7.3文书管理（课件）《现代秘书学秘书实务（第四版)》（华东师范大学出版社）

下 编 现代秘书实务 第四节 文书管理 一、文书质量管理 文书质量管理的对象包括两个方面，一是文书的信息内容表达的质量，二是文书的物质要素。 二、文书数量和时效管理 （一）文书数量管理 （二）文书时效管理 三、文书的借阅和翻印管理 （一）文书借阅管理 （二）文书翻印复制管理 四、文书的清退和销毁管理 （一）文书清退管理 （二）文书销毁管理 第五节 文书立卷与归档 一、文书立卷的含义和意义 （一）文书立卷的含义 　　对已办理完毕、并且具有保存价值的文书，按其形成过程中的相互联系和规律组成案卷，叫文书立卷。 （二）文书立卷的意义 1．有利于今后的查考和利用 　2．有利于文书的安全与完整 3．为档案管理奠定基础 二、文书立卷的对象和范围 （一）文书立卷的对象 文书立卷的对象是已经办理完毕、并且具有保存价值的文书（包括电报）。这里所指的办理完毕，是指文书在处理程序上办理完毕。 （二）文书立卷的范围 　 1．上级来文中针对本机关或本机关应当贯彻执行以及参照处理的文书； 　　2．本机关活动中形成的反映本机关主要工作职能活动和基本情况，以及今后工作需要查考的文书； 　　3．下级机关报送的有关方针政策性、请示性的，或反映下级机关重要活动及重要情况的文书； 　　4．平行机关与本机关业务有关的，相互协作的，有参考价值的来文。 三、文书立卷的要求和方法 （一）文书立卷的要求 1．遵循文书形成的规律，保持文书之间的历史联系，反映一定社会组织活动的真实面貌。 2．正确鉴定文书的价值和保管期限。 3．便于保管和利用。 （二）文书立卷的方法 1．按作者特征立卷 2．按问题特征立卷 3．按名称特征立卷 4．按时间特征立卷 5．按地区特征立卷 6．按通讯者特征立卷 7．按人物特征立卷 8．按会议名称或类型立卷 四、立卷和归档的步骤 （一）编制案卷类目 （二）平时归卷 （三）组合案卷 （四）编目定卷 （五）案卷的归档 第六节 电子文件管理 一、电子文件的含义 电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。秘书部门使用的电子文件的形态主要有电子公文、电子邮件、电子传真、网页、电子公告等。 二、电子文件管理的原则 （一）统一管理 （二）分工负责 （三）全程管理 （四）规范标准 （五）便于利用 （六）确保安全 三、电子文件发文管理 电子文件的发文程序及其要求与纸质文件大体一致，包括拟稿、审核、签发、复核、编号、缮校、用印、签署、登记、分发等环节。 四、电子文件收文管理 电子文件的收文程序及其要求也与纸质文件大体一致，包括签收、登记、收文审核、分文、拟办、批办、承办、传阅、催办、办结等环节。 五、电子文件的归档管理 电子公文的归档范围和保管期限的划定与纸质文件的相同。 $$