7文书档案工作（课件）-中职《秘书务实》同步教学（华东师范大学出版社.第2版）

文书档案工作 本章概述 文书档案工作是秘书传统业务，在“办文”、“办会”、“办事”三足鼎立的秘书实务中举足轻重，甚至出现以“文秘”概称职业门类的现象。秘书“办文”实务，内容复杂，工作繁多，有一系列的程序与规范。秘书应该熟悉文书和公务文书的概念、通用公文种类及其功能、熟练掌握发文处理与收文处理程序、公文的立卷归档以及档案的整理与保管、办公自动化与电子文件管理，具备良好的“办文”能力。 学习目标 1.了解公务文书及其主要类型。 2.掌握文书处理的基本原则。 3.熟悉收文和发文处理程序。 4.掌握文书分类立卷归档方法。 重点难点 1.文书处理的基本原则和要求。 2.公文处理程序。 3.归档文件整理的方法。 4.电子文件管理要求。 第一节文书档案工作概述 【案例导入】 星期二上午，局办公室资深秘书夏添显得有点忙乱。简单抹抹办公桌，8：15就去综合收发室取文件信件，文件交局办公室主任处理，领导们的信件她负责分检，这是每天必做的功课。9：00等文印机要室送来那份重要决定，她得抓紧时间分送到下属11个部门，明天上午之前各部门传达时要用的，送完怎么也得到10：00了。最郁闷的是，年副局长要的今年一季度的那份文件，夏添好不容易找出来了，却发现缺了附件，怎么会缺了呢？下午就要送去的，上午无论如何要找出来。 11：30过了，夏添才弄清楚，附件是单独装订的，年轻的和秘书将附件留在自己手里未归卷，说还要用，在自己手里用起来方便。哎，夏添接过附件不由自主地慨叹一声，很快就后悔了，她担心被主任听到了，小和要挨训。 文书档案工作俗称文档工作，包括文书处理和档案管理两个方面，是秘书实务的重要工作内容。 一般说来，文书档案工作整体上可以看作与文字工作相关的一个工作流程。秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员，秘书工作离不开文字记录、文书拟写与处理，事先的计划和安排，工作中的推动与督查，工作完成或进行到某一阶段后的总结与验收，都会涉及到文字工作。可以说文字工作贯穿着秘书工作的始终。 在实际工作和人际交往活动中，为记录情况、传达信息、明确意图、记载活动等而形成的一切文字材料，都是文书。这些文字材料的形成过程、方式及其使用、运行等，属于文书工作范畴；对办理完毕且有存查价值的文书，及时整理，立卷归档，移交档案部门保存，俗称文档管理，基本属于档案管理工作范畴。当然，在信息记录和储存手段越来越先进的今天，文书档案工作针对的已经不仅限于文字材料，也包括图片、声像资料和电子文件。 一、公务文书及其主要类型 文书就其形成和使用范围，可分为公务文书和私人文书两大类。 公务文书是指党政机关、企事业单位、人民团体以及一切依法成立的组织在公务活动中形成和使用的文字材料。既包括机关单位、组织团体发出和收到的文字材料，也包括内部使用的以及其他书面的或附注文字说明的材料。私人文书是指个人、家庭或家族为处理自身事物形成和使用的文字材料。本章讨论的文书处理，是指前者。 公务文书简称公文，即广义的公文。狭义的公文，是法定的作者在公务活动中形成并使用的具有法定效力和规范格式的文书，即常说的正式文件或法定公文。狭义的公文有通用公文、专用公文之分。通用公文是指普遍适用于各类法定机关单位、组织团体及其领导人处理公务的公文，据《党政机关公文处理工作条例》 （2012年7月1日起施行）共有十五个主要文种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。 专用公文是指特定工作部门或业务范围内因特殊需要而专门使用的公文，如军事公文、外交公文、司法公文、监察公文等，都属专用公文，这类公文适用范围是特定的，不像通用公文那样普遍适用于各类机关单位。通用公文的适用范围涵盖了专用公文的适用范围，而专用公文却必须“特需专用”。如军队各机关单位也都要使用到通用公文，而军事公文却不能在一般的行政机关或者企事业单位里使用。 公务文书，包括法定公文（正式文件）和非法定公文。前者有通用公文和专用公文之分，后者包括事务性文书（如计划、总结、调查报告、会议记录、大事记等）、礼仪性文书（如开闭幕词、贺信贺电、祝词、欢迎词、答谢词、唁电、悼词等）、规约性文书（如章程、公约、规定、办法、细则、守则、规程等）、新闻性文书（如简报、信息、快讯、通讯等）以及专属性文书（如经贸、司法、科技、外事领域专用的行业和专业特征鲜明的各类非法定性文书）等主要类型。 如图7-1所示： 二、文书处理及其基本原则 文书处理也称文件处理、文书工作，是机关单位、团体组织在处理公务活动中，围绕着文书的撰制、传递、使用、整理、归档所进行的一系列衔接有序的工作，也就是通常所说的“办理文书”（惯称“办文”），具体由秘书部门负责。文书工作是规范性、系统性、程序性很强的工作，文书的制发、办理与