模块三 会议与活动工作 项目七 会议工作 《秘书实务》高教版（商务助理专业）》基础知识梳理

模块三 项目七 会议工作 知识点一 会前的准备 一、工作步骤（易考点） 步骤1 制订会议筹备方案 其内容大致包含以下方面： 1.会议名称 会议名称一般由3个部分组成，即会议主办单位名称+会议主题或内容+会议的类型，有的会议名称还包括时间和范围等要素。 2.会议主题 会议主题即会议要研究讨论的问题，也即会议的目标。 一般来说，一次会议最好只有一个主题。 3.会议时间与地点 会议时间与地点包括会议召开和结束的具定，用确切、规范的文字表达具体时间，会议召开的具体地点。 4.会议规模 会议规模应确定参加会议的人数。 一般来说，千人以上属大型会议，百人以上为中型会议，数人到数十人为小型会议。 5.参加人员 参加人员主要指参加会议人员的范围，即哪些人参加会议。 一般包括主持人、正式代表、列席代表、特邀嘉宾和工作人员等。 6.会议议程 会议议程是对议题做出的顺序安排，要以规模大小、议题多少、会期长短而定，按内容的轻重缓急、领导的特殊要求来安排。 7.会议日程安排 会议日程是会议议程在时间上的具体安排。会议日程多采用表格形式，以一天为单位，将会议时间分别固定在上午、下午、晚上三个单元，方便与会者看清日程安排。同时，拟定会议日程要明确具体，准确无误。日程安排的内容大体包括时间、地点、内容、参加人员、负责人等要素。 8.与会人员食宿安排 与会人员食宿安排主要指与会人员食宿的地点、规格及标准。 9.会议组织机构 会议组织机构主要指会议组织机构的建立、人员组成和职责分工。大型会议一般设有秘书组、材料组、组织组、宣传组、后勤组、保卫组等。 10.会议经费预算 会议经费预算指召开会议预计需要的经费以及开支办法。 步骤2 选择会议地点与场所 步骤3 发送会议通知 常见的发送方式有： 1.按通知的形式，分为口头通知和书面通知 2.按通知的性质，分为预备通知和正式通知 3.按会议通知发送的方式，分为会议通知、邀请信、请柬、海报、公告等 步骤4 制作会议证件和指示标志 召开重要的大中型会议应视必要制发姓名卡片和会议证件，会议证件的内容一般包括会议名称、证件名称、主办方名称和编号等 会议标志是指在会议的准备和召开过程中，为了使与会者更容易找到会场，并了解会场周围的环境，使会议的组织更加有条理，需要在会场和相关服务区域摆放某些标志物。 步骤5 准备会议资料和用品 会议资料是会议活动中产生和使用的书面文字材料的总称。会议资料准备的程序包括以下5个步骤： 1.确定会议资料目录 2.收集、编制会议资料 3.校对、印制会议资料 4.会议资料装袋 5.发放会议资料 会议用品分为必备用品和特殊用品两种类型。必备用品是指各类会议都需要准备的用品，主要包括文具用品、茶具用品、布置用品、辅助用品等；特殊用品也称专门用品，是一些特殊类型的会议所需的用品和设备，如选举会议用品、表彰会议用品、接待会见类会议用品。 准备会议用品的程序包括明确会议用品使用经费的数额、列出会议用品清单、置办会议用品、检查会议用品是否摆放到位4个步骤。 步骤6 布置会场 会场布置主要包括以下三个方面： 1.会场布局 会场布局主要有相对式、全围式、半围式、分散式四种形式。 (1)相对式布局形式 相对式会场布局形式的主要特征是主席台和代表席采取上下面对的形式，从而突出主席台的地位。这种布局形式适合召开大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等。相对式主要分为教室形与礼堂形两种。 教室形会场布局， 一般依照教室的桌椅摆放方式布置，通常安排在座位不固定的会议厅内。 礼堂形会场布局， 一般面向会场前方摆放一排排座椅，中间留有较宽的通道。 (2)全围式布局形式 全围式会场布局形式的主要特征是不设专门的主席台，会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起。这种布局形式适合于召开小型会议及协商性、座谈性等类型的会议。全围式布局又可以分为长方形、多边形、圆形、椭圆形、八角形、回字形等。 (3)半围式布局形式 半围式会场布局形式介于相对式和全围式之间，即在主席台的正面和两侧安排代表席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又增添了融洽的气氛。这种布局形式适合于中型和小型工作会议。半围式布局又可以分为桥形、马蹄形、T 字形、出字形、五边形 (4)分散式布局形式 分散式会场布局形式是将会场分成若干个中心，每个中心设一桌席，与会者根据一定的规则安排就座，其中领导人和会议主席就座的桌席称作 “主桌”。这种座位格局既在一定程度上突出了主桌的地位和作用，又给与会者提供了多个谈话和交流的中心，使会议气氛更为轻松、和谐。这种形式适合召开规模较大的茶话会、联欢会、团拜会等。分散式布局可以分为V字形、方桌形、圆桌形 2.座次安排 座次安排包括主席台座次和会场座次安排。 (1)主席台座次安排 安排主席台的座次，实际上是对参加会议的领导和贵宾