5.2收文办理（课件）《文书处理和档案管理》（华东师范大学出版社）

文书处理 【5章】 第三节 收文办理 收文办理即机关单位对来自外部或内部的公文进行接收、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。 包括收文的接收、承办、传阅、催办等工作。 一、签收、初审、分办 （一）签收 即机关单位的文书工作机构、专（兼）职文书人员或指定的专门人员按照规定手续，通过专门渠道收取外单位发来公文的环节。 1．工作内容 大中型机关单位文书工作机构通常分设内收发和外收发。 外收发即机关单位专门的对外收发机构，主要负责对收文封件的签收检查，履行第一次收文登记手续； 内收发即机关单位中心机构或其下设的文书工作机构的专（兼）职文书人员和各业务机构的专（兼）职文书人员。签收侧重于启封并检查封内公文，履行第二次收文登记手续。 2．做法与要求 （1）外收发签收。 （2）启封。亦称拆封，即由内收发按照规定统一拆阅收文。 凡标明送本单位、本单位负责人、本单位办公室（中心机构）或本部门收启的公文，由本单位或部门的文书人员启封； 送本单位或部门负责人的“亲启件”（多为负责人之间的通信），交负责人本人或其委托的秘书启封（经授权可以拆封的除外），内中如有急需办理公文，应交文书人员按流程办理； 密件，交机要室或机要人员启封。 （3）收文登记。 收文登记方法主要有： 按收文时间顺序登记； 按发文机关登记； 按公文类型登记，如阅件与办件、急件与平件、密件与非密件、公文与各种简报、刊物、资料等分户登记，一目了然。 （二）初审 亦称收文审核，即由文书工作机构对收文进行审查核实的环节。这是公文办理流程中具有监督功能的环节 1．工作内容 初审主要针对下级机关上报的办件，审核重点包括： （1）是否属于本单位职权范围内应处理的公文； （2）内容是否符合法律法规及其他有关规定，是否与其职权范围相符合； （3）是否符合行文规则； （4）文种、格式、内容表达等是否规范； （5）涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。 2.做法与要求 （1）经初审符合办理要求的办件即进入下一步处理流程。 （2）对不符合规定的公文，经本单位办公厅（室）负责人批准后，应当及时退回来文单位并说明理由。 案例 如某行政机关设计的《退文通知单》 （三）分办 分办亦称分发，即文书工作机构（人员）对收文筛选分类后，根据规定和常规，将收文分送各有关机构或人员阅知办理的环节。 1．工作内容 首先，要确定分办依据。即依据公文性质、重要程度、涉密程度、紧急程度、内容所涉及的职责范围，各职能部门或负责人的职责分工及其他人员分工，有关办文办事的流程、规定或惯例进行分办。 在实际工作中各单位应将分办依据尽量明晰化，做到真正有规可循。实践证明，一个单位分办依据的模糊和多变，会使其难以掌握，缺乏可操作性。 其次，要遵循分办原则。即优先处理主要的、重要的、紧急的、需要直接办理的收文。 一是将收文分类，即分出主件与次件、急件与平件、阅件与办件、密件与非密件，将电报、急件、挂号信或专递公文等置于其他收文前面处理。 二是将处理者分类，即按“三主原则”，将待办收文优先分给本单位的主要负责人、主管负责人或主管部门阅处，使公文主次分明、缓急有序，尽快得到实质性处理。 三主 原则” 2.做法与要求 首先，按照分办依据和原则，定出本单位各类收文的分办规则，实现分办流程化。 分办规则： （1）“亲启件”（此处主要指上级机关负责人与本单位负责人的来往信函文件）径送负责人本人； （2）综合性公文径送综合办公部门； （3）责任分工明确的业务性公文径送各业务机构，回复性公文径送原承办机构或主办人员； （4）已注明具体阅知对象和要求的阅件，直接组织传阅； （5）不能或不便直接确定分送对象的、重要的、非常规性的以及综合性强、内容涉及多部门的业务公文，应直接呈上司或综合办公部门负责人批办或拟办，再据此分送。 分办流程： （1）对于符合既定分办要求的公文，应先请主管负责人阅示，然后按照职能分工或负责人的批示转请有关部门或处室研究处理。 （2）属本单位或本部门职能范围内已有明确规定的或经领导授权的一般事务性事项的公文，可直接转请有关机构研究办理。 （3）属参阅、知照性质的公文，由文书工作机构分送处理。 （4）公文内容涉及几个部门