13通讯工作（同步练习及答案）-中职《秘书实务》同步教学（煤炭工业出版社.第1版）

通讯工作 同步练习 一、单项选择题 1.对通讯活动的组织、管理和实施的工作称之为（）。 A.随从工作B.保密工作 C.通讯工作D.信访工作 2.对通讯工作可靠性的要求是（）。 A.及时迅速B.准确无误 C.经济实用D.安全保密 3.人们之间利用电信设备传递信息的活动称之为（）。A.信访B.通讯C.谈判D.接待 4.电话被分为普通电话和保密电话两类，其是按照（）划分的。 A.通话范围B.通话内容 C.通话距离D.传话媒介 5.用于传递专项信息的电话被称之为（）。 A.保密电话B.内部电话 C.专用电话D.普通电话 6.经济实用是对通讯工作（）的要求。 A.效率B.质量C.可靠性D.效益 7.在英语中，cable是指（）。 A.国内电报B.国际电报 C.国内电传D.国际电传 8.由文字翻译成为数码的快速通信方式被称之为（）。A.电话B.电传C.电报D.传真 9.电传在国际上通用的英文名称是（）。 A.telephoneB.telegraph C.TelexD.fax 10.采取最快传递方式、特别处理手段专人直投的保时邮政业务被称为（）。 A.国内函件寄递业务 B.国内包裹寄递业务 C.电子信函业务 D.邮政特快专递邮件业务 11.国内包裹寄递业务规定国内包裹最大重量限度为（）。 A.18公斤B.20公斤 C.28公斤D.30公斤 12.当今世界各国广泛使用的、最快的实物传递邮政业务是（）。 A.国内函件寄递业务B.电子信函业务 C.国际邮件寄递业务D.邮政特快专递邮件业务13.各国各类邮件的互寄业务被称为（）。 A.国际邮件寄递业务B.邮政特快专递邮件业务 C.电子信函业务D.国内函件寄递业务 14.国内包裹寄递业务规定包裹的计费单位是每（）为一个 单位。 A.300克B.400克 C.500克D.600克 15.国际特快专递邮政业务在国际上的统一名称和标志是 “（）”。 A.EMSB.MZSC.BBSD.SEM 16.国际邮件分为函件和包裹两大类，其是按照（）划分的。 A.邮件运输方式B.邮件性质 C.邮件处理手续D.邮件传递时限 17.发交电子信函所使用汉字的最小字体是（）字。 A.7号B.5号C.4号D.3号 18.人们之间利用电信设备传递信息的活动被称之为（）。A.接待B.信访C.随从D.通讯 19.利用邮政特快专递服务网与电信传输手段相互结合的图文信息传递业务被称之为（）。 A.国内函件寄递业务B.国际邮件寄递业务 C.电子信函业务D.邮政特快专递邮件业务20.邮件发送的正确顺序程序是（）。 A.登记、查对、封装、交寄、结算 B.查对、登记、封装、结算、交寄 C.登记、查对、封装、结算、交寄 D.查对、登记、封装、交寄、结算 二、多项选择题 1.电话通讯系统的主要组成部分是（）。 A.电话机B.电话交换机 C.电话接听方D.电话发话方 E.传输电路 2.通讯工作的基本原则是（）。 A.及时迅速B.清楚简短 C.准确无误D.安全保密 E.经济实用 3.关于通讯安全保密工作叙述，正确的是（）。 A.要求秘书知悉密与非密、核心秘密与一般秘密的界限与范围 B.严禁使用无保密措施的通信设备传输秘密信息 C.严禁使用无保密措施的有线、无线通信设备召开电话会议D.严禁密电明复、明密混用 E.严禁通过普通邮政系统传递秘密函件和其他秘密物品4.电话按照通话的距离可划分为（）。 A.普通电话B.市内电话 C.内部电话D.国内长途电话 E.国际长途电话 5.现代秘书经常使用的功能先进电话主要有（）。A.录音电话B.无绳电话C.磁卡电话D.移动电话E.可视电话 6.秘书接到灾害电话的正确处理方式是（）。 A.如实记录灾害发生的时间、地点、经过、后果、原因和处理措施 B.设法了解对方的姓名和身份 C.利用现有的录音设备即时录音 D.即刻向领导者报告，请领导者给予指示 E.迅速传达领导者的指示，要求对方及时反馈有关信息7.秘书接打电话的原则是（）。 A.迅速B.清楚C.简短D.礼貌E.保密8.电传的显著特点是（）。 A.方便迅速,B.图象逼真C.操作简便 D.准确可靠E.经济高效 9.国际电报按其所使用的文字和电码可分为（）等。 A.商用成语电报B.公用成语电报 C.明文电报D.密码电报 E.明码电报 10.国内函件寄递业务是指在我国境内（）寄递业务的总称。 A.信函B.物品C.明信片 D.印刷物E.盲人读物 11.邮政特快专递邮件按内容分为（）。 A.信函类B.物品类 C.汇款类D.文件资料类 E.盲人读物类 12.国际邮件按照传递时限分为（）。 A.给据邮件B.普通邮件C.快递邮件 D.航空邮件E.特快专递邮件 13.国际邮件寄递业务的类型根据万国邮联规定分为（）。 A.正式性业务B.非正式性业务 C.强制性业务D.非强制性业务 E.国际性业务 14.国际邮件按照运输方式分为（）。 A.水陆邮件B.航空邮件C.路陆邮件 D.平邮件E.给据邮件 15.邮件登记的形式有（）。 A.簿册式B.栏目式C.卡片式 D.活页式E.联单式 16.常用于封装邮件的方式是（）。 A.扎B.筒C.捆D.袋E.套 17.邮资的结算方式可以是（）。 A.零寄整付，现金付资 B.整寄整付，支票付资 C.一次结清，当面付款 D.银行定期现金转帐付资 E.到受委托银行付费 18.函件的分拣类别是（）。 A.信函、小册子和其他印刷品 B.电报 C.报纸、杂志 D.国内包裹和快件 E.国际邮件 19.秘书在接收函件时，将其按照（）几类进行分发处理。 A.平件B.快件C.急办件 D.缓办件E.阅知件 20.秘书在寄发函件前，查对的内容是（）。 A.地址和姓名B.邮件标记C.邮政编码 D.签名E.附件 21.下列关于秘书进行拆封邮件工作叙述，正确的是（）。 A.凡寄给机关的函件，秘书不得拆封 B.凡标有某领导“亲收”的函件，秘书交给领导者本人 C.凡标有某领导者“亲启”的函件，秘书可交给领导者委托的秘书处理 D.凡标有“秘密”的函件，交给领导拆封 E.凡标有“机密”的函件，交给指定秘书拆封22.秘书接收邮件的处理程序包括（）。 A.登记B.点收C.分拣D.拆封E.分发23.下列关于电子信函业务叙述，错误的是（）。 A.标有“密”、“机密”等字样的信函不能作电子信函寄递B.发交电子信函使用纸张的规格是250mm×200mm C.电子信函可用红笔书写 D.书写外文字符要小于普通外文打字机字体 E.电子信函的点线最细部分不得小于30mm 24.电话按照传话媒介划分为（）。 A.可视电话B.磁卡电话C.有线电话 D.语音电话E.无线电话 25.下列关于电报的叙述，正确的是（）。 A.电报具有传递信息迅速、准确性高、安全保密的优点 B.电报费用按“字数”计算 C.电报中的英文全部小写 D.电报文严禁使用标点 E.国内电报单的第一部分由邮局填写 26.从广义上讲，通讯包括一切形式的信息传递，主要有（）。 A.语音通讯B.视象通讯C.·有线通讯 D.无线通讯E.数据通讯 27.与电报和电传相比，传真具有的突出优点是（）。 A.方便B.简短C.保密D.逼真E.迅速 三、简答题 1.什么是通讯和通讯工作?通讯工作的作用是什么?2.通讯在现代管理中的作用有哪些表现。 3.通讯工作的原则是什么? 四、论述题 1.论述通话的程序和要求。 2.论述秘书应掌握的邮政业务。 3.论述邮政函件的处理程序和要求。 五、案例分析 就案例《错中错》,分析秘书应如何接听电话? 参考答案 一、单项选择题 1.C2.D3.B4.A5.C6.D 7.B8.C9.C10.D11.C12.D 13.A14.C15.A16.A17.B18.D 19.C20.E 二、多项选择题 1.ABE 2.ACDE 3.ABCDE 4.BCDE 5.ABCDE 6.ADE 7.BCDE 8.ACDE 9.AC 10.ACDE 11.ABD 12.BCE 13.CD 14.AB 15.ACE 16.BCDE 17.ACDE 18.ABCD 19.CDE 20.ABCDE 21.BCE 22.ABCDE 23.BCD 24.CE 25.ABDE 26.AE 27.DE 三、简答题 1.答：通讯，是指人们之间利用电信设备传递信息的活动。通讯工作，则是指对通讯活动的组织、管理和实施，它是秘书工作尤其是秘书信息工作的一项重要内容。通讯在秘书工作中具有以下作用： （1）能够提高管理水平。秘书作为领导者的佐理人员，经常协助领导者进行管理，参与组织、计划、指挥和控制等活动。在秘书参与管理的过程中，始终离不开信息的传递与反馈。也就是说，沟通信息是秘书协助管理的重要职能之一。而信息的接收与传输，又同通讯工作密不可分。因此，秘书运用现代通讯工具，做好各项通讯工作，就能够为提高管理水平发挥积极作用。 （2）能够增强办事效率。日新月异的计算机技术，推动了办公 自动化的进程。而正是由于自动化设备代替了人力劳动，先进的通 信设备代替了传统的通讯工具，就必然会突破时间和空间的限制，加速各种信息的沟通和交流。因此，这样既节省秘书的大量工作时间，又大大提高了秘书的工作效率。同时，还缩减了大笔经费开支。 （3）能够树立良好的组织形象。在各种现代通讯设备中，尽管 语音系统发展得很快，但电话通讯仍然占有主导地位。人们对于通 话对方的认知，包括对于通话者所在组织的认知，经常是在双向电话交谈中确立的。因此，秘书注意在电话应对中的用语、礼节、态度和语气等，对于树立个人和组织的良好形象至关重要。 2.答：通讯在现代管理中的作用表现在诸多方面，如在计划 管理中，为计划所必须的信息资料，可由秘书通过电话进行搜集，也可通过计算机网络通讯进行搜集；又如在领导指挥中，上级指令的下达，可由秘书通过电话、电传和传真等进行传递，也可通过计算机网络通讯进行传递；再如在控制活动中，偏差信息的获取与反馈，可由秘书通过口头的或书面的形式提供给领导者，也可通过现代通讯工具及时向领导者提供。由于现代通讯设备具有迅速、准确和灵活等优点，它在组织、计划、指挥和控制等管理活动中的作用 显而易见。 3.答：秘书在活动中必须遵循的通讯工作原则是： （1）及时原则。及时迅速，是对通讯工作的效率要求。它要求秘书在使用各种通讯工具传递信息时，一定要从领导者决策与管理的需要出发，及时地传递信息，及时地反馈信息，做到沟通信息不误时、不误事、不拖拉、不推诿，以达到政令畅通的目的。 （2）准确原则。准确无误，是对通讯工作的质量要求。它要求 秘书在使用通讯工具传递信息时，一定要符合既定的通讯标准和通讯制度，做到内容正确，操作规范，合乎标准，不发生差错，不出现疏漏。 （3）安全原则。安全保密，是对通讯工作的可靠性要求。它要求秘书在使用通讯工具沟通信息时，一定要严守通讯工作的保密纪律和保密制度，自觉维护党和国家的安全与利益，做到不失密，不泄密，不发生窃密事故。 （4）经济原则。经济实用，是对通讯工作的效益要求。它要求秘书机构在配置和使用通讯设备时，一定要从现有的资金情况和实际需要出发，量力而行，注重实效。既要配置一些技术先进、性能优良的通讯设备，又要配置一些投资较少、效益较高的通讯设备，做到分期实施，逐步建设。 四、论述题 1.答：通话可分为打出电话和接收电话。打出电话的程序和要求是： （1）发话准备。拨号前要查记对方的电话号码，备好即将陈述告知的内容，然后进行拨号和通话。要熟记常用的电话号码，有的 可列表置于办公桌前，或专备本子随时记下必要的电话号码。拨号后如果对方是忙音，可按键盘上的重拨键“#”或“redial”省去重复拨号的麻烦。 （2）通话。接通电话后，要主动告知自己的情况，自报家门，然后问明对方的单位、姓名、职务等。对于要陈述的内容，应先打腹稿，列出通话要点，以免语言啰嗦、词不达意。重要问题或数据陈述完毕后，要向对方询问是否听清或要求复述，以保准确无误。通话用语要简明扼要，尽量口语化，少用同音字和冷僻字。 （3）结束通话。通话结束时，要有礼貌地与对方道别，然后挂上话机。若对方是领导者、长辈或女士，应等对方挂机后再放下电话，以示礼貌。重要的电话，还要在通话完毕后记下受话人的姓名、通话时间和内容，以便处理和备查。 接收电话的程序和要求是： （1）接电话时应顺手备好笔和纸，以便记录重要内容。 （2）拿起话筒后，主动自报家门。若对方没有通报自己的身份，则要客气地询问清楚，然后向对方请教事项。通话时要认真倾听，理解对方的发话，不清楚的地方要及时提出疑问。重要的电话应作记录，记完后要向对方复述核对。拿起话筒后就不能继续与办公室内的人交谈，如果需要离开话机片刻，要向对方致歉说明。对于寻找本单位领导者的电话，既不能简单地说“他不在”,也不能马上答应“他在，我给你去叫”,要首先问明对方身份，征徇领导者意见，再作适当答复。 （3）通话结束前，应询问对方是否有别的事情，然后再挂上话机。若对方还要坚持讲无关内容，则可找适当借口礼貌地结束通话。 2.答：秘书应熟悉和掌握以下邮政业务： （1）国内函件寄递业务。国内函件寄递业务，是指在我国境内，信函、明信片、印刷物和盲人读物寄递业务的总称。函件业务按照处理手续划分，分为给据函件业务和平常函件业务。给据函件必须到邮局窗口交寄，邮局出据收据。平常函件交寄时，邮局不出据收据，不办理查询，如有丢失，邮局不予赔偿。 （2）国内包裹寄递业务。国内包裹寄递业务，是指在我国境内 邮寄邮章规定物品的业务。凡适于邮递的零星物品，除邮电部门禁寄和限寄的物品外，都可以作为包裹邮寄。 （3）邮政特快专递邮件业务。邮政特快专递邮件业务，是指采取最快传递方式、特别处理手段、专人直投的保时业务。它分为国际特快专递和国内特快专递。邮政特快专递邮件按内容分为信函类、文件资料类和物品类。交寄特快专递邮件，应使用特快专用标 准信封、包装箱或包装袋封装。 （4）国际邮件寄递业务。国际邮件寄递业务，是指各国各类邮件的互寄业务。国际邮件类型：按内件性质分为函件和包裹两大类；按传递时限分为普通邮件、快递邮件和特快专递邮件；按处理 手续分为平常邮件和给据邮件；按运输方式分为水陆邮件和航空邮件。根据万国邮联的规定，国际邮件寄递业务分为强制性业务和非强制性业务。各邮联会员国必须办理的业务称为强制性业务；其他签定协定的业务，可由各会员国决定是否签署，这些业务称为非强制性业务。 （5）电子信函业务。电子信函业务，是指利用邮政特快专递服务网点与电信传输手段相互结合的图文信息传递业务。凡手写或印刷的各种书面通信、图像、图表等均可作电子信函寄递。但注有“密”、“秘密”、“机密”等字样的不能作电子信函寄递。 3.答：秘书处理邮件发送工作的程序和要求是： （1）查对。秘书在处理寄发的函件之前，首先要对函件进行查对，做到准确无误。查对内容包括：地址和姓名，即检查信封上的收信人姓名、地址与信笺上的收信人姓名、地址是否一致；邮件标记，即检查信封上应该标注的标记是否标注；邮政编码，即检查信 封上收信人的邮政编码是否正确；签名，即检查必须由领导者签名 寄发的信函是否签署；附件，即检查信函的附件是否放进邮件，附 件是否齐全。 （2）登记。登记，是对按挂号件寄发的信函、印刷品和特快专 递件等，要记录其日期，发件单位、号码、性质、件数、份数和签收人等。登记的形式有簿册式、卡片式和联单式，常用的是簿册式。（3）封装。邮件登记完毕后，秘书应视邮件的大小和多少，分 别采用不同方式进行封装。常用的封装方式有筒、捆、套和袋四种，秘书应根据邮局的规定，做到封装规范，完整无缺。 （4）交寄。邮件封装后，秘书应对邮寄的件数进行核对，并按邮局规定交寄挂号邮件收据单。如无差错，即可送邮局窗口交寄。交寄时，秘书要与邮局的投递机构或机要机构当面清点，并在收据单上签字盖章。 （5）结算。秘书在交寄邮件时，一定要与邮局认真结算。结算的方式可以是一次结清，当面付款；可以零寄整付，现金付资；也可以实行邮资总付，通过银行定期现金转账或由银行委托收款付费。 秘书接收邮件的工作程序和要求是： （1）点收。为保证邮政函件的安全运转，明确交接双方的责任，秘书收到邮件后，应对挂号函件和特快专递件逐一进行清点。清点范围包括：件数是否与收据相符；发件人地址与收件人地址是否一致；包装和封口是否损坏；邮件有无错投现象。如有损坏现象，应追查原因；如有错投函件，应及时退回或转投。经点收后无误，收件人应在邮局的投递邮件清单上签字。 （2）分拣。在函件拆封前，对信函要进行分拣处理。函件分拣类型是：电报；报纸、杂志；信函，小册子和其他印刷品；国内包裹和快件；国际邮件。 （3）拆封。函件的拆封，要严格按照秘书的职责和领导者的授权行事。凡寄递给机关的函件，秘书可以拆封；凡标有某领导者“亲收”、“亲启”的函件，秘书应交给领导者本人或领导者委托的秘书处理；凡标有“秘密”、“机密”的函件，应交给指定的秘书拆封。对于包裹的开封，秘书应小心不要碰坏其中的物品，并注意有无附件和信件夹在其中。 （4）登记。秘书应登记邮局投递的邮件，特别是挂号和特快专递函件。登记可使用活页纸、登记簿等。 （5）分发。函件登记后，秘书将收到的重要函件按照急办件、缓办件和阅知件三类分类。对于急办件，秘书要及时分送给有关领导者、有关部门和承办人员处理；对于缓办件和阅知件，秘书可较急办件稍慢处理。 五、案例分析 答：案例《错中错》说明了实习秘书小曹在接听电话时言词过于强硬，遇到错打的电话回复较不礼貌，并且在接收电话时没有做好准备，对重要的电话内容没有做记录，导致诸多错误的出现。作为一名秘书工作人员，在接听电话时，应注意以下几个方面：一是秘书应用礼貌的语言、温和的语调，使人产生一种和气、理解和信任之感。要学会使用寒暄、问询、道别等方面的礼貌用语，切忌盛气凌人、居高临下、粗声粗气和敷衍应付的通话态度。二是遇到错打电话时，秘书要以礼相待，不可出言不逊，也不可简单处置。三是接收电话前应备好笔和纸，以便记录重要内容。在拿起话筒后，应主动自报家门。通话时要认真倾听，理解对方的发话。对重要的内容进行记录，记完后要向对方复述核对。 学科网（北京）股份有限公司 $$