第5章 会议管理（课件）-《秘书实务》同步教学（清华大学出版社）

第5章 会议管理 5.1 概述 5.1.1 会议与会议管理 5.1.2 会议的构成要素 5.1.3 常见的会议的种类 5.1.4 会议的作用 【本章学习目标】 1．掌握文书的基本概念、分类、作用及基本要求。 2．掌握文书处理的基本原则。 3．掌握收、发文处理程序。 4．掌握公文的格式。 5．掌握常用文书的概念和一般写法。 5.1.1 会议与会议管理 1.会议是指企业各级部门及领导实施管理的一种重要手段，是一种有组织、有目的地把众人聚集起来一起商讨问题的社会活动方式，在各级领导研究工作、布置任务、贯彻政策、调查情况、制定决策、协调统一、解决问题、联系感情等方面具有重要的作用。 2.会议的特征：目的性、组织性、交流性 、群体性 。 3.会议管理是为了保证会议的正常进行并提高会议的效率，而对会议的筹备、组织、保障等工作的一种有效的协调。 4．会议管理的原则：整体性原则 、动态性原则 、时效性原则 、超前性原则 。 5.1.2 会议的构成要素 会议的构成要素即会议的组成因素，一般分为基本要素和其它要素两大类。 会议基本要素即所有会议必有的要素，包括会议的目的、时间、地点、主持者、组织者、与会者、议题、议程。 其他要素：可供选择的、并非为所有会议所共有的要素，如会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。 5.1.2 常见的会议的种类 1．按会议内容划分 （1）综合性会议。一次会议要讨论和研究多方面的问题，如各级人民代表大会、政府常务会议等。 （2）专题性会议。这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的事情或工作，如专题讨论会、年度销售会议等。 2．按会议的性质划分 （1）决策性会议。决策性会议是指拥有立法权或决策权的领导机关或领导层，为了制定和颁布有针、政策、法规或就某些问题进行商讨，对重大事项做出决策而召开的会议。决策性会议大致包括代表性会议和领导办公会议两种。 （2）非决策性会议。非决策性会议是不产生需要贯彻执行的政策、法规或不做出决策的会议。非决策性会议大致包括日常办公会议、咨询性会议、总结交流会议、洽谈谈判性会议、进修培训会议、庆典性会议、商品展示和推介性会议等。 3．按会议的规模划分 （1）小型会议。一般是指少则几人，多则几十人参加的会议，但往往不少于3人。两人会面、交谈通常不称为会议。如各种办公会、座谈会、现场会。小型会议一般安排在工作现场或小型会议室召开。 （2）中型会议。一般是指人数在几十人至数百人参加的会议。如节日慰问会、表彰会、学术交流会和大型企事业单位的职代会。中型会议根据与会人员数量，可安排在会议厅或礼堂召开。 （3）大型会议。一般是指人数在千人至数干人参加的会议。如全国人民代表大会、博览会、交易会。大型会议一般在礼堂、会堂或剧场、会议中心召开。 （4）特大型会议。一般是指人数在万人以上的集会。如大型节日集会、庆祝大会等，特大型的会议一般可在体育场、露天广场召开。 4．按会议的目的划分 （1）说明会议。（2）研究会议。（3）解决问题会议。 （4）沟通协调会议。（5）创意会议。 5.1.3 会议的作用 1．决策功能 2．分权功能 3．交流和传播功能 4．协调功能 5．教育功能 6．显示功能 7．检查、监督功能 5.2 承办本单位会议 5.2.1 会前筹备工作 5.2.2 会中管理工作 5.2.3 会后整理工作 5.2.4 远程会议 5.2.1 会前筹备工作 1．明确议题 2．选择时间和场地 3．准备会议资料 （1）会议议程。会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。只有提前明确程序才能顺畅地完成接下来的会议组织管理工作。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论：大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。 （2）会议证件。会议证件可以证明身份、保证会议安全控制人员出入、统计到会人数、维持会议的程序，包括代表证、列席证、工作证、记者证、来宾证等，当然，如果会议较小，也可以无需制作会议证件。 （3）会议内容相关资料。包括会议文件（如开幕词、领导讲话、主持人稿）、声像资料、表格等。 （4）会议宣传报道。 4．会议通知 会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。 （1）会议通知的写法有两种，一种是以布告形式贴出，把事情通知有关人员，如学生、观众等，通常不用称呼；另一种是以书信的形式，发给有关人员，会议通知写作形式同普通书信，只要写明通知的具体内容即可。通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。 （2）会议通知的发送方法：口头通知或书面通知；正式通知或非正式通知 。 （3）会议通知的发送程序：明确会议通知发送对象和联系方式 → 填写会议通知单并准备好相关附件 → 选择会议通知信息传递方式 → 确认会议通知是否送达。 （4）会议通知的结构：会议通知一般由标题、主送单位（受文对象）、正文、落款四部分组成。 5．邀请函 会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书。邀请函，如下例。 “深圳争当建设有中国特色社会主义示范地区研讨会”邀请函 ×××同志： 去年11 月， 江泽民总书记在深圳经济特区成立20 周年大会上发表了重要讲话， 要求深圳等经济特区“继续争当建设有中国特色社会主义的示范地区”。为深入贯彻落实江总书记这一重要讲话和“七一”重要讲话精神，根据广东省委的指示，深圳市委成立了“ 深圳建设有中国特色社会主义示范地区实施纲要”课题调研组，在中国社会科学院的大力支持和帮助下，现已形成《实施纲要》的初稿。中国社会科学院和深圳市委、市政府定于9 月中旬在深圳联合召开“ 深圳争当建设有中国特色社会主义的示范地区研讨会”，邀请全国知名专家对《实施纲要》进行研讨和论证。在此，诚恳邀请您作为会议正式代表参加会议， 提供宝贵意见（研讨会具体时间及相关事项另行函告）。 能否参加会议，请及时函复为盼。 联系人： ××× 电话： ×××传真： ××× 附： 《深圳建设有中国特色社会主义示范地区实施纲要》（初稿） 中共深圳市委深圳市人民政府 2008 年×月×日 6．会务工作 （1）会场布置：根据会议的性质和参加人数不同，会场又各种不同的布置方式。一般而言，日常办公会、小型座谈会宜采用全围的圆形、椭圆形、长方形、正方形、T字型、U字型、回字型等，方便所有参加者都能参与讨论；大中型正式会议采用山字型、礼堂式、半圆形；大型茶话会、团拜会、宴会可采用分散式（见图5-1）。 会场布置：全围式之圆形、椭圆形、长方形、T字型 会场布置：全围式之U字型、回字型 会场布置：山字型、礼堂式、半圆形 图5-1 座次安排 （2）座次安排：正式会议必须排座次、放席卡，以便与会人员对号入座，避免互相谦让。 会议座次安排以面门为上、以左为尊当领导同志人数为奇数时，1号首长居中，2号首长排在1号首长左边，3号首长排右边，其他依次排列； 当领导同志人数为偶数时，1号首长、2号首长同时居中，1号首长排在居中座位的左边，2号首长排右边，其他依次排列。 灵活掌握座次安排。如对德高望重的老同志，可适当往前排；对邀请的上级单位或兄弟单位来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。 7．后勤保障工作 （1）餐饮住宿安排：通过会议回执，掌握到会人员的数量和级别，从而确定订房和订餐规格，并提早向宾馆、酒店预定。餐饮住宿应基本设施齐全、安全、价格合理、地点方便、环境安静整洁，据此进行综合考虑；如果由与会者自己支付住宿费，就需列出多家价格，条件不等的招待所、饭店或宾馆或者是同一家宾馆不同标准的客房供其选择。 （2）安全保卫：大型会议及有重要人物参加的活动，应事先做好安保工作。现场应配置足够的安全设备，设有安全门和安全通道，配备医护人员和救护设备，确保发生紧急情况时能及时救护和疏散。 8．经费预算 会议相关经费（如场地租用费用、摄像设备租用费用、聘请专家咨询费用、食宿费用、交通费用、会议用品费用)的来源、计划、审批等。 9．会议应急方案 5.2.2 会中管理工作 1．接站工作 （1）工作程序：通过搜集各种会议的回执和反馈信息，掌握与会代表的名单、联络方式以及抵达的准确时间 → 将上述信息编制成表格，根据总表的信息，安排接站的车辆和人员 → 对安排的接站人员进行培训 → 接站人员按分工的时间和线路分头迎接，同时需要专人进行居中指挥调度 此外，对于自备交通工具的外地与会人员，应事先通过发传真或电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。 （2）工作要求：准确掌握需要接站的与会人员的名单、联络方式及抵达的时间；备有足够用的车辆；所有车辆和人员要按时间、路线接送；要有良好的指挥调度，发生应急情况时可以从容应对。 （3）接站牌：新进人员小A参加了公司会务接站的工作，在机场出口高举接站牌眼巴巴地等了好半天，也没见有人向他走过来，这时他才仔细看了看牌子，发现上面写着：“接上海的张先生”。 接站牌虽小，但接站的信息一个也不能少，接站牌上应该写清来客的车次、时间、发站、来客姓名全称以及迎接客人的单位或会议名称，不然就可能陷入类似小A的窘境，白白出力却接不到客人。 2．签到工作 3．引导工作 4．会议记录 5．会议简报 6．会间突发事件处理 会议管理的目的是保证会议完整、顺利进行，除了对会议流程的安排管理之外，更要处理好会议过程中可能发生的突发事件。 （1）突发事件的类型：人员问题（如需要发言的人员迟到或不能出席）、健康与安全问题（如食物中毒、与会人员突发疾病）、设备问题（如突然停电、信号中断）等。 （2）处理程序：向领导报告 → 启动会议应急方案 → 实施应急方案 → 必要时向公共应急机构请求支援 → 完成善后工作。 7．会间摄影 5.2.3 会后整理工作 1．会议文件的清退 （1）文件清退的程序：确定清退文件资料的范围，交领导审定 → 列示并印刷清退目录 → 按期收集 → 整理、捆扎清退的文件资料 → 填写“文件清退登记表” → 核点文件资料 → 查找短缺、丢失的文件资料→如实向领导报告。 （2）清退方法。 ① 小型内部会议。参会人数较少，人员又较为熟悉，可由主持会议的领导在会议结束后提出要求，请与会人员将需要退还的文件留下，由秘书统一收集；也可由秘书人员在会场门口随时收集。个别领取会议文件后未到会或提前离会的人员，秘书应及时个别收集催返。 ② 大中型会议。可采取按目录限时交退的方式，提前制定《文件清退目录》，先由与会人员个人清理，再由再统一交给大会秘书处。 ③ 保密文件。在文件上注明“会议后收回”的字样，并作为重点清退对象，收集后妥善管理或销毁，避免无意中泄露国家秘密或商业机密。 （3）其他：文件的发放和清退要有记录，方便统计和日后查阅；收集清退文件时，应认真检查文件资料是否有缺件、缺页、损坏的情况。 3．与会人员返程及送别 返程服务的一般程序如下：提早征询与会人员返程要求并进行登记 → 预订车、船、机票 → 分发返程票 → 结清相关费用 → 安排车辆送站 → 妥善安排暂留人员。 4．会议评估 会议评估是指根据一定的目的和标准，遵循一定的原则，运用科学的方法，对会议活动各项要素及其社会经济效益等方面进行质和量的综合评价活动。 5．会后文书工作 （1）整理会议记录。 （2）撰写会议纪要。 （3）会议总结。 6．会议决定事项的反馈 会议决定事项反馈的主要内容包括，与会人员传达学习和贯彻落实会议精神是否迅速及时，有哪些经验；在贯彻落实会议精神时遇到哪些困难和问题，这些困难和问题是什么原因造成的；会议作出的决策是否需要进一步加强或作某些调整。 5.2.4 远程会议 1．远程会议 2．电话会议 3．电视电话会议 4．网络会议 5.3 参与外单位会议 5.3.1 会前准备工作 除了公司主办的会议外，领导者还会收到外部会议的邀请，如政府部门、客户、行业协会等组织和部门举办的各种会议。 1．确定是否参会 2．安排日程 3．准备会议材料 4．了解与会人员 5.3.2 会中服务工作 1．掌握会议动态 2．注意礼节 3．遵守安排 4．注意领导在开会期间的各种业务处理 5.3.3 会后整理工作 1．清理材料 2．返程事宜 3．总结存档 复习思考 1．试论会议的决策功能。 2．简述秘书办会时应做好哪些会后工作。 3．某作家协会拟于2016年12月召开年会，在年会选择会议地点时应考虑哪些因素？ $$