第五章 检查督办 《秘书基础（高教版第二版）》基础知识梳理

第五章 第一节 检查督办及其 在秘书工作中的地位和作用 知识点一 检查督办的含义、范围和对象 一、检查督办的含义 1.广义而言，检查督办是指上级机关对所属的下级部门或单位贯彻上级决策、执行工作任务情 况的检查、督促和催办，从而发现问题，纠正偏差，促使下级保质保量按期完成工作任务，使上级决策得以实施。 2.狭义而言，指秘书工作中的检查督办，它是秘书部门根据工作需要、领导指示或 群众反映的情况，对本组织辖属的各单位的职能活动进行督促、催办的过程。 二、秘书部门检查督办的范围和对象（易考点） 检查督办的目的在于解决实际问题，故其范围的界定应掌握适度，不宜过宽，也不应过窄。 秘书部门检查督办的范围和对象大体如下： (1)上级领导和本级领导批示督办的事项。 (2)上级部门重要的工作布置和重要会议精神落实情况。 (3)新闻单位对本单位的批评与建议的答复与处理情况。 (4)本单位中心工作、日常重要决定事项办理情况的催办。 (5)下级单位请示中需要批复、答复事项的催办。 (6)秘书部门从文件、资料、报刊、信访或其他渠道了解到的需要检查督办的重要问题。 知识点二 秘书工作中检查督办的地位与作用 1.检查督办为决策的正确贯彻起定向作用，是推动各项决策顺利实现的重要保证 2.检查督办起到克服官僚主义、提高工作效率的作用 第二节 秘书部门检查督办的主要工作内容 知识点一 秘书部门检查督办的职能基础（易考点） 1.全面理解决策指令 秘书在决策形成的过程中进行了完整的辅佐决策的工作，因此对决策指令的背景、目的、内 容和实质，有较全面较深入的理解。这有利于在检查督办中把握方向和尺度，及时发现问题，准 确评价决策指令实施的效果。 2.熟练高效的信息处理能力 合格的秘书具有高效处理信息的方法和丰富的经验。在检查督办中，秘书能够迅速准确地捕捉信息，及时分析研究，经过“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的改造制作过程，找出问题的实质。如果出现偏差，要判断是决策的偏差，还是执行的偏差，是无意识的偏差，还是有意 识的偏差，从而摸清执行决策指令的情况，发现差距和问题，起到督查作用。 3.及时准确地反馈检查督办的情况 秘书与领导保持着密切的信息沟通，能直接将检查督办的情况反馈给领导，不必经过中间环节层层转报，以避免贻误时机、反馈失真或受到干扰。领导及时掌握检查督办反馈信息，就能不失时机地采取措施，确保决策指令的正确实施。 知识点二 秘书部门检查督办的主要工作内容（易考点） 一、检查督办工作的主要目的 检查督办工作就是通过监督、催促、检查来克服决策实施过程中的偏差因素。所谓偏差，就是处在一定时间和空间的客观事物，在运动中出现的偏离规定方向和运动轨道的现象。领导机关的每一项决策都有鲜明的目的性，都是为了追求或实现某种目标。决策目标是领导集团或领导个人对未来状况的期望。实际上，在决策目标和客 观现实之间总有一定的距离。决策的实施又是一个复杂的、曲折的运动过程，决策任务从领导机 关下达后，要途经若干横向与纵向的执行部门，到达系统的最远端，直至具体承办者。这中间由于客观环境、主观因素、随机情况的影响，将不可避免地会出现偏差。更确切地说，决策的层次越高，运行的层次越多，区域越大，时间越长，其偏差程度就越大。 二、秘书部门检查督办工作的主要内容 (1)克服“进度差” 任何决策的实施都有时间性，决策目标都必须在一定的时限内达到。 这里时间既是促进任务完成的约束条件，也是衡量任务完成与否的尺度。许多执行部门实施决 策任务时，经常达不到规定的时限要求，完成决策目标的进度很不一致。这就是进度差。其表现有以下几种： 一种是进度慢，或是整体工作进展缓慢，或是只完了一部分任务，而大部分没有完成。另一种是工作处于停滞状态，对上级部署的任务不认真组织实施落实，甚至放在一边，没人管，没人抓。造成这种情况的主观原因，是有些单位对上级的决策任务重视不够，工作拖沓，缺乏组织观念；客观原因是受到所处环境的制约，可能遇到了资金、原料、人员等方面的困难。在这种情况下，检查督办工作既要解决执行部门主观努力不够的问题，又要协助解决具体困难，催促慢的，推动停的，使执行部门的工作进度与决策实施的整体运行协调起来，保证各项决策目标顺利 实现。 (2)克服“行为差” 领导决策包括的内容很多，情况也较为复杂。 (3)克服“效果差”从某种意义上说，实施决策的每一过程都含有质、量、度三个因素。当三者平衡统一时，能增大效应值，取得最佳效果；否则就会缩小效应值，效果不佳。在决策实施过程中，会经常遇到不足和过头两种偏差。不足，就是没有达到质、量、度的各自要求，工作也干了，但效果差，与既定的工作目标和经济指标有较大的距离，没有保质保量地完成决策任务；过头，就 是单纯追求速度指标，片面加码拔高，超越了客观现实的承受能力。通过检查督办