3.2公文处理程序（课件）-中职《秘书基础》同步教学（成都西南财大出版.第2版）

公文处理程序 讲授人： 联系： ： 一、公文处理程序的含义 公文处理程序就是指公文在机关内部，从形成到运转处理所必须经过的一系列环节，也称公文办理程序。它主要包括收文处理程序和发文处理程序两个方面。 公文处理程序在1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党公文处理条例》第22条有明确规定：“公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理，发文处理包括公文的核发、登记印制和分发等程序。” 2000年8月24日国务院发布的《国家机关公文处理办法》第24条、第30条中明确规定：“发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序”，“收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序”。 二、收文处理程序 收文就是机关文书部门收进外单位发送来的所有文件材料。收文处理就是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文处理程序。收文处理程序主要有签收、拆封、登记、分送、传阅、拟办、批办、承办8个工作环节，发文程序主要有草拟、审核、签发、编号、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等11个工作环节。以下我们对一些主要工作环节进行讲述。 1.签收 签收就是文秘人员收到文件材料后，必须在对方的公文投递单或送文登记簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。公文的来源：邮局送来的挂号函件和电报；机要交通送来的机要件；外机关和部门直接送来的文件材料；本单位领导和工作人员出差带回的文件材料等。 签收主要有三种方式：签字、签字并加盖公章、出具收条。签收文件时要求做到以下三点： （1）清点：即认真清点、核对所收文件的件数与对方的送文簿或随文件附寄来的发文通知单或文件投递单上的件数是否相符。如发现不符，可暂不签收，等查明原因，使文件数量相符后再签字。 （2）检查：即核对所收文件与封套上注明的收文机关（单位）、收件人是否与本机关（单位）相符；核对封套编号与送文簿或发文通知单或文件投递单的登记是否相符；检查封套、文件包装是否有破损、开封等情况。在确认里面文件没有受损、缺页、缺少和泄露后，方可签字。 （3）签字：即经清点、检查无误后，在对方的送文簿或发文通知单，或文件投递单上签署收件人姓名和收到日期。普通件注上收到的月、日即可，急件还应注明几时几分，以备事后查考。签字务必清晰、易认，有时也可盖专门的签收章。 外收发人员对收到的文件应按收文部门分门别类，及时送达各部门，对急件要随到随转，密件送机要部门或办公室机要人员。 2.拆封 拆封是指文秘人员对写明有本机关或本部门收启的封件进行启封，而对于写明由某某领导人“亲启”、“亲收”的文件和信函，则其他人员无权随意拆启文件和信函。拆封应注意以下五点： （1）急件、密件应当先启封，以保证其得到优先处理。 （2）纸封的文件信函，启封时应使用剪刀，不要用手去撕拆，以免损坏里面的文件或毁坏邮戳等标记。 （3）拆封后，从封套或文件袋内取出文件时，注意不要遗漏文件，并要检查收到的文件是否完整、齐全，有否缺页少份，是否发错了单位等。其次应将封套内零散的小物件如汇票、发票、单据、现金、照片等物一一妥善保管好，可以放在专用纸袋里，或随同文件一起办理，或送财务部门处理。 （4）经检查核对，确认没有任何差错，即应在发文通知单上签字并盖上签收章，寄回原发文机关。 （5）拆封后的信封和包装封袋一般可以不留存。如是初次发生工作联系的单位，因信封或封皮上印有发文单位的详细地址、电话号码、电报挂号、邮政编码等标志，秘书可以将其保留，以备日后查用。 3.登记 收文登记就是将需要登记的外来文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。收文登记的具体要求是： （1）凡收到的重要文件都应登记，无论是上级机关的文件还是下级机关的请示、报告，不管有无密级的文件等。 （2）仔细确认不必登记的文件，主要包括：公开的和内部不保密的出版物；一般性的简报；事务性的通知、便函、介绍信、请柬等。 （3）根据具体情况采用总登记或分类登记的方法。总登记适用于收文数量较少的单位，即把所有收到的文件按年度、按收文时间先后编流水号登记。分类登记适用于文件量多的单位，即对所有收到的文件先分类别，可以按文件的来源分，也可以按文件的内容分，然后在各类别内再编流水号登记。 收文登记是一项极其重要的工作，更是一项基础性工作，因为它记录了来文的基本信息，从中可以了解文件的来龙去脉，以便日后查询；还可以据此掌握来文数量和范围，为平时归卷工作和日后整理、归档工作打下基础。 收文登记的形式，应从各单位方便管理文件的需要出发自行