4.3会议文书（课件）-中职《秘书基础》同步教学（成都西南财大出版.第2版）

会议文书 讲授人： 联系： ： 一、会议文书的特点 会议文书是会议期间形成和使用的所有文件。包括在开会前发的文件、会议中形成的文件和会议后整理的会议简报、会议决议等文件。会议文书的特点主要有以下四点： 1.政策内容的指导性 会议是实现领导意图的手段，所产生的会议文书大都经过领导层层把关审核、签发，代表了该单位、该部门会议前后的重要方针、政策，对该系统、该部门具有重大指导意义。会议后，单位职工需要贯彻执行的内容基本都会通过会议文书的形式反映出来。会议文书的内容政策性强，具有约束力和普遍的指导意义。 2.文本格式的多样性 一次会议的文件，往往包括了国务院所规范的公文的大部分形式，文书种类的多样性包括：会议文书写作格式的多样性、形成过程的多样性、效用范围的多样性、语言表达方式的多样性等。对于秘书学习文件写作、熟悉文件格式，具有参考指导作用。 3.决策方法的成套性 会议文书一般都是围绕会议主要议题而形成的一整套为会议各个进程服务的系列文件。一次大型会议的会议文书对于领导工作来说，是一整套决策方法的说明书。对于一个地区、一个单位，这种带决策规划的成套文件，简直就是一本设计蓝图。对于落实决策、指导工作、检查规划进程，具有重要意义。对于研究、总结以前的经验教训，指导以后的工作都是很重要的资料性档案。 4.撰写制作的紧迫性 会议文书除少部分是会议结束后允许慢慢整理的之外，多数文件是在会议之前或者会议期间抢出来的。这就要求秘书在写作过程中抓紧时间、集思广益、流水作业、发扬连续作战的作风，从草拟、修改、审核到签发都要迅速、快捷。发送文件要迅速、快捷、紧迫。 二、会议文书的种类 1.会议指导文书 会议指导文书包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起草文书等。 2.会议主题文书 指反映会议主题内容的文书。包括开幕词、闭幕词、主题报告、专题报告、大会发言稿、选举结果、正式决议、会议决定、专题讲话、讨论发言稿、会议纪要、会议公报等。 3.会议提议文书 指代表的提案，通常用于提请代表大会讨论审议，并希望批准的文书草案或报批稿，包括提案、议案、建议。 4.会议动态文书 指如实记录、反映会议过程中的动态信息的文书。包括：会议记录、会议简报、会议公告、新闻报告、接受采访、宣传文章、传达提纲、执行计划等。 5.会务管理文书 指从会议的筹备到善后的一系列会务活动中形成和使用的文书。主要包括全年会议计划、一月（周）会议安排、会议通知、会议议程、会议日程、会议须知、会议指南、议程文书、日程安排、选举程序、表决程序、议事规则、出示证件、保密制度、作息时间、生活管理等。 6.会议参考文书 指会议筹备、召开过程中收集、使用的参考性文书。分为两类：一是与会议议题有关的参考材料，如统计数据、典型事例调查报告、情况报告、群众来信和来访材料等；二是与会议有关的各种背景材料，如历史资料，档案材料，有关法律、法规、规章和政策性文件的文件汇编、书籍报刊等。 7.会议宣传礼仪文书 指为保证会议达到预期效果而进行的必要的宣传礼仪活动所形成和使用的文书材料，如贺电（信）、祝词、演讲稿、有关会议的消息报道（底稿）、宣传提纲、会议口号等。 三、常用会议文书的撰写 会议文书是一种比较特殊的文体，在形式、内容和分类、撰写上有自己的特点及要求。它最突出的特点是时间急、内容多、要求高。因此，必须配备一个强有力的写作班子来撰写会议文书。任务确定后，就要立即投入工作。在写作过程中，要善于集思广益，认真组织协作。必要时要连续作战，实行流水作业。要严格层层把关，责任明确，随时送请有关领导审核。 会议文书的撰写是一件十分严肃而又细致的工作，它包括素材、数据及典型材料的搜集、整理，文件的起草与修改等环节，各个环节都必须按照领导意图，严肃认真对待。会议的主题文书，特别是会议报告、主要文件、正式决议、会议纪要等，要下大力气撰写好。对其他种类的会议文书，也绝不可有丝毫疏忽。 开会通知的撰写，要体现会议主题，甚至要体现会议的指导思想，必须精心写作。程序性讲话，虽然都比较简短，但关系到整个会议的进程，拟定时应该简明、准确。议事规则、选举办法和表决方法，都涉及民主集中制的法律程序，必须以十分严肃的态度，拟定正式文书。会议的其他文书，诸如会议名称、主席团名单、各委员会名单、与会人员名单、选票、出席证、列席证和必要的标语、口号等，也都是会议的主要文书，也不应忽视。 秘书工作的一项重要工作就是会议的文书工作。秘书针对会议所要撰写的会议文书主要有以下几种： 1.会议记录 （1）凡是重要的会议都应有记录。会议记录是记载会议的时间、地点、主题、会议议程、会议决议等基本情况的书面材料。它是会议情况的真实反映，不论会议规模大小，会议记录都可以作为贯彻执行会议决议或会议精神的依据，作为进一步分析研究、检查总结工作时的重要参考，还能起到文献资料的