6办公自动化（课件）-中职《秘书务实》同步教学（华东师范大学出版社.第2版）

办公自动化 本章概述 我们所处的时代，信息技术的发展正深刻地影响着政治、经济、军事、文化等社会生活的各个领域。秘书，这个古老的职业也因之发生了根本的变化，跑跑腿、动动嘴、抄抄写写的办公方式已经演变为以信息工作为核心的办公方式。借助以计算机终端为核心的信息搜集、处理、传递、管理设备，与计算机连接使用的信息展现设备、信息媒介设备、信息输出形态转换设备，以及现代通信设备、文档印制设备等，实现了办公自动化，办公效率大大提高。 学习目标 1.了解信息的概念、信息与办公和办公自动化的关系、办公自动化系统的组成。 2.掌握一些常用办公软件的使用技巧。 3.了解常用办公设备使用注意事项。 重点难点 1.办公自动化系统与现代办公设备。 2.应用常用办公软件熟练处理工作事务。 3.办公设备使用、管理和维护注意事项。 第一节信息时代与办公自动化 【案例导入】 早上到办公室后，校长办公室陈秘书到传真机前拿起了一份昨天下班后外单位发过来的传真件，这是一份会议邀请函，他把邀请函交给主任；然后，他打开电脑进入邮箱查看邮件，有几份新邮件是各学院反馈的报送材料电子版，他把这些下载到电脑，存储在“2018年各单位工作总结”文件夹；接着，陈秘书打电话给尚未提交总结材料的几个单位的办公室催交材料；接下来，他打开手机，查看主任发来的短信，开始上网搜集主任布置查找的资料…… 这是陈秘书日常工作的一部分。 一、信息与信息时代 （一）信息的概念和特征 信息，是一个在当今社会出现频率极高的词语。作为普通词语，指音信、消息；作为科学技术词语，是指适合于通信、存储或处理的形式来表示的知识或消息（全国科学技术名词审定委员会审定公布的定义）。也就是说在现代科学中，信息指事物发出的消息、指令、数据、符号等所包含的内容。信息具有可识别性、可存储性、可传输性、可处理性和时效性。 （二）信息时代对秘书办公的要求 随着科学技术尤其是信息技术的发展，信息量、信息传播的速度、信息处理的速度以及应用信息的程度等都以几何级数的方式增长，使得信息对整个社会的影响愈来愈提高到一种绝对重要的地位，人类社会业已进入信息时代。 不仅企业对信息的认识和利用越来越深刻、深入，政府对信息在国家治理、社会管理中的重要作用也愈加重视。党和国家高度重视信息工作，习近平总书记指出“信息无处不在、无所不及、无人不用”（2019年1月25日上午中共中央政治局第十二次集体学习）。信息在政府和社会组织实施管理的过程中发挥着越来越重要的作用，进一步加强和改进信息工作成为共识和当务之急。因此，现代秘书只有把信息工作当作自己的主要工作，才能在辅助决策和决策执行过程中成为领导的得力参谋、助手。 可见，秘书的信息工作是时代的要求。现代秘书已无法避免接触大量的信息，在日常工作中的人际交流（如面谈、电话、QQ和微信等即时通信）、印刷品阅读、互联网网页浏览当中，面对着大量的信息；“三办”（办事、办文、办会）以及接打电话、处理信函、安排活动、接待来宾、陪同访问等事务性工作本身也是重要的信息来源。在信息社会，完全称职的秘书除了做好事务工作外，还应当充分利用信息为领导的管理工作和决策提供依据。因此，秘书必须经常采集、管理和加工各种信息，信息工作已经成为了秘书工作不可或缺的重要内容。 二、办公自动化 （一）办公的概念 “办公”一词，其字面意思就是“办理公家事务”。在农业时代“公”其实就是官府，故人们所理解的“办公”多指官府的行政行为。在西方工业革命时期，办公指企业管理层的工作。现在，随着信息时代的到来，信息成为社会生产的主要要素，大多数人要处理信息，而不是生产产品，“办公”的内涵和外延因此再次得到扩张，它已经成为信息时代的一种主要生产方式。 从信息社会的角度看，“办公”是一种组织行为，它是人们接受、处理和传递信息的过程。它有两个主要特征，一个是处理“信息”，这使它与其他类型的工作相区别；另一个则体现在“公”，它是一种组织的行为方式，与个人生活相区别（组织也有负责员工生活福利的部门及其工作，那也是“办公”）。 （二）办公自动化的概念 科技发展突飞猛进，新技术、新设备不断涌现，带来了办公方式的革命性变化，诞生了一门综合电子、通信、文秘和行政等多学科和技术的新兴学科，这就是办公自动化。 早在20世纪40年代，美国的部分企业开始使用机器设备来处理办公业务，当时美国人把这种手段称为办公自动化（office Automation，简称OA），其含义包括事务处理与管理。随着微型计算机的发展与普及、现代通迅手段的进步，办公自动化成为一项综合性的应用技术，涉及技术科学和管理科学。技术科学包括计算机技术、通信技术、人-机工程等；管理科学是指科学组织和优化各办公环节，使之发挥更高的办公效率。 何为办公自动化，至今国内外尚无统一的定义。有人定义用文字处理机进行办公中的文字编排就