1.3秘书工作的基本任务和要求（课件）-中职《秘书基础》同步教学（成都西南财大出版.第2版）

秘书工作的基本任务和要求 讲授人： 联系： ： 秘书工作既有行政管理工作，也有日常事务，还有辅助领导决策的工作和协调工作。 秘书工作的任务是既要围绕领导活动服务，保证领导工作的正常运转，又要为机关、基层服务，做好综合协调工作，处理好各方面事务。 秘书工作的基本任务 01 传统秘书的基本任务是“三办”，即办文、办事、办会。但是，随着时代的发展和领导工作的实际需要，现代社会的秘书工作的基本任务，将由传统的低层次、事务性服务，向高层次、智能型服务转变。现代秘书的工作任务将以调查研究为方法，以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助决策、协调管理为根本，把过去的事务处理、会议组织、文稿撰写、文档管理、信访督促等工作任务提升到一个更高的阶段。 总之，秘书工作的基本任务可以归纳为以下三大类： 1.传统的日常事务管理 （1）行政事务工作。操办各种日常事务，是秘书工作最传统、最基本，同样也是不可缺少的工作。包括值班管理、接待工作、生活管理、车辆管理、环境管理工作等，这些都是秘书不可推卸的工作。虽然在一个单位，众多繁杂的事务都有各个职能部门分别承担，但由于秘书处于整个行政管理工作的枢纽部位，因此大量的行政事务工作还得由秘书部门来协调管理。 （2）会务工作。机关会议多，而秘书是会议的主要操办者。秘书的会务工作主要是指会议前期准备、会期服务及会后事务处理等整个过程的事务工作，具体包括安排会议议题，分发会议通知，布置会场，接待会议人员，承担会议记录，撰写新闻稿、会议纪要、会议简报等。 （3）文档工作。秘书又叫文秘人员。秘书必定是文书和文档管理的兼职者。文档工作又包括起草撰写公文和其他公务应用文；文档处理工作，包括收文处理和发文处理；档案工作，包括立卷归档；信息工作，包括各种信息简报、内参的编写、材料的整理等。 （4）信访工作。信访具体包括来信处理、来访接待，对报刊上的批评、建议的处理或顾客投诉处理等。这是一项直接面对群众的工作。人民群众以来信、来访和电话的形式向上级组织表达个人或集团的愿望，或对国家、政府制定的政策法令、决策提出建议、意见、批评，或对党和国家机关的公务人员违法乱纪行为予以揭发、控告，或是向有关部门申述个人意愿等，这些都是人民群众的重要权利，秘书必须认真对待。 （5）机要保密工作。保守秘密即保守国家、社会集团以及个人的机密。秘书人员接触的秘密事情比一般人都多，保密是秘书工作的重要职责之一。秘书保密工作具体包括秘书所管理的文件、信息的保密，还包括制定保密制度，开展保密教育，处理失密、泄密事故等。 （6）印章管理工作。印章是各种公章、图章的总称。各级各类单位的印章，代表了它们的权力和地位，是它们进行指挥和管理的重要凭证。印章的管理历来由秘书机构负责，要指定专人管理并且建立完善的管理制度。 （7）领导人临时交办的工作。领导临时交办的工作，是秘书经常要完成的任务。其中有计划内可预见的事务，比如临时找人谈话，接待上面来人，负责会议接待，还有代表领导去参加会议，接见客人，处理事情，甚至到员工家里慰问，去医院探视病人等。它们大多是事务性的，比较琐碎，但也可预见。还有一类是不可预见的，如突发事件的处理，其中包括各种自然灾害，也有社会纠纷、生产事故的处理。 2.智能型服务 这是现代秘书越来越重要的工作任务。智能型服务就是秘书发挥参谋助手的作用，辅助领导管理和决策。在这项任务中，一是为领导决策做好决策准备，包括协助调研，收集整理信息资料；二是提出或协同有关部门提供决策参考方案；三是传达决策信息，下达文件；四是协助领导实施决策和督办查办。具体说，智能型服务特别要做好以下四项工作： （1）辅助决策工作。决策是指个人或群体为满足需要、实现目的、改变环境而进行的设计、选择和决定的意识活动及其成果。人们在日常生活中，常会遇到需要选择、安排和决定的事情，其中大事小事都会有。如大的方面，国家的政策、治国的方略等问题；小的方面，一个单位在哪里选择停车场的问题，这些都需要选择和决策。面对单位、机关和领导的种种决策，秘书都有责任为领导分忧，为领导出谋划策，这其实就是辅助决策。 （2）调查研究工作。调查研究是领导决策的基础。在领导决策前，秘书要深入基层和有关部门，进行预见性调查；领导做出决策后，秘书要及时了解决策的执行情况，进行验证性调查，检验决策的正确性，协助领导校正决策的不足之处，使决策趋于完善。因此，调研工作是秘书辅助决策不可或缺的环节，主要针对本地区、本单位、本行业内外以及与决策相关的情况做调查研究。 （3）信息咨询工作。领导决策的前、中、后过程都需要信息。准确、及时的信息是做出切合实际、正确无误的决策依据。传统秘书在信息工作中只侧重于简单的收发传递信息，在当今社会中，信息是效率、是质量、是生命，现代秘书则强调综合处理信息，既要有敏锐的