2.1日常接待工作（课件）-中职《秘书基础》同步教学（成都西南财大出版.第2版）

日常接待工作 讲授人： 联系： ： 一、日常接待任务 接待工作是履行秘书职能的重要一环。在接待工作中，秘书扮演着重要的角色，肩负着三重任务： 第一，他们代表着单位的窗口和领导班子的形象，外界与本单位上层的接触首先是通过秘书，因此秘书担负着“单位窗口”和“班子形象”的角色。 第二，面对一般的接待对象和非重大的事务接待时，他们为领导人挡驾，直接代替领导处理部分接待工作，这时秘书充当“领导的化身”的角色。 第三，面对重要接待对象和重大事务的接待时，他们为领导的亲自接待做好辅助、准备工作，这时秘书充当起“领导的助手”的角色。 总之，秘书的接待任务就是搭建上层往来的桥梁，处理日常的来客访问，当好领导的接待助手。具体来说，又可将接待工作细分成三大任务： 1.安排好来宾的工作事宜 来的人都是有事而来的，可以说都是为工作而来的。因此接待工作的最主要任务就是了解清楚来访者是为什么而来的，是办什么事情，达到什么目的。进而协助来访者完成工作任务，取得满意结果。因此，秘书人员应在坚持原则的基础上，想人所想，急人所急，礼貌周到地完成接待任务。具体工作内容有： （1）搞清来宾的基本情况和主要意图。来访者的基本情况包括：姓名、单位、身份、来访者人数、到来时间、来访目的等。由于来访者的对象、用意不同，接待的方式和任务也不同。对于本单位上级交派的重要的接待工作，上级部门一般会有明确的交代，然而，有时来访者的真实意图往往是不会轻易外露的。 例如，一饭店曾经发生过两件由于秘书人员在接待工作中没有把好关，而使饭店蒙受损失的事情。一件是本市同样规模的另一家酒店派出一些人员，先后来到饭店，假借友好访问和参观学习的名义，窃取商业情报和技术资料。接待人员没有看出来，使饭店的重要信息泄露。第二件是有个别执法人员伙同社会无业人员私自打着检查评比的旗号，来该饭店吃、拿、卡、要，接待人员也没有看出来，进行了常规接待，使饭店蒙辱受损。要想杜绝这些情况的发生，秘书人员必须掌握分辨来访者意图的技巧。 分析判断来访者意图的依据， 一是已经收集到的来宾情况； 二是有关组织的接待通知； 三是来访者的有效证件或信函； 四是来访者自我介绍； 五是同来访者的交谈。 （2）根据来宾意图及本部门的实际情况，拟定出接待计划和日程安排。重要的接待活动特别要事先制定好接待计划或方案，这个接待计划应该包括：接待方针、接待规格、接待方式、接待日程、接待经费等内容，计划一定要做得周密详尽。 （3）安排领导会见来宾。如来访者确实需要由领导会见，则秘书人员应及时与领导联系，得知领导决定会见来宾后，秘书人员应主动将来访者引导到领导办公室或领导指定的会客室等处，并礼貌地介绍领导与客人相识，然后热情地给来访者和领导准备茶水，并尽快退出，以便领导与客人交谈。 （4）安排双方座谈、洽谈、研讨会议的时间和地点。双方座谈、洽谈、研讨，如需要以会议方式进行时，要安排好会议所需的场地、物品、具体时间、交通甚至食宿，秘书人员在制定计划时就要考虑周全。 （5）安排考察、参观等活动。规模较大的接待都伴随有考察、参观活动。要安排好考察、参观的地点、项目、具体时间，参观所需车辆、人员要事先联系好。在整个考察、参观活动中，秘书人员应始终陪同，要热情礼貌实事求是地介绍情况，不要弄虚作假。 （6）安排好文件、材料的准备和发放工作。接待工作中所需的文件、材料要事先准备充分，千万不要等到客人来后，临时寻找。准备的文件、材料，一要全面；二要有针对性；三要坚持保密原则；四要美观整洁。 （7）做好安全保卫和保密工作。领导和秘书的办公室是一个单位的窗口，也是一个具有保密信息的机要部门。因此，在办公室的接待工作尤其要做好保卫与保密工作。保证整个单位及办公室、领导人的安全，保证机密事项不泄露，必要时可与安全保卫部门联系。 （8）安排好礼品、纪念品的准备与发放工作。确有必要时，根据实际情况安排好礼品、纪念品的准备工作。接待活动中有时要赠送一些礼物给来宾，所赠送的礼物应坚持低值、小额，力求体现民族或地方特色，或者体现本组织的形象，具有纪念和象征意义。 （9）安排好重要接待任务的新闻报道工作。对于需要有新闻报道的重要接待活动，要事先邀请新闻记者前来。秘书人员要为记者的采访和报道提供资料和线索，事先要准备相关材料，同时向有关方面索要来访者的简历、照片，以备报道。 2.安排好来宾的生活接待 （1）住宿安排。包括宾馆、招待所的房间安排，要与住宿单位取得密切联系。 （2）伙食安排。包括用餐餐馆、伙食标准，结算方式，都要事先安排好。 （3）接待工作用车安排。有时开会、住宿不在同一个地方，还要落实车辆接送。 （4）宾客接送的安排。来来往往的宾客，无论坐飞机、坐火车，接送站都要安排好。 （5）提前办好返程车、船、机票的预订、预购工作。 （6）要安排好就医、保健等工作，以免有来宾生病。