5.3公文管理（课件）《文书处理和档案管理》（华东师范大学出版社）

文书处理 【5章】 第四节 公文管理 公文管理，亦称收发文管理。 即通过具有管理性质的若干环节对收发文流程运行进行沟通协调和监督控制的活动，包括登记、公文信息加工、传阅、催办等工作。 一、登记、公文信息加工 （一）登记 即由文书工作机构统一对公文的完整数据进行登录，是贯穿整个公文处理流程始终的关键环节。 严格登记制度，一方面有利于管理者掌握公文运转办理的原始情况，为查阅、催办、交接、统计公文提供线索和凭证；另一方面，有利于明确办文责任。 1．工作内容 （1）设置登记体系。 （2）设置登记格式和项目。 总原则是科学 实用 严密 简化 2．做法与要求 （1）确定登记范围。 以数量最大的收文登记为例，收文登记范围可与本单位归档文件范围结合考虑，即凡属正式来往公文、内部文件、会议文件等均应逐件登记，并将登记重点放在具有归档价值的公文上。 特别注意对“账外文件”的登记。 不需要登记的收文，亦可参考本单位文书材料的不需归档范围。 对于未经文书工作机构登记的收发文，各部门应不予办理，不能对外发出。 （2）选择登记形式。 簿册式登记。可按收发文时间依序登记，便于查找、交接和统计公文，利于保存和掌握收发文的办理期限和去向，成本较低，普遍采用。但公文数量多时操作欠灵活，不便于查找和登录。 卡片式登记或联单式登记。排列灵活，分类登记。但存在卡单零散、保管麻烦等不足。 电脑登录。简便易行，便于公文信息的存储、检索和利用，满足了计算机管理公文信息的一次输入、多次输出，信息共享的需求。 （二）公文信息加工 即文书工作机构（人员）在收文办理之前，对其进行筛选分类、加工编辑，控制呈批数量，提取有效信息，方便负责人阅读与审批的环节。 通过主动地、有针对性的加工工作，提高公文信息流含金量； 文书工作机构将单一的公文管理向信息管理、知识管理转变，除公文外,非公文信息如情报、资料、新闻报道、科技成果等也成为文书工作机构关注对象，需要对其进行科学整合，为机关单位提供优质高效的信息服务。 主要工作内容与要求： 第一，筛选分类 即对收文按照业务性质、重要程度、紧急程度进行选择分类。 文件材料分类别处理： ——需送负责人批办的公文。 ——承办部门明确、需要办理的业务性公文。 ——本单位行政事务管理方面形成使用的具有规定性、执行性公文。 ——不需办理的一般阅件。 ——临时性、事务性文件材料。如催报统计报表的通知、请柬、一般便函等。 ——与本单位主管业务无关的文件材料。 第二，加工编辑 即在筛选分类基础上进一步对篇幅过长、眉目不清的收文办件进行删繁就简的技术性处理，以利于提高审批公文的效率。 主要做法： ——划出公文“文眼”。 ——撰写公文提要。 ——汇编公文摘报、摘要。 ——编写综合信息。 二、传阅 即由办公室及专（兼）职文书人员将公文在多部门或多位负责人之间传递，使之得到迅速有效的阅知办理的环节。 在公文数量较少又不便复印的情况下，传阅环节使公文作用得到最大限度的发挥。 1．工作内容 传阅分办件和阅件进行。 （1）办件的传阅亦称传批， 即按照负责人的分工，根据公文内容、送请分管负责人和主要负责人批示（批办），要求阅文者批阅指示性意见；它是负责人之间交换意见，商定事项、实施职责的一种工作方法。 （2）阅件的传阅， 仅要求阅文人了解、知悉公文内容；它是负责人之间交流信息、了解情况、沟通意见及共同决策的一种工作方法。 2．做法与要求 （1）以文书人员为中心点组织传阅。避免“横传”。 （2）合理安排不同公文的传阅顺序。应该依据阅文者的实际责任及其需要，以及公文重要程度、紧急程度、秘密等级等合理规划。 一般阅件：主要负责人→主管负责人及其他副职→其他需要阅知的业务部门负责人或有关人员； 一般办件：即需要主办的业务部门负责人或有关人员→主管负责人→主要负责人； 紧急公文、专递公文和急需分管负责人直接阅处的办件：主管负责人→经办人员→其他机构或人员，按先办后传、急用者先阅、跳跃式传阅等方法处理； 电子公文： （3）有效采用多种传阅方式。 循序传阅。适用于需要贯彻落实、答复承办的例行公文，按固定顺序进行传阅。此为最常用、最基本的传阅方式。 同时传阅。适用于内容重要、时限性强、保密要求不高、阅文范围较广的公文，包括采用设立阅文室定时集中阅文；公布栏公布需周知公文；应用传真机、本单位局域网络等同步传阅；利用会议集中传达；复印若干副本同时投入传阅等。此方式成本低、效率高，运用较为普遍。 专送传阅。适用于急件，绝密件，负责人专门交代的要