收到联想集团采购专用发票一张，发票号LX22010201，无税单价5 000元，价税合计847 500元。 第三节 采购业务处理 （4）2022年1月2日，收到联想集团发来的货物，采购部门进行签收。 （5）2022年1月2日，商品经检验质量合格，办理入库手续，入联想计算机仓。 （6）2022年1月2日，采购部门将发票交给财务部门，财务部门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认。 （7）2022年1月5日，财务部门开具转账支票一张，金额为847 500元，支票号为ZZ1101，用于向联想集团支付本次采购的货款。 （8）2022年1月6日，财务部门生成本次采购业务的相应凭证。 第三节 采购业务处理 此业务需要完成请购单、采购订单、到货单三步可选操作，并完成其他业务流程，生成三张凭证。在实际业务处理中，物流、信息流、资金流并没有严格的顺序，哪个先发生就先处理哪个。务必先采购结算再记账，否则入库单按暂估流程处理。操作过程中打开的窗口处理完后要即时关闭，操作步骤中不再另外交代，以后所有的业务都是如此。 第三节 采购业务处理 【相关说明】 业务类型有普通采购与受托代销，分别对应普通业务和受托代销业务。供应商在请购单中是选填内容，如果在当前表单中填写，将自动带入下一流程，但无法带入部门和业务人员。请购单保存后，需要审核，否则，在下一流程中，将无法找到此单据。对于不需要的请购单，可以通过工具栏上的“关闭”功能进行停用，已关闭的请购单在采购订单中无法参照。可以通过以前的请购单生成现在的请购单（生单），生单功能只能在新增或修改状态（编辑状态）使用。请购单是可选操作。 第三节 采购业务处理 【特别注意】 可以通过单据的签名查看当前单据的状态（是否审核）。单据可以弃审（取消审核），但是单据一旦进入下一流程，将无法弃审。在以后的操作过程中，每做完一个单据，都应该关闭一个窗口，养成一个好习惯。关闭界面只能单击窗口右上角关闭按钮，不能单击工具栏上的“关闭”按钮。 【相关说明】 采购订单既可以直接录入，也可以通过生单方式参照生成，生成后的单据可以修改。选择供应商后，将自动填写部门和业务员，有利于到货单的生单。“生单”过程中的查询条件不填写时，默认包含所有单据。在请购单中如果没有填写供应商，那么在采购订单中，需要补填供应商（必填项）。无论请购单是否填写供应商，生单后，会自动清除部门与业务员，因此，建议生单后，重新选择一次供应商，将部门与业务员填写完整。与采购订单相关的选项是“必有订单”选项，如果选中，流程必须经过订单环节。 第三节 采购业务处理 【特别注意】 单据头的“订单日期”必须小于等于单据体的“计划到货日期”，否则，会有错误提示。如果生单时无法找到需要的请购单，说明上一步的操作出现问题，可能是没有审核，或者是请购单已关闭。 第三节 采购业务处理 【相关说明】 当发票先到货后到时，参照订单生成发票，当货先到票后到时，既可参照入库单生成发票，也可参照订单生成发票。参照后，可以修改参照后的结果，说明其功能具有扩展性，意味着可以实现一对一、一对多、多对一、多对多的功能，在以后的单据中，如果没有特别说明，参照后都可以修改。采购发票录入完成后，在界面上没有审核功能。当必有订单时，发票只能参照，不能录入。生单后，发票号会被清空，因此，发票号只能后录入。 第三节 采购业务处理 【相关说明】 部门在到货单中为必填项，而在采购订单与采购发票中为选填项。如果在生单后没有部门，可以重新选择供应商，自动填写部门与业务员。 采购订单生单后，表示该订单已执行，将不再参与其他到货单的生单。当必有订单时，到货单只能参照，不能录入。 【特别注意】 在生单时，如果无法找到采购订单，可能订单已生成了到货单，或者订单没有审核。工具栏中的“关闭”按钮是指停用单据，而不是关闭界面，如果不小心关闭，可以点旁边的打开再次启用。 第三节 采购业务处理 【相关说明】 生单的依据有订单、到货单，有蓝字模式和红字模式，还有批量模式；批量入库时可以在选择时直接指定仓库和日期。生单时不能进入增加状态，这一点与到货单和发票的模式不一样，生单后，表单自动进入增加状态。审核后商品自动计入库存的现存量，注意查看现存量审核前数量为0，审核后，数量变为150。 【特别注意】 如果数据已进入到货状态，那么依据订单生单时将看不到该单据，只能依据到货单生单。 第三节 采购业务处理 采购结算 采购结算分为自动结算与手工结算，主要完成信息流与物流的勾兑工作以及采购成本的分摊与计算工作，当物流与信息流的数据一致时，只需要采用自动结算即可，当有其他情况发生时，需要通过手工结算处理。此题可以通过自动结算完成。自动结算的方法自行练习，自动结算时无法体会结算原理，为了方便以后的学习，此处采用手工结算处理。 第三节 采购业务处理 【特别注意】 如果在生成凭证时无法找到单据，很有可能是你没有记账，查看单据是否记账的方法有两种，一是可以到取消记账中查看是否记账，另一种是通过〖采购入库单列表〗查询入库单，看是否有记账人签名。 第三节 采购业务处理 现付业务是指在收到发票的同时支付货款。现付业务与普通业务的不同之处在于不需要单独填写付款单，只需要在填写发票的同时进行支付，支付时可全额支付，也可部分支付，但不可超额支付。 二、现付业务 第三节 采购业务处理 业务9-16 现付业务 （1）2022年1月4日，根据销售部门的需求，采购部门向戴尔集团提出采购需求，需要采购20台戴尔计算机，报价4 500元。 （2）2022年1月4日，戴尔集团同意请购要求，但认为价格较低。经双方协商，同意价格为4 800元，双方签订正式合同，我方要求到货日期为1月7日。 第三节 采购业务处理 （3）2022年1月7日，收到戴尔集团发来的货物，同时收到采购专用发票一张，发票号DE22010701，无税单价4 800元，价税合计108 480元，采购部门进行签收，同时向戴尔集团支付转账支票一张，金额为108 480元，支票号为ZZ1102。 （4）2022年1月7日，商品经检验质量合格，办理入库手续，入戴尔计算机仓。 （5）2022年1月8日，采购部门将发票交给财务部门，财务部门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认，同时生成本次采购业务相应凭证。 第三节 采购业务处理 【相关说明】 现付可以取消。此题只能生成两张凭证，思考一下，为什么。如果不是等额支付，生成的凭证会不相同，操作步骤也可能有所变化。 【特别注意】 在审核发票时，在查询条件中需要选择“包含已现结发票”，否则，无法找到发票。生成采购凭证时，需要选择“现结制单”。全月平均法的存货记账后在采购模块可以立即生成凭证，在销售模块需要到月末完成“期末处理”后才能生成凭证。 第三节 采购业务处理 采购费用是指企业在采购材料过程中所支付的各项费用，包括材料的运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费，以及运输途中的合理损耗和入库前的整理挑选费等。这里的采购费用业务专指不包括合理损耗的其他费用，并能以发票的形式呈现。 此类型的业务按普通采购业务流程进行操作，在此基础上，录入发票时还需要录入费用发票，将费用项目当做存货定义，并设置应税劳务属性，在采购结算时还需选择费用发票，并分摊费用。 三、采购费用业务 第三节 采购业务处理 业务9-17 采购费用业务 （1）2022年1月5日，申请向联想集团追加采购10台联想计算机，报价5 000元。 （2）2022年1月5日，联想集团同意请购要求，并接受我方提出的价格5 000元。联想集团提出由于数量过少，运费由我方承担，我方要求到货日期为1月7日，双方签订正式合同。 （3）2022年1月7日，收到联想集团发来的货物，同时收到两张专用发票，其中一张发票为采购发票，票号LX22010701，无税单价5 000 元，价税合计56 500 元；另一张发票开票单位为龙发快运物流公司，发票号LF88888801，运费金额无税价100元，进项税9%，价税合计109元，联想已代垫运费。采购部门进行签收，同时办理入库手续，入联想计算机仓。对龙发快运物流公司进行基础数据处理，处理方式为：新增供应商分类编号为03，分类名称为物流，新增供应商编号为99，简称龙发，所属分类为03。 第三节 采购业务处理 （4）2022年1月8日，采购部门将两张发票交给财务部门，财务部门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认，未付款，并生成本次采购业务相关凭证。 （5）2022年1月10日，用转账支票支付联想集团追加计算机的货款和运费共计56 609元，支票号为ZZ1103。 第三节 采购业务处理 此业务发生了采购费用，需要录入采购费用发票，然后通过采购结算功能分摊到采购成本中，回写入库单单价。由于在之前的存货档案业务中已定义了运费，在采购发票录入时可直接使用。另外，新产生的供应商，还需要增加供应商分类与供应商档案，供填写发票时使用。 第三节 采购业务处理 【相关说明】 采购结算只能进行手工结算，如果进行自动结算，运费将无法计入成本。采购结算后，存货的单价会发生变化，同时会修改入库单的单价，可以查看结算单和入库单进行验证。费用的分摊有按数量和按金额两种方法，当只有一种存货时，两种方法计算结果相同。结算完成后，查询结算单，并查看结算单价，已由5000变为5010，同时，查询入库单的单价，其单价已由5000变为5010，说明结算时，会根据结算单回写入库单的单价。 第三节 采购业务处理 损耗分为合理损耗和非合理损耗，可以根据损耗原因在采购手工结算时在相应栏内输入损耗数量，即可进行采购结算。短缺时损耗为正数，盈余时损耗为负数。 损耗业务与普通采购业务流程相同，但入库数量与开票数量不同，只能通过手工结算，并填写损耗信息。合理损耗将把成本分摊到正常的入库存货中，而非合理损耗直接扣除，另行处理。 四、损耗业务 第三节 采购业务处理 业务9-18 损耗业务 （1）2022年1月9日，向戴尔集团追加采购10台戴尔计算机，报价4 800元，戴尔集团同意，并于当日收到戴尔集团发来的货物，同时收到采购专用发票一张，发票号DE22010901，无税单价4 800元，价税合计54 240元，采购部门进行签收。 （2）2022年1月9日，商品入戴尔计算机仓。在办理入库手续时，发现有两台计算机损坏，经查，是我方采购部门装卸货物时造成。8台计算机正常入库，另外两台报领导同意后，一台计算机作为合理损耗处理，另一台计算机由采购部门赔偿，赔偿金额按计算机采购含税价计算，计5 424（4 800+624）元。 第三节 采购业务处理 （3）2022年1月9日，采购部门将发票交给财务部门，财务部门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认，生成采购与入库凭证。 （4）2022年1月10日，用转账支票支付戴尔集团上月和本月未支付的货款，共计619 240（54 240+565 000）元，支票号ZZ1104。核销往来账并生成付款凭证。 第三节 采购业务处理 此业务为方便学习，设计了合理损耗与非合理损耗。在入库单生单时需要将入库数量改小，在手工结算时需要额外填写合理损耗数量、非合理损耗数量、非合理损耗金额，非合理损耗类型，进项税转出金额。 第三节 采购业务处理 【相关说明】 如果采购入库数量大于发票数量，则应该在相应损耗数量栏内输入负数量，系统将入库数量大于发票的数量视为赠品，不计算金额，降低入库存货的采购成本。如果入库数量+合理损耗+非合理损耗等项目不等于发票数量，则系统提示不能结算。如果只对一张入库单进行分批结算，则需要手工修改结算数量，并按发票数量进行结算，否则系统会提示“入库数量+合理损耗+非合理损耗不等于发票数量，不能结算”。 第三节 采购业务处理 【相关说明】 采购结算只能进行手工结算，因数量不一致，无法完成自动结算。结算单和入库单的单价都由4800变为5400。由于只入库了8台，还有2台没有入库，为了防止下一次入库单生单时看到此到货单，需要执行“关闭到货单”操作。 第三节 采购业务处理 采购退货业务是指货物已经到货或入库，由于某些原因，采购方要求全部或部分退货的业务。已到货未入库的货物通过到货拒收单实现，已入库的货物通过退货单或红字入库单实现。退货流程按普通业务流程操作，相应单据按红字方式录入即可。 退货业务流程与普通业务原理相同，相当于普通业务的红字业务，在填写单据时填写红字到货单（即退货单）、红字入库单、红字发票、红字付款单（即收款单），生成的凭证科目与普通业务相同，金额为红字。 五、采购退货业务 第三节 采购业务处理 业务9-19 退货业务 （1）2022年1月10日，联想计算机仓管理员发现本月2日入库的150台联想计算机中有1台计算机型号错误，与联想集团沟通后，同意按原价退货，仓库当日进行退货。当日收到红字专用发票一张，发票号LX22011001，数量1台，无税单价5 000元。 （2）2022年1月12日，收到联想集团转账支票一张，系退还本次货款5 650元，支票号ZZ2211。 （3）2022年1月12日，财务部门生成本次退货相关凭证。 第三节 采购业务处理 此业务是在所有流程都已操作完成后才退货，因此全部退货操作也必须按业务流程全部操作一次。退货单可依据采购订单或到货单生成，退货后的订单相当于未全部到货，下次生成到货单时可以看到该订单，建议退货后将此订单关闭，否则生单时会一直残留该订单信息。 第三节 采购业务处理 【相关说明】 采购退货单可参照已执行的采购订单生单，也可参照已执行的到货单生单，而到货单无法参照已执行的单据，可以无需参照，直接填写退货单单。如果启用了“必有订单”选项，操作流程的起点必须是订单，退货单只能参照，不能填写。尚未办理入库手续的退货业务，只需要开具退货单，即可完成退货业务的处理。 可以在入库单中增加后，选择红字单选框，然后录入退货信息，作为退货业务的起点。 在录入红字付款单时，由于已切换为收款单，因此，金额录入的值为正，其他红字单据，数据录入为负。 第三节 采购业务处理 暂估业务是指本月货先到，下月票才到，业务出现了跨月的情况，在进行业务处理时需根据具体情况进行处理。跨月业务可能会出现两种情况，一是货到票未到，二是票到货未到。第一种情况就是暂估业务，当月货到票未到时，暂估发生，以后月份票到时，暂估结算。第二种情况可以采用压单处理，也可以录入发票，形成应付款。暂估业务流程图由两部分构成，如图9-48所示。 六、暂估业务 第三节 采购业务处理 图9-48 暂估业务流程图 暂估成本录入 入库单 记账 采购发票 审核 采购结算 付款单 审核 核销 付款凭证 暂估凭证 采购凭证 结算成本处理 红字暂估凭证 入库凭证 当月货到票未到 下月票到 第三节 采购业务处理 当月货到票未到时，需要录入暂估成本替代采购结算，记账并生成暂估凭证，暂估成本默认取入库单上的单价。当票到时，正式采购结算，用新的成本进行结算成本处理，相当于重新记账，然后冲销掉暂估凭证，生成正式的入库凭证（以“单到回冲”方式为例）。暂估结算生成凭证的方式受参数“暂估方式”的影响，当为“月初回冲”时，无论发票是否已到，都可以生成红字暂估凭证，当为“单到回冲”时，只在发票收到后才生成红字暂估凭证，当为“单到补差”时，只生成一张调整凭证。 暂估凭证根据入库单生成凭证，借方取存货模块的“存货科目”，贷方取存货模块的“暂估科目”，金额取暂估成本。红字暂估凭证科目与暂估凭证相同，金额为红字。其他凭证与普通采购业务相同。 第三节 采购业务处理 业务9-20 暂估结算 【1】2022年1月11日，收到联想集团采购专用发票一张，发票号LX22011101，数量100台，单价5 000元，价款合计565 000元，商品已于去年12月底收到。财务部门审核发票，结算采购成本，目前企业资金不足，未付款，当日生成本业务相应凭证。 货上月到，票本月到，上月发生暂估业务，本月对暂估进行结算，只需要按流程图完成后半部分操作。由于在参数中已选择“单到回冲”，在结算成本处理后会生成红字与蓝字两张凭证。 第三节 采购业务处理 【相关说明】 结算成本处理是暂估业务中必须的操作，如果不进行结算成本处理，将无法生成凭证。可以将结算成本处理理解为以采购结算后新的成本进行重新记账。取消“结算成本处理”的方法与取消记账的方法相同，通过〖恢复记账〗功能实现。 第三节 采购业务处理 业务9-21 暂估发生 【2】2022年1月29日，向联想集团采购联想计算机50台，无税单价5 000元，商品已到货并验收入库，未付款。接到联想集团通知，发票下月初交付。财务部门按每台5 000元进行暂估处理，生成凭证。 【相关说明】 系统默认将入库单中的单价作为暂估单价。如果在入库单中已录入单价，可以跳过暂估成本录入操作，直接进行记账。如果要修改已有的单价，注意在查询条件中选择“包括已有暂估金额的单据”选项，否则无法找到单据。下个月暂估业务的发票到了后，需要执行采购结算和结算成本处理。 第三节 采购业务处理 在采购管理系统存在业务类型为“固定资产”的入库单时，通过固定资产模块的“采购资产”功能，根据此入库单中的存货结转生成固定资产卡片。固定资产采购业务流程图如图9-53所示。 七、固定资产采购业务 第三节 采购业务处理 图9-53 固定资产采购业务流程图 请购单 采购订单 到货单 入库单 采购发票 审核 采购结算 付款单 审核 核销 付款凭证 资产卡片 资产采购凭证 可选操作 第三节 采购业务处理 与普通业务流程比较，其不同点体现在：①采购订单与到货单为必须操作流程，②采购结算后不能记账与生成凭证，而是到固定资产模块生成卡片，替代卡片录入，③新增的卡片在应付模块根据采购发票生成资产采购凭证，固定资产模块无法生成此卡片的凭证，等价于在固定资产模块增加后生成的凭证。④在录入单据过程中，需将业务类型改为“固定资产”。 资产采购凭证借方科目取应付模块“固定资产采购科目”，贷方取应付模块“税金科目”与“采购科目”。付款凭证与普通业务相同。 第三节 采购业务处理 业务9-22 固定资产采购业务 （1）2022年1月20日，采购部接资产管理部门通知，需给人力资源部配置一台联想服务器。经与联想集团沟通，双方商定无税单价为48 000元，并签订正式合同。我方要求到货日期为本月22日。 第三节 采购业务处理 （2）2022年1月22日，联想集团发来货物，采购部门进行签收，经检验质量合格，办理入库手续，入固定资产仓。同时收到联想集团采购专用发票一张，发票号LX22012201，无税单价48 000元，价税合计54 240元。当日，采购部门将发票交给财务部门，财务部门对发票进行审核确认后，开具转账支票一张，金额为54 240元，支票号为ZZ1105，支付本次采购款项，并对该笔货物进行采购成本结算，生成采购凭证。 （3）2022年1月24日，人力资源部领走联想服务器，资产管理部门完成资产登记。 第三节 采购业务处理 【相关说明】 在采购资产分配设置中通过快捷键CTRL+ALT+G激活修改状态，可对采购订单的单价进行修改。采购资产卡片不在固定资产制单，在应付管理系统制单。采购资产数量大于1时，可批量生成多张固定资产卡片。 第三节 采购业务处理 受托代销业务是一种先销售后结算的采购模式。当有受托代销商品入库时，以暂估成本记账并生成暂估入库凭证。当受托方销售部分或全部后，需要进行受托结算时，由受托方发起采购结算，对已销售部分进行结算，并自动生成一张已结算的受托采购发票，委托方根据受托方发票信息开具销售发票，受托方根据自动生成的发票生成采购凭证，结算成本处理后得到一张已记账的入库调整单，根据入库调整单生成调整凭证（相对暂估凭证）。受托代销业务流程图如图9-56所示。 八、受托代销业务 第三节 采购业务处理 暂估成本录入 入库单 记账 采购结算 审核 付款单 审核 核销 付款凭证 暂估凭证 采购凭证 结算成本处理 调整凭证 受托入库 受托结算 自动生成发票 图9-56 受托代销业务流程图 第三节 采购业务处理 受托代销业务由于入库时没有采购发票，不能确定入库成本，原理类似于暂估业务，但不受暂估方式设置影响。暂估凭证与调整凭证所取的科目与成本计价方法有关，此处以售价法为例，其他成本计算方法对应凭证科目可自行研究。 暂估凭证根据入库单生成凭证，借方取存货模块的“存货科目”，金额取售价，贷方取存货模块的“暂估科目”与“差异科目”，金额取暂估成本以及与金额售价的差值。 第三节 采购业务处理 调整凭证科目根据入库调整单生成凭证，贷方取“对方科目”，贷方取“差异科目”进行调整，如果价格上调，差异科目为红字，如果价格下调，对方科目为红字，金额结算价格与暂估成本差值。其他凭证与普通采购业务相同。建议暂估科目、对方科目、采购科目为同一科目。 第三节 采购业务处理 业务9-23 受托结算业务 2022年1月30日，本月已销售惠普打印机40台，通知惠普后，收到该公司受托代销商品专用发票一张，发票号HP22013001，数量40台，结算单价为无税单价550元。31日按发票金额使用转账支票支付货款24 860元，支票号ZZ1106。 在期初数据中，已录入了受托代销期初值，表示月初库存中有受托代销商品，本月销售后进行受托代销结算，按受托结算流程处理。 第三节 采购业务处理 【相关说明】 采购类型如果不录入，在生成入库凭证时可能会缺少科目。结算完成后，系统自动生成一张采购发票。采购发票支持现付操作。 【特别注意】 如果结算单价与原价相同，不需要也不能生成入库调整凭证。受托代销的商品必须在售出后，才能与委托单位办理结算。 第三节 采购业务处理 业务9-24 受托入库业务 2022年1月31日，收到惠普集团受托代销商品打印机30台，单价550元，入惠普设备仓。 【相关说明】 如果启用了“受托代销必有订单”选项，那么，操作流程的起点必须是订单，而到货单、退货单和入库单只能参照，不能填写。受托代销结算是企业销售委托代销单位的商品后，与委托单位办理付款结算。受托代销商品后根据受托代销入库单进行结算，也可以在取得委托人的发票后再结算。结算表中的结算数量、含税单价、价税合计、税额等信息可以修改。结算表中的存货、入库数量、入库金额、已结算数量、已结算金额等信息不能修改。 第三节 采购业务处理 撤销操作按业务流程图反向进行。下一步操作撤销后，才可以撤销上一步操作。根据业务反向流程，撤销操作需要经过删除凭证、恢复记账、取消核销、取消采购结算、取消发票审核、取消付款单审核、删除付款单、删除发票、删除入库单、删除到货单、删除订单、删除报价单。销售模块的撤销原理与采购模块的原理相同。 完成本节业务后，请将账套输出至“9-3采购业务处理”文件夹，压缩后保存到U盘或网盘。 九、撤销操作 第三节 采购业务处理 1．日常业务的采购入库单在哪里录入生成？ 启用库存模块后，采购入库单在库存管理系统中录入生成，采购模块的采购入库单功能在采购期初记前用于录入期初单据，在日常业务中只能查询入库单。 2．为什么手工录入采购入库单时会弹出“普通业务必有订单”的信息提示？ 因为在采购选项中设置了“普通业务必有订单”，则采购入库单不能手工录入，只能参照生成。如果需要手工录入采购入库单，则需要先取消“普通业务必有订单”选项。 疑难解答 第三节 采购业务处理 3．上游单据为什么不能直接修改，弃审？ 因为上游单据已经生成了下游单据。如果要修改上游单据，必须先删除下游单据。 4．怎样删除已经结算的发票或采购入库单？ 在“结算单列表”中打开该结算单并删除，就可以对采购发票或采购入库单执行相关的修改、删除。 5．如果在生成发票时没有立即付款，该笔业务怎样处理？ 可以先确认为应付账款，然后在应付款管理系统手工录入一张付款单，审核确认后制单，或者期末合并制单。 第三节 采购业务处理 6．如果在应付款系统中，对已现结发票审核时，打开“单据过滤窗口”，却没有看到想要的单据？ 因为在“单据查询条件”界面，没有选中“包含已现结发票”。只需要在单据查询条件对话框中选中包含已现结发票。 7．如何理解货到票未到？ 指货已到，未收到采购发票，不能计算采购成本，不能进行采购结算，不能生成验收入库凭证，也暂不确认应付账款，如果到月末结账前票仍未到，则需要通过暂估业务流程对货物进行会计处理。 第三节 采购业务处理 8．如何理解“普通业务必有订单”选项？ 如果在采购管理系统中的采购选项设置为“普通业务必有订单”，那么普通业务必须从采购订单开始，如果没有设置，则可以从入库单开始填写。红字业务（退货业务）与普通业务相同，如果选择了此选项，则红字采购入库单必须根据红字到货单生成。如果需要手工录入，则需要先取消采购选项的设置。 9．正常业务只录入了到货单该如何进行退货处理？ 结算前的退货业务如果只是录入到货单，则只需开具到货退回单，不用进行采购结算，按照实际入库数量录入采购入库单。 第三节 采购业务处理 10．退货时正常业务已录入采购入库单，尚未收到发票，如何进行退货处理？ 如果退货时已经录入采购入库单，但还没有收到发票，则只需根据退货数量录入红字入库单，对红蓝入库单进行采购结算。 11．如何查询入库单是否已结算、已记账、已生成凭证？ 在采购、库存、存货模块均可查询入库单列表，在列表中可显示记账人、结算日期，结算日期需修改栏目才能显示，结算信息也可双击打开入库单查看。是否已生成凭证可通过工具栏上的“凭证”按钮查询，当已生成凭证时，可联查到凭证，也可到恢复记账功能中查看，在列表中会显示“已制凭证”一栏。 第三节 采购业务处理 12．在现付时只支付部分金额，会出现什么结果，大于货款金额又是什么结果？ 在现付时可支付部分或全部资金，填写的金额不能大于货款，当小于货款时，部分走银行存款，部分走应付账款。 13．取消结算和删除凭证如何实现？ 取消结算与删除凭证都是属于撤销操作，必须保证没有下一步操作时才能撤销本次操作。取消结算通过删除结算单实现，删除凭证要看是删除哪张凭证，如果是存货模块生成的凭证，就在存货模块通过凭证列表功能查询凭证，再删除或冲销凭证，如果是应付模块生成的凭证，就在应付模块通过凭证查询功能查询凭证，再删除或冲销凭证。删除在总账中是作废凭证或删除凭证（由总账参数控制），冲销在总账中是生成红字凭证。 第三节 采购业务处理 14．在采购结算后，会回写入库单的单价，是否会回写发票的单价？ 入库单在填写时，数量是必填项，而单价对仓库管理员来说，没有价值，因此不是必填项，采购结算后，将结算价（采购成本）以修改单价的形式写入到入库单中。采购发票是由对方提供，是采购成本的一部分，采购结算不会改变发票单价，记账与生成入库凭证以结算价为准，与发票无关。 15．可否录入红字请购单、红字采购订单？ 从实际工作考虑，红字请购单与红字采购订单不可能发生，没有实际意义，这两种单据在软件中数量不允许录入负数，退货流程的起点是红字到货单，即退货单。 第三节 采购业务处理 16．如果退货业务从红字入库单开始，应该如何操作？ 到库存模块增加入库单后，将蓝字改为红字即可。 17．受托代销业务如果从请购单开始，如何操作？ 需将业务类型改为“受托代销”。 18．在受托代销结算时，如果结算金额与入库金额相同，能否生成入库调整凭证？ 当没有差值时，不需要调整金额为0，不需要生成凭证。 19．暂估业务、受托业务中发生运费，应该如何处理？ 暂估业务、受托业务先结算后生成发票，因此无法直接将运费分摊到采购成本中，只能另行处理。 第三节 采购业务处理 20．在货到票未到时，可否采用压单的方式处理？ 不能压单，如果压单不录入到系统中，会导致销售时无法看到此库存，影响销售。 21．如何理解合理损耗与非合理损耗？ 当发票数量大于入库数量时，如果是不可抵抗力造成（如水分蒸发、自然腐烂等），则是合理损耗；如果是供应商责任，则需要供应商将货补齐或走退货流程；如果是企业自身责任或第三方责任（如运输单位），则是非合理损耗。 第三节 采购业务处理 22．入库单生成完成后，生成采购发票的依据是什么？ 可依据入库单或采购订单生成采购发票，如果依据入库单生成，有利于采购自动结算。 23．在普通采购业务中，如果没有采购结算就对出库单进行了记账，有没有影响？ 有很大的影响，如果没有采购结算就进行了记账操作，系统采用暂估 价记账，业务性质就变成了暂估，而不是普通采购业务。后期需要按暂估流程进行操作，生成的分录与普通业务不同。 $$