第四章 文书的整理与归档02（课件）-高一《中职文书与档案管理》同步教学（北理工版）

第二节 文书整理与归档工作 文书的整理归档属于文书部门的职责范畴，它是文书工作的最后一个环节。实行文书部门整理归档，是我国文书工作和档案工作的一项基本制度，它使文书工作和档案工作在职责上有了科学的分工。 一、文书整理归档概述 文书部门对办理完毕的文件，将其中有查考、利用、保存价值的，按照它们在形成过程中的联系和一定规律，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒或编立案卷，定期移交给机关、单位档案室集中保管的过程，就是文书的整理归档。 返回 下一页 返回 下一页 第二节 文书整理与归档工作 1.文书整理归档的原则 对于文书的整理归档，主要应遵循以下几条基本原则: (1)必须是具有一定查考利用价值的文书才可整理归档为保证档案质量，降低保管成本，就不能“有文必档”，对于那些没有查考利用价值的文书可不必整理归档。 (2)必须依法进行文书的整理归档《中华人民共和国档案法》为我国的文书工作和档案工作制定了统一的归档制度，各级各类机关、单位必须认真执行。任何个人，无论是办公室工作人员，还是机关、单位的负责人，都不得私自保存或销毁应当归档的文件。 返回 上一页 下一页 返回 下一页 第二节 文书整理与归档工作 (3)必须是办理完毕的文书才可整理归档所谓“办理完毕”，是指文书处理程序上已经办理完毕，而不是指文书内容所涉及的事情已全部办理完毕。 2.文书整理归档的作用 具体来说，文书整理归档的作用主要有如下三个方面: (1)文书整理归档保持了文件之间的历史联系，便于查考利用每份文件既是独立的，而它们相互之间又有密切联系，如围绕一项工程的建设、一个案件的处理或召开一次会议，所形成的一系列文件，是密切联系的。 总之，只有很好地保持了文件之间的历史联系，才能便于反映工作活动的历史面貌，便于查考和利用。 返回 上一页 下一页 返回 下一页 第二节 文书整理与归档工作 (2)文书整理归档保证了文件的完整与安全，使其便于保管在机关档案室和国家档案馆里，编目、鉴定、统计、提供阅览等工作，都是以文书的“件”为基本单位来进行的。因此，将文件整理归档，可以避免文件破损和散失，便于保管和保存。 (3)文书整理归档奠定了档案工作的基础整理后的文件移交给机关档案室后，文件便从发挥现行效用转入备作查考，也就是说从现行文件运转过程，进入档案管理的阶段。所以，文书整理归档工作是档案工作的基础，文书整理的质量，直接影响和决定档案室与档案馆档案的质量。 返回 上一页 下一页 返回 下一页 第二节 文书整理与归档工作 二、文书整理的基本要求 文书整理的基本要求具体体现在以下几个方面: (1)实事求是地收集、鉴定和整理文书材料。 (2)齐全、完整、系统地收集和管理文书材料。 (3)反映机关文书之间内在的历史的联系，主要表现为: ●第一，要反映出文书之间在政策上的联系; ●第二，文书整理要反映机关之间、机关部门之间的联系; ●第三，要反映机关工作活动各个阶段、各个环节之间的联系。 (4)既要便于文书处理部门的暂存和利用，又便于档案室的保管。 上述四项要求，对文书处理部门的文书整理工作来说是互相联系、缺一不可的。 返回 上一页 下一页 返回 下一页 第二节 文书整理与归档工作 三、文书整理归档的组织 文书整理归档的组织主要包括以下几个环节: 1.选择整理环节 所谓“整理环节”，就是选择整理的地点，亦即确定本机关的文书整理工作到底放在哪一级机构来进行。 (1)整理工作的形式 文书整理工作有集中整理和分散整理两种，主要是: ●集中整理即集中在机关办公室整理，承办人把文件办理完毕后都退回到办公室，由办公室的专职或兼职文书人员统一进行整理; ●分散整理即机关办公室与各组织机构分担整理工作。 返回 上一页 下一页 返回 下一页 第二节 文书整理与归档工作 (2)整理环节的选择 一般说来，整理环节的选择应与文书工作的组织形式相适应把整理地点放在最能掌握文件的形成和处理情况的地方。具体情况如下: ●中型或大型机关一般有两层以上机构，可以根据驻地、业务分工、文件数量、文书工作组织等情况，采取分工或部分集中、部分分工的办法; ●有特殊业务的机构，如财会、人事、信访、保卫部门等，一般都由自己单独进行文书整理。 返回 上一页 下一页 返回 下一页 第二节 文书整理与归档工作 2.明确整理人 文件的整理主要由如下人员负责: ●文书处理部门的工作人员。由文书处理部门的工作人员来整理，是指由这些机构内担任文件的内收发、运转、催办等工作的人员来负责整理。因这些人熟悉文件的来龙去脉，熟悉文件之间的联系;如另设整理人，就无法体现和发挥文书部门整理的优点; ●承办人员。有些部门由于工作的特殊性，也可以采用先由承办人员初步整理的办法。承办人员把自己处理、保存的文件交给整理人时，先把文件初步整理，将有联系的文件放在一起，并把文件的