7会议工作（同步练习及答案）-中职《秘书实务》同步教学（煤炭工业出版社.第1版）

会议工作 同步练习 一、单项选择题 1.召开会议，人数最少不能少于（J）。 A.2人B.3人C.5人D.10人 2.业务性会议也称为（）。 A.专业性会议B.纪念性会议 C.规定性会议D.座谈性会议 3.会议工作的本质是为（）服务。 A.领导B.会务人员 C.会议D.问题 4.在布置会场时，职务或地位最高者应排在主席台第一排的（）。 A.左边第一个B.右边第一个 C.正中间D.任意位置 5.会后催办的方式中所没有的是（）。 A.上访催办B.发文催办 C.电话催办D.会议催办 6.中型会议的人数应控制在（）人。 A.60～80B.100～1000 C.1000～2000D.2000以上 7.会议活动的基本功能是（）。 A.指挥功能B.沟通功能 C.协调功能D.决策功能 8.若设A为与会人员的平均工资，B为会议人数，T为会议时间，则会议成本可表示为（）。 A.2AxBxTB.3A×B×T C.5A×B×TD.6A×B×T 9.不同身份的会议证件一般用（）加以区别。 A.形状B.颜色C.大小D.文字 10.对于重要的会议决定事项，秘书人员应采取（）的方式 进行催办。 A.上访催办B.发文催办 C.电话催办D.会议催办 11.按照组织法规定期召开的代表性会议叫做（）。 A.专业性会议B.纪念性会议 C.规定性会议D.座谈性会议 12.会议成功召开和顺利进行的前提和基础是（）。 A.严密组织B.周到服务 C.充分准备D.安全保密 13.会议机构中负责会议文件的制发回收及归档工作的是（）。 A.秘书组B.材料组 C.组织组D.后勤组 14.会议结束时要将（）以上等级的会议文件全部收回。 A.公开B.秘密C.机密D.绝密 15.对于牵涉单位多而相互扯皮的事项，秘书人员应采取（）的方式进行催办。 A.上访催办B.电话催办 C.发文催办D.会议催办 二、多项选择题 1.会议的基本条件有（）。 A.有领导B.有组织C.有主题 D.商议事情E.集会 2.规定性会议的特征有（）。 A.专业性B.座谈性C.定时性 D.选举性E.法定性 3.通过会议动员群众具有（）。 A.强制性B.广泛性C.间接性 D.直接性E.示范性 4.会议中形成的重要文件包括（）。 A.开幕词B.闭幕词C.工作报告 D.领导讲话E.交流材料 5.会场中装饰性布置的基本要求是（）。 A.庄重B.热烈C.严肃 D.朴素E.大方 6.会前检查的重点是（）。 A.会议预案B.安全保密C.食宿安排 D.会议文件E.会场布置 7.会场签到的方式可分为（）。 A.口头签到B.电话签到C.簿式签到 D.卡式签到E.电子签到机签到 8.将会议人员编组的目的有（）。 A.便于识别身份B.统计人数 C.便于会间活动D.便于分组讨论 E.保障会议安全 9.会议记录的作用包括（）。 A.研究历史的原始资料 B.形成正式文件的基础 C.查证有关问题的凭证 D.会议进行的重要依据 E.贯彻会议精神的依据 10.会议总结的内容包括（）。 A.代拟领导讲话稿B.由领导者作总结讲话 C.表彰先进D.合影留念 E.印发会议纪要 11.会议宣传报道的内容有（）。 A.邀请记者入场 B.安排记者招待会 C.编印会议宣传提纲 D.在本组织内部进行广泛宣传 E.注意各大媒体对会议的报道 12.按规模划分，会议可分为（）。 A.微型会议B.小型会议C.中型会议 D.大型会议E.超大型会议 13.业务性会议的特点有（）。 A.定时性强B.专业性强C.集中 D.议题单一E.部署性强 14.发送会议通知的方式有（）。 A.口头通知B.发文通知C.电报通知 D.电话通知E.发请柬 15.选择会场时必须考虑的因素有（）。 A.大小是否合适B.座位是否够用 C.光线是否充足D.温度是否适宜 E.录音录像设施是否完备 16.关于会议证件，下列说法中正确的有（）。 A.制作的目的是统计人数 B.卡片式证件可分折叠和单页两种 C.可用大小区分不同证件 D.要写明会议名称、证件种类 E.重要会议的证件要加盖钢印 17.会议工作总结的目的是使会议工作（）。 A.专业化B.科学化C.自动化 D.程序化E.制度化 18.编组会议人员的方法有（）。 A.按地区编组B.按行业编组 C.按职务编组D.按年龄编组 E.按职称层次编组 19.会议工作人员在接站与组织报到时应注意（）。 A.弄清接站的时间和地点 B.记住来人姓名，确定接应方法 C.必须准备一旦晚点的接应措施 D.认真核实报到人员的身份 E.安排好报到人员的食宿 20.会议简报总的编写要求是（）。 A.求详B.求新C.求实D.求短E.求快21.对会议过程中形成的文件进行清理的办法有（）。 A.出版B.收回C.带走D.存档E.销毁22.会议召开期间的秘书工作，其基本要求有（）。 A.组织严密B.公平选举C.服务周到 D.记录全面E.确保安全 三、简答题 1.什么是会议和会议工作? 2.会议的种类有哪些? 3.会议有哪些功能? 4.会议工作的主要任务是什么? 5.如何制定会议预案? 6.会议工作的原则是什么? 7.如何布置会议场所? 8.如何组织会议选举? 四、论述题 1.试述会议准备阶段有哪些秘书工作? 2.试述会议召开阶段有哪些秘书工作? 3.试述会议结束后有哪些秘书工作? 五、案例分析题 1.根据案例《有备才能无患》,试分析做好会前准备的重要意义? 2.根据案例《会议接待引起的风波》和《在隆重的颁奖仪式 上》,试分析会议服务周到的重要性。 参考答案 一、单项选择题 1.B2.A3.C4.C5.A6.B 7.D8.D9.B10.B11.C12.C 13.B14.C15.D 二、多项选择题 1.ABDE 2.CDE 3.BDE 4.CD 5.DE 6.BCDE 7.CDE 8.CD 9.ABCE 10.ABCD 11.ABCDE 12.BCD 13.BCDE 14.BCDE 15.ABCDE 16.ABDE 17.BDE 18.ABCE 19.ABCDE 20.BCDE 21.BCDE 22.ACE 三、简答题 1.答：会议和会议工作： 会议是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。一个会议的构成包括以下要素：会议名称、会议时间、会议地点、会议人员、会议组织、会议主题等。会议的四个基本条件是有组织、有领导、商议事情和集会。会议是自有人类以来就存在的一种社会现象，它是一种社会交往方式，也是一种组织管理方式。在管理活动中，会议是一种民主管理方式和集体领导制度，也是一种重要的工作方法。 会议工作是指秘书机构对会议的筹备、组织和保障工作。会议工作是秘书工作的重要内容之一，任何机关要实施领导和管理都离不开会议，有会议必有会议工作。做好会议工作，对于改进会风，提高会议效率，发挥它在现代化管理活动中的积极作用，为社会主义现代化建设服务，具有十分重要的意义。 2.答：会议的类型： （1）按会议的规模划分，有小型会议、中型会议和大型会议。 小型会议，人数一般在三五人至数十人之间；中型会议，人数一般在100～1000人之间；大型会议，人数一般在1000人以上。 （2）按会议的性质分，有规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议和座谈性会议。规定性会议也叫法定性会议，是按照组织法规定期召开的代表性会议；日常性会议是指机关日常工作中召开的会议；专业性会议也叫业务性会议，是指研究某项专门议 题或专业性较强议题的会议；纪念性会议是指为纪念某一历史人物的诞辰、某一重大历史事件而召开的群众大会；座谈性会议就是召开座谈会。 （3）按会议的形式划分，有集中性会议和分散性会议。集中性会议是指把与会人员集中到一块儿，面对面研究问题而召开的会议；分散性会议是指与会人员分散在各地，通过现代通讯手段沟通信息而召开的会议。 （4）按会议的时间特征划分为定期性会议和不定期性会议。定期性会议也叫例行性会议，如无特殊情况，到时非开不可；不定期性会议是一种根据现实需要而开的会议。 3.答：会议的功能： （1）决策功能。会议是实行决策的组织和权力机构，通过会议 作出的决策具有法规性和权威性。从思维方法上看，会议是集思广益、提高决策水平的必由之路。 （2）指挥功能。通过会议，可以传达上级机关的政策指令，可以部署本组织的任务和重大行动，可以责成所属单位统一行动，及 时进行检查和指导，保证各项任务的圆满完成。 （3）沟通功能。通过会议，可以上情下达，下情上达，互通情 况，交流经验，发挥信息沟通的作用。 （4）协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式来解决，往往会收到事半功倍的效果。 （5）动员功能。会议是动员群众、鼓舞士气最有效的方式之一，会议具有动员群众的广泛性、直接性和示范性。 （6）显示功能。通过会议的行动和宣言，可对外显示会议主体 的价值及感情取向。 4.答：会议工作的主要任务： （1）会议组织工作。从会议准备到会议召开，都需要组织较强 的领导班子，并要对各方面进行组织联络。 （2）会议文书工作。要求会议秘书人员从开始准备会议起就动笔 书写，直到会议结束，会议纪要发出，全部会议文件归卷方能结束。 （3）会议组织联络工作。会议进程中，大会秘书处或会务组的任务是协助会议主持人组织好大小会议，并做好上下联络工作。 （4）会议后勤服务工作。一般包括：①会议的经费和财务管理；②会场布置以及照明、音响、投票箱的准备等；③会议所需的物资供应；④会议的伙食调剂和饮食卫生；⑤会议代表或与会人员的住宿安排以及卫生服务工作；⑥会议的环境卫生管理；⑦会议人员的疾病治疗；⑧其他属于后勤方面的工作。 （5）会议的接待服务工作。一般包括：①与会人员的接送；②会议交通工具的安排；③与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买；④招待所或宾馆服务人员的培训和教育；⑤会议文娱活动的安排及其他属于接待方面的工作。 （6）会议选举活动。只有按法定程序要求进行的领导机关换届 的会议才有该项任务。 （7）会议的保密和安全保卫工作。 5.答：制定会议预案应包括下列内容： （1）会议名称。会议名称应根据会议的内容、主题和与会人员 的范畴等因素来考虑，切忌名不副实。 （2）会议主题。会议主题是会议的主要任务或研究讨论的主要问题，也叫议题。一般说来，一次会议最好有一个主题，尽量避免多主题。 （3）会议时间和地点。包括会期、会议召开和结束的具体时间，会议召开的具体地点。 （4）会议规模。主要根据领导意图和与会人数确定，应尽量控制规模，以节省各种开支。 （5）参加人员。主要指参加会议人员的范围。 （6）会议议程和日程。议程是对已确定的议题列出的先后顺序。日程是对会议活动逐日做出的安排，是会议程序的具体化。 （7）会议的组织领导。主要指会议组织机构的建立、人员组成和责任分工。 （8）会议的日程安排。指对会议各项活动按先后次序做出的具 体安排。 （9）与会人员的食宿安排，包括食宿规格和标准。（10）会议经费预算和开支办法。 6.答：会议工作的原则： （1）充分准备。准备工作是会议成功召开和顺利进行的前提和 基础。会议准备越充分，会议召开越顺利。 （2）严密组织。要做到严密组织，一是要科学安排会议的议程和日程；二是会场调度指挥要统一；三是会外活动要有条不素；四是要能控制会议过程。 （3）周到服务。它既是开好会的重要条件，也是会务人员作风的 体现。它要求全体会务人员都要热情地为会议服务，为与会人员服务。 （4）勤俭节约。首先要计算会议成本，它是坚持节约原则的有 效方法；其次要建立会议审批制度；再次，对铺张浪费、超标准接待的会议，要追究有关领导和人员的责任。 （5）安全保密。确保会议的安全，就是保证与会人员的人身安全和会议文件的安全。 （6）提高效率。首先，要树立正确的会议观念，倡导务实精神和负责精神；其次，应建立健全会议法规制度；再次，要变革会议的方式和手段。 7.答：布置会议场所主要包括： （1）主席台的布置。中型以上的会议要设主席台，主席台以稍 高出地面为好，台上的布置要干净、整洁、色彩协调，给人以美观、舒适之感。主席台正前上方要悬挂会标，字体要端正、庄重。座次安排须报领导者审定。 （2）会场的布置。会场与主席台相对，或者以主席台为中心形成辐射状，显示出台上台下的整体美。会场席位应视会议的类型、人数等情况，可布置成方形、椭圆形等形式，给与会者一种民主、正规、严肃的感觉。 （3）装饰性布置。这是指会标、会徽、标语、旗帜、花卉等的布置，基本要求是朴素、大方，体现出会议的主题和气氛，起到点缀会场、调节气氛的作用。 （4）附属性布置。包括会场照明、音响、录音、录像等。会场内的光线强弱，应适合于看文件和记笔记。需要照相、录音、录像的会议要预先安排好设备，并配有专人负责。其它如庆典、联欢形式的会议，按其特点布置会场。 8.答：会议选举的一般程序是：①宣布参加选举的人数和选举的内容；②通过会议选举办法；③通过监票人、总监票人名单；④核实出席会议参加选举的人数；⑤检查票箱；⑥分发选票；⑦填写选票；⑧宣布投票顺序和进行投票；⑨开箱清点选票；⑩报告收回选票数，宣布选举是否有效；⑪进行计票（出席会议人员可以休 息）;⑫宣布选举结果。 四、论述题 1.答：会议准备阶段的秘书工作有： （1）制定会议预案。会议预案，就是会议的筹备方案。会议预案一般包括以下内容：会议名称；会议主题；会议时间和地点；会议规模；参加人员；会议日程和议程；会议的组织领导；会议的活动安排；会议经费预算；与会人员的食宿安排等。 （2）组建会议机构。会议机构，就是负责会议工作的组织机构。会议机构一般由秘书组（处）、材料组、组织组、宣传组、后勤组、保卫组等组成。 （3）发送会议通知。会议召开之前，一般都要发送会议通知。通知的方式有发文、发电报、打电话等。会议通知的内容有会议名 称、会议主题、会期、报到时间与地点、需携带的材料及其他要求。 （4）准备会议文件。规模较大、内容重要的会议，须提前准备会议文件。会议文件主要有开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导讲话、会议通知等。 （5）布置会场。会场是会议举行的具体场所，会场布置是会议工作的重要环节。会场布置主要包括主席台布置，座次安排，会标、会徽、旗帜、灯光布置等。 （6）人员编组。编组就是将与会人员按一定规则分成若干小组，并指定召集人。编组的方法有按地区编组，按行业编组，按职务、职称层次编组等。 （7）制作会议证件。会议证件是与会人员出入会场的名称凭证性标志。会议证件的种类有：代表证、列席证、签到证、工作证、记者证、出入证等。 （8）安排食宿和车辆。安排食宿和车辆包括预订房间、落实床位、协调餐厅座位、确定会议用车等内容。 （9）会前检查。会议正式召开之前，要对各项准备工作进行全面、认真、细致的检查，以保证会议的顺利召开。其重点是对会议 文件、会场布置等进行检查。 （10）接站与报到。对远道而来的与会者，会议工作人员一定要组织接站。接站时应注意：弄清接站时间和地点；记住来人姓名，并确定接应方法；要准备一旦晚点的措施。对所有参加会议的 人员都要组织报到，并认真核实报到人员的身份。同时要分发文件、证件、餐券等。 2.答：会议召开阶段的秘书工作有： （1）会场签到。会场签到是指与会代表进入会场时表示到会的一种形式。重要的会议，签到直接关系到会议是否达到法定人数、选举结果和通过的决议是否有效。 （2）会间调度。会间调度是指会议进行期间对会议程序、内容 及会场服务所作的调整和安排。其作用是保证会议有条不紊的进行。包括引导与会人员入座、投票，指挥车辆停靠位置等。 （3）会议记录。会议召开期间，秘书要做好会议记录。会议记录可分为文字记录和电子记录两种方式，文字记录又可分详细记录和摘要记录；电子记录又分为录音和录像两种。 （4）会议简报。会议简报是反映会议进程、动态，向与会者和领导者通报会议情况的文书。其作用是便于领导者及时了解会议全貌和进程；便于与会者之间交流经验和沟通信息。 （5）会议选举。如果会议有选举的议题，秘书人员要做好选举的组织工作。 （6）会议总结。会议总结也叫会议闭幕式，是会议结束时召开的大会。会议总结的内容有：代拟领导讲话稿、由领导者作总结讲话、表彰先进等。 （7）后勤保障。后勤保障是指秘书人员为与会人员提供的生活服务。内容包括：安排好与会人员的住宿、伙食、交通和业余文化生活、参观访问等事宜。 3.答：会议结束后的秘书工作有： （1）印发会议纪要。会议纪要是记载和传达会议主要精神的文书。会议结束时，一般要形成会议纪要，执笔人必须熟悉会议的整个情况，初稿写出后要征求与会者的意见，使其更加完善，然后印发给有关单位执行。 （2）清理会议文件。清理的办法有“收、存、带、销”。所谓“收”,是指对机密以上等级的文件要一份不少地收回；所谓“存”,是指对今后工作有查考价值的会议文件要及时汇编成册，立卷归 档；所谓“带”,是指对某些需与会人员带回各单位传达学习的文件，要办理登记手续，让与会者带回；所谓“销”,是指对用后回收的多余文件要按规定予以销毁。 （3）组织代表离会。对外地会议代表，要分发返程车、船和飞机票，会议结束后要安排车辆和人员进行送行，保证他们顺利离会。 （4）搞好宣传报道。大、中型会议结束后，一般要编印会议宣 传提纲，组织新闻报道，以配合会议精神的传达贯彻。 （5）会议工作总结。会议结束后，秘书机构要对会议工作及时进行总结讲评，激励先进，改进缺点，积累经验。 （6）会后催办工作。会后催办，是指秘书人员对有关单位和部门落实会议事项情况的督促和检查。会后催办对做好会议精神的传达贯彻，落实会议的各项决定具有重要意义。催办方式有发文催办、电话催办和会议催办等。 五、案例分析题 1.答：做好充分的准备是会议工作的一项重要的原则。准备工作是会议成功召开和顺利进行的前提和基础。“凡事预则立，不预则废”。因此，秘书人员一定要充分准备，包括拟制会议预案，成立会议筹备机构，草拟会议文书，布置大会会场，采买会议用品，安排与会人员食宿，联系会议用车，等等。总之，会议准备工作越充分，会议召开越顺利；否则，就可能出问题，既影响会议效率，也影响机关的形象。 在案例中，会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌这项程序，而对后来又被大会秘书处主要负责人图了回来未加注意，因此，对在大会开幕式“奏国际歌”一项，事前没有做任何的准备，以致在大会开幕式上当主持人宣布“全体起立，奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场，局面非常尴尬。虽然后来得到补救，但终是一件憾事，因而受到了领导的批评。由此可见，做好会前准备对会议的顺利召开具有非常重要的意义。 2.答：周到的服务是会议工作的原则之一。会议工作的本质就是为会议服务。周到服务既是开好会的重要条件，也是会务人员 作风的体现。这一原则要求全体会务人员都要热情地为会议服务，为与会人员服务。做到热情接待与会人员，周到安排与会人员的食宿，搞好医疗保健和文化娱乐活动，想方设法购买与会人员的返程车、船、机票，和蔼解答与会人员提出的问题，主动征求与会人员 对会务工作的意见，努力为与会人员创造一个良好的生活环境，使他们集中精力开好会议。 在案例《会议接待引起的风波》中，由于负责综合编写报来与会人员名单的秘书粗心大意，把名单中的括号（女）字漏抄了。就是这件“小事”,使得本来做得很好的会议接待工作前功尽弃，弄得影响不好，与会人员和工作人员心情都不舒畅。 在案例《在隆重的颁奖仪式上》中，由于紧张或者疏忽，有一位礼仪小姐没有跟上，使颁奖位置发生了差错，而最后一位礼仪小姐却因送不出奖品而惊慌失措，逃回后台，致使随后主席台上一片混乱。表彰会应有的庄严、隆重的气氛被这一小差错一扫而空，引起台下群众议论纷纷，责骂会议工作人员水平太低。虽然事后地方领导和会议工作人员一再作了道歉，但此事造成的影响给双方都留下了一个阴影。 由此可见，会议工作的每一个环节必须认真细致，周到服务，来不得半点马虎大意；否则，就会闹出笑话，造成不良影响。 学科网（北京）股份有限公司 $$