第九章 第五节 库存与存货业务处理（课件）-《会计信息系统第2版》同步教学（高教版）

第九章 供应链管理系统 1 学习目标 熟悉供应链管理系统的功能和操作流程，正确进行供应链管理系统的初始设置，掌握各个模块的系统信息的设置以及各个功能的作用，掌握采购业务、销售业务、库存业务与存货核算处理的方法，培养会计软件操作的规范性和发现问题的敏感性。 知识结构图 对方科目 普通采购业务 现付业务 采购费用业务 参数 基础档案 存货科目 采购业务 基础数据定义 初始化   期初值   存货期初 普通销售业务 现收业务 代垫费用业务 采购期初 销售期初 库存期初 损耗业务 退货业务 暂估业务 日常业务 销售业务 退货业务 业务关闭 直运业务 固定资产采购业务 发出商品业务 受托代销业务 调拨业务 盘点业务 委托代销业务 零售日报业务 销售调拨业务 领料出库 完工入库 其他入库 库存业务   存货核算 期末处理   暂估成本录入 生成凭证 其他出库 期末业务 对账   结账   记账 结算成本处理 销售出库 采购入库 引例 随着企业销售市场的扩张，公司产品大量进行各级超市、商场，销售势头良好，但仓库实际库存数不够准确，采购与销售业务流程混乱等问题制约了企业的发展。公司领导决定花大力气引入一套供应链管理系统，由晓明任信息主管。晓明认为，只要搞清楚了采购问题与销售问题，库存问题自然就清楚了。他大胆启用了用友软件中的采购、销售、库存、存货等模块，将现有初始数据进行了统计并录入到系统中，并设计出工作流程由各部门配合开展工作，业务流程得以规范，仓库库存明细数据可即时调阅。晓明具体是如何做到的呢？ 引例 供应链管理从采购、销售、库存、存货、往来账管理等多个方面展示了物流、信息流、资金流三者统一的企业财务业务一体化方法。当企业发生采购货物或者销售商品等业务时，各业务部门录入业务原始单据，系统根据原始单据自动生成一系列会计凭证并传递到总账模块。业务开始前，须准备好企业的存货数据、仓库数据、采购与销售业务类别以及应收款与应付款账期管理方案。 第五节 库存与存货业务处理 在开始本节学习之前，需要将系统的计算机时间调整为2022年1月31日，以模拟月末的时间，并引入“9-4销售业务处理”文件夹下的备份账套，以保持数据的连续性，引入方法参照业务3-8。 库存管理日常业务中最主要工作就是采购入库和销售出库，这两个功能在前面学习采购业务和销售业务时，已经分别练习过。本节主要是练习工作中经常使用的调拨业务、盘点业务和其他原因引起的入/出库业务，以及期末处理业务。对于盘点业务，在工作中最好采用定期与不定期的方法进行，平时都要注意核对账实数据，及时发现错误，及时更正。另外需要注意的是在工作中可以建立虚拟仓库，通过调拨的方法，将错误的存货调至虚拟仓库中，在真实仓库中始终保证账账相符、账实相符。 第五节 库存与存货业务处理 调拨业务是指仓库在操作过程中涉及到的物料从一个仓库转移到另一个仓库的业务。业务流程图如图9-73所示。 一、调拨业务 图9-73 调拨、组装、拆卸、形态转换业务流程图 特殊单据记账 调拨凭证 其他出库单 其他入库单 调拨单 自动生成 自动生成 第五节 库存与存货业务处理 当调拨业务发生时，一个仓库物料减少，另一个仓库物料增加，对应生成其他出库单与其他入库单。通过“特殊单据记账”功能进行记账，调拨凭证借贷方都取存货科目，同价调拨，可以不生成凭证，异价调拨，需要生成凭证。 组装单、拆卸单、形态转换单发生于工业企业，本质上是一种存货减少，另一种存货增加，其成本不变，处理原理与调拨单相同。 业务9-36 调拨业务 2022年1月20日，联想电脑仓发现有2台电脑有故障，暂时不能销售，需要进一步确认故障原因，特将这两台电脑从本仓库调到不良品仓。 第五节 库存与存货业务处理 【相关说明】 出库类别与入库类别为非必填项，但最好填写。审核调拨单会自动生成其他入库单和其他出库单。在其他出库单和其他入库单中，有新增单据功能，但所增加的单据业务类型只能为“其他入库”（入库单）或“其他出库”（出库单），调拨业务类型只能由调拨单生成，在其他出入库单中只需要查找单据，审核即可。特殊单据记账的对象是调拨单和组装单，调拨单记账的本质是对其他入库单和其他出库单记账（可以在恢复记账中看到），一定不要通过正常单据记账。审核调拨单不会改变现有库存数，只有审核入库单和出库单后，才会改变现有库存数，记账后改变存货数。特殊单据记账与入库单和出库单的审核没有先后操作顺序。 第五节 库存与存货业务处理 盘点业务是指将仓库中存货的实物数量与库存账面数量进行清点核对。盘点工作可根据需要定期与不定期进行，可针对一个仓库，也可局部盘点。业务流程图如图9-75所示。 二、盘点业务 图9-75 盘点业务流程图 记账 盘盈凭证 其他入库单 记账 盘亏凭证 其他出库单 盘点单 盘盈自动生成 盘亏自动生成 第五节 库存与存货业务处理 盘点时直接录入盘点单，审核后，盘盈则自动生成其他入库单，盘亏则自动生成其他出库单。正常单据记账后即可生成盘盈、盘亏凭证。 盘盈凭证根据其他入库单生成，借方取存货模块的“存货科目”，贷方取存货模块的“对方科目”；盘亏凭证根据其他出库单生成，借方取存货模块的“对方科目”，贷方取存货模块的“存货科目”。 第五节 库存与存货业务处理 业务9-37 盘点业务 2022年1月31日，对联想电脑仓进行盘点后，发现联想电脑实际库存数比账面库存数多1台,多出的这台电脑按5000元入账。 盘点业务只需对账实不相符的记录进行管理。 第五节 库存与存货业务处理 【相关说明】 “倒冲仓库盘点”只能应用于仓库属性为现场仓和委外仓和仓库。盘点日期不能小于账面日期，不同的账面日期，存货账面数量不相同。可以通过工具栏上的“盘库”功能自动填写当日账面库存，也可手工填写存货。对于账实相符的存货，无需修改盘点数量。其它入（出）库单的审核与记账没有先后顺序，入（出）库单的审核改变库存数，记账改变存货数。出库类别与入库类别为非必填项。如果不填，生成凭证时将无法在对方科目定义中匹配科目，导致科目为空，需要手工补填科目。 第五节 库存与存货业务处理 领料出库与完工入库业务属于工业企业专用的业务，在生产前从仓库领出原材料，仓库库存数减少，生产完工后，将产成品入库，仓库库存数增加。业务流程图如图9-77所示。 三、领料出库与完工入库业务 图9-77 领料出库与完工入库业务流程图 领料出库 记账 领料出库凭证 领料出库单 完工入库 产成品成本分配 记账 产成品入库单 完工入库凭证 第五节 库存与存货业务处理 此业务领料出库中的原材料必须具有“生产耗用”属性，产成品入库中的产成品必须具有“自制”属性。完工入库的产成品价值需要通过产成品成本分配功能完成，如果没有启用成本管理模块，只能查询生产成本明细账后手工录入。 领料出库凭证根据领料出库单生成。借方取存货模块的“对方科目”，贷方取存货模块的“存货科目”，金额取材料成本。 完工入库凭证根据产成品入库单生成，借方取存货模块的“存货科目”，贷方取存货模块的“对方科目”，金额取产成品成本分配金额。 【相关说明】 领料出库与完工入库只有在新建账套时选择工业企业才能使用，另外还有一个假退料业务也是工业企业专用。 第五节 库存与存货业务处理 其他入库、出库业务是指采购入库、销售出库、领料出库（工业）、完工入库（工业）、盘点、调拨等业务之外的业务，主要用于处理一些特殊情况，业务流程图如图9-78所示。 四、其他入库、出库业务 图9-78 其他入库与其他出库业务流程图 其他入库 记账 入库凭证 其他入库单 其他出库 记账 出库凭证 其他出库单 第五节 库存与存货业务处理 入库凭证根据其他入库单生成，借方取存货模块的“存货科目”，贷方取存货模块的“对方科目”；出库凭证根据其他出库单生成，借方取存货模块的“对方科目”，贷方取存货模块的“存货科目”。 业务9-38 其他出库业务 2022年1月27日，联想电脑仓因管理不当，造成1台联想电脑损坏，无法修复，先做出库处理，损失处理方式等主管会议研究后再执行。 第五节 库存与存货业务处理 【相关说明】 其他入库业务与其他出库业务操作方法相同，方向相反。生成凭证的科目受存货科目和对方科目定义控制。出库类别与入库类别为非必填项。如果不填，生成凭证时将无法在对方科目定义中匹配科目，导致科目为空，需要手工补填科目。 第五节 库存与存货业务处理 期末业务主要完成期末处理，依据本月采购与销售情况计算全月平均法、售价法等商品的销售成本，并对供应链各模块结账。期末业务处理流程图如图9-80所示。 五、期末业务 库存结账 采购结账 存货结账 销售结账 期末处理 生成凭证 图9-80 期末处理流程图 第五节 库存与存货业务处理 采购结账与销售结账是逐月将每月的单据数据封存，不再发生当月业务，表示当月日常业务全部完成。只有当月日常业务全部完成后，才能进行期末处理，计算按“全月平均”方式核算的存货的全月平均单价及其本会计月出库成本，计算按“计划价/售价”方式核算的存货的差异率/差价率及其本会计月的分摊差异/差价，并对已完成日常业务的仓库、部门、存货做处理标志。 库存结账与存货结账同样是将每月的出入库单据逐月封存，不再发生当月业务。在库存结账前，推荐做一次与总账的对账工作，确保数据没有错误。 第五节 库存与存货业务处理 业务9-39 期末处理 请对各仓库进行期末处理，生成销售成本结转凭证，并与总账进行对账，对供应链各模块结账。 联想电脑由于采用先进先出法，其销售成本结转凭证在业务发生时已生成，但由于戴尔电脑采用全月平均法计算成本，惠普打印机采用售价法计算成本，在期末处理前，无法得到存货的成本，无法生成凭证。因此，此类型的凭证只能在月末期末处理后进行，期末处理前需要对采购与销售模块进行结账。 第五节 库存与存货业务处理 【相关说明】 不允许跨月结账，只能从未结账的第一个月逐月结账。上月未结账，本月单据可以正常操作，但本月不能结账。结账前用户应检查本会计月工作是否已全部完成，否则会遗漏某些业务。“采购管理”结账后，才能进行“库存管理”、“存货核算”、“应付管理”的月末结账。结账可以取消。 第五节 库存与存货业务处理 【相关说明】 系统自动选择第一个未结账月，无需单击选择。只有在“采购管理”、“委外管理”、“销售管理”月末结账后，才能进行“库存管理”、“存货核算”、“应付款管理”、“应收款管理”的月末结账。上月未结账，本月单据可以正常操作，但本月不能结账。本月还有未审/复核单据时，结账时系统提示“存在未审核的单据，是否继续进行月末结账？”，用户可以选择继续结账或取消结账，即有未审核的单据仍可月末结账。如果“应收款管理”按照单据日期记账（审核），“销售管理”本月有未复核的发票，月末结账后，这些未复核的发票在“应收款管理”就不能按照单据日期记账了，除非在“应收款管理”改成按业务日期记账。结账前用户应检查本会计月工作是否已全部完成，否则会遗漏某些业务。 第五节 库存与存货业务处理 【相关说明】 应在采购和销售系统作结账处理后才能进行。系统提供恢复期末处理功能（右边选择仓库后点右边的确定）。本月的单据如果用户不想记账，可以放在下个会计月进行记账，算下个会计月的单据。 由于不知道单据的类别，因此选择全部单据，或者按仓库进行过滤。调拨出库与调拨入库不需要生成凭证，因此无需选择。差价结转单在期末处理时生成。 在对账前，请使用03操作员对凭证进行审核，然后使用01操作员对凭证进行记账，否则，在总账中只有期初数据，没有发生额。 第五节 库存与存货业务处理 【相关说明】 系统自动选择第一个未结账月，无需单击选择。结账可以取消。结账前应检查本会计月工作是否已全部完成，否则会遗漏某些业务。上月未结账，本月单据可以正常操作，但本月不能结账。如果认为目前的现存量与单据不一致，可通过“整理现存量”功能重新运算现存量。只有在“采购管理”、“委外管理”、“销售管理”结账后，“库存管理”才能进行结账。如果本月有入库单或出库单没有审核，在结账时会给出提示。 第五节 库存与存货业务处理 【相关说明】 系统自动选择第一个未结账月。结账可以取消，但需要以下个月日期登录才能取消。结账前应检查本会计月工作是否已全部完成，否则会遗漏某些业务。上月未结账，本月单据可以正常操作，但本月不能结账。只有在“采购管理”、“委外管理”、“销售管理”、“库存管理”结账后，“存货核算”才能进行结账。 第五节 库存与存货业务处理 在相应模块中查询收发存汇总表、采购订单执行表、库存台账、明细账、存货呆滞积压分析表、销售毛利表、业务员业绩提成表、账龄分析表、盘点表，操作步骤略。   完成本节业务后，请将账套输出至“9-5库存与存货业务处理”文件夹，压缩后保存到U盘或网盘。 六、供应链各账表查询 1．为什么盘点后生成的凭证，对方科目是空的？ 可以从两个方面找原因，一是在填写盘点单据时，是否正确录入了出库类别和入库类别；二是在对方科目定义中，是否定义了你选择的出（入）库类别所对应的科目。 2．为什么我的盘点账面数据和书上的账面数据不同？ 从两个方面找错误，一是盘点单中的账面日期是否正确，不同的盘点时间，系统显示的账面数据会不同，二是以前的采购与销售业务日期和数量是否正确。第二个错误可以通过查询“库存台账”查看明细。由于库存入账是以审核日期为准，为了操作简单，所有的业务都是以31日审核，因此，如果账面日期填写的是31日以前，那么账面数其实就是期初数。如果想得到真实的数据，那么需要每次审核单据时，按业务日期重新录入系统。 疑难解答 3．在盘点过程中，发现同款式皮鞋41码多一双，40码少一双，应该如何处理？ 像这样的业务，在企业仓库盘点时经常出现，主要原因是发货时只关注了大类商品，对于尺码或颜色未加核对。因此，当核对大类数量时，没有错误，当核算明细级数量时，就出现一多一少的情况。处理方法有两种，一种是采用标准的盘盈盘亏方法处理，使用其他入库单和其他出库单将数据调整为正确数据；二是建立虚拟仓库，将多的商品调到虚拟仓库，将少的商品从虚拟仓库调过来。这样，错误的商品都会出现在虚拟仓库中。虚拟仓库不参与运算，允许负库存。 4．存货核算中，总账对账时提示账不平，有哪些原因？ 如果对账不平，首先要去掉数量选项，只核算金额，如果金额不平，需要检查总账中的凭证是否已记账，如果已记账，需要查看存货里面已记账的单据是否都已经生成凭证。一般的错误是存货有部分业务没有生成凭证，或存货核算生成凭证后，在总账中未记账。 5．本月业务未完成，可否结账？ 供应链与总账不同，供应链业务流程未走完，可以结账。并不是操作错误，而是在实际工作中业务会出现跨月的情况，比如采购中货到票未到，销售中已发货未开票等。 6．根据其他出库单生成凭证时，对方科目为空，什么原因，如何处理？ 在填写出库单时没有填写出库类别，或是在定义对方科目时没有按该出库类别定义科目。可修补之前的错误，也可以在凭证中直接录入科目即可。 7．对于某仓库的某个商品，如何查询其数量流水账？ 先要分清楚是要查看库存流水还是存货流水。对于供应链商品数量流水账，分库存流水账与存货流水账，分别记录实际库存与账面存货数。实际库存数在出入库单审核时修改，账面存货数在记账时修改。库存流水账在库存模块查询，存货流水账在存货模块查询。 第五节 库存与存货业务处理 本章以商业企业为背景，对供应链业务进行了详细的分析，首先对供应链总体框架进行了介绍，其次对供应链初始化内容以业务的形式进行了阐述，然后重点对商业企业的采购业务与销售业务结合流程图进行了详细分析，最后对库存与存货业务进行了介绍。 在学习本章业务时，要研究采购成本的计算方法与销售成本计算方法，分析每一个业务流程的特点与适用范围，重点掌握普通采购业务与销售业务操作流程，体会财务业务一体化的优势，研究物流、资金流、信息流三者之间的内在关系，了解各账表查询方法。 本章小结 关键名词 普通采购；暂估业务；受托代销；固定资产采购；普通销售；代垫费用；直运销售；分期收款发出商品；委托代销；零售日报；调拨；盘点 即测即评 第五节 库存与存货业务处理 1．如果普通业务收款时分多次收款，与分期收款发出商品业务有何不同？ 2．直运业务生成的凭证与普通业务有何不同？ 3．如何理解委托代销与受托代销的关系？ 4．零售日报业务与普通业务流程有何不同？ 5．如何将调拨单、盘点单、其它出库单和其它入库单中的出库类别和入库类别改成必填项？ 6．其他入库单与其他出库单的审核与记账是否有先后操作顺序？ 7．库存结余数的变化与存货结余数的变化分别受哪些操作的影响？ 思考与练习 8．什么样的业务需要在期末业务处理完成后才能结转销售成本？ 9．采购、销售、库存、存货、应收、应付、薪资、固定资产、总账等九个模块的结账顺序如何？请画出流程图。 10．收发存汇总表、采购订单执行表、库存台账、存货呆滞积压分析表、销售毛利表、业务员业绩提成表、账龄分析表、盘点表的内容及其作用有哪些？ $$