第八章　办公自动化（课件）《秘书学》（暨南大学出版社）

第八章 秘书工作的办公自动化 第一节 秘书工作的办公自动化 一、办公自动化概述 （一）办公自动化 1.办公自动化的概念 办公自动化是利用先进的科学技术，使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人、机、信息处理系统。办公自动化正在改变着过去复杂、低效的手工办公方式，提高了工作质量与效率。 办公自动化关键要素：办公人员、办公活动、科学技术、办公设备、人机处理系统、质量与效率。 2.办公自动化的核心技术 办公自动化是一个发展着的动态概念。核心技术: 计算机技术 数据库技术 通信技术 网络技术 （二）办公自动化的功能 1.办公自动化的功能 办公自动化的强大功能在于实现办公过程自动化、信息获取快速化、数据处理分析智能化、数据传输网络化、资源利用共享化、办公业务流程规范化、辅助决策科学化、信息发布迅速化。 2.办公自动化的应用业务范围 （1）文字处理。 （2）数据处理。 （3）资料处理。 （4）行政事务处理。 （5）表格、图形、图像处理。 （6）语音处理。 （7）网络通信处理。 （8）信息管理。 （9）辅助决策管理。 （10）建立中枢神经系统。 （三）办公自动化系统的构成要素 1.办公自动化是多技术、多学科的综合应用。 2.办公自动化意味着对包括语音、数据、图像、文 字在内的信息的一体化处理。 3.办公自动化是一个“人、机与信息”处理系 4.办公自动化是人们为了产生更高价值的行动目标而采取的一种辅助功能手段。 （四）办公自动化的特点 1.集成化。 2.智能化。 3.多媒体化。 4.电子数据互换化。 二、秘书人员的办公自动化能力要求 （一）秘书人员的办公自动化的概念 秘书人员的办公自动化指秘书人员在办公活动中，利用先进的科学技术，构成一个服务于办公业务的“人、机”处理系统，通过使用机器设备和先进的技术，利用信息资源进行办公事务的处理，从而提高办公效率和质量水平。 （二）秘书人员的办公自动化能力要求 1.计算机应用技术能力 2.文字处理设备使用技术能力 3.电子通信技术能力 4.软件应用技术能力 5.网络化办公的能力 第二节 办公设备与器具 一、常用办公设备、器具的种类 （一）文字处理设备 （二）信息传输设备 （三）信息存储设备 （四）图形图像处理设备 （五）会议支持设备 （六）通信处理设备 （七）办公安全设备 （八）办公其它设备 二、办公设备与器具的保养规范 （一) 使用过程中不能随意拆卸，如出现故障要找专业人员修理 （二）保持机器的干净清洁 （三）开窗通风，给机器通电，以防潮湿空气损坏电路和器件 （四）办公设备要远离太阳直射，防止机器的长期受热损伤 （五）预防雷击造成机器的损坏 （六）机器上不能堆放杂物 （七）操作要执行正确的开启和关闭程序 （八）打印、复印、传送纸质文件时，仔细检查纸件的附着异物 （九）机器设备放置要平稳 （十）配备优质的耗材用品 （十一）较小的办公器具要归类存储，有序放置 （十二）设备不要围绕在秘书人员四周，最好使用防辐射装置 $$