6.1文书概述（课件）《现代秘书学秘书实务（第四版)》（华东师范大学出版社）

下 编 现代秘书实务 第六章 文书写作 第一节 文书概述 一、文书的含义 文书是人们为了凭证和传递的需要，在一定介质上记录文字、图像信息而形成的书面材料，包括公务文书和私务文书。公务文书是指法定组织在公务活动中为推动实际事务而形成的文书材料。在外延上，公务文书包括公文和一般公务文书。 二、文书的构成要素 （一）信息要素 1．主题信息 主题信息是指文书记载和传递的主要信息，是文书信息的核心部分，体现着文书制发的目的。主题信息必须通过文书的标题、主送机关（或称呼）、正文、署名（或发文机关）和成文时间来表达。 2.辅助信息 辅助信息是指因文书管理的需要，根据不同的主题信息而附加的标识项目。如发文机关、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、主题词、抄送、印发机关、印发时间等标识项目，一方面补充说明文书主题信息，另一方面也是文书管理的重要依据。 （二）符号要素 1．文字符号 （包括标点符号） 2．图形符号（包括图像、照片、图表以及具有指示和象征意义的符号） 3．格式符号（包括文书内部结构元素的组合方式以及结构布局的表现形式——结构体例；组成文书的各项书面视觉要素的形体样式） （三）物质要素 1. 纸质文书 （1）书面载体 书面载体是文书符号要素赖以附着的物质。文书用纸要求质地良好、能永久保存的白纸，纸幅尺寸应符合国家统一的标准。 （2）显字材料 显字材料是附着于书面载体之上组成文字字形的物质，如油墨、墨水等。文书显字材料必须在书面载体上附着牢固，不褪色，能永久保留文字字形，在颜色和亮度上与书面载体形成明显反差，以便于阅读和确保扫描、复制和传送的清晰度。 2.电子文书 电子文书是指以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，在通信网络上传输，并依赖计算机系统阅读、处理的文件。 ■电子公文 ■普通电子公务文书 三、公务文书的特点 （一）工具性 （二）法定性 （三）规范性 （四）时效性 四、公务文书的作用 （一）规范行为 （二）实施管理 （三）宣传教育 （四）沟通交流 （五）凭证依据 五、文书的分类 （一）按行文方向分 1.上 行 文 即向具有隶属关系的上级机关或虽无隶属关系但具有业务指导或行政管理关系的高级别机关发出的文书。报告、请示、意见等文种属于上行文。 2.平 行 文 即平级机关之间，既不相隶属又无业务指导或管理关系的机关之间，以及高级别机关就特定审批事项与具有审批权限的低级别机关之间的相互行文。平行文包括议案、意见、通知、函、会议纪要等文种。 3.下 行 文 即向具有隶属关系的下级机关或虽无隶属关系但具有业务指导或行政管理关系的次级机关发出的文书。下行文包括命令、决定、决议、意见、通知、通报、批复、会议纪要等文种。 4．多向行文 即特定机关根据工作需要，在自己的职权内同时向社会多个方面告知或要求办理某个事项的行文。公告、通告、公报等文种属于多向行文。 5.内向行文 即形成后不对外行文，仅限于组织内部传阅或者直接归档保存的文书。如会议、会谈记录以及部分工作总结、简报等等。 （二）按保密要求分 1．保密性文书 2．普通性文书 3．公开性文书 （三）按办理时限分 1．平件。办理时限不超过7天。 　　2．急件。即需要优先办理的文书，办理时限不超过3天。 　　3．特急件。即事关重大、必须以最快速度和非常程序运转的文书，办理时限不得超过24小时。 六、公务文书的稿本 （一）草本 草本产生于公务文书作者的意志形成阶段，文字内容尚未最后确定，故不具备法律行政效力。 1.讨论稿 2.草案 3.征求意见稿 4.修改稿 5.送审稿 6.表决稿 （二）标准本 文书或经领导人签发、或经会议表决通过、或经与会各方协商或共同签署，文字内容已经完全确定，并具有法律或行政效力。 1.定稿 2.正本 3.存本 （三）复制本 复制本是否具有法律和行政效力，应视具体稿本的性质而定。 1.副本 2.翻抄本 $$