第五章 档案整理《文书拟写与档案管理》（高教版）同步教学课件

第五章 档案整理 单击此处添加标题文字 第五章 档案整理 学习目标 了解档案整理工作基础知识 掌握全宗在档案管理中的具体应用 掌握档案排列与基本编目 第五章 档案整理 【教学重点】 1. 全宗的构成及区分全宗的意义。 2. 档案分类的基本方法。 【教学难点】 1. 判断档案所属全宗 2. 如何对全宗内档案进行分类。 【教学方法】 理论与实践课相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。 【教学手段】 讨论法、案例分析法 【教学课时】 2学时 第五章 档案整理 档案整理工作是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案工作创建秩序化的管理对象基础。 数量浩瀚的档案，如不进行科学的整理，查找一份档案就如同“大海捞针”一样困难。而且不把档案联系结合起来，就不能充分体现档案的特点，就会影响以致失去档案的利用价值。 第一节 档案的分类 一、全宗 1.全宗的内涵 全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。 第一节 档案的分类 2.立档单位的构成 （1）组织立档单位。 （2）个人立档单位。 （3）项目立档单位。 第一节 档案的分类 3.判定档案所属全宗 判定档案所属全宗，主要应从立档单位的内部文件、发文和收文三方面着手，分别查明他们的形成者。 立档单位的内部文件和发文，他们的作者就是档案的形成者，只要查明了文件的作者，也就确定了他们所属的全宗。 立档单位的收文，它的实际收受者就是档案的形成者，只要查明了文件的实际收受者，也就确定了它所属的全宗。 第一节 档案的分类 4.立档单位和全宗历史考证 立档单位及全宗历史考证包括以下基本内容：机构、机构变化、领导人情况、职责范围和主要工作、大事记、组织级别、人员编制、档案数量情况等。 第一节 档案的分类 立档单位和全宗考证的基本内容【见表5-1】 表5-1 基本项目 明确内容 机构 成立、撤销、名称改变、地址迁移、隶属关系改变的时间和依据 内设机构的增设、撤销、所属系统单位的划出、划入变化时间和依据都要写明 领导人员 领导人及内设机构领导人姓名、职务、任免、调出调入时间 职责 特定的职责范围和工作任务及当年的主要工作 大事记 具有历史价值意义的事件。实事求是，思想性鲜明，文字简练 组织级别 人员编制 建制定级，人员编制及不同分类标准人数 档案数量 当年建立档案情况，数量及各保管期限各有多少卷 第一节 档案的分类 二、全宗内档案分类的基本方法【见表5-2】 表5-2 分类 方法 基本含义 与分类依据 基本要求 操作要点 年度分类法 根据归档文件形成和处理的年度分类 正确地判定文件的日期并归入相应年度是问题的关键 确保不同年度的文件不得混淆 ---------------- 机构分类法 根据内部组织机构设置情况对归档文件分类 归档文件主要为本单位产生的文件 本单位内部设有组织机构而且数量稳定 --------------- 问题分类法 根据归档文件内容所涉及的工作事务与问题分类 类别应反映单位基本职能 类目概念明确，不得交叉 ---------------- 保管期限分类法 根据为归档文件划定的不同保管期限分类 将不同价值的归档文件从实体上区分开来，便于有针对性地管理和保护 ---------------- 第一节 档案的分类 三、复式分类法 1. 年度―机构―保管期限分类法 2. 保管期限―年度―机构分类法 3. 机构―年度―保管期限分类法 4. 年度―问题―保管期限分类法 5. 保管期限―年度―问题分类法 第二节 档案的排列、编目与装盒 【教学重点】 如何对归档文件进行排列、编号与编目以及档案装盒。 【教学难点】 归档文件的排列、编号及编目意义和方法。 【教学方法】 理论与实践课相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。 【教学手段】 讨论法、案例分析法 【教学课时】 2学时 第二节 档案的排列、编目与装盒 对归档文件进行分类后，档案整理工作进入排列、编号与编目以及档案装盒的阶段。排列是保证归档文件的有序性；编号是使每一件档案文件都获得一个独立的代码，从而为以后的管理与利用工作提供便利；