5出差管理（课件）-中职《秘书务实》同步教学（华东师范大学出版社.第2版）

出差管理 本章概述 面对开放和快速发展的社会，任何组织都得建立广泛的社会联系和人际交往圈。因为工作的需要，领导要经常出差，有国内的，也有国外的；有商务性质的，也有社交性质的；有长期出差，也有短期出差。不管哪种情况，秘书都要为领导的出行做好相关的准备工作。 出差管理是指秘书为领导出差提供相关辅助工作，是秘书日常事务的一项经常性工作。秘书要了解出差的准备工作，掌握出行手续办理的流程以及与相关部门沟通的方法，能够为领导出差提供具体帮助；掌握出差计划、日程表的编制方法，提高出差的效率；学习秘书随同出差的随行事务管理，做领导的得力助手。 学习目标 1.了解出差的准备工作。 2.掌握出差手续办理的流程以及与相关部门沟通的方法。掌握出差计划、日程表的编制方法。 3.学习秘书随上司出差时随行事务管理内容和要点。 重点难点 1.掌握出差计划、日程表的编制方法。 2.掌握出差手续办理的流程以及与相关部门沟通的方法，能够办理出差公务。 3.灵活处理秘书随上司出差时随行事务管理工作。 【案例导入】 吴秘书平时工作还算认真负责，领导对她的评价也不错。有一次，领导到国外出差大约十天，吴秘书觉得这段时间她可以“放羊”了，自由自在没人管了……谁知领导突然提前回来，在办公室里看不见她，下午临近下班才看见她身着休闲装散漫踱回来。领导很不高兴，联想她这几天是否每天都在逛街购物、游泳散步……从此，领导对吴秘书的态度就变了。 领导出差期间吴秘书应该怎么做才是合适的？ 第一节国内出差 出差也叫公务旅行，在企业又称为商务旅行。在工作中，为了洽谈业务、参观访问、出席会议、签订合同、实地考查等目的而到异地办理公事，即是出差。秘书为领导出差提供相关的辅助工作，就是出差管理。 辅助领导出差是秘书的一项重要工作，为领导出差做准备是秘书的日常事务工作。当秘书得知近期领导有出差的打算后，要了解详细的情况。那么，一位称职的秘书应该为领导的出差做哪些准备工作呢？ 一、了解基本情况 （一）出差的原因 领导是参加行业会议，还是与某公司洽谈业务，或者是其他的公务活动？由于目的不同，需要准备的资料不一样，这也影响对出行服装的选择。 （二）出差的地点 可能是几个城市，也可能是一座城市的几个地方，地点了解得越详细越好，方便秘书预定车、船、机票。准备当地地图，了解天气情况，建议领导带合适的衣物和雨具。还可以网上查询当地风俗并向领导介绍，以免无意之中冒犯别人。 （三）出差的时间 启程时间，路途所用时间，抵达、返程时间，各项活动时间，这些都要反映在计划和日程表上，秘书需要详细了解。如果领导近期身体欠佳，秘书在安排行程时要多留一些休息时间，行程不要安排得太紧。时间还是秘书预定车、船、机票和安排接送的依据。 （四）出差人员安排 明确双方参与会谈的主要人员，公务出差的主要接待人员，外出活动的主要陪同人员等。公务活动的安排讲究对等接待，接待规格、接待人员身份相当。另外，双方人员因宗教、民族等原因对食物住宿等有特殊要求的，应该事先了解清楚。 二、准备工作 （一）选择 根据领导的要求、工作的需要以及出差目的地的交通状况，选择合适的交通工具。一般来说，短程、路况好的地方首选汽车；其次选择火车，安全舒适，价格便宜；路程远的、道路崎岖的地方一般选择飞机，方便、快捷，只是费用稍高。乘船旅行速度慢，在公务活动中不太受欢迎。 选择车、船、飞机票的舱位等级，还要根据出差标准和领导级别而定。无论选择上述何种方式出行，秘书只能查询并向领导建议，最后由领导决定。 （二）预订 1.通过电话或网络订票。 秘书自己或派人取票，或请对方派人送票。拿到票后仔细核对姓名、日期、航班（车次）、座位、到达地点等。可以在网上提前选定机票座位号。 2.预订房间。 了解领导住宿宾馆的档次，了解本组织相应的财务制度，满足业务的需要，如是否有无线网络、咖啡厅、会议厅等。征询领导的喜好，选择清洁、交通便捷、离洽谈地点不太远的宾馆为领导住宿地点。可以通过电话联系与我方有合作关系的对方组织帮忙联系住宿，也可以通过网络或旅行社预定。无论哪种方式，以节约成本、时间为好。 （三）预支 有些组织为出差人员提供预支差旅费，等出差回来后报销。秘书得到领导的旅行信息完成上述工作后，就可以填表申请预支差旅费。支付差旅费采用现金、旅行支票、信用卡等方式。到经济发达的大城市，可以少带现金，用信用卡、个人支票更安全方便，信用卡可以把个人支票兑换成现金。差旅费一定要准备充足，要明确哪些费用由接待方出，哪些需要己方付，这样才好计划带多少钱，以什么形式带。 （四）资料和行装 对于需要携带的资料和用品，可以按类列出让领导过目，并检查是否有遗漏。 1.工作资料 把领导出差期间需要的资料或文件准备好，如相关的信函、备忘录及其他资料——谈判提纲、合同、报价资料、工程图表、公司新产品介绍等，以及为商务洽谈