专题六 对表中记录进行操作（讲义）-《Access数据库应用技术》（电工版第三版）高考备考讲练测（山东省）

专题六 对表中记录进行操作（讲义） ---《Access数据库应用技术》专题复习讲练测 [考纲要求] 1：掌握记录的添加、修改、删除等操作。 2：掌握数据表数据的排序和筛选。 3：掌握记录的索引。 [课时安排] 4课时 [知识梳理] 一：记录的添加、修改和删除 1. 记录的添加： 数据表视图中表以表格的方式显示，可直接在表格中逐行添加记录，各字段数据类型不同，记录添加方法也不同。 （1）常规数据类型的输入： ①短文本、长文本、数字、日期/时间、货币、是/否等类型字段可直接在表中输入。 ②自动编号类型字段不用输入，添加记录时自动完成。 ③添加记录时若某字段设置有“默认值”，则新记录的该字段使用“默认值”自动填充。 （2）OLE 对象数据类型的输入： OLE 对象数据类型的字段不能直接在数据表视图中输入，可采用插入对象的方法输入数据。 ①选中 OLE 对象数据类型的字段并双击，打开提示对话框，提示需要用插入对象的方法进行输入。右键单击该字段,在弹出的快捷菜单中选择“插入对象”命令。 ②对话框中各选项的含义如下： a.新建：根据要创建的对象类型，在对象类型列表中进行选择，单击“确定”按钮后，会根据所选择的对象类型自动打开相应的应用程序来创建对象文件。 b.由文件创建：如果对象文件已经存在，则可以选中此单选按钮，单击“浏览”按钮,在打开的对话框中选择已存在的文件,单击“确定”按钮后,将对象文件插入表中。 c.链接：不选中该复选框时，Access 2013 会将对象文件的内容插入表中，会增加数据库的容量；选中该复选框时，创建的 OLE 对象在表中只保存一个链接路径，在应用中数据库文件和对象文件必须都存在，但文件的容量都比较小。 2. 记录的修改： 选中记录中要修改的字段，重新输入数据即可对记录进行修改操作。 3. 记录的删除： 在行选择器中选中要删除的记录,单击“开始”“记录”“删除”按钮,或右击在弹出的快捷菜单中选择“删除记录”命令，即可对记录进行删除操作。 4. 操作中的注意事项： （1）每输入一条记录，表会自动添加一条新的空记录，并在该空记录左侧的行选择器中显示一个“*”号，表示这是一条新记录。 （2）对选中准备输入的记录，其左侧行选择器中出现黄色矩形标记，表示该记录为当前记录。 （3）对正在输入的记录，其左侧行选择器会显示铅笔符号，表示该记录正处于输入或编辑状态。 （4）Access 2013 的OLE 对象可以是图片、Excel 图表、PowerPoint幻灯片、Word文档等。插入图片的格式可以是 BMP、JPG等,但只有 BMP(位图) 格式可以在窗体中正常显示。因此，插入图片不是BMP 格式时，要将其转换为 BMP 格式。 二：记录的查找和替换 1. 记录的查找： 如果表中存储的数据量比较大，则可以使用查找来快速定位记录的位置，方法如下。 单击“开始” “查找”“查找”按钮，打开“查找和替换”对话框,如图。在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，单击“查找下一个”按钮，光标将定位到包含要查找内容的记录位置。 在“查找和替换”对话框中： （1）“查找范围”下拉列表用于确定是在整个表还是在某个字段中查找数据； （2）“匹配”下拉列表用于确定匹配方式，包括整个字段、字段任何部分、字段开头3 种方式。 （3）“搜索”下拉列表用于确定搜索方式，包括“向上”、“向下”、“全部3 种方式。 2. 记录的替换： 如果要修改表中多处相同的数据,则可以使用“查找和替换”来进行批量修改,方法如下。 单击“开始”“查找”“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框，如图。在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，在“替换为”文本框中输入要替换为的内容单击“替换”按钮，可手工查找并替换数据；单击“全部替换”按钮，可自动将查找到的全部内容替换掉。 3. 查找中可以使用的通配符： 在查找中可以使用通配符进行更快捷的搜索。Access提供的通配符及其含义如表2-3。 三：数据表视图格式及行列操作: 1. 设置数据表视图格式： 设置数据表视图格式包括设置数据表的样式、字体及字号，改变行高和列宽，调整背景色彩等，通常通过单击“开始”“文本格式”选项组中对应的按钮进行设置。 2. 调整表的行高和列宽： 在应用中，可能需要对行的高度或列的宽度进行调整，以满足数据操作的需要。调整表的行高和列宽有手动调节和设定参数调节两种方法。 （1）手动调节:将光标移动到表中两个字段的列 (或两条记录的行) 交界处，当光标变成 (或)形状后，按下鼠标左键，向左右 (或上下) 拖动即可调整列宽(或行高)。 （2）设定参数调节:单击“开始”“记录”“其他”下拉按钮在弹出的下拉列表中选择“行高”(或“字段宽度”)选项，打开“行高”(或“列宽”)对话框在对话框中输入“行高”