第8章 其他日常事务（课件）-《秘书实务》同步教学（清华大学出版社）

第8章 其他日常事务 【本章学习目标】 1．通过情景模拟，掌握接打电话的基本要求和注意事项。 2．了解接待工作的基本要求、原则。 3．掌握接待工作的一般程序，并能够顺利通过接待工作的情境模拟。 4．了解印章的种类。 5．掌握印章保存、使用、停用和销毁的基本规范。 6．能够妥善管理领导办公环境、个人办公环境和公共办公环境。 7．能够妥善完成包括邮件信函处理、文件资料处理等各项办公日常事务。 8．了解办公用品的种类和办公用品管理的基本要求。 9．掌握办公用品的发放管理、库存管理、日常保养和采办等相关知识。 8.1 电话事务 8.1.1 基本要求 1．准备工作 （1）电话机的摆放位置。电话机应该摆放在最容易、最方便使用的地方 （2）心理准备。电话是沟通的工具，而有效沟通最为重要的因素之一就是态度。 2．通话过程中的基本要求 （1）陈述清楚。 （2）用语礼貌。 （3）通话简短。 （4）行为文明。 （5）记录规范。 （6）挂机前应征求对方意见。 8.1.2 怎样接电话 1．准备工作 工作时间随时都可能有电话打来，秘书应在电话机旁预备好电话记录纸和笔，养成随时做电话记录的习惯。 应提前准备好电话记录专用表（见表8-1） 表8-1 电话记录专用表 2．接电话过程中的基本要求 （1）不让电话铃响超过三声。 （2）自报家门。如，“您好，这里是A公司办公室。” （3）辨明身份。 （4）听记陈述。对方陈述通话内容时，秘书应注意倾听，弄清意图，抓住要害，记住细节。 （5）复述内容。 （6）告别挂机。 （7）处理电话留言。 3．情境模拟 （1）情境1：转接电话。 转接领导电话时：如果领导不在单位时，原则上或请代理人接，或请对方留言；如果领导正在召开重要会议，对方又是因为紧事致电，这时秘书应在中断会议的前提下，采取递纸条等方式告知领导，如在纸条上写上：××特急电话找您，是关于××事，接电话请画圈；不接电话，请画叉；当领导会客时，最好先请示一下；如果接到领导不想接的电话，秘书应灵活应对，恰当把握讲话的分寸，按领导的意图妥善处理。 转接相关职能部门的电话时：对方提出的问题，如果由相关职能部门就可以解决的，如来电购买商品，反映产品质量，推销产品等等，你可以将电话转给职能部门，或告知对方职能部门的电话，负责人姓名，请对方直接和职能部门通话联系。如，“订购产品问题是由销售部门负责的，是否要将您的电话转过去？” （2）情境2：有权处理的电话。 如果对方在电话提出的问题，秘书人员有权处理的，则无须转给领导，自己予以处理。如，“领导外出有事，要不我帮你查查那份资料？” （3）情境3：处理同时打来的多个电话。 请正在交谈的一方稍等，告诉他有电话打进来，需要马上处理；迅速接听另一部电话，快速处理完，赶快回到第一个电话上。 如果第二个电话一时不能处理完，也不属于紧急内容，则应该告诉他还有一个电话没有结束，建议一会儿再给他回电话；然后马上回到第一个电话上。如果第二个电话是紧急的事情，则要马上向第一个来电者道歉，建议他先挂上电话稍等或快速处理完第一个电话。无论怎样，回到第一个电话时，都要向来电者致歉。 （4）情境4：其他较为棘手的情况。 通话人的要求超出正常限度。当通话者提出的要求超出正常限度的时候，如对方向你索要同事家里的电话号码等，应予以委婉拒绝：“对不起，我们公司并没有保留这方面的信息。或许明天你可以打电话到他（她）的办公室。”无论请求如何，都不要被迫接受。 接听恐吓电话。要镇定，并做好录音工作，作为日后的证据。 8.1.3 怎样打电话 1．准备工作 （1）内容准备。打电话前先理清思路，要提前想好电话要打给谁、何时打、要说什么问题、怎么说、用什么样的顺序说，以及对方可能回问什么样问题，我又该如何回答等。 （2）记录准备，事先准备好记录用的本子、电话记录单和笔。 （3）查记对方号码，切不可先摘机，再查号码，因为这样等于使你的电话占线，不仅无效占用了电话资源，而且会使别的电话无法呼入。 （4）选准时间和环境。一般情况下，拨打电话要避开对方不愿被打扰或精力可能松懈的时间，如周五下午、周一上午、上班后的前半个小时及下班前的最后几分钟避开影响对方生活或休息的时间，如假期、午休、深夜或就餐时间。 2．打电话过程中的基本要求 （1）正确拨号。 （2）自报家门。 （3）陈述内容。 （4）主动复述。 （5）礼貌告别。 （6）检查挂机。 3．情境模拟 情境1：线路突然中断。 线路突然中断时，拨打电话的一方应主动重拨，接话方则应静待一、二分钟后方可离开。重拨以越早越好，接通后应先表示歉意，尽管这也并非是自己的过错。 通话即将结束时出现线路中断，也要重拨，继续把话讲完。否则，就像交谈中弃人而去，是很失礼的事。况且，即便你的话讲完了，对方可能还有话要讲。当然，如果在一定时间内打电话的一方仍未重拨，接电话一方也可拨过去，并且可以这么说：“刚才您是否讲完了，还有其他问题（事情）吗？” 情境2：无人应答，需在对方电话答录机中留言。 有时你拨打电话过去时发现无人接听，但有电话答录机的垫电子音，那么就需在对方电话答录机中留言。 留言时应注意以下几点： （1）等到对方电话预先录制的请留言信息结束，在听到特殊的提示音后开始留言； （2）清楚地说出自己的姓名和单位的名字，要留言给谁（最好留下全名），并简洁明了地说明打电话的原因； （3）对于姓名和地址等主要词汇，可运用拼写再次确定，如李海先生的名字是木子李，大海的大海； （4）如果信息中包含数字，应缓慢述说，并再次重复； （5）说出留言的日期和具体时间； （6）挂断之前，自己要向对方说“谢谢”和其他礼貌用语。 【相关阅读】 8.2 接待事务 8.2.1 概述 1．接待工作的主要内容 接待工作的内容主要包括下列几点。 （1）以相应规格接待国内外来访的宾客。 （2）安排主宾间的洽谈、签约、工作交流等具体事宜。 （3）组织来宾的参观、考察、拜访等活动。 （4）为来宾其他的合理要求提供服务等。 2．接待工作的基本原则 （1）热情相待，一视同仁。 （2）文明有礼，不卑不亢。 （3）认真负责，讲求实效。 （4）内外有别，遵守纪律。 3．接待规格 接待规格从主陪人的角度而言，可分为高规格接待、对等规格接待和低规格三种。接待秘书应能够根据来访者的身份确定接待规格。 （1）高规格接待：指主要陪同人员比主要来宾的职位高的接待形式。如一公司的副总经理接待上级单位派来了解情况的工作人员，或接待一位重要客户，而该客户的职位不过是某公司部门经理。高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。 （2）对等接待：指主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待形式。主要有两种形式，一是对重要的来访者，负责接待的领导自始至终地陪同；二是对来宾初到和临别时对等接待，中间则可以请适当人员陪同。 （3）低规格接待：指陪同人员比主要来宾的职位低的接待形式。主要有两种形式，一是上级主要领导或主管部门领导来本地视察、了解情况或调查研究，本部门最高领导的职位也不会高于上级领导，只能低规格接待；二是外地参观学习或旅游团的来访，可以低规格接待。 8.2.2 接待的一般程序 1．接待前的准备工作 （1）心理准备。 （2）环境和物资准备。 （3）信息资料准备。 （4）方案准备。 2．接待中的实施工作 （1）预约接待。 迎接来访者 →了解情况 → 正确引导 → 送客。 （2）无预约接待。 迎接来访者 → 了解来访意图 → 向领导通报来访者情况 → 引导客人→ 介绍主宾双方 → 处理临时失约 → 必要时帮助领导中断来访 → 做好来访纪录 → 送客。 8.2.3 接待情境 1．如何接递名片 （1）接名片。接受他人名片时，应起身或欠身，面带微笑，恭敬地用双手的拇指和食指接住名片的下方两角，并轻声道谢并表示荣幸。如对方是地位较高或有一定知名度的，则可道一句“久仰大名”之类的赞美之辞。接过名片后，要迅速扫读一遍，并确认对方的身份。随后当着对方的面郑重其事地将他的名片放人自己携带的名片盒或名片夹之中，千万不要随意乱放，以防污损。 （2）递名片。自己的名片应放于容易拿出的地方，以便取用。初次相识自我介绍或别人为你介绍时，当双方谈得较融洽表示愿意建立联系时，当双方告辞时并表示愿结识对方希望能再次相见可递上名片。递名片要双手递过去，以示尊重对方。将名片放置手掌中，用拇指夹住名片，其余四指托住名片反面，名片的文字要正向对方，以便对方观看，如果对方是外宾，最好将名片上印有对方认得的文字的那一面朝向对方，同时讲些友好客气的话。 2．如何介绍他人 （1）介绍的顺序。为他人作介绍的先后顺序，即先把谁介绍给谁的问题，其中颇有规矩和讲究。介绍别人一般应遵循以下六种顺序： ① 把男士介绍给女士。这是“女士优先”精神的具体体现，反映了对女性的尊重，唯有女士面对尊贵人物之际，才允许破例。 ② 把晚辈介绍给长辈。秘书应事先考虑被介绍人双方的年龄差异，以长者为尊。 ③ 把职位低者介绍给职位高者。适用于比较正式的场合，特别适用于职业相同的人士之间。 ④ 把未婚者介绍给已婚者。如果拿不准的话，可以从其他角度出发进行选择。 ⑤ 把客人介绍给主人。适用于来宾众多的场合，尤其是主人未必与客人个个相识的时候。若要把客人介绍给父母，则应该先介绍给母亲。 ⑥ 把个人介绍给团体。适用于在众人之前介绍一个人。如果有的时候需要把在场的人一一介绍给一个人时，则应该按照一定的次序，如顺时针方向或逆时针方向，自右至左或自左至右，依次进行，不应该挑三拣四地“跳跃式”进行，否则会伤害被“跳”过去的那些人的感情。 （2）介绍的礼仪。介绍的礼仪指的是介绍别人时的表情、手势。当我们介绍一方时，目光应该热情注视对方，目光移向别处或者游离不定是对被介绍人的不尊敬，同时，应该注意微笑着用自己的视线把另一方的注意力引导过来。手的正确姿势应该是手指并拢、掌心向上，胳膊略向外伸，手指指向被介绍者。此时切忌用手指对被介绍者指指点点，或者舞动手臂上下晃动不已，也不能用手拍被介绍人的肩、胳膊和背等部位。 （3）介绍的内容。 ① 在给他人作介绍时，首先要实事求是、简明扼要地介绍双方各自的情况，如姓名全称、职位、引荐对方认识的目的等，令双方知道如何称呼彼此、明白双方交流的意义。介绍对方时切忌厚此薄彼，不可以对一方介绍得面面俱到，而对另一方只用寥寥数语，也不可以对一方冠以“这是我的好朋友”，而不给另一方以“同等待遇”。 ② 在介绍他人时要附加必要的说明以提示话题，在介绍完双方的基本情况后，介绍者不应该急于离开，应给双方进一步交谈沟通创造条件，把个人的特点选择一些介绍出来给双方作参考。 （4）介绍的形式。 ① 介绍的形式包括介绍的语言及其表达方式。介绍与自我介绍一样，语音应该清晰准确，不要让人听不清或听错，语言要得体、庄重、文雅、合乎礼节和场合。 ② 在语言表达方式方面，可以多作文章以营造轻松、愉快的氛围。 3．如何处理来访者较多的情况 在来访的客人较多时，秘书要坚持先来后到的接待原则。有些客人虽然是初次来访，但说不定他就是总经理约的贵客。如果秘书在接待客人时不坚持先来后到的接待原则，而总让熟客优先，在旁等候的客人会明显感到厚此薄彼，心里肯定不痛快。因此，即使是总经理的座上客，也应按先后顺序接待。 4．如何合理把控来访时长 按照原订的时间，领导应该会见某客人了，可他与上一位客人还没有谈完。在这时，秘书最好写一张便条，把某客人的事简单地说明一下，进办公室递给上司。在便条上一定要问：“要让某客人等候多久？”这样一来，领导在会谈的同时便可以对你的请示作简短的指示。 5．如何礼貌送客 客人拜访完即将离开时，秘书应主动为客人取衣帽等物，扫视一下桌面，确定是否有东西被遗忘，并为客人开门。 如有紧急工作，可微微鞠躬行礼相送，如无紧急工作，最好送客人到电梯，并为客人按电梯按钮，在电梯门关上前道别；如重要客人须送至大门口，并等待客人所乘坐的汽车开出视野后再转身回去。和领导一起送客时，要比领导稍后一步；在按电梯门或开车门时应抢前一步做好工作。 8.3 印章管理 8.3.1 印章的种类 1．正式印章 又称公章，根据《中华人民共和国企业法人登记管理条例》第十六条规定：“申请企业法人开业登记的单位，经登记主管机关核准登记注册，领取《企业法人营业执照》后，企业即告成立。企业法人凭据《企业法人营业执照》可以刻制公章、开立银行帐户、签订合同，进行经营活动。” 我国的实际情况是，一个企业法人领取了营业执照以后，就可以刻制三枚公章并在工商局备案：公章、合同专用章和财务专用章。一般来说，这三枚公章是具有代表企业法人行为的、具有法律效力的印鉴。 2．套印章 套印章是指按照正式印章的原样制版而成，在需要铅印大批量文件时，以制版印刷的方式代替手工印刷。其款式和法定效力与正式印章相同。 20 3．电子印章 电子印章不同于实物印章，它是一种模拟实物印章的数字技术，通过计算机生成、显示，其视觉外观与对应的实物印章完全相同，仅用于电子公文的盖章，与对应的实物印章的效力相同。 4．钢印 一般加盖在证明性公文或证件的相片上，其位置在持证件人相片的右下角，起证明持证人身份的作用，像毕业证、工作证、结婚证、公证书等都需要盖钢印。 5．领导人签名章 领导人签名章是为机关单位领导人行使职权而刻制的个人姓名章，其作用是代替领导人的亲笔签名，与领导人的亲笔签名具有同样效力。 6．专用章 专用章是机关或单位为开展某一类特定工作而专门刻制的印章，款式应与正式印章有区别。专用章除刊单位名称外，还应刊“×××专用章”字样，如“合同专用章”“出入证专用章”“财务专用章”等。 7．办事章 办事章是为办理日常事务而刻制的一种公务印章，其作用是减少正式印章使用频率，但不得用于正式文件，以显示正式印章的庄重性。其款式应不同于正式印章，除刊单位名称外，并刊“办事章”字样。 8．收、发文章 收、发文章是机关单位的收发室在收、发文件过程中使用的专门印章。收文章一种是在所收文件的回执上盖用的，表明文件已经收到；另一种是加盖在收到的文件上的，刻有收文单位名称、收文号、收文日期、归档日期等内容。发文章一般刊有文件编号等内容。 9．校对章 校对章是为改正文件印制后的个别差错，并证明改正有效性的印章。校对章除刊有单位名称外，并刊“校对章”字样。 10．其他戳记 即为标识特定信息而使用的事务性印章，如保密章（分绝密、机密、秘密、内部文件）、急件章、注销章等。 8.3.2 保存管理 秘书部门保管印章是应注意： 1．专人负责 2．确保安全 3．防止污损 4．遗失处理 8.3.3 使用管理 1．印章的使用程序 （1）申请。申请使用人应填写《印章使用登记表》（如表8-2），由部门负责人或单位负责人批准，通常情况下，使用公章、法人章、合同专用章、业务章，需经单位负责人批准；使用财务章、发票专用章、报关章，需经财务负责人批准。 （2）审核。印章管理人对需加盖印章的资料、用印手续是否完整要认真审核，确保用印不出现失误。 （3）正确用印。用印时，如有不明确的情况应请示上司，经上司核准后才能用印。盖用部门的印章，也必须由本部门的主要负责人审核签名批准。正式公文只在文本落款处盖章。带存根的公函或介绍信、证明信要分别盖骑缝章和文末落款章。 用印时，实际盖印的文件数量应当和 '用印申请单'上所填的盖印文件份数完全一致。 24 2．印章的使用注意事项 （1）用印时，首先要检查有无单位领导人批准用印的签字。加盖单位的公章，应由分管领导审核签字。 （2）检查文件内容，看其是否超越或是降低了本单位公章的职权范围。超越或降低这两种情况均属不合理用印，应予制止。 （3）如发现待用印的文件内容有弄虚作假的或与实际有较大出入的，文件的观点、文字有毛病的，应及时向上级反映。 （4）不得在空白的公文纸上或空白的介绍信上盖印。 印章使用登记表，如表8-2所示。 表8-2 印章使用登记表   8.3.4 停用和销毁 如发生机构设置调整、名称变更、人员更换等情况，原印章应立即停用。停用印章要发文通知有关单位，附上印模，说明停用的原因和停用时间，并宣布原印章失效。 印章废止时，印章管理人员应将保管的印章及时交还原制发部门（通常是行政部）封存或销毁，不得在原使用单位长期留存。原制发部门应及时办理报废审批，注明废止印章名称、时间等具体内容，印章作废，经相关负责人审核批准，必要时要发布公章作废公告。 废印章销毁时，主管印章的人员应在销毁现场实地监销。所有销毁的印章都要留下印模存档，以备日后查考。 8.4 办公室日常管理 8.4.1 办公环境管理 办公环境管理是指对秘书部门工作所处的自然环境加以合理的设计、控制和组织，使其达到最优状态。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 一个和谐、美观、整洁、舒适和安静的工作场所，必然有助于办公室日常工作的完成，也有利于秘书人员的健康。 1．领导办公环境的要求 领导办公环境是指领导的办公室、办公间以及上司使用的办公设备和用品。要保持地面、台面、电脑、办公设备、家具等处的清洁、整齐。 （1）经常整理领导办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。 （2）经领导授权后，定期对领导的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。 （3）及时为领导补充办公用品，如别针、夹子等。如果铅笔、钢笔等在笔筒里摆放不规整的，应该把它们码放好，并排朝手这边，以提高工作效率。 （4）办公室最好养一些绿色植物，因为绿化可以美化环境，让人感到温馨与宁静。秘书应注意定期给绿植浇水。如果摆放的是鲜花，到一定的时候要请花木公司更换。 （5）领导接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。。 （6）早上领导进办公室后，应根据领导的习惯或爱好，给领导沏茶或泡咖啡。把当天早晨收到的报纸、杂志和自己收集打印的要闻送给领导。如果上面有与本公司或本行业有关的重要信息，应用红笔在标题下画上波浪线，以提请领导注意。 2．个人办公环境的要求 个人办公区是指秘书人员自己的办公室、办公间以及直接用于个人办公的设备和用品。 　　（1）保持台面、地面、电脑、办公设备、家具、窗帘以及门窗墙壁等处的清洁。 　　（2）经常保持办公桌面的清洁、整齐、美观，不乱放零散物品，不放置个人的生活用品。 　　（3）电话按键和听筒、电脑键盘要经常用酒精棉消毒。 　　（4）来访者用过的茶具应及时清洁干净，并重新摆好，用过的一次性口杯应及时清理。 　　（5）保持电脑、电话等办公自动化设备的线路整齐，经常检查线路是否有破损情况，检查电源插头是否有松动等不安全的情况。 （6）报纸、杂志、资料、文件等要及时进行清理，摆放到文件柜等固定地点存放。 　　（7）每天下班前，应认真检查电脑、电灯、空调等是否关闭，抽屉、柜门等是否上锁。 8.4.2 办公日常事务管理 1．邮件信函处理 邮件信函处理是指在邮件、信函的收进和发出过程中所要进行的一系列工作。通常情况下，邮件信函的处理可以遵循以下步骤。 （1）分类。 可以按邮件的重要程度，简单地将邮件分为重要邮件和普通邮件。邮件封皮上有“机要”“急件”、 “保价”“挂号”等标记或其他带回执邮件，或落款是重要人物、重要单位的，属重要邮件，其他为普通邮件。 可以按邮件的性质，把邮件分为公务邮件和私人邮件。公务邮件又细分为三类：重要邮件、普通邮件（即上一种分法中的重要邮件和普通邮件）和报刊、广告、小册子等印刷品。私人邮件既包括寄给组织中具体某一个人的邮件，也包括那些封皮上标有“亲启”“私人”“保密”等字样的邮件，对于这类邮件，秘书一般都要将其直接交到收件人手里。 可以按邮件的紧急程度，将邮件分为急件、次急件和普通件。 可以按邮件的部门名称分类。这样分类方便将邮件和信函准备分发到各个部门手中。 （2）拆封。 邮件分好类后，秘书便应抓紧对属于自己处理的邮件予以拆封。 　　拆封公务邮件，要求用剪刀、拆信器或电动邮件启封机等工具，不能用手撕，以免不小心而破坏邮件上的一些重要信息，同时也可以保持邮件封皮（如信封）的美观。 （3）阅函。 如果得到领导授权，秘书应及时对信函进行阅读处理。 （4）登记。 　　秘书在拆启邮件及阅函过程中，还应对与组织有关的重要邮件进行登记。这样既方便秘书对重要邮件的去向、来函办理情况等的掌握和跟踪，也能保证重要信函的安全归档。登记表可根据实际情况自行设计。 2．文件资料处理 （1）及时处理。 （2）认真筛选。 （3）妥善存放。 3．办公用车和会议室管理 （1）办公用车管理。 领导办公用车一般是由秘书部门直接管理。用车管理的目标是为领导人及时提供安全、高效的用车，以下几方面应引起注意： ①服务及时。 ② 统一调度。 ③ 安全第一。 （2）会议室管理。 通常一个单位会有多间会议室，各个部门有使用需要，可提前向综合办公室提交《会议室申请表》（表8-3）进行预订。 表8-3 会议室申请表 8.5 办公用品管理 8.5.1 办公用品的种类 办公用品泛指办公处所内除建筑装饰物品之外的工作设备和易耗品，简单来说就是人们在日常工作中所使用的辅助用品。办公用品涵盖的种类非常广泛，主要包括文具事务用品、办公耗材、办公设备、办公家具、日杂百货等。 8.5.2 办公用品的管理 1．办公用品管理的基本要求 （1）合理计划。（2）厉行节约。（3）确保重点。（4）健全制度。 2．办公用品的发放管理 （1）申领人填写《办公用品领用申请表》（见表8-4） 。办公用品领用申请表应包括领用部门、申请领用物品的名称与数量、领用人签名、主管签名、发放人签名、日期以及备注等内容。 表8-4 办公用品领用申请表 （2）管理人员审核物品领用申请表 。申请表必须要有部门领导的签字方能生效，管理人员必须对此进行把关。另外，领用人与发放人都应签字以备查。  （3）发放物品 。依据物品领用申请表中注明的名称与数量发放办公用品，发放的物品名称与数量必须与申请表中一致，不得任意增加或减少。 （4）更新库存记录，备案清单。物品发放后，秘书必须及时更新库存记录，记下新的余数，以便能够及时掌握物品的供应状况。 秘书人员在发放办公用品时，应注意以下几个方面。 （1）由专人发放。办公用品不能让员工随意取用，如果秘书不亲自发放，也应由指定的人员负责发放。  （2）发放时间应遵循单位的有关制度规定。  （3）发放物品时，必须依据需要物品的部门事先填写的物品需求单，而且这份需求单要有该部门的领导签字才能生效。  （4）紧急需要物品时必须有相应的程序处理。  （5）制作备案清单，清点核实发放办公用品。  （6）物品的发放要对重要部门实行倾斜政策，要优先改善这些部门的工作环境和工作条件，让他们把精力集中在完成好工作任务上。对办公用品消耗大的部门也要给予支持。  3．办公用品的库存管理 （1）库存管理的目的。 办公用品是公司的资源，必须认真对待，进行库存管理能都为公司节约资金和空间，不被不必要的货物占用，能够有效监督个人和部门对物品的使用，防止偷窃和破坏造成的损失，此外，库存管理也有助于时刻保持办公用品库存充足，以保证组织的顺利运作，避免由于库存短缺而引起的工作迟延。 （2）库存管理的要求。 ① 秘书在收到货物以后，应立即办理办公设备和耗材的进货登记，保证办公设备和耗材准确无误地入库、登记、检验、核对。 ② 办公设备和耗材出货时，秘书应实时地办好出货手续，对发放什么物品，发放给谁，哪些物品还存储在库里等做好记录。 ③ 办公设备和耗材的库存管理要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。保证办公设备和耗材的有效管理。 ④ 对决定报废的办公用品做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。 （3）库存卡。 要做好库存控制，就要确定好库存卡，既确定最大库存量、最小库存量和再订货量。库存卡上的内容，主要包括以下几个方面。 ① 项目。库存项目应准确描述，包括大小、颜色和数量，如A4白文件纸。 ② 单位。货物订购、存储和发放的单位，如令、盒、包等。 ③ 库存参考号。给每一库存项编号，经常与存放位置相联系，如C4，柜子编号是C，架板编号是4。 ④ 最大库存量。一种物品应该存储的最大数量，这个数量要考虑到费用、存储空间和保存期限。 ⑤ 再订货量。当库存余额达到这个水平时，必须订购新物品以达到最大库存量，通过考虑需要多少物品能保证业务的运行、平均使用量、物品交货的时间长短来确定这个数字。 ⑥ 最小库存量。当库存余额达到这个水平时，必须采取紧急行动，检查是否已经订货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。紧急时有必要向供应商紧急订购，以保证货物在很短的时间内就能交货。 ⑦ 日期。必须记录所有行动的日期。 ⑧ 接收。记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。在一些记录卡片上，供应商的名字记录在卡片的前头，在这些情况下，物品的库存参考号可能是供应商的目录号。 ⑨ 发放。记录清楚发放物品的数量、所发放物品的申请号和物品发给的个人（部门）。 ⑩ 余额。在每一次处理后计算物品库存余额。接收物品时在余额上加上接收的数量，物品的发放将从余额中减去发放的数量。余额应该代表库存物品的实际数量，并用于执行库存检查。发现差异时要通知和报告给管理人员。 8.5.3 办公用品的采办 1．办公用品采办程序 （1）由需要购买货物的人填写公司内部的《办公用品购买申请表》并签字。 （2）由采购人员向供应商发出购买需求信息，各供应商会返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要授权人，即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。 （3）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送会计部门。 （4）采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员签字表示货物进库。 （5）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，三单货名、数字应相符，经财务主管签字批准，支付款额或支票。 2．办公用品的接收程序 （1）先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。 （2）发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商。 （3）接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款。 （4）接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中。 （5）接收后，要及时更新库存余额。 （6）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。 （7）订立物品发放制度，确定物品发放人 3．采购渠道 大公司采购办公用品，通常会通过对比价格、所在位置、货品质量、服务质量、安全和可靠性，选择专门的供应商，需要办公用品时直接提供所需物品的具体名录即可。 也可通过电话订购、传真订购、网络订购或直接去商店购买等其他方法，采购到公司所需要的办公用品。 复习思考 1．简述处理电话事务的注意事项（至少三项）。 2．简述处理无预约来访的一般程序。 4．秘书应如何管理领导的办公环境？ 5．秘书应如何协助领导处理各种文件资料？ 6．办公用品库存管理的目的是什么？ $$