第4章 文书处理（课件）-《秘书实务》同步教学（清华大学出版社）

第4章 文书处理 【本章学习目标】 1．掌握文书的基本概念、分类、作用及基本要求。 2．掌握文书处理的基本原则。 3．掌握收、发文处理程序。 4．掌握公文的一般格式。 5．掌握常用文书的概念和写法，能够独立进行公文写作。 4.1 概述 4.1.1 文书的概念 4.1.2 文书的分类 4.1.3 文书的作用 4.1.4 文书的基本要求 4.1.5 文书处理的原则 4.1.1 文书的概念 文书（或称文件）是人们为了凭证和传递的需要，在一定介质上记录文字、图像信息而形成的书面材料，包括公务文书和私人文书。 公务文书指国家机关、社会组织和企事业单位在履行其职务的活动中产生和使用的文书，在外延上，公务文书由公文和其他公务文书构成。 私人文书指个人、家庭或家族在处理自身事务的活动中产生和使用的文书，如信件、笔记、契约、书稿、家谱等。 公务文书 在秘书实务中，秘书人员主要的工作对象是公务文书。 狭义的公文是指法定公文，是法定组织在其公务活动中所形成的、具有法定效力和规范体式的、对外发出的公务文书。 广义公文是指所有用于处理公务的文书，除了法定公文之外，还包括事务文书。事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体，是应用写作的重要组成部分。 4.1.2 文书的分类 1. 根据行文关系，文书种类可分为上行文、下行文、平行文和普行文。 （1）上行文是下级机关向上级机关行文； （2）下行文是上级机关向下级机关行文，也包括上级业务主管部门向下级业务部门的行文； （3）平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文； （4）普行文是向全社会行文。 下行文和上行文一样，必须按照直属的上下级关系行文，不可以越级行文。 2．按来源和使用范围划分 按来源和使用范围可以将公文分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件三类。 3．按办理时限划分 按照时限要求可以将文书分为紧急文书和普通文书。 4．按保密要求划分 文书按其保密性，可分为保密文书、普通文书和公开文书。 保密文书。保密文书按其机密程度，可分为绝密文书、机密文书、秘密文书三种，是指在内容上涉及国家秘密、商业秘密和组织内部秘密，一旦泄露会给国家或有关的企业、组织的利益造成损害的文书。 5．按照功能性质划分 按照功能性质可以将公文分为法规性文公、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文。 4.1.3 文书的作用 1．规范作用 2．指挥作用 3．交流作用 4．宣教作用 5．凭证和依据 4.1.4 文书的基本要求 1．明确写作目标 2．明确文书主题 3．明确阅读对象 4．选择适当语言 5．行文简洁明了 “大家工作忙，文章太长了，有谁来看呢？ ——毛泽东《反对党八股》 4.1.5 文书处理的原则 1．及时   2．准确    3．安全  4.2 收发文处理程序 4.2.1 收文处理程序 1．签收 2．拆封 3．登记 4．审核 5．承办 6．传阅 7．催办 8．答复 4.2.2 发文处理程序 1．拟稿 秘书拟稿的一般过程包括：领导交拟——秘书领会、吃透领导的意图——收集、组织材料——构思起草——讨论修改——送领导审阅。 2．审核 3．签发 4．复核 5．缮印 6．校对 7．用印 8．发文登记 9．封发 4.3 常用文书范例 4.3.1 公文的一般格式 法定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。 一般企事业单位的文书可在此基础上进行简化处理。 4.3.2 通知 1．通知的概念 通知是一种运用广泛的知照性公文。 用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等。 2．通知的分类 根据适用范围的不同，通知可以分为六大类。 （1）发布性通知：用于发布行政规章制度及党内规章制度。 （2）批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。 （3）转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行。 （4）指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。 （5）任免性通知：用于任免和聘用干部。 （6）事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。 3．“通知”与“通告”“公告”“通报”的区别 “通知”与“通告”“公告”“通报”是不同的。通知一般是有特定对象的，要求执行与照办的； 通告的对象范围很广，也是要求执行遵守的； 公告的对象更广，一般为全社会，一般不要求强制执行，只要求知晓就行了，有“告示”“布告”的意味。 4．通知的一般写法 通知一般由标题、主送单位（受文对象）、正文、落款四部分组成，如下例。 北京市人民政府关于印发《北京市地方级自然保护区调整管理规定》的通知 各区人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构： 　　现将《北京市地方级自然保护区调整管理规定》印发给你们，请认真贯彻执行。 北京市人民政府 2016年8月9日 通知的正文是通知的核心部分，需要说明以下几点。 （1）通知缘由。 发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。 批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。 （2）通知事项。 这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。 （3）执行要求。 发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。 4.3.3 通告 通告是适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项的周知性公文。 通告按用途可分为周知性（事务性）通告、规定性（制约性）通告两大类。 通告一般由标题、原由、通告事项、结语（“特此通告”或“本通告自发布之日起实施”）、落款五部分组成。 北京市人民政府关于在本市部分区域试鸣防空警报的通告 为增强市民的国防观念和防空防灾意识，提升对防空警报音响的识别能力，根据《中华人民共和国人民防空法》《中华人民共和国国防教育法》及《北京市人民防空条例》有关规定，市政府决定，2016年9月17日（全民国防教育日)在本市部分区域试鸣防空警报。现就有关事项通告如下。 一、警报试鸣时间 2016年9月17日（星期六）下午15时至15时23分。 二、警报试鸣范围 本市五环路以外区域。 三、警报试鸣形式 防空警报鸣放按照“预先警报”“空袭警报”“解除警报”的顺序进行，每种警报鸣放时间3分钟、间隔7分钟。 预先警报：15时至15时3分，试鸣预先警报，鸣36秒、停24秒，反复3遍，时间3分钟。 空袭警报：15时10分至15时13分，试鸣空袭警报，鸣6秒、停6秒，反复15遍，时间3分钟。 解除警报：15时20分至15时23分，试鸣解除警报，连续鸣放，时间3分钟。 防空警报试鸣期间，除部分参加相关演练的人员外，请其他市民和临时来京人员在听到警报后保持正常的工作和生活秩序。 特此通告。 北京市人民政府 2016年9月12日 4.3.4 报告 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。 报告分为例行报告、调查报告、专题报告。 报告一般由标题、主送单位（受文对象）、正文、落款组成，如下例。 ××市人民政府有关××河水质污染治理的报告 ××省人民政府： 省政府转来××××××委员会提出的关于××河水质污染状况的报告，经市政府调查研究 ，对报告中提出的有关问题及解决方案报告如下。 一、解决××河水质污染问题的关键是尽快建成污水处理厂。现在××河的污染主要是××区排放的污水所致。×区的排放量为24万吨，污水比较集中，因污水处理厂未能及时建立，致使污水直接排入××河，造成了××河的污染。 为解决××河的污染，市政府已抓紧×区污水处理厂建设，争取在19××年建成。×区污水处理厂原设计概算为8020万元，按现行价格估算约为1200万元，已于20××年×月开工，建成了9项附属设施，计完成投资250万元。市政府今年安排的300万元投资已全部落实，×区城环局正在组织实施。 根据××河河道以南人口密集区的地下水污染和环境问题，在污水处理厂未建成之前，利用现有污水管道，把污水引到某区污水处理厂以西，污水直接排入污水处理厂的出口，这就避开了污染区。 二、电热厂的粉煤灰也是污染源之一。对于电热厂储灰厂的选址，必须考虑到对地下水和环境的污染。选址已责成×区电热厂抓紧做工作，争取尽快报市政府有关部门审批。对南储灰厂渗漏对地下水的污染，主要采取截流集中排放的措施，以减少对地下水的污染。 ××市人民政府 二×××年×月×日 4.3.5 请示 请示是适用于向上级请求指示、批准的公文。请示属于上行文。 请示可分为三种：请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示。 请示的特点： （1）一文一事。 （2）单一主送。 （3）请示和批复批对应。 （4）事前行文。 请示与报告的异同 （1）相同点：“请示”和“报告”的主送单位都是上级机关，都属于上行文，即下级机关向上级机关呈送的报请性公文。 （2）不同点如下。 ① 内容不同。请示的内容具体单一，要求一文一事，必须提出明确的请求事项；报告内容较广泛，可一文一事，也可反映多方面情况。 ② 行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。 ③ 报送要求不同。请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。 ④ 结构要求不同。请示起因、事项和结语缺一不可；报告行文较长，结构安排不拘一格，因文而异。 ⑤ 时间性要求不同。请示涉及事项是没有进行的，等上级批复后才能处理，必须事前行文，不能先斩后奏；报告涉及事项大却已过去或正在进行中，可以事后行文，也可以事中行文。请求时间性要求强，报告时间性要求一般较差。 ⑥ 处理结果不同。请示属于“办件”，指上级机关应对请示类公文及时予以批复；报告属于“阅件”，用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，供上级了解情况，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。 请示一般由标题、主送单位（受文对象）、正文、落款四部分组成，如下例。 安县工商局关于拟举办首届药材展销会申请经费的请示 县政府： 我县是药材之乡，为把我县的药材推销出去，推动当地经济的发展，更好的帮助农民致富。我局经商讨决定拟举办药材展销会。但应东安县工商局当地经济发展还能缓慢，资金周转不便，这一原因严重阻碍了展销会的开展。为此，就相关问题请示如下：为了此次展销会能够顺利举办，我局特向县政府申请贰万伍仟元整（25000.00元）的经费资助。 为推动当地经济的发展农民致富，恳请县政府给予支持。 以上请示，敬请批复。 附件：（1）《东安县首届展销会财务预算表》 二零一二年三月二十日 4.3.6 批复 批复是答复下级机关的请示事项时使用的文种。批复只能作为下行文，与请示这一公文文种相呼应，应下级机关的请示而发。 据内容、性质的不同，批复可分为审批性批复和指示性批复。 批复的特点： （1）被动性。 （2）针对性。 （3）权威性。 （4）明确性。 批复一般由标题、主送单位（受文对象）、正文、落款四部分组成，如下例。 关于江苏省撤销南通县设立通州市的批复 江苏省人民政府： 你省××年×月×日《关于撤销南通县设立通州市的请示》和××年×月×日的补充请示收悉。经国务院批准，同意撤销南通县，设立通州市（县级），由省直辖，以原南通县的行政区域为通州市的行政区域，不增加机构和人员编制。 ××年×月×日 4.3.7 函 函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函属于平行文种，适用的范围相当广泛。 按照文面格式分类，函可以分为公函和便函；若按照行文去向分类，函可以分为去函和复函；按内容和用途分类，函可以分为商洽函、询答函、批请函和告知函。 函的特点： （1）沟通性。 （2）灵活性。 （3）单一性。 函一般由标题、主送单位（受文对象）、正文、落款四部分组成，如下例。 农业部办公厅关于加强中俄边境水域捕捞作业管理的函 黑龙江省农业委员会： 近日，我部接外交部通报，今年5月以来，在黑龙江和乌苏里江中俄边境水域多次发生我边民非法越界捕鱼，且有暴力抗法行为，目前俄方已经抓获我非法捕鱼人员60余人，俄方称今后在迫不得已的情况下，将有可能使用武力。对此，我部领导高度重视，作出专门批示，提出明确要求。 近年来，我与俄罗斯的渔业合作总体顺利，你省渔业主管部门牵头承担了中俄边境水域渔政管理、增殖放流等实施任务，为中俄渔业合作做了大量工作，取得了积极成效。但我边民非法越界捕鱼不但将危及中俄双边渔业合作，影响我负责任大国形象，更会危及边民自身生命财产安全，引发恶性涉外事件。请你省对此予以高度重视，严格加强属地管理，依法进行调查处理。 一是抓紧排查。严格落实属地管理责任，各地渔业主管部门要对本地登记在册的渔船渔民进行排查，对非法越界捕鱼属实的，要依法予以严肃处理，并采取有效措施，防止此类事件再次发生。 二是加强宣传。广泛利用新闻媒体，开展法律法规宣传教育，采取制作宣传手册、建立渔民微信群等方式，提高宣传教育的时效性和针对性，加强对渔民的涉外培训并着重开展案例教育。 三是强化管理。加大渔政管理力度，提高巡航频率，突出重点水域，坚持常态化执法检查。严格落实渔船集中停泊、专人看管、进出停泊点登记制度，严防渔民越界捕捞等非法行为。 四是专项整治。加强部门协调，与边防、外事、公安边防等部门建立联动协作机制，开展专项整治行动，严厉打击涉渔“三无”船舶和非法越界捕捞行为，维护边境水域的正常生产秩序。 请将有关调查处理和整治情况及时报我部渔业渔政管理局。 农业部办公厅 2016年10月26日 函的标题有三种写法： 一是完整式标题，由发函机关、事由和文种组成，如《××部关于选择出国人员的函》； 二是由发函机关、事由、受理机关和文种组成，如《国务院办公厅关于悬挂国旗等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》； 三是由事由和文种组成，如《关于订购<基础写作学>的函》。 函的正文一般是由三个层次组成。 （1）制文的依据、缘由与背景，即为什么要发函。 （2）批请、商洽、回复、告知的具体事项。 （3）结语。 不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用“特此函告”，“特此函达”；若是要求对方复函的，则用“盼复”，“望函复”，“请即复函”等语；请批函多以“请批准”，“可否，请审批”，“请大力协助为盼”，“望能同意”等习惯用语收束；复函的结语常用“特此复函”，“特此回复”，“此复”等惯用语。也有的函不写结语。 4.3.8 会议纪要 会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。它的行文方向比较灵活，可以是上行文、下行文和平行文。 会议纪要的分类主要有两种分类方法。一是从会议出席人员来划分，有全体会议纪要、办公会议纪要、例会会议纪要。工作会议纪要、联席会议纪要等；二是从会议纪要的内容上划分，有决议型会议纪要、部署型会议纪要、务虚型会议纪要、学术型会议纪要等。 会议纪要的特点 内容的纪实性。 表达的提要性。 称谓的特殊性。 会议纪要一般由标题、开头、正文、落款四部分组成，如下例。 ××县人民政府第六次常务会议纪要 时间：××××年×月×日上午八点半至十二点 地点：县政府常务会议室 主持：县长××× 出席：副县长×××、××、××、×××办公室主任××× 请假：×××（出差） 列席：×××、×××、××× 记录：××× 现将会议讨论及决定的主要事项纪要如下： 一、会议听取了副县长×××关于召开经济工作会议准备的情况汇报，讨论了扩大县属企业自主权的十条规定。会议同意县经济工作会准备情况汇报，并决定于×月×日召开全县经济工作会议。今年各项经济工作指标，要以市经委下达的为准，不再调整县原各公司的主要经济指标。在县经济工作会议上，由县经委与县原各公司签订经济责任书。 二、会议原则同意县民政局关于民政事业费管理使用办法的修订意见。 三、会议同意将县政府办公室提出的转交机关工作作风的规定意见（讨论方案）印发各部门，广泛征求意见，作进一步修改后，以县政府文件印发。 ××县人民政府办公室 ××××年×月×日印发 4.3.9 计划 计划就是国家机关、社会团体、企事业单位对一定时期的工作预先作出安排时使用的一种文体。 计划的分类方法很多。按照内容，可以分为工作计划、生产计划、教学计划、科研计划、会议计划、活动计划等；按照性质，可以分为综合计划、专题计划等；按照范围，可以分为国家计划、地区计划、部门计划、单位计划、科室计划、班组计划、个人计划等。 计划的特点：目的性、预见性、可行性、针对性、指导性。 计划一般由标题、前言、正文、落款四部分组成。_x0013_ 4.3.10 总结 总结是国家机关、社会团体、企业单位和个人在自身的某一时期、某一项目或某些工作告一段落或者全部完成后进行回顾检查、分析评价，从而肯定成绩，得到经验，找出差距，得出教训和一些规律性认识，用以指导今后工作的一种事务性文书。 总结的分类方法很多。根据内容的不同，可以分为工作总结、生产总结、学习总结、教学总结、会议总结等；根据范围的不同，可以分为全国性总结、地区性总结、部门性总结、本单位总结、班组总结等；根据时间的不同，可以分为月总结、季总结、年度总结、阶段性总结等；根据内容和性质的不同，可以分为全面总结和专题总结两类。 总结的特点：真实性、经验性、说理性、简明性。 总结一般由标题、正文、落款三部分组成。 （1）总结的标题大体上有两类构成形式：一类是公文式标题；一类是非公文式标题。公文式标题由单位名称、时间、事由、文种组成。 （2）总结的正文由前言、主体、结尾组成。 （3）总结的落款包括署名和时间两项内容。 4.3.11 简报 简报是党政机关、人民团体、企事业单位广泛使用的一种比较特殊的文种，是传递某方面信息的简短的内部小报，可以用于汇报工作、反映情况、指导工作、交流经验、传递信息。 又称“动态”“简讯”“要情”“摘报”“工作通讯”“情况反映”“情况交流”“内部参考”等。 简报的分为会议简报、情况简报、工作简报。 简报的特点：简明、准确、及时、新颖。 简报一般由报头、报身（正文）、报尾三部分组成 。 4.3.12 讲话稿 讲话稿是发言人在一定场合讲话的“蓝本”，有广义和狭义之分。 广义的讲话稿是指人们在特定场合发表讲话的文稿。 狭义的讲话稿是指党政机关、社会团体和企事业单位的负责人，在各种会议上发表的带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。 按讲话稿的适用范围和表现形式，可以分为工作性讲话稿、礼仪性讲话稿、演说性讲话稿等。 讲话稿的特点 （1）内容的针对性和权威性。 （2）篇幅的规定性和限制性。 （3）语言的通俗性和得体性。 （4）交流的互动性和思想性。 讲话稿一般由标题和正文两部分组成。 讲话稿的标题分为两种：一种是简式标题，一般由单位名称或讲话人（姓名、职务）、事由和文种构成，如《习近平在第十八届中央纪律检查委员会第六次全体会议上的讲话》； 另一种为复式标题，是由一个主标题和副标题组成，主标题一般用来概括讲话的主旨或主要内容，副标题则与简式标题的构成形式相同，如《进一步学习和发扬鲁迅精神——在鲁迅诞生110周年纪念大会上的讲话》。 讲话稿的正文包括称谓、开头、主体和结尾四部分。 4.2.13传真 传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、无线电或国际互联网络传送的文书、文字材料或图象。 传真的特点 （1）真实性，即传送的是文书、文字材料或图像的真迹。 （2）便捷性，操作方便，传送快捷。 （3）可靠性，即传真不会对文字信息或图像信息作出修改。 传真一般由标题、首部、受文对象、正文、落款五部分组成，如下例。 4.2.14 电子邮件 电子邮件是指两个或多个用户之间通过网络进行信息收发的一种服务。 电子邮件的特点 （1）传送速度快，可靠性高。 （2）用户发送电子邮件时，接收方不必在场，发送方也无须知道对方在网络中的位置. （3）电子邮件实现了人与人非实时通信的要求。 （4）电子邮件实现了一对多的传送。 电子邮件一般由信头和信体两部分组成，如下例。 收件人：AAA@163. com 主题：《×××》杂志特邀您成为“尚品人生”的尊贵会员 内容： 尊敬的读者朋友： 非常感谢您长期以来对《×××》杂志的支持！ 为了回报您对我们的拥护，我在这里很荣幸地邀请您成为我们上线1周年的尚品·人生网的尊贵会员，您将享受到我们仅为尚品·人生网站会员提供的所有优惠和特权，更有机会在尚品·人生网的社区中结识其他与您一样成功的精英人士! 您只要点击“接受”，便可自动成为 尚品·人生网站的尊贵会员。 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