第三章 信息与秘书工作 《秘书基础（高教版第二版）》基础知识梳理

第三章 第一节 信息及其在秘书工作中的运用 知识点一 信息的概念与特征 一、信息的含义 信息是客观世界中各种事物运动状态的反映。构成客观世界的一切事物都能发出信息。事物都在不停地运动变化，信息总是不断地生成。信息又是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征。 二、信息的分类（易考点） 1.信息从不同的角度，可以有多种分类。 (1)按信息源的性质 可分为两大类， 一类是自然信息，这是自然界自发产生的，如唐山大地震前，有许多预兆产生。另一类是社会信息，这是社会各界有意识、有目的地发出的信息。可分为政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信 息、体育信息等。 (2)按信息的表现形式 可分为语言信息，如领导的口头指示、打来的电话等；文字信息，如 各类文件、报刊、书籍等；数据信息，如企业中各类原始报表、发票、单据等；图像信息，如电视画 面、录像图片资料等。 (3)按信息来源的方向 可分为横向信息，它来自平行的单位；纵向信息，它来自本系统领导部门或下属单位。还可分为外部信息，它来自外单位或直接来自国外；内部信息，它来自本单位、本系统。 (4)按信息的稳定状态 可分为静态信息，如民族、资源、厂房、单位占地面积、历史上的统计数据等；动态信息，即非固定的信息，如股市行情、市场信息等。 (5)按信息存在或作用时间 可分为长时信息，它形成于距今时间不等的过去，且目前正处于相对稳定状态，不会轻易改变或消失，并能对人们的行动产生持久的影响；短时信息，它是一种时效性极强的信息，如果在一定时间内没有被人们及时认识，就再也不能实现其价值。 2.一般的秘书部门来说，通常习惯将信息划分为：综合信息，它是指若干个或全体结合在一 起的信息；专题信息，它是特指某人、某事、某物的信息；固定信息，它是指相对稳定和变化不大的信息；流动信息，它是指经常性地处于变动状态的信息；基本信息，它是指日常工作中基本情况的信息；派生信息，它是指经过人的主观因素引发的信息；客观信息，它是指由外部引进而滋生的信息；特殊信息，它是指超出客观规律而由突发事件所反映出来的信息。 三、信息的主要特征 作为一种客观存在，信息具有四个主要特征： (1)开发性 (2)共享性 (3)无限性 (4)时效性 知识点二 现代社会信息工作的基本特征（易考点） 1.信息载体多样化 2.信息传递迅速化 3.信息社会化、全球化 知识点三 信息工作在秘书活动中的作用 一、概念 秘书部门的信息工作，主要是指根据上级与主管部门的要求，了解情况，掌握动态，发现问题，然后进行筛选处理，综合分析，提供信息资料给领导参考。 2、 信息工作在秘书活动中的作用（易考点） 主要表现为以下几个方面： 1.辅助领导科学决策必须依靠信息 2.起草文件必须依靠信息 3.信访咨询工作需要依靠信息 4.做好日常管理工作必须依靠信息 第二节 秘书信息工作的特点、原则和要求 知识点一 秘书信息工作的特点（易考点） 1. 针对性 信息作为一种资源，具有使用价值，即有用性。同一条信息，对于不同的使用者，使用价值也不同。秘书信息工作的针对性，主要有以下几方面内容： (1)结合业务 即注意信息工作的专业性。 (2)围绕中心 即围绕政策的贯彻落实与中心工作进行。 (3)针对问题 即按领导的指示、意图，进行专题调查。这是一项秘书部门经常性的工作。 2.综合性 3.时效性 秘书信息工作要特别注意时效性。时效性有及时性和适时性两种形式。所谓及时性，即强调信息要保持新鲜度，排斥迟到的陈旧的信息。所谓适时性，即讲究提供信息要选择最佳时机。因为在一定时限内，人们对某种信息的需求最为迫切，这时信息的吸收率也最大。在这之前，即使是有用的信息，也往往得不到应有的重视；在此之后，有用的信息则会变成无用的信息。 4.经常性 这个特点，主要体现在起草文件和撰制各种文字材料上，还包括现在已广泛使用的网上电子邮件。 知识点二 秘书信息工作的原则（易考点） 秘书信息工作的原则主要有以下几条： 1.追踪原则 2.超前原则 3.选优原则 知识点三 秘书信息工作的基本要求 秘书信息工作的基本要求就是“准确、及时、全面、适用”八个字。 1.准确 即信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。、 2.及时 即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。 3.全面 即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各方面的情况。 4.适用 此项要求包含以下三方面内容： (1)要服务于中心工作 (2)要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信息。 (3)要特别注意，只要是新发生的带有重要动向性、倾向性、苗头性、政策性、突发性的问题，都有较强的适用性，应及时采报，防止把按需要采报歪曲成“按胃口喂报”。 第三节 信息的收集