6.1归档工作的准备（课件）《文书处理和档案管理》（华东师范大学出版社）

文书处理【6章】 第六章 文件整理归档 学习本章需要全面掌握整理归档的主要过程和操作要领。 其中包括掌握文件分类方法及其确定，学会为不同机关单位制定文件分类方案； 在具体操作中，要求了解案卷级整理方法，重点掌握文件级整理流程的具体操作和技术要求，并能够熟练运用。 第一节 归档工作的准备 归档整理必须在文件分类基础上进行。 归档工作的准备工作主要指文件实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。 包括确定文件分类方法、制定文件分类方案等具体内容。 一、归档工作的制度、原则与要求 （一）建立健全归档制度 通过归档，文件转化为档案保存。由于机关单位内部机构的档案收集主要通过其办毕公文的整理归档进行，二者实为一体，所以归档成为文书处理终结和档案管理启动的重要环节。 各机关单位建立文档系统，首先面临的就是要建立健全归档制度，将文件归档作为工作重点。同时，也要做好其他类型文件的收集整理工作。 归档制度的具体内容见本教材下编第八章第二节一、（一）归档制度与归档工作 （二）归档工作的原则与要求 归档工作的原则是遵循文件材料的自然形成规律，保持归档文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 文件整理归档时要求： 1．确定由文件形成、承办部门（人员）整理归档的制度。 2. 注意整理归档工作中的合理分工。 3．准确划分归档范围。 （1）将文件置于机关单位工作整体中考察。从本机关单位的职权范围、社会地位和作用等角度确定其归档范围及保存价值。 （2）加强内部文件和“账外”文件的收集。 （3）区分文件与资料常用资料。 二、确定文件分类方法 （一）年度分类法 是运用最广泛的分类法。即根据文件形成年度将同一年度的文件分为一类，不同年度的文件分为不同的类别。 决定这一分类质量的关键，在于正确地判定文件的日期并归入相应年度： 1．有多个时间特征的文件，应以文件签发或会议通过日期（即成文日期）为准，据此判定文件年度。 跨年度文件处理方法： 对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及规范类公文等形成时间和内容针对时间涉及不同年度的文件，统一规定为按文件成文日期判定文件所属年度。 如：1995年形成的《1996——2000年工作规划》 ——应归入1995年； 1997年形成的《1996年××机关工作总结》 ——应归入1997年； 2004年8月28日由第十届全国人大会常委会第十一次会议通过，2004年８月28日中华人民共和国主席令（第十八号）公布，自2005年4月1日起施行的《中华人民共和国电子签名法》的定稿、存本 ——应归入2004年。 2．跨年度形成的文件，如会议文件、案件材料等往往统一在办结年度归档，分类时归入办结年度。如某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。 3．几份文件作为一件时, “件”的日期应以装订时排在最前面的文件的日期为准。如：来文与复文为一件时，按规定复文排在前面，应以复文的日期为准。 4．文件没有标注日期时，如内部文件，需要分析该文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标志，通过对照等手段考证和推断其准确或近似日期，并据此按年度合理归类。 5．有专门年度的文件，按专门年度分类。如兵役年度、粮食年度、教学年度等。 6．会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。 （二）机构（问题）分类法 是机关单位常见的一种分类法。在检索手段现代化情况下，一般2——3层次分类即可。按照《归档文件整理规则》[1]（以下简称《规则》）规定，制定文件分类方案时不能同一层次分类同时采用机构分类法和问题分类法，而应该根据机关归档文件实际择其一种。 [1]国家档案局：《归档文件整理规则》（行业标准DA/T 22-2000）2000年12月6日发布，2001年1月1日起施行。 1．机构分类法 即根据形成和承办文件的机构分类。 由于机关单位的文件原本由其各内部机构分工处理和整理，构成归档文件自然按机构分类，简化了分类体系的设计，还顺理成章地保持了文件在来源方面固有的联系，便于按照一定的专题查找和利用档案。此法易于掌握，并被广泛采用。 分类时，一个机构设一类，机构名即类名。各类之间按照机关组织机构序列表规定或工作习惯排列，如：“综合性机构——业务部门——辅助性机构……”。 对于跨机构形成处理文件，其分类采用以下处理原则:归入文件处理或承办(或主办)部门的类别，即发文以谁的名义发就归入谁的类；收文是哪个部门承办(主办)就归入哪个类。 2.问题分类法 即按照文件